工作流程自动化的重要性是什么？ 您的组织如何采用它？

企业正在迅速实施数字技术，以提高效率和准确性，并更快地进入新市场。 文档是许多业务流程的中心，从联系人、索赔和信件到报告、订单、发票和采购请求。 企业根本无法跟上组织、路由和批准纸质文档的低效传统方法取得成功所需的步伐。 组织正在迅速朝着跨业务运营的工作流自动化迈进。 这有助于简化操作和改善沟通。

工作流自动化有几个优点，包括大大减少完成任务所需的时间，提高生产力，以及通过消除令人厌烦的手动任务来全面改善员工的工作体验。

在我们详细介绍您的业务中工作流自动化的必要性之前，让我们首先定义它是什么。

什么是工作流自动化？

工作流自动化是指根据预定义的业务规则设计、简化和自动化一系列任务的过程，消除与手动循环纸张相关的延迟和错误。 如今，通常使用具有低代码、拖放功能和用户友好界面的工作流管理系统来执行此操作。

工作流程可以帮助自动化和简化重复的业务操作，降低错误风险并提高整体生产力。 因此，您的日常业务流程将得到显着改善。 经理可以做出更快、更明智的决策，您的团队可以更高效、更敏捷地进行沟通。

尽管人工智能 (AI) 已在许多技术中使用，但它对于高效的流程自动化并不是必不可少的。 基于规则的逻辑系统在消除工作流程中的低效率和提供更轻松的合作方面同样成功。

但是，在您的业务中开发工作流程似乎令人生畏。 有时它可能具有挑战性，因为它要求您可以看到全局，同时还要注意其中的数百分钟细节。

如果使用得当，工作场所自动化会对您的组织产生重大影响。

工作流自动化有什么好处？

工作流自动化带来了许多优势。

• 改善沟通：
  根据 Dynamic Signal 2019 年发布的一项调查，超过 63% 的员工因沟通不畅而想辞职。 疫情只会让事情变得更糟。 工作流程自动化简化了员工沟通并让每个人都了解情况。 员工可以使用正确的文档工作流管理系统相互提供文档注释或分配任务。 提醒会自动发送，因此团队成员无需相互提醒他们即将完成的任务。
• 提高生产力
  工作流自动化最明显的好处之一是更高质量的工作。 员工可以利用从耗时的手动流程中节省的时间来处理优先级更高的项目。 他们现在可以充分发挥自己的能力，因为他们有更多的时间在手，最终导致更高的整体效率。
• 增加问责制
  虽然自动化工作分配有助于员工有效地相互协作，但它也提高了问责制。 员工充分了解他们的职责，并且可以立即发现任何差距。
• 具有成本效益
  简化沟通和降低错误范围等工作流程自动化的好处可以为组织节省大量资金。 此外，由于重复且耗时的程序被自动化，因此减少了管理工作。
• 提供更好的客户服务
  今天的客户想要一次获得所有东西。 在这个快节奏的商业环境中，组织不能有疏忽和缓慢的后果。 大多数组织已将审批流程自动化，以改善协作、减少员工之间的相互依赖并提高工作场所的生产力，从而更好地为客户服务。

为了帮助您更好地了解工作流自动化的好处，在这篇博文中，我们将回顾每个组织中常见的一些示例。

将帮助您实现业务自动化的工作流自动化示例。

应付账款审批

应付帐款流程在您的组织收到供应商的发票时开始，并在付款并提交发票后完成。

对于大多数企业来说，一种称为发票自动化的工作流程自动化变得越来越重要。 该流程包含在许多工作流自动化系统中，可帮助您的组织将任何文档（纸质、PDF、电子邮件或其他文档）捕获并存储为数字文档。 应付账款工作流程自动化允许您用基于规则的决策工作流程替换大部分手动流程。 可以设置 AP 发票工作流程，以确保正确的人无论身在何处都能获得发票以供批准。

员工入职

人力资源入职可能具有挑战性，尤其是当系统依赖纸质清单或分散的电子数据时。 当您必须手动输入新员工的信息时，这是一个极其繁琐且耗时的过程。 这个手动过程可以用文档工作流管理软件代替。

