ما هي أهمية أتمتة سير العمل؟ كيف يمكن لمنظمتك أن تتبناه؟

تقوم الشركات بتطبيق التكنولوجيا الرقمية بسرعة لزيادة الكفاءة والدقة وتوفير وصول أسرع إلى الأسواق الجديدة. المستندات هي مركز العديد من العمليات التجارية ، من جهات الاتصال والمطالبات والخطابات إلى التقارير والأوامر والفواتير وطلبات الشراء. لا تستطيع الشركات ببساطة مواكبة الوتيرة المطلوبة للنجاح مع الأساليب التقليدية غير الفعالة لتنظيم المستندات الورقية وتوجيهها والموافقة عليها. تتجه المنظمات بسرعة نحو أتمتة سير العمل عبر العمليات التجارية. هذا يساعد في تبسيط العمليات وتحسين الاتصال.

تتمتع أتمتة سير العمل بالعديد من المزايا ، بما في ذلك تقليل كبير في الوقت المستغرق لإنجاز المهام ، وزيادة الإنتاجية ، وتحسين شامل في تجربة عمل الموظف من خلال التخلص من المهام اليدوية المرهقة.

قبل الخوض في التفاصيل حول ضرورة أتمتة سير العمل في عملك ، دعنا أولاً نحدد ما هو عليه.

ما هي أتمتة سير العمل؟

تشير أتمتة سير العمل إلى عملية تصميم سلسلة من المهام وتبسيطها وأتمتتها بناءً على قواعد عمل محددة مسبقًا ، مما يلغي التأخيرات والأخطاء المرتبطة بتداول الورق يدويًا. اليوم ، يتم استخدام نظام إدارة سير العمل الذي يحتوي على ميزات منخفضة الرمز والسحب والإفلات وواجهات سهلة الاستخدام للقيام بذلك.

يمكن أن تساعد مهام سير العمل في أتمتة العمليات التجارية المتكررة وتبسيطها ، مما يقلل من مخاطر الأخطاء ويعزز الإنتاجية الإجمالية. نتيجة لذلك ، ستتحسن عمليات عملك اليومية بشكل ملحوظ. يمكن للمديرين اتخاذ قرارات أسرع وأكثر ذكاءً ويمكن لفريقك التواصل بشكل أكثر إنتاجية ومرونة.

على الرغم من استخدام الذكاء الاصطناعي (AI) في العديد من التقنيات ، إلا أنه ليس ضروريًا لأتمتة العمليات بكفاءة. تنجح أنظمة المنطق المبنية على القواعد بنفس القدر في القضاء على أوجه القصور في سير العمل وتوفير تعاون أسهل.

ومع ذلك ، قد يبدو تطوير سير العمل في عملك أمرًا شاقًا. قد يكون الأمر صعبًا في بعض الأحيان ، لأنه يتطلب أن تتمكن من رؤية صورة كبيرة مع الانتباه أيضًا إلى مئات التفاصيل الدقيقة التي تدخل فيها.

يمكن أن يكون لأتمتة مكان العمل ، عند استخدامها بشكل صحيح ، تأثير كبير على مؤسستك.

ما هي فوائد أتمتة سير العمل؟

تجلب أتمتة سير العمل مجموعة من المزايا.

• تحسين الاتصال:
  وفقًا لمسح نشرته Dynamic Signal في عام 2019 ، أراد أكثر من 63٪ من الموظفين ترك مناصبهم بسبب التواصل غير الفعال. لقد زاد الوباء الأمور سوءًا. تعمل أتمتة سير العمل على تبسيط اتصالات الموظفين وتبقي الجميع على اطلاع. يمكن للموظفين تقديم ملاحظات بعضهم البعض على المستندات أو تعيين المهام باستخدام نظام إدارة سير عمل المستندات الصحيح. يتم إرسال التذكيرات تلقائيًا ، لذلك لا يحتاج أعضاء الفريق إلى تذكير بعضهم البعض بمهامهم القادمة.
• تعزيز الإنتاجية
  من أكثر مزايا أتمتة سير العمل وضوحًا هو العمل عالي الجودة. يمكن للموظفين استخدام الوقت الذي تم توفيره من العمليات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً للعمل في المشاريع الأعلى في قائمة أولوياتهم. يمكنهم الآن الأداء بكامل طاقتهم لأن لديهم المزيد من الوقت في أيديهم ، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الكفاءة الإجمالية.
• زيادة المساءلة
  بينما تساعد أتمتة مهام الوظائف الموظفين على التعاون بفعالية مع بعضهم البعض ، إلا أنها تعمل أيضًا على تحسين المساءلة. يتم إطلاع الموظفين جيدًا على مسؤولياتهم ، ويمكن تحديد أي ثغرات على الفور.
• فعاله من حيث التكلفه
  يمكن أن توفر مزايا أتمتة سير العمل ، مثل تبسيط الاتصال وتقليل نطاق الأخطاء ، للمؤسسات قدرًا كبيرًا من المال. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تقليل العمالة الإدارية نظرًا لأن الإجراءات المتكررة والتي تستغرق وقتًا طويلاً يتم تشغيلها تلقائيًا.
• تقديم خدمة عملاء أفضل
  عملاء اليوم يريدون كل شيء دفعة واحدة. في بيئة الأعمال سريعة الخطى هذه ، لا يمكن للمنظمات أن تكون مهملة وبطيئة. قامت معظم المؤسسات بأتمتة عمليات الموافقة الخاصة بها لتحسين التعاون وتقليل الترابط بين الموظفين وزيادة الإنتاجية في مكان العمل لخدمة عملائها بشكل أفضل.

