Welche Bedeutung hat die Workflow-Automatisierung? Wie kann Ihre Organisation es übernehmen?

Unternehmen implementieren schnell digitale Technologien, um die Effizienz und Genauigkeit zu steigern und einen schnelleren Zugang zu neuen Märkten zu ermöglichen. Dokumente stehen im Mittelpunkt vieler Geschäftsprozesse, von Kontakten, Forderungen und Briefen bis hin zu Berichten, Bestellungen, Rechnungen und Kaufanfragen. Unternehmen können mit den ineffizienten traditionellen Methoden zum Organisieren, Weiterleiten und Genehmigen von Papierdokumenten einfach nicht das Tempo halten, das erforderlich ist, um erfolgreich zu sein. Unternehmen bewegen sich schnell in Richtung Workflow-Automatisierung im gesamten Geschäftsbetrieb. Dies hilft bei der Rationalisierung von Abläufen und der Verbesserung der Kommunikation.

Die Workflow-Automatisierung hat mehrere Vorteile, darunter eine enorme Zeitersparnis für die Erledigung von Aufgaben, eine Steigerung der Produktivität und eine allgemeine Verbesserung der Arbeitserfahrung der Mitarbeiter durch den Wegfall lästiger manueller Aufgaben.

Bevor wir im Detail auf die Notwendigkeit der Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen eingehen, lassen Sie uns zunächst definieren, was es ist.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung bezieht sich auf den Prozess des Entwerfens, Optimierens und Automatisierens einer Reihe von Aufgaben auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln, wodurch Verzögerungen und Fehler beseitigt werden, die mit dem manuellen Umlauf von Papier verbunden sind. Heutzutage wird dafür häufig ein Workflow-Management-System mit Low-Code-, Drag-and-Drop-Funktionen und benutzerfreundlichen Oberflächen verwendet.

Workflows können dazu beitragen, sich wiederholende Geschäftsvorgänge zu automatisieren und zu rationalisieren, das Fehlerrisiko zu verringern und die Gesamtproduktivität zu steigern. Dadurch werden Ihre täglichen Geschäftsprozesse deutlich verbessert. Manager können schnellere und intelligentere Entscheidungen treffen und Ihr Team kann produktiver und agiler kommunizieren.

Obwohl künstliche Intelligenz (KI) in vielen Technologien zum Einsatz kommt, ist sie für eine effiziente Prozessautomatisierung nicht zwingend erforderlich. Regelbasierte Logiksysteme sind gleichermaßen erfolgreich darin, Ineffizienzen im Arbeitsablauf zu beseitigen und eine einfachere Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Die Entwicklung eines Workflows in Ihrem Unternehmen mag jedoch entmutigend erscheinen. Es kann manchmal eine Herausforderung sein, da es erfordert, dass Sie ein großes Bild sehen und gleichzeitig auf die Hunderte von winzigen Details achten können, die darin enthalten sind.

Arbeitsplatzautomatisierung kann bei richtiger Anwendung erhebliche Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.

Was sind die Vorteile der Workflow-Automatisierung?

Die Workflow-Automatisierung bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich.

• Verbesserte Kommunikation:
  Laut einer 2019 von Dynamic Signal veröffentlichten Umfrage wollten über 63 % der Mitarbeiter ihre Stelle aufgrund ineffektiver Kommunikation kündigen. Die Pandemie hat alles nur noch schlimmer gemacht. Die Workflow-Automatisierung vereinfacht die Mitarbeiterkommunikation und hält alle auf dem Laufenden. Mit dem richtigen Dokumenten-Workflow-Management-System können sich Mitarbeiter gegenseitig Notizen zu Dokumenten geben oder Aufgaben zuweisen. Erinnerungen werden automatisch versendet, sodass Teammitglieder sich nicht gegenseitig an ihre anstehenden Aufgaben erinnern müssen.
• Produktivität steigern
  Einer der offensichtlichsten Vorteile der Workflow-Automatisierung ist eine qualitativ hochwertigere Arbeit. Mitarbeiter können die durch zeitaufwändige manuelle Prozesse eingesparte Zeit nutzen, um an Projekten zu arbeiten, die auf ihrer Prioritätenliste weiter oben stehen. Sie können jetzt ihre volle Leistung erbringen, da sie mehr Zeit zur Verfügung haben, was letztendlich zu einer höheren Gesamteffizienz führt.
• Erhöhen Sie die Verantwortlichkeit
  Während die Automatisierung von Arbeitszuweisungen den Mitarbeitern hilft, effektiv zusammenzuarbeiten, verbessert sie auch die Verantwortlichkeit. Die Mitarbeiter sind gut über ihre Verantwortlichkeiten informiert, Lücken können sofort erkannt werden.
• Kosteneffizient
  Die Vorteile der Workflow-Automatisierung wie die Vereinfachung der Kommunikation und die Verringerung der Fehlerhäufigkeit können Unternehmen eine erhebliche Menge Geld sparen. Darüber hinaus wird der Verwaltungsaufwand reduziert, da sich wiederholende und zeitaufwändige Vorgänge automatisiert werden.
• Bieten Sie einen besseren Kundenservice
  Die Kunden von heute wollen alles auf einmal. In diesem schnelllebigen Geschäftsumfeld können es sich Unternehmen nicht leisten, nachlässig und langsam zu sein. Die meisten Unternehmen haben ihre Genehmigungsprozesse automatisiert, um die Zusammenarbeit zu verbessern, die gegenseitige Abhängigkeit zwischen Mitarbeitern zu verringern und die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern, um ihre Kunden besser zu bedienen.

