Qual é a importância da automação do fluxo de trabalho? Como sua organização pode adotá-lo?

As empresas estão implementando rapidamente a tecnologia digital para aumentar a eficiência e a precisão e fornecer acesso mais rápido a novos mercados. Os documentos estão no centro de muitos processos de negócios, desde contatos, reclamações e cartas até relatórios, pedidos, faturas e solicitações de compra. As empresas simplesmente não conseguem acompanhar o ritmo necessário para ter sucesso com os métodos tradicionais ineficientes de organizar, encaminhar e aprovar documentos em papel. As organizações estão se movendo rapidamente para a automação do fluxo de trabalho em todas as operações de negócios. Isso ajuda a agilizar as operações e melhorar a comunicação.

A automação do fluxo de trabalho tem várias vantagens, incluindo uma tremenda redução no tempo gasto para realizar tarefas, aumento na produtividade e uma melhoria geral na experiência de trabalho dos funcionários, eliminando tarefas manuais cansativas.

Antes de entrarmos em detalhes sobre a necessidade de automação de fluxo de trabalho em seu negócio, vamos primeiro definir o que é.

O que é automação de fluxo de trabalho?

Automação de fluxo de trabalho refere-se ao processo de projetar, simplificar e automatizar uma série de tarefas com base em regras de negócios pré-definidas, eliminando os atrasos e erros associados à circulação manual do papel. Hoje, um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho com recursos de baixo código, arrastar e soltar e interfaces amigáveis ​​é comumente usado para fazer isso.

Os fluxos de trabalho podem ajudar a automatizar e otimizar operações comerciais repetitivas, reduzindo o risco de erros e aumentando a produtividade geral. Como resultado, seus processos de negócios diários melhorarão significativamente. Os gerentes podem tomar decisões mais rápidas e inteligentes e sua equipe pode se comunicar de forma mais produtiva e ágil.

Embora a inteligência artificial (IA) seja usada em muitas tecnologias, ela não é essencial para a automação eficiente de processos. Os sistemas lógicos baseados em regras são igualmente bem-sucedidos na eliminação de ineficiências no fluxo de trabalho e na facilitação da cooperação.

No entanto, desenvolver um fluxo de trabalho em sua empresa pode parecer assustador. Às vezes, pode ser um desafio, pois exige que você possa ver uma imagem grande e, ao mesmo tempo, prestar atenção às centenas de detalhes minuciosos que entram nela.

A automação do local de trabalho , quando usada corretamente, pode ter um impacto significativo em sua organização.

Quais são os benefícios da automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho traz uma série de vantagens.

• Comunicação melhorada:
  De acordo com uma pesquisa publicada em 2019 pela Dynamic Signal, mais de 63% dos funcionários queriam deixar seus cargos devido à comunicação ineficaz. A pandemia só piorou as coisas. A automação do fluxo de trabalho simplifica a comunicação da equipe e mantém todos informados. Os funcionários podem dar notas uns aos outros sobre documentos ou atribuir tarefas usando o sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho de documentos correto. Os lembretes são enviados automaticamente, para que os membros da equipe não precisem lembrar uns aos outros de suas próximas tarefas.
• Aumente a produtividade
  Um dos benefícios mais evidentes da automação do fluxo de trabalho é o trabalho de alta qualidade. Os funcionários podem usar o tempo economizado com processos manuais demorados para trabalhar em projetos que estão mais altos em sua lista de prioridades. Eles podem executar sua capacidade total agora, pois têm mais tempo disponível, resultando em maior eficiência geral.
• Aumente a responsabilidade
  Embora a automação de atribuições de trabalho ajude os funcionários a colaborar efetivamente entre si, também melhora a responsabilidade. Os funcionários estão bem informados sobre suas responsabilidades, e quaisquer lacunas podem ser identificadas imediatamente.
• Custo-beneficio
  Os benefícios da automação do fluxo de trabalho, como simplificar a comunicação e reduzir o escopo de erros, podem economizar uma quantia significativa de dinheiro para as organizações. Além disso, o trabalho administrativo é reduzido, pois os procedimentos repetitivos e demorados são automatizados.
• Fornecer um melhor atendimento ao cliente
  Os clientes de hoje querem tudo de uma vez. Nesse ambiente de negócios acelerado, as organizações não podem se dar ao luxo de ser negligentes e lentas. A maioria das organizações automatizou seus processos de aprovação para melhorar a colaboração, reduzir a interdependência entre funcionários e aumentar a produtividade no local de trabalho para atender melhor seus clientes.

