Qual è l'importanza dell'automazione del flusso di lavoro? Come può la tua organizzazione adottarlo?

Le aziende stanno implementando rapidamente la tecnologia digitale per aumentare l'efficienza e la precisione e fornire un accesso più rapido a nuovi mercati. I documenti sono al centro di molti processi aziendali, da contatti, reclami e lettere a rapporti, ordini, fatture e richieste di acquisto. Le aziende semplicemente non riescono a tenere il passo necessario per avere successo con i metodi tradizionali inefficienti di organizzazione, instradamento e approvazione dei documenti cartacei. Le organizzazioni si stanno muovendo rapidamente verso l'automazione del flusso di lavoro in tutte le operazioni aziendali. Questo aiuta a semplificare le operazioni e migliorare la comunicazione.

L'automazione del flusso di lavoro presenta numerosi vantaggi, tra cui un'enorme riduzione del tempo impiegato per svolgere le attività, un aumento della produttività e un miglioramento generale dell'esperienza di lavoro dei dipendenti eliminando le noiose attività manuali.

Prima di entrare nei dettagli sulla necessità dell'automazione del flusso di lavoro nella tua azienda, definiamo innanzitutto di cosa si tratta.

Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro?

L'automazione del flusso di lavoro si riferisce al processo di progettazione, razionalizzazione e automazione di una serie di attività basate su regole aziendali predefinite, eliminando i ritardi e gli errori associati alla circolazione manuale della carta. Oggi a tale scopo viene comunemente utilizzato un sistema di gestione del flusso di lavoro con funzionalità di trascinamento della selezione, funzionalità di trascinamento della selezione e interfacce intuitive.

I flussi di lavoro possono aiutare ad automatizzare e semplificare le operazioni aziendali ripetitive, riducendo il rischio di errori e migliorando la produttività complessiva. Di conseguenza, i processi aziendali quotidiani miglioreranno notevolmente. I manager possono prendere decisioni più rapide e intelligenti e il tuo team può comunicare in modo più produttivo e agile.

Sebbene l'intelligenza artificiale (AI) sia utilizzata in molte tecnologie, non è essenziale per un'efficiente automazione dei processi. I sistemi logici basati su regole sono ugualmente efficaci nell'eliminare le inefficienze nel flusso di lavoro e nel fornire una cooperazione più semplice.

Tuttavia, lo sviluppo di un flusso di lavoro nella tua azienda potrebbe sembrare scoraggiante. A volte potrebbe essere impegnativo, in quanto richiede di poter vedere un'immagine grande prestando anche attenzione alle centinaia di piccoli dettagli che vi si trovano.

L'automazione del posto di lavoro , se utilizzata correttamente, può avere un impatto significativo sulla tua organizzazione.

Quali sono i vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro?

L'automazione del flusso di lavoro offre una serie di vantaggi.

• Comunicazione migliorata:
  Secondo un sondaggio pubblicato nel 2019 da Dynamic Signal, oltre il 63% dei dipendenti voleva lasciare il proprio incarico a causa di una comunicazione inefficace. La pandemia ha solo peggiorato le cose. L'automazione del flusso di lavoro semplifica la comunicazione del personale e tiene tutti informati. I dipendenti possono scambiarsi note sui documenti o assegnare compiti utilizzando il giusto sistema di gestione del flusso di lavoro dei documenti. I promemoria vengono inviati automaticamente, quindi i membri del team non devono ricordarsi a vicenda le attività imminenti.
• Migliora la produttività
  Uno dei vantaggi più evidenti dell'automazione del flusso di lavoro è un lavoro di qualità superiore. I dipendenti possono utilizzare il tempo risparmiato dai lunghi processi manuali per lavorare su progetti che sono più in alto nella loro lista di priorità. Possono esibirsi al massimo delle loro capacità ora poiché hanno più tempo a disposizione, con conseguente maggiore efficienza complessiva.
• Aumenta la responsabilità
  Sebbene l'automazione degli incarichi di lavoro aiuti i dipendenti a collaborare in modo efficace tra loro, migliora anche la responsabilità. I dipendenti sono ben informati sulle loro responsabilità ed eventuali lacune possono essere immediatamente identificate.
• Conveniente
  I vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro, come la semplificazione della comunicazione e la riduzione della portata degli errori, possono far risparmiare alle organizzazioni una notevole quantità di denaro. Inoltre, il lavoro amministrativo è ridotto poiché le procedure ripetitive e dispendiose in termini di tempo sono automatizzate.
• Fornire un servizio clienti migliore
  I clienti di oggi vogliono tutto in una volta. In questo ambiente di lavoro frenetico, le organizzazioni non possono permettersi di essere negligenti e lente. La maggior parte delle organizzazioni ha automatizzato i processi di approvazione per migliorare la collaborazione, ridurre l'interdipendenza tra i dipendenti e aumentare la produttività sul posto di lavoro per servire meglio i propri clienti.

