Jakie znaczenie ma automatyzacja przepływu pracy? Jak Twoja organizacja może to przyjąć?

Firmy szybko wdrażają technologię cyfrową, aby zwiększyć wydajność i dokładność oraz zapewnić szybszy dostęp do nowych rynków. Dokumenty znajdują się w centrum wielu procesów biznesowych, od kontaktów, reklamacji i pism po raporty, zamówienia, faktury i żądania zakupu. Firmy po prostu nie mogą nadążyć za tempem wymaganym do odniesienia sukcesu dzięki nieefektywnym tradycyjnym metodom organizowania, rozsyłania i zatwierdzania dokumentów papierowych. Organizacje szybko przechodzą na automatyzację przepływu pracy w operacjach biznesowych. Pomaga to w usprawnieniu operacji i poprawie komunikacji.

Automatyzacja przepływu pracy ma kilka zalet, w tym ogromne skrócenie czasu potrzebnego na wykonanie zadań, wzrost produktywności i ogólną poprawę doświadczenia pracowników poprzez eliminację uciążliwych zadań ręcznych.

Zanim przejdziemy do szczegółów o konieczności automatyzacji przepływu pracy w Twoim biznesie, najpierw określmy, co to jest.

Co to jest automatyzacja przepływu pracy?

Workflow Automation odnosi się do procesu projektowania, usprawniania i automatyzacji szeregu zadań w oparciu o predefiniowane reguły biznesowe, eliminując opóźnienia i błędy związane z ręcznym obiegiem papieru. Obecnie powszechnie do tego celu stosuje się system zarządzania przepływem pracy z niskokodowymi funkcjami przeciągania i upuszczania oraz przyjaznymi dla użytkownika interfejsami.

Przepływy pracy mogą pomóc zautomatyzować i usprawnić powtarzalne operacje biznesowe, zmniejszając ryzyko błędów i zwiększając ogólną wydajność. W rezultacie Twoje codzienne procesy biznesowe ulegną znacznej poprawie. Menedżerowie mogą podejmować szybsze i mądrzejsze decyzje, a Twój zespół może komunikować się bardziej produktywnie i sprawnie.

Chociaż sztuczna inteligencja (AI) jest wykorzystywana w wielu technologiach, nie jest niezbędna do wydajnej automatyzacji procesów. Systemy logiczne oparte na regułach są równie skuteczne w eliminowaniu nieefektywności w przepływie pracy i zapewnianiu łatwiejszej współpracy.

Jednak opracowanie przepływu pracy w Twojej firmie może wydawać się zniechęcające. Czasami może to być trudne, ponieważ wymaga zobaczenia dużego obrazu, a jednocześnie zwrócenia uwagi na setki drobnych szczegółów, które się w nim znajdują.

Automatyzacja w miejscu pracy , jeśli jest używana prawidłowo, może mieć znaczący wpływ na Twoją organizację.

Jakie są zalety Workflow Automation?

Automatyzacja przepływu pracy ma wiele zalet.

• Udoskonalona komunikacja:
  Według badania opublikowanego w 2019 roku przez Dynamic Signal, ponad 63% pracowników chciało zrezygnować ze swoich stanowisk z powodu nieefektywnej komunikacji. Pandemia tylko pogorszyła sytuację. Automatyzacja przepływu pracy upraszcza komunikację personelu i informuje wszystkich. Pracownicy mogą nawzajem notować sobie dokumenty lub przydzielać zadania za pomocą odpowiedniego systemu zarządzania obiegiem dokumentów. Przypomnienia są wysyłane automatycznie, więc członkowie zespołu nie muszą sobie przypominać o nadchodzących zadaniach.
• Zwiększenie produktywności
  Jedną z najbardziej widocznych zalet automatyzacji przepływu pracy jest praca o wyższej jakości. Pracownicy mogą wykorzystać czas zaoszczędzony na czasochłonnych procesach ręcznych na pracę nad projektami, które znajdują się wyżej na ich liście priorytetów. Mogą teraz działać w pełni, ponieważ mają więcej czasu, co ostatecznie skutkuje wyższą ogólną wydajnością.
• Zwiększ odpowiedzialność
  Automatyzacja przydziałów zadań pomaga pracownikom efektywnie współpracować ze sobą, ale także poprawia odpowiedzialność. Pracownicy są dobrze poinformowani o swoich obowiązkach, a wszelkie luki można natychmiast zidentyfikować.
• Opłacalny
  Korzyści z automatyzacji przepływu pracy, takie jak uproszczenie komunikacji i zmniejszenie zakresu błędów, mogą zaoszczędzić organizacjom znaczną ilość pieniędzy. Dodatkowo zmniejsza się nakład pracy administracyjnej, ponieważ powtarzalne i czasochłonne procedury są zautomatyzowane.
• Zapewnij lepszą obsługę klienta
  Dzisiejsi klienci chcą wszystkiego na raz. W tym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym organizacje nie mogą sobie pozwolić na niedbałość i powolność. Większość organizacji zautomatyzowała procesy zatwierdzania, aby poprawić współpracę, zmniejszyć współzależność między pracownikami i zwiększyć produktywność w miejscu pracy, aby lepiej służyć swoim klientom.

Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć korzyści płynące z automatyzacji przepływu pracy, w tym poście na blogu przyjrzymy się kilku przykładom, które są powszechne w każdej organizacji.

Przykłady automatyzacji przepływu pracy, które pomogą Ci w zautomatyzowaniu Twojego biznesu.

Zatwierdzenie rozrachunków z dostawcami

Proces rozrachunków z dostawcami rozpoczyna się, gdy organizacja otrzymuje faktury od dostawców i kończy się po dokonaniu płatności i złożeniu faktury.

Rodzaj automatyzacji przepływu pracy zwany automatyzacją faktur staje się coraz bardziej istotny dla większości firm. Proces, który jest zawarty w wielu systemach automatyzacji przepływu pracy , pomaga Twojej organizacji przechwytywać i przechowywać dowolny dokument — papierowy, PDF, e-mail lub inne dokumenty — jako dokument cyfrowy. Automatyzacja przepływu pracy rozrachunków z dostawcami umożliwia zastąpienie większości ręcznych procesów przepływem decyzji opartym na regułach. Obieg faktur AP można skonfigurować tak, aby właściwa osoba otrzymała fakturę do zatwierdzenia, niezależnie od tego, gdzie się znajduje.

Wdrażanie pracowników

Wdrażanie HR może być trudne, zwłaszcza gdy systemy opierają się na papierowych listach kontrolnych lub zdecentralizowanych danych elektronicznych. Jest to niezwykle żmudny i czasochłonny proces, gdy musisz ręcznie wprowadzić informacje dla nowego pracownika. Ten ręczny proces można zastąpić oprogramowaniem do zarządzania obiegiem dokumentów .

Automatyzacja przepływu pracy wspiera efektywne wdrażanie pracowników, zapewniając spójne środowisko dla wszystkich nowych pracowników. Automatyzacja onboardingu elektronicznego nie tylko eliminuje błędy, ale także umożliwia pakowanie formularzy pracowniczych i dokumentów zgodności przed datą ich rozpoczęcia. Takie planowanie wywiera pozytywne wrażenie na nowych członkach zespołu i zwiększa wydajność zespołu wprowadzającego.

Zatwierdzenie dokumentu
Każda organizacja ma zgody – zatwierdzenie umowy, zatwierdzenie urlopu, prośby o zakup itp. Jednak w większości przypadków odbywa się to za pośrednictwem poczty e-mail.

Pod koniec dnia może to być dość gorączkowe. Wszyscy wysyłają e-maile i nikt nie wie, kto ma co podpisywać. Cały ten proces w końcu może być stresujący, oprócz możliwości opóźnień i błędów. Możesz scentralizować cały proces za pomocą odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami . Zamiast śledzić, kto powinien co podpisać, automatyzacja przepływu pracy obsługuje to za Ciebie w oparciu o wstępnie zdefiniowane reguły.

Zwrot kosztów pracownika

Wiele firm nadal stosuje tradycyjny, ręczny proces zatwierdzania procesów płatności, takich jak zwroty. Na przykład pracownik może wysłać raport z wydatków pocztą elektroniczną do swojego przełożonego, który następnie ręcznie zatwierdza go i wysyła do działu księgowości. Stamtąd ktoś z kont musi ręcznie wprowadzić informacje z raportu, zanim czek będzie mógł zostać wycięty i dostarczony do właściwego pracownika.

Automatyzacja przepływu pracy może po prostu proces zatwierdzania wydatków, redukując nieproduktywny czas i czyniąc proces bardziej spójnym. Korzystając z odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami , formularze raportów z wydatków można skonfigurować tak, aby zawierały obowiązkowe pola i załączniki, co ogranicza liczbę operacji powtarzania. Dzięki zautomatyzowanemu zarządzaniu przepływem pracy menedżerowie mogą łatwo zatwierdzać lub prosić o zmianę. Po zatwierdzeniu może zostać automatycznie wysłany do działu finansowego w celu zwrotu płatności. Pracownicy mogą w każdej chwili śledzić postęp swoich wniosków o zwrot wydatków. Ostatecznie zastosowanie automatyzacji oznacza mniej plątaniny i znaczną oszczędność czasu.

