Care este importanța automatizării fluxului de lucru? Cum poate organizația dvs. să o adopte?

Companiile implementează rapid tehnologia digitală pentru a crește eficiența și acuratețea și pentru a oferi acces mai rapid la noi piețe. Documentele sunt în centrul multor procese de afaceri, de la contacte, revendicări și scrisori până la rapoarte, comenzi, facturi și cereri de achiziție. Companiile pur și simplu nu pot ține ritmul necesar pentru a reuși cu metodele tradiționale ineficiente de organizare, direcționare și aprobare a documentelor pe hârtie. Organizațiile se îndreaptă rapid către automatizarea fluxului de lucru în cadrul operațiunilor de afaceri. Acest lucru ajută la eficientizarea operațiunilor și la îmbunătățirea comunicării.

Automatizarea fluxului de lucru are mai multe avantaje, inclusiv o reducere extraordinară a timpului necesar pentru îndeplinirea sarcinilor, creșterea productivității și o îmbunătățire generală a experienței de lucru ale angajaților prin eliminarea sarcinilor manuale obositoare.

Înainte de a intra în detalii despre necesitatea automatizării fluxului de lucru în afacerea dvs., mai întâi să definim ce este aceasta.

Ce este automatizarea fluxului de lucru?

Automatizarea fluxului de lucru se referă la procesul de proiectare, eficientizare și automatizare a unei serii de sarcini bazate pe reguli de afaceri predefinite, eliminând întârzierile și erorile asociate cu circulația manuală a hârtiei. Astăzi, un sistem de gestionare a fluxului de lucru cu funcții low-code, drag-and-drop și interfețe ușor de utilizat este folosit în mod obișnuit pentru a face acest lucru.

Fluxurile de lucru pot ajuta la automatizarea și eficientizarea operațiunilor comerciale repetitive, reducând riscul de greșeli și sporind productivitatea generală. Ca rezultat, procesele dvs. de afaceri zilnice se vor îmbunătăți semnificativ. Managerii pot lua decizii mai rapide și mai inteligente, iar echipa ta poate comunica mai productiv și mai agil.

Deși inteligența artificială (AI) este utilizată în multe tehnologii, nu este esențială pentru automatizarea eficientă a proceselor. Sistemele logice bazate pe reguli au la fel de succes în eliminarea ineficiențelor în fluxul de lucru și oferind o cooperare mai ușoară.

Cu toate acestea, dezvoltarea unui flux de lucru în afacerea dvs. poate părea descurajantă. Ar putea fi uneori o provocare, deoarece necesită să puteți vedea o imagine de ansamblu, acordând, de asemenea, atenție sutelor de minute minute care intră în ea.

Automatizarea locului de muncă , atunci când este utilizată corect, poate avea un impact semnificativ asupra organizației dvs.

Care sunt beneficiile automatizării fluxului de lucru?

Automatizarea fluxului de lucru aduce o serie de avantaje.

• Comunicare îmbunătățită:
  Potrivit unui sondaj publicat în 2019 de Dynamic Signal, peste 63% dintre angajați au dorit să renunțe la posturi din cauza comunicării ineficiente. Pandemia nu a făcut decât să înrăutățească lucrurile. Automatizarea fluxului de lucru simplifică comunicarea cu personalul și îi ține pe toți informați. Angajații își pot da reciproc note despre documente sau pot atribui sarcini folosind sistemul de gestionare a fluxului de lucru pentru documente potrivit. Mementourile sunt trimise automat, astfel încât membrii echipei nu trebuie să-și reamintească reciproc sarcinile viitoare.
• Îmbunătățiți productivitatea
  Unul dintre cele mai evidente beneficii ale automatizării fluxului de lucru este munca de calitate superioară. Angajații pot folosi timpul economisit din procesele manuale consumatoare de timp pentru a lucra la proiecte care sunt mai sus pe lista lor de priorități. Aceștia pot performa la maxim acum, deoarece au mai mult timp liber, rezultând în cele din urmă o eficiență generală mai mare.
• Creșteți responsabilitatea
  În timp ce automatizarea atribuirilor de locuri de muncă îi ajută pe angajați să colaboreze eficient între ei, de asemenea, îmbunătățește responsabilitatea. Angajații sunt bine informați cu privire la responsabilitățile lor, iar eventualele lacune pot fi identificate imediat.
• Cost-Eficient
  Beneficiile automatizării fluxului de lucru, cum ar fi simplificarea comunicării și reducerea gradului de greșeli, pot economisi organizațiilor o sumă semnificativă de bani. În plus, munca administrativă este redusă, deoarece procedurile repetitive și consumatoare de timp sunt automatizate.
• Oferiți un serviciu clienți mai bun
  Clienții de astăzi își doresc totul deodată. În acest mediu de afaceri cu ritm rapid, organizațiile nu își pot permite să fie neglijente și lente. Majoritatea organizațiilor și-au automatizat procesele de aprobare pentru a îmbunătăți colaborarea, a reduce interdependența dintre angajați și a crește productivitatea la locul de muncă pentru a-și servi mai bine clienții.

Pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine beneficiile automatizării fluxului de lucru, în această postare de blog, vom trece în revistă câteva exemple care sunt comune în fiecare organizație.

Exemple de automatizare a fluxului de lucru care vă vor ajuta să vă automatizați afacerea.

Aprobare conturi de plată

Procesul Conturi de plătibile începe atunci când organizația dvs. primește facturile furnizorilor și se încheie după ce plata este efectuată și factura este depusă.

Un tip de automatizare a fluxului de lucru numit automatizarea facturilor devine din ce în ce mai vital pentru majoritatea companiilor. Procesul, care este inclus în multe sisteme de automatizare a fluxului de lucru , vă ajută organizația să capteze și să stocheze orice document - hârtie, PDF, e-mail sau alte documente - ca document digital. Automatizarea fluxului de lucru pentru conturile plătibile vă permite să înlocuiți majoritatea proceselor manuale cu un flux de lucru decizional bazat pe reguli. Fluxul de lucru al facturii AP poate fi configurat pentru a se asigura că persoana corectă primește o factură pentru aprobare, indiferent de locul în care se află în lume.

Integrarea angajaților

Integrarea resurselor umane poate fi o provocare, mai ales atunci când sistemele se bazează pe liste de verificare pe hârtie sau pe date electronice descentralizate. Este un proces extrem de obositor și consumator de timp atunci când trebuie să introduceți manual informații pentru un nou angajat. Acest proces manual poate fi înlocuit cu un software de gestionare a fluxului de lucru pentru documente .

Automatizarea fluxului de lucru sprijină integrarea eficientă a angajaților, oferind o experiență consecventă pentru toți angajații noi. Automatizarea integrării electronice nu numai că elimină greșelile, ci vă permite și să completați formularele angajaților și documentele de conformitate înainte de data de începere. Această planificare creează o impresie pozitivă asupra noilor membri ai echipei și crește eficiența echipei dvs. de onboarding.

Aprobarea documentului
Fiecare organizație are aprobări – aprobarea contractului, aprobarea concediului, cererile de cumpărare etc. În majoritatea cazurilor, totuși, se bazează pe e-mail.

La sfârșitul zilei, acest lucru poate fi destul de agitat. Toată lumea trimite e-mailuri și nimeni nu știe cine trebuie să semneze ce. Întregul proces în cele din urmă poate fi stresant în afară de posibilitățile de întârzieri și erori. Puteți centraliza întregul proces cu sistemul adecvat de gestionare a documentelor . În loc să țină evidența cine ar trebui să semneze ce, automatizarea fluxului de lucru se ocupă de asta pe baza regulilor predefinite.

Rambursarea cheltuielilor angajaților

Multe companii încă urmează procesul manual tradițional pentru aprobarea proceselor de plată, cum ar fi rambursările. De exemplu, un angajat poate e-mail un raport de cheltuieli către managerul său, care apoi îl aprobă manual și îl trimite departamentului de conturi. De acolo, cineva din conturi trebuie să introducă manual informațiile raportului înainte ca un cec să poată fi tăiat și livrat angajatului potrivit.

Automatizarea fluxului de lucru poate pur și simplu procesul de aprobare a cheltuielilor reducând timpul neproductiv și făcând procesul mai consistent. Folosind un software adecvat de gestionare a documentelor , formularele de raportare a cheltuielilor pot fi configurate pentru a avea câmpuri și atașamente obligatorii, reducând dus-întors. Cu gestionarea automată a fluxului de lucru, managerilor le este ușor să aprobe sau să solicite revizuire. La aprobare, acesta poate fi trimis automat la departamentul financiar pentru a rambursa plata. Angajații pot urmări în orice moment evoluția cererilor de cheltuieli. În cele din urmă, utilizarea automatizării înseamnă mai puține dus-întors și o economie considerabilă de timp.