Per aiutarti a comprendere meglio i vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro, in questo post del blog esamineremo alcuni esempi comuni in ogni organizzazione.

Esempi di automazione del flusso di lavoro che ti aiuteranno ad automatizzare la tua attività.

Approvazione contabilità fornitori

Il processo di contabilità fornitori inizia quando l'organizzazione riceve le fatture dei fornitori e termina dopo che il pagamento è stato effettuato e la fattura è stata archiviata.

Un tipo di automazione del flusso di lavoro chiamata automazione delle fatture sta diventando sempre più vitale per la maggior parte delle aziende. Il processo, incluso in molti sistemi di automazione del flusso di lavoro , aiuta la tua organizzazione ad acquisire e archiviare qualsiasi documento (cartaceo, PDF, e-mail o altri documenti) come documento digitale. L' automazione del flusso di lavoro della contabilità fornitori consente di sostituire la maggior parte dei processi manuali con un flusso di lavoro decisionale basato su regole. Il flusso di lavoro delle fatture AP può essere impostato per garantire che la persona corretta riceva una fattura per l'approvazione, indipendentemente da dove si trovi nel mondo.

Inserimento dei dipendenti

L'onboarding delle risorse umane può essere impegnativo, soprattutto quando i sistemi si basano su liste di controllo cartacee o dati elettronici decentralizzati. È un processo estremamente noioso e dispendioso in termini di tempo quando devi inserire manualmente le informazioni per un nuovo dipendente. Questo processo manuale può essere sostituito con un software di gestione del flusso di lavoro documentale .

L'automazione del flusso di lavoro supporta l'integrazione efficiente dei dipendenti fornendo un'esperienza coerente per tutti i nuovi assunti. L'automazione dell'onboarding elettronico non solo elimina gli errori, ma consente anche di concludere i moduli dei dipendenti e i documenti di conformità prima della loro data di inizio. Questa pianificazione crea un'impressione positiva sui nuovi membri del team e aumenta l'efficienza del tuo team di onboarding.

Approvazione del documento
Ogni organizzazione ha approvazioni: approvazione del contratto, approvazione del congedo, richieste di acquisto, ecc. Nella maggior parte dei casi, tuttavia, è basata sull'e-mail.

Alla fine della giornata, questo può essere piuttosto frenetico. Tutti inviano e-mail e nessuno sa chi dovrebbe firmare cosa. L'intero processo alla fine può essere stressante a parte le possibilità di ritardi ed errori. Puoi centralizzare l'intero processo con il giusto sistema di gestione dei documenti . Invece di tenere traccia di chi dovrebbe firmare cosa, l' automazione del flusso di lavoro lo gestisce per te in base a regole predefinite.

Rimborso spese dipendenti

Molte aziende seguono ancora il tradizionale processo manuale per l'approvazione dei processi di pagamento come i rimborsi. Ad esempio, un dipendente potrebbe inviare tramite e-mail una nota spese al proprio manager, che quindi la approva manualmente e la invia al reparto contabilità. Da lì, qualcuno degli account deve inserire manualmente le informazioni del rapporto prima che un assegno possa essere tagliato e consegnato al dipendente giusto.

