В чем важность автоматизации рабочего процесса? Как ваша организация может его принять?

Предприятия быстро внедряют цифровые технологии для повышения эффективности и точности и обеспечения более быстрого доступа к новым рынкам. Документы находятся в центре многих бизнес-процессов, от контактов, претензий и писем до отчетов, заказов, счетов и запросов на покупку. Предприятия просто не могут идти в ногу с темпами, необходимыми для достижения успеха, используя неэффективные традиционные методы организации, маршрутизации и утверждения бумажных документов. Организации быстро переходят к автоматизации рабочих процессов в бизнес-операциях. Это помогает оптимизировать операции и улучшить коммуникацию.

Автоматизация рабочих процессов имеет ряд преимуществ, в том числе значительное сокращение времени, затрачиваемого на выполнение задач, повышение производительности и общее улучшение условий труда сотрудников за счет устранения утомительных ручных операций.

Прежде чем мы подробно расскажем о необходимости автоматизации рабочих процессов в вашем бизнесе, давайте сначала определим, что это такое.

Что такое автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочего процесса относится к процессу разработки, оптимизации и автоматизации ряда задач на основе заранее определенных бизнес-правил, устраняя задержки и ошибки, связанные с циркуляцией бумаги вручную. Сегодня для этого обычно используется система управления рабочим процессом с минимальным кодом, функциями перетаскивания и удобными интерфейсами.

Рабочие процессы могут помочь автоматизировать и оптимизировать повторяющиеся бизнес-операции, снижая риск ошибок и повышая общую производительность. В результате ваши повседневные бизнес-процессы значительно улучшатся. Менеджеры могут принимать более быстрые и разумные решения, а ваша команда может общаться более продуктивно и гибко.

Хотя искусственный интеллект (ИИ) используется во многих технологиях, он не является необходимым для эффективной автоматизации процессов. Логические системы, основанные на правилах, одинаково успешно устраняют неэффективность рабочего процесса и упрощают сотрудничество.

Однако разработка рабочего процесса в вашем бизнесе может показаться сложной задачей. Иногда это может быть сложно, так как требует, чтобы вы могли видеть общую картину и при этом обращать внимание на сотни мельчайших деталей, которые в нее входят.

Автоматизация рабочего места при правильном использовании может оказать значительное влияние на вашу организацию.

Каковы преимущества автоматизации рабочих процессов?

Автоматизация рабочего процесса дает множество преимуществ.

• Улучшенная связь:
  Согласно опросу, опубликованному в 2019 году компанией Dynamic Signal, более 63% сотрудников хотели уйти с работы из-за неэффективной коммуникации. Пандемия только усугубила ситуацию. Автоматизация рабочего процесса упрощает общение сотрудников и информирует всех. Сотрудники могут делать друг другу заметки о документах или назначать задачи, используя правильную систему управления документооборотом. Напоминания отправляются автоматически, поэтому членам команды не нужно напоминать друг другу о предстоящих задачах.
• Повышение производительности
  Одним из наиболее очевидных преимуществ автоматизации рабочего процесса является повышение качества работы. Сотрудники могут использовать время, сэкономленное на трудоемких ручных процессах, для работы над проектами, которые стоят выше в их списке приоритетов. Теперь они могут работать в полную силу, поскольку у них больше свободного времени, что в конечном итоге приводит к повышению общей эффективности.
• Повышение ответственности
  Хотя автоматизация рабочих заданий помогает сотрудникам эффективно сотрудничать друг с другом, она также улучшает подотчетность. Сотрудники хорошо информированы о своих обязанностях, и любые пробелы могут быть немедленно выявлены.
• Экономически эффективным
  Преимущества автоматизации рабочих процессов, такие как упрощение коммуникации и снижение количества ошибок, могут сэкономить организациям значительную сумму денег. Кроме того, сокращается административный труд, поскольку повторяющиеся и трудоемкие процедуры автоматизированы.
• Обеспечьте лучшее обслуживание клиентов
  Современные покупатели хотят всего и сразу. В этой быстро меняющейся бизнес-среде организации не могут позволить себе быть небрежными и медлительными. Большинство организаций автоматизировали свои процессы утверждения, чтобы улучшить сотрудничество, уменьшить взаимозависимость между сотрудниками и повысить производительность на рабочем месте, чтобы лучше обслуживать своих клиентов.

Чтобы помочь вам лучше понять преимущества автоматизации рабочих процессов, в этой записи блога мы рассмотрим несколько примеров, которые распространены в каждой организации.

Примеры автоматизации рабочих процессов, которые помогут вам в автоматизации вашего бизнеса.

Утверждение кредиторской задолженности

Процесс учета кредиторской задолженности начинается, когда ваша организация получает счета-фактуры поставщиков, и заканчивается после оплаты и подачи счета-фактуры.

Тип автоматизации рабочего процесса, называемый автоматизацией выставления счетов, становится все более важным для большинства предприятий. Этот процесс, включенный во многие системы автоматизации рабочих процессов , помогает вашей организации захватывать и хранить любой документ — бумажный, PDF, электронный или другой — в виде цифрового документа. Автоматизация рабочего процесса кредиторской задолженности позволяет заменить большинство ручных процессов рабочим процессом принятия решений на основе правил. Рабочий процесс выставления счетов AP можно настроить таким образом, чтобы нужный человек получал счет для утверждения независимо от того, в какой точке мира он находится.

Адаптация сотрудников

Адаптация HR может быть сложной задачей, особенно когда системы полагаются на бумажные контрольные списки или децентрализованные электронные данные. Это чрезвычайно утомительный и трудоемкий процесс, когда вам приходится вручную вводить информацию о новом сотруднике. Этот ручной процесс можно заменить программным обеспечением для управления документооборотом .

