ワークフロー自動化の重要性は何ですか？ あなたの組織はどのようにそれを採用できますか？

企業は、効率と精度を高め、新しい市場への迅速なアクセスを提供するために、デジタルテクノロジーを急速に実装しています。 ドキュメントは、連絡先、請求、手紙からレポート、注文、請求書、購入要求まで、多くのビジネスプロセスの中心にあります。 企業は、紙の文書を整理、ルーティング、および承認する非効率的な従来の方法で成功するために必要なペースに追いつくことができません。 組織は、ビジネスオペレーション全体でワークフローの自動化に急速に移行しています。 これは、運用の合理化とコミュニケーションの改善に役立ちます。

ワークフローの自動化には、タスクの実行にかかる時間の大幅な短縮、生産性の向上、面倒な手動タスクの排除による従業員の作業経験の全体的な改善など、いくつかの利点があります。

ビジネスにおけるワークフロー自動化の必要性について詳しく説明する前に、まずそれが何であるかを定義しましょう。

ワークフローの自動化とは何ですか？

ワークフローの自動化とは、事前定義されたビジネスルールに基づいて一連のタスクを設計、合理化、および自動化し、紙の循環に関連する遅延やエラーを手動で排除するプロセスを指します。 現在、これを行うには、ローコード、ドラッグアンドドロップ機能、およびユーザーフレンドリーなインターフェイスを備えたワークフロー管理システムが一般的に使用されています。

ワークフローは、反復的なビジネスオペレーションの自動化と合理化に役立ち、ミスのリスクを減らし、全体的な生産性を向上させます。 その結果、日常のビジネスプロセスが大幅に改善されます。 マネージャーはより速く、より賢明な意思決定を行うことができ、チームはより生産的かつ機敏にコミュニケーションをとることができます。

人工知能（AI）は多くのテクノロジーで使用されていますが、効率的なプロセス自動化には必須ではありません。 ルールベースのロジックシステムは、ワークフローの非効率性を排除し、より簡単な連携を提供することにも同様に成功しています。

ただし、ビジネスでワークフローを開発するのは困難に思えるかもしれません。 全体像を見ると同時に、そこに含まれる何百もの細部にも注意を払う必要があるため、難しい場合があります。

職場の自動化は、正しく使用されると、組織に大きな影響を与える可能性があります。

ワークフロー自動化の利点は何ですか？

ワークフローの自動化には多くの利点があります。

• コミュニケーションの改善：
  Dynamic Signalが2019年に発表した調査によると、63％以上の従業員が、コミュニケーションが効果的でないために職を辞めたいと考えていました。 パンデミックは事態を悪化させただけです。 ワークフローの自動化により、スタッフのコミュニケーションが簡素化され、全員に情報が提供されます。 従業員は、適切なドキュメントワークフロー管理システムを使用して、ドキュメントについて互いにメモしたり、タスクを割り当てたりすることができます。 リマインダーは自動的に送信されるため、チームメンバーは今後のタスクについてお互いにリマインダーする必要はありません。
• 生産性の向上
  ワークフロー自動化の最も明白な利点の1つは、高品質の作業です。 従業員は、時間のかかる手動プロセスから節約された時間を使用して、優先順位リストの上位にあるプロジェクトに取り組むことができます。 彼らはより多くの時間を手にすることができるので、今では最大限の能力を発揮することができ、最終的には全体的な効率が向上します。
• 説明責任を高める
  仕事の割り当てを自動化することで、従業員は互いに効果的に協力できるようになると同時に、説明責任も向上します。 従業員は自分の責任について十分な情報を得ており、ギャップがあればすぐに特定できます。
• 費用対効果
  コミュニケーションの簡素化やミスの範囲の縮小などのワークフロー自動化のメリットにより、組織は大幅なコスト削減を実現できます。 さらに、反復的で時間のかかる手順が自動化されるため、管理作業が削減されます。
• より良いカスタマーサービスを提供する
  今日の顧客は、すべてを一度に求めています。 このペースの速いビジネス環境では、組織は怠慢で遅くなる余裕はありません。 ほとんどの組織は、コラボレーションを改善し、従業員間の相互依存を減らし、職場での生産性を高めて顧客により良いサービスを提供するために、承認プロセスを自動化しています。

ワークフロー自動化の利点をよりよく理解するために、このブログ投稿では、すべての組織に共通するいくつかの例を確認します。

ビジネスの自動化に役立つワークフロー自動化の例。

買掛金の承認

買掛金プロセスは、組織がベンダーの請求書を受け取ったときに始まり、支払いが行われて請求書が提出された後に終了します。

請求書の自動化と呼ばれるワークフローの自動化の一種は、ほとんどの企業にとってますます重要になっています。 多くのワークフロー自動化システムに含まれているこのプロセスは、組織があらゆるドキュメント（紙、PDF、電子メール、またはその他のドキュメント）をデジタルドキュメントとしてキャプチャして保存するのに役立ちます。 買掛金ワークフローの自動化により、ほとんどの手動プロセスをルールベースの意思決定ワークフローに置き換えることができます。 AP請求書ワークフローは、世界のどこにいても、正しい人が承認のために請求書を受け取るように設定できます。

従業員のオンボーディング

特にシステムが紙のチェックリストや分散型の電子データに依存している場合、HRのオンボーディングは困難な場合があります。 新入社員の情報を手動で入力する必要がある場合、これは非常に面倒で時間のかかるプロセスです。 この手動プロセスは、ドキュメントワークフロー管理ソフトウェアに置き換えることができます。