L'automazione del flusso di lavoro può semplicemente ridurre il processo di approvazione delle spese riducendo i tempi improduttivi e rendendo il processo più coerente. Utilizzando un corretto software di gestione dei documenti , i moduli di nota spese possono essere configurati in modo da avere campi e allegati obbligatori, riducendo i movimenti di andata e ritorno. Con la gestione automatizzata del flusso di lavoro , è facile per i manager approvare o chiedere la revisione. Dopo l'approvazione, può essere automaticamente inviato al dipartimento finanziario per rimborsare il pagamento. I dipendenti possono monitorare lo stato di avanzamento delle proprie note spese in qualsiasi momento. In definitiva, l'utilizzo dell'automazione significa meno avanti e indietro e un notevole risparmio di tempo.

I vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro possono avere un impatto significativo sul modo in cui l'organizzazione gestisce i propri processi quotidiani poiché tutti saranno in grado di lavorare insieme indipendentemente da dove si trovano nel mondo.

Ora che sei a conoscenza dei casi d'uso dell'automazione del flusso di lavoro , esaminiamo le funzionalità da cercare nel software di automazione del luogo di lavoro.

Come scegliere lo strumento di automazione del flusso di lavoro giusto?

L'importanza dell'automazione del flusso di lavoro impone l'implementazione di una soluzione che sia in linea con gli obiettivi dell'organizzazione.

• Interfaccia intuitiva
  Una moderna soluzione di automazione del flusso di lavoro dovrebbe avere un'interfaccia utente intuitiva in modo che il tuo team non perda tempo ad imparare a utilizzarlo. È importante ricordare che non dovrebbe dettare il modo in cui funziona la tua organizzazione; piuttosto, dovrebbe supportare i tuoi attuali processi di lavoro.
• Controllo di accesso
  Il controllo degli accessi è necessario per gli strumenti di automazione del flusso di lavoro, proprio come è necessario per gli uffici. Puoi scegliere di fornire a team o persone selezionati l'accesso a documenti specifici utilizzando la sicurezza dei documenti. Puoi anche specificare l'ambito di questa autorizzazione, ad esempio se possono semplicemente visualizzare o modificare un documento.
• Compatibilità con Smartphone
  L'automazione del flusso di lavoro deve evolversi per stare al passo con la crescente mobilità degli uffici. Il programma dovrebbe funzionare bene sia che venga utilizzato su un computer desktop al lavoro o su uno smartphone.
• Rapporti e analisi:
  Sebbene la soddisfazione dei dipendenti sia una misura importante del rendimento di un'organizzazione, non è l'unica. I dati sono necessari per esaminare gli eventi attuali e storici, nonché per costruire una solida strategia per affrontare i problemi futuri. Questo tentativo dovrebbe essere aiutato da un software di gestione del flusso di lavoro dei documenti che dispone di strumenti analitici integrati.

Come puoi automatizzare il processo del flusso di lavoro nella tua organizzazione?

L'automazione del flusso di lavoro dovrebbe iniziare con un obiettivo definito e terminare con una valutazione.

Identifica il processo

Innanzitutto, è necessario determinare quali processi possono essere automatizzati. La tenacia della tua squadra potrebbe essere un fattore decisivo in questa situazione.

Definisci i tuoi obiettivi

Abbiamo già menzionato alcuni vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro. Qual è il tuo obiettivo? Prima di partire per la tua avventura, assicurati di quali sono le tue priorità ed elencale in ordine.

Formazione di squadra

Il successo del tuo progetto sarà, alla fine, deciso dagli stakeholder. Informa i tuoi dipendenti sui vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro e ottieni la loro opinione.

Crea il flusso di lavoro

Utilizzare lo strumento per creare il processo del flusso di lavoro. Assegnare responsabilità a ciascun stakeholder.

Usa l'analisi dei dati e i rapporti a tuo vantaggio.

Infine, la valutazione dei report è l'unico modo per determinare i vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro per la tua organizzazione. Misura i KPI e il ROI dei tuoi dipendenti per vedere come l'automazione del flusso di lavoro ha aiutato la tua organizzazione.

Nell'affrontare i vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro, non dobbiamo trascurare l'importanza dei sistemi di gestione dei documenti . Un impiegato medio trascorre circa il 15% della sua giornata alla ricerca di file. Una soluzione di gestione dei documenti come Docsvault può aiutarti in questa situazione. Utilizza il repository centralizzato per conservare in modo sicuro i tuoi dati vitali e per consentire una comunicazione proattiva tra il tuo personale attraverso una varietà di funzionalità.