工作流自动化通过为所有新员工提供一致的体验来支持高效的员工入职。 自动化电子入职不仅可以消除错误，还可以让您在员工表格和合规文件开始日期之前对其进行打包。 这种计划会给新团队成员留下积极的印象，并提高您的入职团队的效率。

文件批准
每个组织都有审批——合同审批、休假审批、采购请求等。不过，在大多数情况下，它是基于电子邮件的。

归根结底，这可能会非常忙碌。 每个人都在发送电子邮件，没有人知道谁应该签署什么。 除了延迟和错误的可能性之外，这整个过程最终可能会带来压力。 您可以使用正确的文档管理系统集中整个流程。 工作流自动化不是跟踪谁应该签署什么，而是根据预定义的规则为您处理它。

报销员工费用

许多公司仍然遵循传统的手动流程来批准报销等支付流程。 例如，员工可能会将费用报告通过电子邮件发送给他们的经理，然后经理手动批准它并将其发送给会计部门。 从那里，帐户中的某个人必须手动输入报告的信息，然后才能剪切支票并将其交付给正确的员工。

工作流程自动化可以简化费用审批流程，减少非生产时间并使流程更加一致。 使用正确的文档管理软件，可以将费用报表配置为具有必填字段和附件，从而减少来回。 通过自动化的工作流程管理，管理人员可以轻松批准或要求修改。 审核通过后，可自动发送至财务部门报销。 员工可以随时跟踪其费用报销的进度。 最终，使用自动化意味着更少的来回操作并节省大量时间。

工作流自动化的好处可以对组织处理其日常流程的方式产生重大影响，因为无论他们身在何处，每个人都可以一起工作。

现在您已经了解了工作流自动化的用例，让我们看看工作场所自动化软件中要寻找的功能。

如何选择合适的工作流程自动化工具？

工作流自动化的重要性要求实施符合您组织目标的解决方案。

• 用户友好的界面
  现代工作流程自动化解决方案应具有直观的用户界面，以便您的团队不会浪费时间学习如何使用它。 重要的是要记住，它不应该决定您的组织如何运作； 相反，它应该支持您当前的工作流程。
• 访问控制
  工作流自动化工具需要访问控制，就像办公场所需要访问控制一样。 您可以选择使用文档安全性为选定的团队或人员提供对特定文档的访问权限。 您还可以指定此权限的范围，例如他们是否只能查看或更改文档。
• 与智能手机的兼容性
  工作流程自动化必须发展以跟上办公室日益增长的移动性。 无论是在工作中的台式计算机上还是在智能手机上使用，该程序都应该运行良好。
• 报告和分析：
  虽然员工满意度是衡量组织表现的重要指标，但它并不是唯一的指标。 需要数据来检查当前和历史事件，以及为处理未来问题制定可靠的策略。 这种尝试应该得到具有内置分析工具的文档工作流管理软件的帮助。

您如何使组织中的工作流程自动化？

工作流程自动化应该从定义的目标开始，并以评估结束。

识别过程

首先，您必须确定哪些流程可以自动化。 在这种情况下，您团队的坚韧可能是决定性因素。

定义你的目标

我们已经提到了工作流自动化的一些优点。 你的目标是什么？ 在您开始冒险之前，请确定您的优先事项并按顺序列出。

团队训练

项目的成功最终将由利益相关者决定。 让您的员工了解工作流程自动化的优势并听取他们的意见。

创建工作流

使用该工具来创建工作流程。 为每个利益相关者分配责任。

使用数据分析和报告对您有利。

最后，评估报告是为您的组织确定工作流自动化优势的唯一方法。 衡量员工的 KPI 和 ROI，以了解工作流自动化如何帮助您的组织。

在解决工作流自动化的优势时，我们绝不能忽视文档管理系统的相关性。 一个普通的办公室工作人员每天花费大约 15% 的时间来寻找文件。 在这种情况下，像Docsvault这样的文档管理解决方案可以为您提供帮助。 利用集中式存储库安全地保存您的重要数据，并通过各种功能实现员工之间的主动沟通。