Um Ihnen zu helfen, die Vorteile der Workflow-Automatisierung besser zu verstehen, werden wir in diesem Blogbeitrag einige Beispiele betrachten, die in jeder Organisation üblich sind.

Beispiele für Workflow-Automatisierung, die Ihnen bei der Automatisierung Ihres Geschäfts helfen werden.

Genehmigung der Kreditorenbuchhaltung

Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung beginnt, wenn Ihre Organisation die Lieferantenrechnungen erhält, und endet, nachdem die Zahlung erfolgt und die Rechnung eingereicht wurde.

Eine Art der Workflow-Automatisierung namens Rechnungsautomatisierung wird für die meisten Unternehmen immer wichtiger. Der Prozess, der in vielen Workflow-Automatisierungssystemen enthalten ist , hilft Ihrem Unternehmen, jedes Dokument – ​​Papier, PDF, E-Mail oder andere Dokumente – als digitales Dokument zu erfassen und zu speichern. Die Automatisierung des Kreditoren-Workflows ermöglicht es Ihnen, die meisten manuellen Prozesse durch einen regelbasierten Workflow zur Entscheidungsfindung zu ersetzen. Der AP-Rechnungsworkflow kann eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass die richtige Person eine Rechnung zur Genehmigung erhält, unabhängig davon, wo sie sich auf der Welt befindet.

Mitarbeiter-Onboarding

Das HR-Onboarding kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Systeme auf Checklisten in Papierform oder dezentralisierten elektronischen Daten basieren. Es ist ein äußerst mühsamer und zeitaufwändiger Prozess, wenn Sie Informationen für einen neuen Mitarbeiter manuell eingeben müssen. Dieser manuelle Prozess kann durch Dokumenten-Workflow-Management-Software ersetzt werden.

Die Workflow-Automatisierung unterstützt ein effizientes Mitarbeiter-Onboarding, indem sie allen Neueinstellungen ein konsistentes Erlebnis bietet. Die Automatisierung des elektronischen Onboardings eliminiert nicht nur Fehler, sondern ermöglicht es Ihnen auch, Mitarbeiterformulare und Compliance-Dokumente vor ihrem Startdatum abzuschließen. Diese Planung hinterlässt einen positiven Eindruck bei neuen Teammitgliedern und steigert die Effizienz Ihres Onboarding-Teams.

Dokumentengenehmigung
Jede Organisation hat Genehmigungen – Vertragsgenehmigung, Urlaubsgenehmigung, Kaufanfragen usw. In den meisten Fällen jedoch auf E-Mail-Basis.

Das kann am Ende des Tages ganz schön hektisch werden. Alle versenden E-Mails und niemand weiß, wer was unterschreiben soll. Dieser ganze Prozess kann am Ende stressig sein, abgesehen von den Möglichkeiten von Verzögerungen und Fehlern. Mit dem richtigen Dokumentenmanagementsystem können Sie den gesamten Prozess zentralisieren. Anstatt den Überblick zu behalten, wer was unterschreiben soll, übernimmt die Workflow-Automatisierung dies für Sie basierend auf den vordefinierten Regeln.

Erstattung von Personalkosten

Viele Unternehmen folgen immer noch dem traditionellen manuellen Prozess zur Genehmigung von Zahlungsprozessen wie Rückerstattungen. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung per E-Mail an seinen Vorgesetzten senden, der sie dann manuell genehmigt und an die Buchhaltung sendet. Von dort aus muss jemand von der Buchhaltung die Informationen des Berichts manuell eingeben, bevor ein Scheck ausgestellt und an den richtigen Mitarbeiter geliefert werden kann.

Die Workflow-Automatisierung kann den Kostengenehmigungsprozess vereinfachen, unproduktive Zeit reduzieren und den Prozess konsistenter machen. Mit der richtigen Dokumentenverwaltungssoftware können Spesenabrechnungsformulare so konfiguriert werden, dass sie Pflichtfelder und Anhänge enthalten, wodurch das Hin und Her reduziert wird. Mit dem automatisierten Workflow-Management ist es für Manager einfach, zu genehmigen oder eine Überarbeitung zu beantragen. Nach der Genehmigung kann es automatisch an die Finanzabteilung gesendet werden, um die Zahlung zu erstatten. Mitarbeiter können jederzeit den Fortschritt ihrer Spesenabrechnung verfolgen. Letztendlich bedeutet der Einsatz von Automatisierung weniger Hin und Her und eine erhebliche Zeitersparnis.