Korzyści z automatyzacji przepływu pracy mogą mieć znaczący wpływ na sposób, w jaki organizacja obsługuje swoje codzienne procesy, ponieważ wszyscy będą mogli ze sobą współpracować niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Teraz, gdy znasz już przypadki użycia automatyzacji przepływu pracy , przyjrzyjmy się funkcjom, których należy szukać w oprogramowaniu do automatyzacji pracy.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie do automatyzacji przepływu pracy?

Znaczenie automatyzacji przepływu pracy wymusza wdrożenie rozwiązania zgodnego z celami organizacji.

• Przyjazny dla użytkownika interfejs
  Nowoczesne rozwiązanie do automatyzacji przepływu pracy powinno mieć intuicyjny interfejs użytkownika, aby Twój zespół nie tracił czasu na naukę jego obsługi. Ważne jest, aby pamiętać, że nie powinno to dyktować sposobu działania Twojej organizacji; powinien raczej wspierać Twoje bieżące procesy robocze.
• Kontrola dostępu
  Kontrola dostępu jest potrzebna do narzędzi automatyzacji przepływu pracy , tak jak jest potrzebna w pomieszczeniach biurowych. Możesz zdecydować się na zapewnienie wybranym zespołom lub osobom dostępu do określonych dokumentów przy użyciu zabezpieczeń dokumentów. Możesz także określić zakres tego uprawnienia, na przykład czy mogą po prostu przeglądać lub zmieniać dokument.
• Kompatybilność ze smartfonami
  Automatyzacja przepływu pracy musi ewoluować, aby dotrzymać kroku rosnącej mobilności biur. Program powinien dobrze działać niezależnie od tego, czy jest używany na komputerze stacjonarnym w pracy, czy na smartfonie.
• Raporty i analizy:
  Chociaż satysfakcja pracowników jest ważną miarą tego, jak dobrze radzi sobie organizacja, nie jest to jedyna. Dane są potrzebne do badania bieżących i historycznych wydarzeń, a także do budowania solidnej strategii radzenia sobie z przyszłymi problemami. W tej próbie powinno pomóc oprogramowanie do zarządzania obiegiem dokumentów , które posiada wbudowane narzędzia analityczne.

Jak zautomatyzować proces przepływu pracy w swojej organizacji?

Automatyzacja przepływu pracy powinna zaczynać się od określonego celu, a kończyć oceną.

Zidentyfikuj proces

Najpierw musisz określić, które procesy mogą być zautomatyzowane. W tej sytuacji decydującym czynnikiem może być wytrwałość Twojego zespołu.

Określ swoje cele

Wspomnieliśmy już o kilku zaletach automatyzacji przepływu pracy . Jaki jest twój cel? Zanim wyruszysz na przygodę, upewnij się, jakie są Twoje priorytety i ułóż je w odpowiedniej kolejności.

Trening zespołowy

O sukcesie twojego projektu zadecydują ostatecznie interesariusze. Poinformuj swoich pracowników o zaletach automatyzacji przepływu pracy i uzyskaj ich opinię.

Utwórz przepływ pracy

Skorzystaj z narzędzia do stworzenia procesu przepływu pracy. Przypisz obowiązki każdemu interesariuszowi.

Korzystaj z analiz danych i raportów na swoją korzyść.

Wreszcie, ocena raportów to jedyny sposób na określenie zalet automatyzacji przepływu pracy dla Twojej organizacji. Mierz wskaźniki KPI i zwrot z inwestycji swoich pracowników, aby zobaczyć, jak automatyzacja przepływu pracy pomogła Twojej organizacji.

Odnosząc się do zalet automatyzacji przepływu pracy , nie możemy lekceważyć znaczenia systemów zarządzania dokumentami . Przeciętny pracownik biurowy spędza około 15% swojego dnia na szukaniu plików. W takiej sytuacji może pomóc rozwiązanie do zarządzania dokumentami, takie jak Docsvault . Skorzystaj ze scentralizowanego repozytorium, aby bezpiecznie przechowywać ważne dane i umożliwić proaktywną komunikację między pracownikami za pomocą różnych funkcji.