ワークフローの自動化は、すべての新入社員に一貫したエクスペリエンスを提供することにより、効率的な従業員のオンボーディングをサポートします。 電子オンボーディングを自動化することで、ミスをなくすだけでなく、従業員のフォームとコンプライアンス文書を開始日の前にまとめることができます。 この計画は、新しいチームメンバーに良い印象を与え、オンボーディングチームの効率を高めます。

ドキュメントの承認
すべての組織には承認があります–契約承認、休暇承認、購入要求など。ただし、ほとんどの場合、電子メールベースです。

結局のところ、これは非常に多忙になる可能性があります。 誰もがメールを送信していて、誰が何に署名するのか誰にもわかりません。 最終的にこのプロセス全体は、遅延やエラーの可能性を除けば、ストレスを感じる可能性があります。 適切なドキュメント管理システムを使用して、プロセス全体を一元化できます。 誰が何に署名する必要があるかを追跡する代わりに、ワークフローの自動化により、事前定義されたルールに基づいて署名が処理されます。

従業員の経費の払い戻し

多くの企業は、払い戻しなどの支払いプロセスを承認するために、従来の手動プロセスに従います。 たとえば、従業員が経費報告書を上司に電子メールで送信し、上司が手動で承認して経理部門に送信する場合があります。 そこから、アカウントの誰かがレポートの情報を手動で入力してから、小切手を切り取って適切な従業員に届ける必要があります。

ワークフローの自動化により、経費承認プロセスを単純化して、非生産的な時間を削減し、プロセスの一貫性を高めることができます。 適切なドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、経費報告書フォームを必須のフィールドと添付ファイルを持つように構成して、やりとりを減らすことができます。 自動化されたワークフロー管理により、マネージャーは簡単に承認または改訂を依頼できます。 承認されると、支払いを払い戻すために財務部門に自動的に送信されます。 従業員はいつでも経費請求の進捗状況を追跡できます。 最終的に、自動化を使用することは、行き来が少なくなり、かなりの時間を節約できることを意味します。

ワークフローの自動化のメリットは、世界中のどこにいても全員が協力できるため、組織が日常のプロセスを処理する方法に大きな影響を与える可能性があります。

ワークフロー自動化のユースケースを理解したところで、職場自動化ソフトウェアで探すべき機能を見てみましょう。

適切なワークフロー自動化ツールを選択する方法は？

ワークフローの自動化の重要性は、組織の目標に沿ったソリューションの実装を義務付けています。

• ユーザーフレンドリーなインターフェース
  最新のワークフロー自動化ソリューションは、チームがそれを利用する方法を学ぶのに時間を無駄にしないように、直感的なユーザーインターフェイスを備えている必要があります。 組織がどのように機能するかを指示するものではないことを覚えておくことが重要です。 むしろ、現在の作業プロセスをサポートする必要があります。
• アクセス制御
  アクセス制御は、オフィスの敷地に必要なのと同じように、ワークフロー自動化ツールにも必要です。 ドキュメントセキュリティを使用して、選択したチームまたは人々に特定のドキュメントへのアクセスを提供することを選択できます。 また、ドキュメントを表示または変更できるかどうかなど、この権限の範囲を指定することもできます。
• スマートフォンとの互換性
  ワークフローの自動化は、オフィスの移動性の向上に対応するために進化する必要があります。 プログラムは、職場のデスクトップコンピュータで使用する場合でも、スマートフォンで使用する場合でも、正常に機能するはずです。
• レポートと分析：
  従業員の満足度は、組織の業績を測る重要な指標ですが、それだけではありません。 現在および過去のイベントを調査し、将来の問題に対処するための堅実な戦略を構築するには、データが必要です。 この試みは、分析ツールが組み込まれているドキュメントワークフロー管理ソフトウェアによって支援される必要があります。

組織のワークフロープロセスをどのように自動化できますか？

ワークフローの自動化は、定義された目標から開始し、評価で終了する必要があります。

プロセスを特定する

まず、自動化できるプロセスを決定する必要があります。 この状況では、チームの粘り強さが決定的な要因になる可能性があります。

目標を定義する

ワークフロー自動化のいくつかの利点についてはすでに説明しました。 あなたの目標は何ですか？ あなたが冒険に出かける前に、あなたの優先順位が何であるかを確認し、それらを順番にリストアップしてください。

チームトレーニング

プロジェクトの成功は、最終的には利害関係者によって決定されます。 ワークフロー自動化の利点について従業員に知らせ、意見を聞いてください。

ワークフローを作成する

このツールを使用して、ワークフロープロセスを作成します。 各利害関係者に責任を割り当てます。

データ分析とレポートを活用してください。

最後に、レポートの評価は、組織のワークフロー自動化の利点を判断する唯一の方法です。 従業員のKPIとROIを測定して、ワークフローの自動化が組織にどのように役立ったかを確認します。

ワークフロー自動化の利点に取り組むとき、ドキュメント管理システムの関連性を無視してはなりません。 平均的なサラリーマンは、1日の約15％をファイルの検索に費やしています。 Docsvaultのようなドキュメント管理ソリューションは、この状況で役立ちます。 一元化されたリポジトリを利用して、重要なデータを安全に保管し、さまざまな機能を通じてスタッフ間のプロアクティブなコミュニケーションを可能にします。