¿Cuál es la importancia de la automatización del flujo de trabajo? ¿Cómo puede su organización adoptarlo?

Las empresas están implementando rápidamente la tecnología digital para aumentar la eficiencia y la precisión y proporcionar un acceso más rápido a nuevos mercados. Los documentos están en el centro de muchos procesos comerciales, desde contactos, reclamaciones y cartas hasta informes, pedidos, facturas y solicitudes de compra. Las empresas simplemente no pueden mantener el ritmo requerido para tener éxito con los métodos tradicionales ineficientes de organización, enrutamiento y aprobación de documentos en papel. Las organizaciones se están moviendo rápidamente hacia la automatización del flujo de trabajo en todas las operaciones comerciales. Esto ayuda a optimizar las operaciones y mejorar la comunicación.

La automatización del flujo de trabajo tiene varias ventajas, incluida una enorme reducción del tiempo necesario para realizar las tareas, un aumento de la productividad y una mejora general en la experiencia laboral de los empleados al eliminar las tediosas tareas manuales.

Antes de entrar en detalles sobre la necesidad de la automatización del flujo de trabajo en su negocio, primero definamos qué es.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo se refiere al proceso de diseñar, simplificar y automatizar una serie de tareas basadas en reglas comerciales predefinidas, eliminando los retrasos y errores asociados con la circulación manual de papel. Hoy en día, para hacer esto, comúnmente se usa un sistema de gestión de flujo de trabajo con código bajo, funciones de arrastrar y soltar e interfaces fáciles de usar.

Los flujos de trabajo pueden ayudar a automatizar y optimizar las operaciones comerciales repetitivas, lo que reduce el riesgo de errores y mejora la productividad general. Como resultado, sus procesos comerciales diarios mejorarán significativamente. Los gerentes pueden tomar decisiones más rápidas e inteligentes y su equipo puede comunicarse de manera más productiva y ágil.

Aunque la inteligencia artificial (IA) se utiliza en muchas tecnologías, no es esencial para la automatización eficiente de procesos. Los sistemas lógicos basados ​​en reglas tienen el mismo éxito para eliminar las ineficiencias en el flujo de trabajo y facilitar la cooperación.

Sin embargo, desarrollar un flujo de trabajo en su negocio puede parecer desalentador. A veces puede ser un desafío, ya que requiere que pueda ver un panorama general y al mismo tiempo prestar atención a los cientos de detalles minuciosos que se incluyen en él.

La automatización del lugar de trabajo , cuando se usa correctamente, puede tener un impacto significativo en su organización.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo trae una serie de ventajas.

• Comunicacion mejorada:
  Según una encuesta publicada en 2019 por Dynamic Signal, más del 63% de los empleados querían renunciar a sus puestos debido a una comunicación ineficaz. La pandemia solo ha empeorado las cosas. La automatización del flujo de trabajo simplifica la comunicación del personal y mantiene a todos informados. Los empleados pueden intercambiar notas sobre documentos o asignar tareas utilizando el sistema de gestión de flujo de trabajo de documentos adecuado. Los recordatorios se envían automáticamente, por lo que los miembros del equipo no necesitan recordarse entre sí sus próximas tareas.
• Mejore la productividad
  Uno de los beneficios más evidentes de la automatización del flujo de trabajo es un trabajo de mayor calidad. Los empleados pueden usar el tiempo ahorrado de los procesos manuales que consumen mucho tiempo para trabajar en proyectos que están más arriba en su lista de prioridades. Ahora pueden rendir al máximo de su capacidad, ya que tienen más tiempo libre, lo que, en última instancia, se traduce en una mayor eficiencia general.
• Aumentar la responsabilidad
  Si bien la automatización de las asignaciones de trabajo ayuda a los empleados a colaborar de manera efectiva entre sí, también mejora la responsabilidad. Los empleados están bien informados sobre sus responsabilidades y cualquier brecha puede identificarse de inmediato.
• Económico
  Los beneficios de la automatización del flujo de trabajo, como la simplificación de la comunicación y la reducción del alcance de los errores, pueden ahorrar a las organizaciones una cantidad significativa de dinero. Además, se reduce el trabajo administrativo ya que se automatizan los procedimientos repetitivos y lentos.
• Proporcionar un mejor servicio al cliente
  Los clientes de hoy quieren todo a la vez. En este entorno empresarial acelerado, las organizaciones no pueden darse el lujo de ser negligentes y lentas. La mayoría de las organizaciones han automatizado sus procesos de aprobación para mejorar la colaboración, reducir la interdependencia entre los empleados y aumentar la productividad en el lugar de trabajo para atender mejor a sus clientes.