Die Vorteile der Workflow-Automatisierung können einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie die Organisation ihre täglichen Prozesse handhabt, da alle unabhängig von ihrem Standort auf der Welt zusammenarbeiten können.

Nun, da Sie sich der Anwendungsfälle der Workflow-Automatisierung bewusst sind, lassen Sie uns einen Blick auf die Funktionen werfen, nach denen Sie in Software zur Arbeitsplatzautomatisierung suchen sollten.

Wie wählt man das richtige Workflow-Automatisierungstool aus?

Die Bedeutung der Workflow-Automatisierung erfordert die Implementierung einer Lösung, die den Zielen Ihres Unternehmens entspricht.

• Benutzerfreundliches Bedienfeld
  Eine moderne Workflow-Automatisierungslösung sollte über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen, damit Ihr Team keine Zeit mit dem Erlernen der Verwendung verschwendet. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es nicht vorschreiben sollte, wie Ihre Organisation arbeitet; vielmehr soll es Ihre aktuellen Arbeitsprozesse unterstützen.
• Zugangskontrolle
  Die Zugangskontrolle wird für Workflow-Automatisierungstools benötigt, ebenso wie sie für Büroräume benötigt wird. Sie können ausgewählten Teams oder Personen mithilfe von Document Security Zugriff auf bestimmte Dokumente gewähren. Sie können auch den Umfang dieser Berechtigung festlegen, z. B. ob sie ein Dokument nur anzeigen oder ändern können.
• Kompatibilität mit Smartphones
  Die Workflow-Automatisierung muss sich weiterentwickeln, um mit der wachsenden Mobilität von Büros Schritt zu halten. Das Programm sollte gut funktionieren, egal ob es auf einem Desktop-Computer bei der Arbeit oder auf einem Smartphone verwendet wird.
• Berichte und Analysen:
  Die Mitarbeiterzufriedenheit ist zwar ein wichtiges Maß dafür, wie gut es einem Unternehmen geht, aber es ist nicht das einzige. Daten sind erforderlich, um die aktuellen und historischen Ereignisse zu untersuchen und eine solide Strategie für den Umgang mit zukünftigen Problemen zu entwickeln. Dieser Versuch sollte durch eine Dokumenten -Workflow-Management-Software unterstützt werden, die über integrierte Analysetools verfügt.

Wie können Sie den Workflow-Prozess in Ihrem Unternehmen automatisieren?

Die Workflow-Automatisierung sollte mit einem definierten Ziel beginnen und mit einer Bewertung enden.

Prozess identifizieren

Zunächst müssen Sie bestimmen, welche Prozesse automatisiert werden können. Die Hartnäckigkeit Ihres Teams könnte in dieser Situation ein entscheidender Faktor sein.

Definieren Sie Ihre Ziele

Einige Vorteile der Workflow-Automatisierung haben wir bereits erwähnt. Was ist dein Ziel? Bevor Sie sich auf Ihr Abenteuer begeben, vergewissern Sie sich, was Ihre Prioritäten sind, und listen Sie sie der Reihe nach auf.

Teamtraining

Über den Erfolg Ihres Projekts entscheiden am Ende die Stakeholder. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Vorteile der Workflow-Automatisierung und holen Sie sich ihre Meinung ein.

Erstellen Sie den Arbeitsablauf

Verwenden Sie das Tool, um den Workflow-Prozess zu erstellen. Weisen Sie jedem Stakeholder Verantwortlichkeiten zu.

Nutzen Sie Datenanalysen und Berichte zu Ihrem Vorteil.

Schließlich ist die Auswertung von Berichten die einzige Möglichkeit, die Vorteile der Workflow-Automatisierung für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Messen Sie die KPIs und den ROI Ihrer Mitarbeiter, um zu sehen, wie die Workflow-Automatisierung Ihrem Unternehmen geholfen hat.

Bei der Erörterung der Vorteile der Workflow-Automatisierung dürfen wir die Relevanz von Dokumentenmanagementsystemen nicht vernachlässigen. Ein durchschnittlicher Büroangestellter verbringt etwa 15 % seines Tages damit, nach Dateien zu suchen. Eine Dokumentenverwaltungslösung wie Docsvault kann Ihnen in dieser Situation helfen. Nutzen Sie das zentrale Repository, um Ihre wichtigen Daten sicher aufzubewahren und durch eine Vielzahl von Funktionen eine proaktive Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern zu ermöglichen.