Para ajudá-lo a entender melhor os benefícios da automação do fluxo de trabalho, nesta postagem do blog, analisaremos alguns exemplos comuns em todas as organizações.

Exemplos de automação de fluxo de trabalho que o ajudarão a automatizar seu negócio.

Aprovação de contas a pagar

O processo de Contas a pagar começa quando sua organização recebe as faturas dos fornecedores e termina depois que o pagamento é feito e a fatura é arquivada.

Um tipo de automação de fluxo de trabalho chamado automação de fatura está se tornando cada vez mais vital para a maioria das empresas. O processo, que está incluído em muitos sistemas de automação de fluxo de trabalho , ajuda sua organização a capturar e armazenar qualquer documento — papel, PDF, e-mail ou outros documentos — como um documento digital. A automação do fluxo de trabalho de contas a pagar permite substituir a maioria dos processos manuais por um fluxo de trabalho de tomada de decisão baseado em regras. O fluxo de trabalho de fatura AP pode ser configurado para garantir que a pessoa correta receba uma fatura para aprovação, independentemente de onde estiver no mundo.

Integração de funcionários

A integração do RH pode ser um desafio, especialmente quando os sistemas dependem de listas de verificação em papel ou dados eletrônicos descentralizados. É um processo extremamente tedioso e demorado quando você precisa inserir manualmente as informações de um novo funcionário. Este processo manual pode ser substituído por um software de gerenciamento de fluxo de trabalho de documentos .

A automação do fluxo de trabalho oferece suporte eficiente à integração de funcionários, fornecendo uma experiência consistente para todos os novos contratados. Automatizar a integração eletrônica não apenas elimina erros, mas também permite que você encerre formulários de funcionários e documentos de conformidade antes da data de início. Esse planejamento cria uma impressão positiva nos novos membros da equipe e aumenta a eficiência de sua equipe de integração.

Aprovação do Documento
Toda organização tem aprovações – aprovação de contrato, aprovação de licença, solicitações de compra, etc. Na maioria dos casos, porém, é baseado em e-mail.

No final do dia, isso pode ser bastante agitado. Todo mundo está enviando e-mails e ninguém sabe quem deve assinar o quê. Todo esse processo no final pode ser estressante além das possibilidades de atrasos e erros. Você pode centralizar todo o processo com o sistema de gerenciamento de documentos correto. Em vez de acompanhar quem deve assinar o quê, a automação do fluxo de trabalho trata disso para você com base nas regras predefinidas.

Reembolso de despesas de funcionários

Muitas empresas ainda seguem o processo manual tradicional para aprovar processos de pagamento como reembolsos. Por exemplo, um funcionário pode enviar um relatório de despesas por e-mail para seu gerente, que o aprova manualmente e o envia para o departamento de contas. A partir daí, alguém das contas deve inserir manualmente as informações do relatório antes que um cheque possa ser cortado e entregue ao funcionário certo.

A automação do fluxo de trabalho pode simplesmente simplificar o processo de aprovação de despesas, reduzindo o tempo improdutivo e tornando o processo mais consistente. Usando um software de gerenciamento de documentos correto, os formulários de relatórios de despesas podem ser configurados para ter campos e anexos obrigatórios, reduzindo o vai-e-vem. Com o gerenciamento de fluxo de trabalho automatizado , é fácil para os gerentes aprovarem ou solicitarem revisão. Após aprovação, pode ser enviado automaticamente ao departamento financeiro para reembolsar o pagamento. Os funcionários podem acompanhar o andamento de suas declarações de despesas a qualquer momento. Em última análise, usar a automação significa menos idas e vindas e uma economia de tempo considerável.