Para ayudarlo a comprender mejor los beneficios de la automatización del flujo de trabajo, en esta publicación de blog, revisaremos algunos ejemplos que son comunes en todas las organizaciones.

Ejemplos de automatización del flujo de trabajo que lo ayudarán a automatizar su negocio.

Aprobación de cuentas por pagar

El proceso de cuentas por pagar comienza cuando su organización recibe las facturas de los proveedores y finaliza después de que se realiza el pago y se archiva la factura.

Un tipo de automatización del flujo de trabajo llamado automatización de facturas se está volviendo cada vez más vital para la mayoría de las empresas. El proceso, que se incluye en muchos sistemas de automatización de flujos de trabajo , ayuda a su organización a capturar y almacenar cualquier documento (en papel, PDF, correo electrónico u otros documentos) como un documento digital. La automatización del flujo de trabajo de cuentas por pagar le permite reemplazar la mayoría de los procesos manuales con un flujo de trabajo de toma de decisiones basado en reglas. El flujo de trabajo de facturas de AP se puede configurar para garantizar que la persona correcta reciba una factura para su aprobación, independientemente de dónde se encuentre en el mundo.

Incorporación de empleados

La incorporación de recursos humanos puede ser un desafío, especialmente cuando los sistemas se basan en listas de verificación en papel o datos electrónicos descentralizados. Es un proceso extremadamente tedioso y lento cuando tiene que ingresar manualmente la información de un nuevo empleado. Este proceso manual se puede reemplazar con un software de gestión de flujo de trabajo de documentos .

La automatización del flujo de trabajo respalda la incorporación eficiente de los empleados al proporcionar una experiencia uniforme para todas las nuevas contrataciones. La automatización de la incorporación electrónica no solo elimina los errores, sino que también le permite cerrar los formularios de los empleados y los documentos de cumplimiento antes de su fecha de inicio. Esta planificación crea una impresión positiva en los nuevos miembros del equipo y aumenta la eficiencia de su equipo de incorporación.

Aprobación de documentos
Cada organización tiene aprobaciones: aprobación de contratos, aprobación de licencias, solicitudes de compra, etc. Sin embargo, en la mayoría de los casos, se basa en el correo electrónico.

Al final del día, esto puede ser bastante agitado. Todos envían correos electrónicos y nadie sabe quién debe firmar qué. Todo este proceso al final puede ser estresante aparte de las posibilidades de retrasos y errores. Puede centralizar todo el proceso con el sistema de gestión de documentos adecuado. En lugar de realizar un seguimiento de quién debe firmar qué, la automatización del flujo de trabajo lo maneja por usted según las reglas predefinidas.

Reembolso de gastos de empleados

Muchas empresas todavía siguen el proceso manual tradicional para aprobar procesos de pago como reembolsos. Por ejemplo, un empleado puede enviar por correo electrónico un informe de gastos a su gerente, quien luego lo aprueba manualmente y lo envía al departamento de cuentas. A partir de ahí, alguien de las cuentas debe ingresar manualmente la información del informe antes de que se pueda cortar un cheque y entregarlo al empleado correcto.