Автоматизация рабочего процесса поддерживает эффективную адаптацию сотрудников, обеспечивая единообразие опыта для всех новых сотрудников. Автоматизация электронной регистрации не только устраняет ошибки, но и позволяет завершать формы сотрудников и документы о соответствии до даты их начала. Такое планирование производит положительное впечатление на новых членов команды и повышает эффективность вашей команды по адаптации.

Утверждение документа
У каждой организации есть утверждения — утверждение контракта, утверждение отпуска, запросы на покупку и т. д. Однако в большинстве случаев это происходит по электронной почте.

В конце концов, это может быть довольно беспокойным. Все рассылают электронные письма, и никто не знает, кто что должен подписывать. В конце концов, весь этот процесс может быть напряженным, если не считать возможных задержек и ошибок. Вы можете централизовать весь процесс с помощью правильной системы управления документами . Вместо того, чтобы отслеживать, кто что должен подписывать, автоматизация рабочего процесса обрабатывает это за вас на основе заранее определенных правил.

Возмещение расходов сотрудников

Многие компании по-прежнему придерживаются традиционного ручного процесса утверждения платежных процессов, таких как возмещение. Например, сотрудник может отправить отчет о расходах по электронной почте своему руководителю, который затем вручную утверждает его и отправляет в бухгалтерию. Оттуда кто-то из учетных записей должен вручную ввести информацию отчета, прежде чем чек можно будет вырезать и доставить нужному сотруднику.

Автоматизация рабочего процесса может упростить процесс утверждения расходов, сокращая непродуктивное время и делая процесс более последовательным. Используя правильное программное обеспечение для управления документами , формы отчетов о расходах могут быть настроены так, чтобы они содержали обязательные поля и вложения, что сокращает количество операций «туда-сюда». Благодаря автоматизированному управлению рабочим процессом руководителям легко одобрить или запросить доработку. После утверждения он может быть автоматически отправлен в финансовый отдел для возмещения платежа. Сотрудники могут отслеживать ход выполнения своих требований о возмещении расходов в любое время. В конечном счете, использование автоматизации означает меньшее количество переходов туда-сюда и значительную экономию времени.

Преимущества автоматизации рабочих процессов могут оказать существенное влияние на то, как организация управляет своими повседневными процессами, поскольку все смогут работать вместе, независимо от того, где они находятся.

Теперь, когда вы знаете о вариантах использования автоматизации рабочих процессов , давайте рассмотрим функции, которые следует искать в программном обеспечении для автоматизации рабочего места.

Как правильно выбрать инструмент автоматизации рабочего процесса?

Важность автоматизации рабочего процесса требует внедрения решения, соответствующего целям вашей организации.

• Удобный интерфейс
  Современное решение для автоматизации рабочих процессов должно иметь интуитивно понятный пользовательский интерфейс, чтобы ваша команда не тратила время на изучение того, как его использовать. Важно помнить, что это не должно диктовать, как работает ваша организация; скорее, он должен поддерживать ваши текущие рабочие процессы.
• Контроль доступа
  Контроль доступа необходим для средств автоматизации документооборота , так же как и для офисных помещений. Вы можете предоставить избранным командам или людям доступ к определенным документам с помощью защиты документов. Вы также можете указать область этого разрешения, например, могут ли они просто просматривать или изменять документ.
• Совместимость со смартфонами
  Автоматизация рабочих процессов должна развиваться, чтобы идти в ногу с растущей мобильностью офисов. Программа должна хорошо работать независимо от того, используется ли она на настольном компьютере на работе или на смартфоне.
• Отчеты и аналитика:
  Хотя удовлетворенность сотрудников является важным показателем того, насколько хорошо работает организация, она не единственная. Данные необходимы для изучения текущих и исторических событий, а также для построения надежной стратегии решения будущих проблем. В этой попытке должно помочь программное обеспечение для управления документооборотом со встроенными аналитическими инструментами.

Как вы можете автоматизировать рабочий процесс в вашей организации?

Автоматизация рабочего процесса должна начинаться с определенной цели и заканчиваться оценкой.

Идентифицировать процесс

Во-первых, вы должны определить, какие процессы могут быть автоматизированы. Решающим фактором в этой ситуации может стать упорство вашей команды.

Определите свои цели

Мы уже упоминали несколько преимуществ автоматизации рабочего процесса . Какова ваша цель? Прежде чем отправиться в приключение, убедитесь, что ваши приоритеты и перечислите их по порядку.

Тренировка команды

Успех вашего проекта, в конечном счете, будет решаться заинтересованными сторонами. Сообщите своим сотрудникам о преимуществах автоматизации рабочих процессов и узнайте их мнение.

Создайте рабочий процесс

Используйте инструмент для создания рабочего процесса. Распределите обязанности для каждой заинтересованной стороны.

Используйте аналитику данных и отчеты в своих интересах.

Наконец, оценка отчетов — единственный способ определить преимущества автоматизации рабочих процессов для вашей организации. Измерьте KPI и рентабельность инвестиций ваших сотрудников, чтобы увидеть, как автоматизация рабочих процессов помогла вашей организации.

Говоря о преимуществах автоматизации рабочих процессов , мы не должны пренебрегать актуальностью систем управления документами . Средний офисный работник тратит около 15% своего дня на поиск файлов. Решение для управления документами, такое как Docsvault, может помочь вам в этой ситуации. Используйте централизованный репозиторий для безопасного хранения важных данных и обеспечения упреждающей коммуникации между вашими сотрудниками с помощью различных возможностей.