Os benefícios da automação do fluxo de trabalho podem ter um impacto significativo em como a organização lida com seus processos diários, pois todos poderão trabalhar juntos, independentemente de onde estejam no mundo.

Agora que você conhece os casos de uso da automação do fluxo de trabalho , vamos ver os recursos a serem procurados no software de automação do local de trabalho.

Como escolher a ferramenta de automação de fluxo de trabalho certa?

A importância da automação do fluxo de trabalho exige a implementação de uma solução que esteja alinhada com os objetivos da sua organização.

• Interface amigável
  Uma solução moderna de automação de fluxo de trabalho deve ter uma interface de usuário intuitiva para que sua equipe não perca tempo aprendendo a utilizá-la. É importante lembrar que isso não deve ditar como sua organização funciona; em vez disso, deve apoiar seus processos de trabalho atuais.
• Controle de acesso
  O Controle de Acesso é necessário para ferramentas de automação de fluxo de trabalho, assim como é necessário para instalações de escritório. Você pode optar por fornecer a equipes ou pessoas selecionadas acesso a documentos específicos usando a segurança de documentos. Você também pode especificar o escopo dessa permissão, como se eles podem apenas visualizar ou alterar um documento.
• Compatibilidade com Smartphones
  A automação do fluxo de trabalho deve evoluir para acompanhar a crescente mobilidade dos escritórios. O programa deve funcionar bem, seja usado em um computador de mesa no trabalho ou em um smartphone.
• Relatórios e análises:
  Embora a satisfação dos funcionários seja uma medida importante do desempenho de uma organização, ela não é a única. Os dados são necessários para examinar os eventos atuais e históricos, bem como para construir uma estratégia sólida para lidar com problemas futuros. Essa tentativa deve ser auxiliada pelo software de gerenciamento de fluxo de trabalho de documentos que possui ferramentas analíticas integradas.

Como você pode automatizar o processo de fluxo de trabalho em sua organização?

A automação do fluxo de trabalho deve começar com um objetivo definido e terminar com uma avaliação.

Identificar Processo

Primeiro, você deve determinar quais processos podem ser automatizados. A tenacidade de sua equipe pode ser um fator decisivo nessa situação.

Defina seus objetivos

Já mencionamos algumas vantagens da automação do fluxo de trabalho. Qual é o teu objetivo? Antes de sair em sua aventura, certifique-se de quais são suas prioridades e liste-as em ordem.

Treinamento da equipe

O sucesso do seu projeto será, no final, decidido pelas partes interessadas. Informe seus funcionários sobre as vantagens da automação do fluxo de trabalho e obtenha a opinião deles.

Crie o fluxo de trabalho

Faça uso da ferramenta para criar o processo de fluxo de trabalho. Atribuir responsabilidades a cada parte interessada.

Use análises de dados e relatórios a seu favor.

Por fim, avaliar relatórios é a única maneira de determinar as vantagens da automação do fluxo de trabalho para sua organização. Avalie os KPIs e o ROI de seus funcionários para ver como a automação do fluxo de trabalho ajudou sua organização.

Ao abordar as vantagens da automação do fluxo de trabalho, não devemos negligenciar a relevância dos sistemas de gerenciamento de documentos . Um funcionário de escritório médio gasta cerca de 15% do seu dia procurando arquivos. Uma solução de gerenciamento de documentos como o Docsvault pode ajudá-lo nessa situação. Faça uso do repositório centralizado para manter com segurança seus dados vitais e permitir a comunicação proativa entre sua equipe por meio de uma variedade de recursos.