La automatización del flujo de trabajo puede simplificar el proceso de aprobación de gastos, reduciendo el tiempo improductivo y haciendo que el proceso sea más consistente. Con un software de gestión de documentos adecuado, los formularios de informe de gastos se pueden configurar para tener campos y archivos adjuntos obligatorios, lo que reduce las idas y venidas. Con la gestión automatizada del flujo de trabajo , es fácil para los gerentes aprobar o solicitar una revisión. Una vez aprobado, se puede enviar automáticamente al departamento de finanzas para reembolsar el pago. Los empleados pueden seguir el progreso de sus declaraciones de gastos en cualquier momento. En última instancia, el uso de la automatización significa menos ida y vuelta y un ahorro de tiempo considerable.

Los beneficios de la automatización del flujo de trabajo pueden tener un impacto significativo en la forma en que la organización maneja sus procesos diarios, ya que todos podrán trabajar juntos sin importar en qué parte del mundo se encuentren.

Ahora que conoce los casos de uso de la automatización del flujo de trabajo , veamos las funciones que debe buscar en el software de automatización del lugar de trabajo.

¿Cómo elegir la herramienta de automatización de flujo de trabajo adecuada?

La importancia de la automatización del flujo de trabajo exige la implementación de una solución que esté en línea con los objetivos de su organización.

• Interfaz amigable
  Una solución moderna de automatización del flujo de trabajo debe tener una interfaz de usuario intuitiva para que su equipo no pierda tiempo aprendiendo a utilizarla. Es importante recordar que no debe dictar cómo funciona su organización; más bien, debería respaldar sus procesos de trabajo actuales.
• Control de acceso
  El control de acceso es necesario para las herramientas de automatización del flujo de trabajo, al igual que para las oficinas. Puede optar por proporcionar acceso a determinados equipos o personas a documentos específicos mediante la seguridad de documentos. También puede especificar el alcance de este permiso, por ejemplo, si solo pueden ver o cambiar un documento.
• Compatibilidad con teléfonos inteligentes
  La automatización del flujo de trabajo debe evolucionar para seguir el ritmo de la creciente movilidad de las oficinas. El programa debería funcionar bien ya sea que se use en una computadora de escritorio en el trabajo o en un teléfono inteligente.
• Informes y análisis:
  Si bien la satisfacción de los empleados es una medida importante del desempeño de una organización, no es la única. Se requieren datos para examinar los eventos actuales e históricos, así como para construir una estrategia sólida para abordar problemas futuros. Este intento debe contar con la ayuda de un software de gestión de flujo de trabajo de documentos que tenga herramientas analíticas integradas.

¿Cómo puede automatizar el proceso de flujo de trabajo en su organización?

La automatización del flujo de trabajo debe comenzar con un objetivo definido y terminar con una evaluación.

Identificar proceso

En primer lugar, debe determinar qué procesos se pueden automatizar. La tenacidad de su equipo podría ser un factor decisivo en esta situación.

Defina sus metas

Ya hemos mencionado algunas ventajas de la automatización del flujo de trabajo. ¿Cuál es tu objetivo? Antes de emprender tu aventura, asegúrate de cuáles son tus prioridades y anótalas en orden.

Entrenamiento de equipo

El éxito de su proyecto, al final, será decidido por las partes interesadas. Informe a sus empleados sobre las ventajas de la automatización del flujo de trabajo y obtenga su opinión.

Crear el flujo de trabajo

Utilice la herramienta para crear el proceso de flujo de trabajo. Asignar responsabilidades a cada parte interesada.

Utilice el análisis de datos y los informes a su favor.

Finalmente, evaluar los informes es la única forma de determinar las ventajas de la automatización del flujo de trabajo para su organización. Mida los KPI y el ROI de sus trabajadores para ver cómo la automatización del flujo de trabajo ha ayudado a su organización.

Al abordar las ventajas de la automatización del flujo de trabajo, no debemos descuidar la relevancia de los sistemas de gestión de documentos . Un oficinista promedio pasa alrededor del 15% de su día buscando archivos. Una solución de gestión de documentos como Docsvault puede ayudarte en esta situación. Utilice el repositorio centralizado para mantener de forma segura sus datos vitales y permitir la comunicación proactiva entre su personal a través de una variedad de capacidades.