لمساعدتك على فهم فوائد أتمتة سير العمل بشكل أفضل ، سنراجع في منشور المدونة هذا بعض الأمثلة الشائعة في كل مؤسسة.

أمثلة على أتمتة سير العمل التي ستساعدك في أتمتة عملك.

اعتماد الحسابات الدائنة

تبدأ عملية الحسابات الدائنة عندما تتلقى مؤسستك فواتير البائعين وتنتهي بعد إجراء الدفع وحفظ الفاتورة.

أصبح نوع من أتمتة سير العمل يسمى أتمتة الفواتير أمرًا حيويًا بشكل متزايد لمعظم الشركات. تساعد العملية ، المضمنة في العديد من أنظمة التشغيل الآلي لسير العمل ، مؤسستك على التقاط وتخزين أي مستند - ورقي أو PDF أو بريد إلكتروني أو مستندات أخرى - كمستند رقمي. تسمح لك أتمتة سير عمل الحسابات الدائنة باستبدال معظم العمليات اليدوية بسير عمل صنع القرار المستند إلى القواعد. يمكن إعداد سير عمل فاتورة AP لضمان حصول الشخص المناسب على فاتورة للموافقة عليها بغض النظر عن مكان وجوده في العالم.

الموظف على متن الطائرة

يمكن أن يكون إعداد الموارد البشرية أمرًا صعبًا ، خاصةً عندما تعتمد الأنظمة على قوائم المراجعة الورقية أو البيانات الإلكترونية اللامركزية. إنها عملية شاقة للغاية وتستغرق وقتًا طويلاً عندما يتعين عليك إدخال معلومات يدويًا لموظف جديد. يمكن استبدال هذه العملية اليدوية ببرنامج إدارة سير عمل المستندات .

تدعم أتمتة سير العمل تأهيل الموظفين بكفاءة من خلال توفير تجربة متسقة لجميع الموظفين الجدد. لا تؤدي أتمتة الإعداد الإلكتروني إلى القضاء على الأخطاء فحسب ، بل تتيح لك أيضًا إنهاء نماذج الموظفين ووثائق الامتثال قبل تاريخ البدء. يخلق هذا التخطيط انطباعًا إيجابيًا لدى أعضاء الفريق الجدد ويزيد من كفاءة فريق الإعداد الخاص بك.

الموافقة على الوثيقة
كل منظمة لديها الموافقات - الموافقة على العقد ، الموافقة على الإجازة ، طلبات الشراء ، إلخ. في معظم الحالات ، على الرغم من ذلك ، يعتمد على البريد الإلكتروني.

في نهاية اليوم ، يمكن أن يكون هذا محمومًا جدًا. يرسل الجميع رسائل بريد إلكتروني ، ولا أحد يعرف من الذي من المفترض أن يوقع على ماذا. يمكن أن تكون هذه العملية برمتها في النهاية مرهقة بصرف النظر عن احتمالات التأخير والأخطاء. يمكنك جعل العملية برمتها مركزية باستخدام نظام إدارة المستندات الصحيح. بدلاً من تتبع من يجب أن يوقع على ماذا ، فإن أتمتة سير العمل تتعامل معها بناءً على القواعد المحددة مسبقًا.

سداد مصاريف الموظفين

لا تزال العديد من الشركات تتبع العملية اليدوية التقليدية للموافقة على عمليات الدفع مثل السداد. على سبيل المثال ، يمكن للموظف إرسال تقرير مصاريف بالبريد الإلكتروني إلى مديره ، والذي يقوم بعد ذلك بالموافقة عليه يدويًا وإرساله إلى قسم الحسابات. من هناك ، يجب على شخص ما من الحسابات إدخال معلومات التقرير يدويًا قبل قطع الشيك وتسليمه إلى الموظف المناسب.