Beneficiile automatizării fluxului de lucru pot avea un impact semnificativ asupra modului în care organizația își gestionează procesele zilnice, deoarece toată lumea va putea lucra împreună, indiferent de locul în care se află în lume.

Acum că sunteți conștient de cazurile de utilizare ale automatizării fluxului de lucru , să ne uităm la caracteristicile de căutat în software-ul de automatizare a locului de muncă.

Cum să alegi instrumentul potrivit de automatizare a fluxului de lucru?

Importanța automatizării fluxului de lucru impune implementarea unei soluții care să fie în conformitate cu obiectivele organizației dumneavoastră.

• Interfață ușor de utilizat
  O soluție modernă de automatizare a fluxului de lucru ar trebui să aibă o interfață de utilizator intuitivă, astfel încât echipa dvs. să nu piardă timpul învățând cum să o utilizeze. Este important să rețineți că nu ar trebui să dicteze modul în care funcționează organizația dvs.; mai degrabă, ar trebui să vă sprijine procesele curente de lucru.
• Controlul accesului
  Controlul accesului este necesar pentru instrumentele de automatizare a fluxului de lucru, la fel cum este necesar pentru birouri. Puteți alege să oferiți echipelor sau persoanelor selectate acces la anumite documente folosind securitatea documentelor. De asemenea, puteți specifica domeniul de aplicare al acestei permisiuni, cum ar fi dacă pot doar să vizualizeze sau să modifice un document.
• Compatibilitate cu telefoanele inteligente
  Automatizarea fluxului de lucru trebuie să evolueze pentru a ține pasul cu mobilitatea în creștere a birourilor. Programul ar trebui să funcționeze bine, indiferent dacă este utilizat pe un computer desktop la serviciu sau pe un smartphone.
• Rapoarte și analize:
  În timp ce satisfacția angajaților este o măsură importantă a cât de bine se descurcă o organizație, nu este singura. Datele sunt necesare pentru a examina evenimentele curente și istorice, precum și pentru a construi o strategie solidă pentru abordarea problemelor viitoare. Această încercare ar trebui să fie sprijinită de software-ul de gestionare a fluxului de lucru pentru documente care are instrumente analitice încorporate.

Cum poți automatiza procesul de flux de lucru în organizația ta?

Automatizarea fluxului de lucru ar trebui să înceapă cu un obiectiv definit și să se termine cu o evaluare.

Identificarea procesului

În primul rând, trebuie să determinați ce procese pot fi automatizate. Tenacitatea echipei tale ar putea fi un factor decisiv în această situație.

Definiți-vă obiectivele

Am menționat deja câteva avantaje ale automatizării fluxului de lucru. Care este telul tau? Înainte de a pleca în aventură, asigură-te care sunt prioritățile tale și enumera-le în ordine.

Antrenamentul echipei

Succesul proiectului dumneavoastră va fi, în cele din urmă, decis de către părțile interesate. Informați-vă angajații despre avantajele automatizării fluxului de lucru și obțineți părerea acestora.

Creați fluxul de lucru

Utilizați instrumentul pentru a crea procesul de flux de lucru. Atribuiți responsabilități fiecărei părți interesate.

Utilizați analiza datelor și rapoartele în avantajul dvs.

În cele din urmă, evaluarea rapoartelor este singura modalitate de a determina avantajele automatizării fluxului de lucru pentru organizația dvs. Măsurați KPI-urile și rentabilitatea investiției angajaților dvs. pentru a vedea cum automatizarea fluxului de lucru a ajutat organizația dvs.

Când abordăm avantajele automatizării fluxului de lucru, nu trebuie să neglijăm relevanța sistemelor de management al documentelor . Un angajat de birou își petrece în medie aproximativ 15% din zi căutând fișiere. O soluție de gestionare a documentelor precum Docsvault vă poate ajuta în această situație. Utilizați depozitul centralizat pentru a vă păstra în siguranță datele vitale și pentru a permite comunicarea proactivă între personalul dvs. printr-o varietate de capabilități.