ความสำคัญของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร? องค์กรของคุณจะนำไปใช้ได้อย่างไร

ธุรกิจต่างๆ กำลังใช้เทคโนโลยีดิจิทัลอย่างรวดเร็วเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้อง และช่วยให้เข้าถึงตลาดใหม่ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เอกสารเป็นศูนย์กลางของกระบวนการทางธุรกิจมากมาย ตั้งแต่การติดต่อ การเรียกร้อง จดหมาย ไปจนถึงรายงาน คำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และคำขอซื้อ ธุรกิจไม่สามารถก้าวให้ทันเพื่อให้ประสบความสำเร็จด้วยวิธีการจัดระเบียบ การกำหนดเส้นทาง และการอนุมัติเอกสารที่เป็นกระดาษแบบดั้งเดิมที่ไม่มีประสิทธิภาพ องค์กรต่าง ๆ กำลังเคลื่อนไปสู่การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งช่วยในการปรับปรุงการดำเนินงานและปรับปรุงการสื่อสาร

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ มีข้อดีหลายประการ ซึ่งรวมถึงการลดเวลาอย่างมากในการทำงานให้สำเร็จ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และการปรับปรุงโดยรวมในประสบการณ์การทำงานของพนักงานด้วยการกำจัดงานที่ต้องทำด้วยตนเองที่น่าเบื่อหน่าย

ก่อนที่เราจะลงรายละเอียดเกี่ยวกับความจำเป็นของ ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ ในธุรกิจของคุณ ให้เรากำหนดก่อนว่ามันคืออะไร

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร?

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติหมายถึงกระบวนการของการออกแบบ ปรับปรุง และทำให้ชุดของงานเป็นอัตโนมัติตามกฎทางธุรกิจที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ขจัดความล่าช้าและข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับการหมุนเวียนกระดาษด้วยตนเอง ปัจจุบันนี้ ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่มีโค้ดต่ำ คุณลักษณะแบบลากแล้ววาง และอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายมักใช้ในการทำเช่นนี้

เวิร์กโฟลว์สามารถช่วยทำให้การดำเนินธุรกิจซ้ำๆ เป็นไปอย่างอัตโนมัติและคล่องตัว ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม ด้วยเหตุนี้ กระบวนการทางธุรกิจในแต่ละวันของคุณจะดีขึ้นอย่างมาก ผู้จัดการสามารถตัดสินใจได้เร็วและชาญฉลาดยิ่งขึ้น และทีมของคุณสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิผลและคล่องตัวมากขึ้น

แม้ว่าปัญญาประดิษฐ์ (AI) จะถูกใช้ในเทคโนโลยีหลายอย่าง แต่ก็ไม่จำเป็นสำหรับกระบวนการอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพ ระบบลอจิกที่อิงตามกฎนั้นประสบความสำเร็จเท่าเทียมกันในการขจัดความไร้ประสิทธิภาพในเวิร์กโฟลว์และให้ความร่วมมือที่ง่ายขึ้น

อย่างไรก็ตาม การพัฒนาเวิร์กโฟลว์ในธุรกิจของคุณอาจดูน่ากลัว บางครั้งอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย เนื่องจากคุณจำเป็นต้องมองเห็นภาพรวมในขณะที่ต้องใส่ใจกับรายละเอียดหลายร้อยนาทีที่เข้าไปเกี่ยวข้องด้วย

ระบบอัตโนมัติในสถานที่ทำงาน เมื่อใช้อย่างถูกต้อง อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อองค์กรของคุณ

ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ นำมาซึ่งข้อดีมากมาย

• ปรับปรุงการสื่อสาร:
  จากการสำรวจที่ตีพิมพ์ในปี 2019 โดย Dynamic Signal พนักงานกว่า 63% ต้องการลาออกจากตำแหน่งเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ การระบาดใหญ่ได้ทำให้สิ่งเลวร้ายลงเท่านั้น เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยลดความยุ่งยากในการสื่อสารของพนักงานและแจ้งให้ทุกคนทราบ พนักงานอาจให้บันทึกย่อของกันและกันในเอกสารหรือมอบหมายงานโดยใช้ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสารที่ถูกต้อง การช่วยเตือนจะถูกส่งโดยอัตโนมัติ ดังนั้นสมาชิกในทีมจึงไม่จำเป็นต้องเตือนกันถึงงานที่กำลังจะเกิดขึ้น
• เพิ่มผลผลิต
  ประโยชน์ที่ชัดเจนที่สุดประการหนึ่งของ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ คืองานคุณภาพสูง พนักงานสามารถใช้เวลาที่บันทึกไว้จากกระบวนการที่ต้องใช้เวลานานด้วยตนเองเพื่อทำงานในโครงการที่สูงกว่าในรายการลำดับความสำคัญ พวกเขาสามารถแสดงเต็มความสามารถได้ในขณะนี้ เนื่องจากพวกเขามีเวลามากขึ้น ส่งผลให้ประสิทธิภาพโดยรวมสูงขึ้นในที่สุด
• เพิ่มความรับผิดชอบ
  แม้ว่าการมอบหมายงานอัตโนมัติจะช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ก็ช่วยปรับปรุงความรับผิดชอบด้วย พนักงานทราบดีเกี่ยวกับความรับผิดชอบของตน และสามารถระบุช่องว่างใดๆ ได้ทันที
• คุ้มค่า
  ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ เช่น การทำให้การสื่อสารง่ายขึ้นและการลดขอบเขตของข้อผิดพลาดสามารถช่วยประหยัดเงินให้กับองค์กรได้เป็นจำนวนมาก นอกจากนี้ แรงงานธุรการจะลดลงเนื่องจากขั้นตอนที่ซ้ำซากและใช้เวลานานเป็นไปโดยอัตโนมัติ
• ให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น
  ลูกค้าวันนี้ต้องการทุกอย่างพร้อมกัน ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็วนี้ องค์กรไม่สามารถละเลยและเชื่องช้าได้ องค์กรส่วนใหญ่ใช้กระบวนการอนุมัติอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกัน ลดการพึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างพนักงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานเพื่อให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจถึงประโยชน์ของการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ได้ดียิ่งขึ้น ในโพสต์บล็อกนี้ เราจะตรวจสอบตัวอย่างบางส่วนที่มักพบเห็นได้ทั่วไปในทุกองค์กร

ตัวอย่างระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่จะช่วยคุณในการทำให้ธุรกิจของคุณเป็นอัตโนมัติ

การอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้

กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้เริ่มต้นเมื่อองค์กรของคุณได้รับใบแจ้งหนี้ของผู้ขายและเสร็จสิ้นหลังจากชำระเงินและยื่นใบแจ้งหนี้

ประเภทของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่เรียกว่าระบบอัตโนมัติของใบแจ้งหนี้มีความสำคัญมากขึ้นสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ กระบวนการซึ่งรวมอยู่ใน ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ จำนวนมาก ช่วยให้องค์กรของคุณสามารถบันทึกและจัดเก็บเอกสารใดๆ เช่น กระดาษ, PDF, อีเมล หรือเอกสารอื่นๆ เป็นเอกสารดิจิทัล ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ บัญชีเจ้าหนี้ช่วยให้คุณสามารถแทนที่กระบวนการด้วยตนเองส่วนใหญ่ด้วยเวิร์กโฟลว์การตัดสินใจตามกฎ สามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ใบแจ้งหนี้ AP ได้เพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่ถูกต้องจะได้รับใบแจ้งหนี้เพื่อขออนุมัติไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดในโลก

การเตรียมความพร้อมของพนักงาน

การเตรียมความพร้อมด้านทรัพยากรบุคคลอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อระบบต้องพึ่งพารายการตรวจสอบที่เป็นกระดาษหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบกระจายศูนย์ เป็นกระบวนการที่น่าเบื่อและใช้เวลานานเมื่อคุณต้องป้อนข้อมูลสำหรับพนักงานใหม่ด้วยตนเอง กระบวนการแบบแมนนวลนี้สามารถแทนที่ด้วย ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสาร

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ สนับสนุนการปฐมนิเทศพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยมอบประสบการณ์ที่สอดคล้องกันให้กับพนักงานใหม่ทุกคน การเริ่มต้นใช้งานทางอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติไม่เพียงแต่ขจัดข้อผิดพลาด แต่ยังช่วยให้คุณสรุปแบบฟอร์มพนักงานและเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดก่อนวันที่เริ่มต้น การวางแผนนี้สร้างความประทับใจเชิงบวกให้กับสมาชิกในทีมใหม่และเพิ่มประสิทธิภาพของทีมเตรียมความพร้อมของคุณ

อนุมัติเอกสาร
ทุกองค์กรมีการอนุมัติ เช่น การอนุมัติสัญญา การอนุมัติการลา คำขอซื้อ ฯลฯ ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นแบบอีเมล

สุดท้ายนี้อาจจะค่อนข้างวุ่นวาย ทุกคนกำลังส่งอีเมลและไม่มีใครรู้ว่าใครควรเซ็นอะไร กระบวนการทั้งหมดนี้ในท้ายที่สุดอาจทำให้เครียดได้ นอกเหนือจากความเป็นไปได้ของความล่าช้าและข้อผิดพลาด คุณสามารถรวมกระบวนการทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลางด้วย ระบบการจัดการเอกสาร ที่เหมาะสม แทนที่จะติดตามว่าใครควรเซ็นอะไร ระบบอัตโนมัติของ เวิร์กโฟลว์จะ จัดการให้คุณตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การชดใช้ค่าใช้จ่ายพนักงาน

หลายบริษัทยังคงปฏิบัติตามกระบวนการดำเนินการด้วยตนเองแบบดั้งเดิมสำหรับการอนุมัติขั้นตอนการชำระเงิน เช่น การชำระเงินคืน ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจส่งอีเมลรายงานค่าใช้จ่ายไปยังผู้จัดการของพวกเขา ซึ่งจะเป็นผู้อนุมัติด้วยตนเองและส่งไปยังแผนกบัญชี จากนั้น บุคคลจากบัญชีจะต้องป้อนข้อมูลของรายงานด้วยตนเองก่อนจึงจะตัดและส่งเช็คไปยังพนักงานที่เหมาะสมได้

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถทำให้กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายลดเวลาที่ไม่ทำงานและทำให้กระบวนการมีความสอดคล้องกันมากขึ้น การใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ที่เหมาะสม แบบฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายสามารถกำหนดค่าให้มีฟิลด์บังคับและสิ่งที่แนบมา ซึ่งช่วยลดการกลับไปกลับมา ด้วย การจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ทำให้ ผู้จัดการอนุมัติหรือขอแก้ไขได้ง่าย เมื่อได้รับอนุมัติก็จะถูกส่งไปยังฝ่ายการเงินโดยอัตโนมัติเพื่อชำระเงินคืน พนักงานสามารถติดตามความคืบหน้าของการเรียกร้องค่าใช้จ่ายได้ตลอดเวลา ในที่สุด การใช้ระบบอัตโนมัติหมายถึงการกลับไปกลับมาน้อยลงและประหยัดเวลาได้มาก

ประโยชน์ของ ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ อาจมีผลกระทบอย่างมากต่อวิธีที่องค์กรจัดการกับกระบวนการในแต่ละวัน เนื่องจากทุกคนจะสามารถทำงานร่วมกันได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดในโลก

เมื่อคุณทราบ กรณีการใช้งานของการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ แล้ว ให้เราดูที่คุณสมบัติที่จะมองหาในซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติในที่ทำงาน

วิธีการเลือกเครื่องมืออัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสม?

ความสำคัญของการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์บังคับการใช้งานโซลูชันที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรของคุณ

• ส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่าย
  โซลูชันระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ที่ทันสมัยควรมีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย เพื่อให้ทีมของคุณไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้วิธีใช้งาน สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าไม่ควรกำหนดวิธีการทำงานขององค์กรของคุณ แต่ควรสนับสนุนกระบวนการทำงานปัจจุบันของคุณ
• การควบคุมการเข้าถึง
  การควบคุมการเข้าถึงจำเป็นสำหรับ เครื่องมืออัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ เช่นเดียวกับที่จำเป็นสำหรับสำนักงาน คุณอาจเลือกที่จะให้ทีมที่เลือกหรือบุคคลเข้าถึงเอกสารเฉพาะได้โดยใช้ความปลอดภัยของเอกสาร คุณยังระบุขอบเขตของสิทธิ์นี้ได้ เช่น อนุญาตให้ดูหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารได้หรือไม่
• ความเข้ากันได้กับสมาร์ทโฟน
  ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ต้องพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทันกับความคล่องตัวที่เพิ่มขึ้นของสำนักงาน โปรแกรมควรทำงานได้ดีไม่ว่าจะใช้บนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปในที่ทำงานหรือบนสมาร์ทโฟน
• รายงานและการวิเคราะห์:
  แม้ว่าความพึงพอใจของพนักงานจะเป็นตัววัดที่สำคัญว่าองค์กรทำงานได้ดีเพียงใด แต่ก็ไม่ใช่สิ่งเดียวเท่านั้น จำเป็นต้องใช้ข้อมูลเพื่อตรวจสอบเหตุการณ์ปัจจุบันและเหตุการณ์ในอดีต ตลอดจนสร้างกลยุทธ์ที่มั่นคงเพื่อจัดการกับปัญหาในอนาคต ความพยายามนี้ควรได้รับความช่วยเหลือจาก ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ เอกสาร ที่มีเครื่องมือวิเคราะห์ในตัว

คุณจะทำให้กระบวนการเวิร์กโฟลว์ในองค์กรของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ควรเริ่มต้นด้วยเป้าหมายที่กำหนดไว้และเสร็จสิ้นด้วยการประเมิน

ระบุกระบวนการ

ขั้นแรก คุณต้องกำหนดว่ากระบวนการใดอาจเป็นแบบอัตโนมัติ ความดื้อรั้นของทีมอาจเป็นปัจจัยตัดสินในสถานการณ์นี้

กำหนดเป้าหมายของคุณ

เราได้กล่าวถึงข้อดีบางประการของ การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ เป้าหมายของคุณคืออะไร? ก่อนที่คุณจะออกไปผจญภัย คุณต้องแน่ใจว่าสิ่งที่คุณให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกและจัดลำดับไว้

การฝึกทีม

ความสำเร็จของโครงการของคุณจะถูกตัดสินโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในท้ายที่สุด แจ้งพนักงานของคุณเกี่ยวกับข้อดีของ การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ และรับความคิดเห็น

สร้างเวิร์กโฟลว์

ใช้เครื่องมือเพื่อสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์ มอบหมายความรับผิดชอบให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย

ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลและรายงานเพื่อประโยชน์ของคุณ

สุดท้าย การประเมินรายงานเป็นวิธีเดียวที่จะกำหนดข้อดีของ การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ สำหรับองค์กรของคุณ วัด KPI และ ROI ของพนักงานของคุณเพื่อดูว่า ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร

เมื่อกล่าวถึงข้อดีของ การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ เราต้องไม่ละเลยความเกี่ยวข้องของ ระบบการจัดการเอกสาร พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 15% ของวันในการค้นหาไฟล์ โซลูชันการจัดการเอกสาร เช่น Docsvault สามารถช่วยคุณได้ในสถานการณ์นี้ ใช้ประโยชน์จากที่เก็บข้อมูลส่วนกลางเพื่อเก็บข้อมูลสำคัญของคุณไว้อย่างปลอดภัย และเปิดใช้งานการสื่อสารเชิงรุกระหว่างพนักงานของคุณผ่านความสามารถที่หลากหลาย