يمكن لأتمتة سير العمل ببساطة أن تقلل من الوقت غير المنتج وتجعل العملية أكثر اتساقًا. باستخدام برنامج إدارة المستندات الصحيح ، يمكن تكوين نماذج تقرير المصاريف بحيث تحتوي على حقول ومرفقات إلزامية ، مما يقلل من ذهابًا وإيابًا. من خلال إدارة سير العمل المؤتمتة ، يسهل على المديرين الموافقة أو طلب المراجعة. عند الموافقة ، يمكن إرسالها تلقائيًا إلى الإدارة المالية لسداد الدفعة. يمكن للموظفين تتبع التقدم المحرز في مطالبات النفقات الخاصة بهم في أي وقت. في النهاية ، يعني استخدام الأتمتة توفير وقت أقل ذهابًا وإيابًا وتوفير وقت كبير.

يمكن أن يكون لفوائد أتمتة سير العمل تأثير كبير على كيفية تعامل المؤسسة مع عملياتها اليومية حيث سيتمكن الجميع من العمل معًا بغض النظر عن مكان وجودهم في العالم.

الآن بعد أن أصبحت على دراية بحالات استخدام أتمتة سير العمل ، دعنا نلقي نظرة على الميزات التي يجب البحث عنها في برنامج التشغيل الآلي في مكان العمل.

كيف تختار أداة أتمتة سير العمل الصحيحة؟

تتطلب أهمية أتمتة سير العمل تنفيذ حل يتماشى مع أهداف مؤسستك.

• واجهة سهلة الاستخدام
  يجب أن يحتوي حل أتمتة سير العمل الحديث على واجهة مستخدم سهلة الاستخدام حتى لا يضيع فريقك الوقت في تعلم كيفية استخدامه. من المهم أن تتذكر أنه لا ينبغي أن تملي كيفية عمل مؤسستك ؛ بدلاً من ذلك ، يجب أن تدعم عمليات عملك الحالية.
• صلاحية التحكم صلاحية الدخول
  التحكم في الوصول ضروري لأدوات أتمتة سير العمل ، تمامًا كما هو مطلوب لمباني المكاتب. يمكنك اختيار توفير وصول فرق أو أشخاص محددين إلى مستندات معينة باستخدام أمان المستند. يمكنك أيضًا تحديد نطاق هذا الإذن ، مثل ما إذا كان يمكنهم فقط عرض المستند أو تغييره.
• التوافق مع الهواتف الذكية
  يجب أن تتطور أتمتة سير العمل لمواكبة التنقل المتزايد للمكاتب. يجب أن يعمل البرنامج بشكل جيد سواء تم استخدامه على كمبيوتر مكتبي في العمل أو على هاتف ذكي.
• التقارير والتحليلات:
  في حين أن رضا الموظفين هو مقياس مهم لمدى جودة أداء المنظمة ، إلا أنه ليس المقياس الوحيد. البيانات مطلوبة لدراسة الأحداث الحالية والتاريخية ، وكذلك لبناء استراتيجية قوية للتعامل مع القضايا المستقبلية. يجب أن تكون هذه المحاولة مدعومة ببرنامج إدارة سير عمل المستندات الذي يحتوي على أدوات تحليلية مدمجة.

كيف يمكنك أتمتة عملية سير العمل في مؤسستك؟

يجب أن تبدأ أتمتة سير العمل بهدف محدد وتنتهي بالتقييم.

تحديد العملية

أولاً ، يجب تحديد العمليات التي يمكن أن تتم آليًا. قد تكون مثابرة فريقك عاملاً حاسمًا في هذا الموقف.

حدد أهدافك

لقد ذكرنا بالفعل بعض مزايا أتمتة سير العمل . ما هو هدفك؟ قبل الانطلاق في مغامرتك ، تأكد من أولوياتك واكتبها بالترتيب.

تدريب الفريق

نجاح مشروعك ، في النهاية ، سيقرره أصحاب المصلحة. أبلغ موظفيك عن مزايا أتمتة سير العمل واحصل على آرائهم.

قم بإنشاء سير العمل

استفد من الأداة لإنشاء عملية سير العمل. تعيين المسؤوليات لكل صاحب مصلحة.

استخدم تحليلات البيانات والتقارير لصالحك.

أخيرًا ، يعد تقييم التقارير هو الطريقة الوحيدة لتحديد مزايا أتمتة سير العمل لمؤسستك. قم بقياس مؤشرات الأداء الرئيسية والعائد على الاستثمار لعمالك لمعرفة كيف ساعدت أتمتة سير العمل مؤسستك.

عند معالجة مزايا أتمتة سير العمل ، يجب ألا نتجاهل أهمية أنظمة إدارة المستندات . يقضي موظف المكتب العادي حوالي 15٪ من يومه في البحث عن الملفات. يمكن أن يساعدك حل إدارة المستندات مثل Docsvault في هذه الحالة. استفد من المستودع المركزي للاحتفاظ ببياناتك الحيوية بأمان ولتمكين الاتصال الاستباقي بين موظفيك من خلال مجموعة متنوعة من القدرات.