完成它：經過驗證的時間管理策略和工具

隨著最後期限的臨近和令人生畏的待辦事項清單，我們都感到時間越來越緊迫。 幸運的是，我們有一些方法可以重新控制您的時間並提高工作效率而不會筋疲力盡。

但是，不要感到困惑； 時間管理技巧不是讓你生活的方方面面合理化和非人化。 事實上，情況恰恰相反。 您可以控制自己的日程安排並更有效地工作，同時建立副業並充分享受生活。 讓我們來了解一下。

什麼是時間管理？

時間管理是各種技術、工具和策略的總稱。 它為您提供了構建和控制工作流程和其他活動的方法。 關鍵的時間管理策略和原則，例如日程安排和目標設定，會帶來更好的表現，以及更大的幸福感。

雖然忙碌的文化往往會讓通宵達旦的人美化，但時間管理技術可以幫助您擺脫睡眠不足的惡性循環——一種長期的睡眠受限狀態。 這是關於更聰明地工作，而不是更努力。

為什麼時間管理很重要？

近一半的美國人經歷過“時間飢荒”——要做的事情太多而沒有足夠的時間去做。 時間飢荒會阻礙績效，提高壓力荷爾蒙水平，並使您對工作不滿意。 時間管理有助於減輕這種壓力並提高您在任何領域的生產力。

時間管理對團隊合作的重要性

團隊的時間管理意味著取得可衡量的進步並整合不同的專業知識。 如果一切都被安排、討論和確定優先級，就更容易避免任何瓶頸。

不斷的休息、無休止的會議、電話和任務切換——這些是任何公司環境中最常見的時間殺手。 但他們也可以潛入小型機構。 時間管理將幫助您反擊並在您的團隊中正確地重新分配時間、責任和智力資源。

時間管理對自由職業者和企業家的重要性

自行設定的最後期限可能很難滿足。 您可以使用時間管理工具來獲得更多信心、找到合適的工作節奏並保持積極性。 時間管理也可以用來防止倦怠。 自僱意味著有更多的壓力和責任：沒有穩定的薪水，沒有福利，沒有團隊支持，也沒有可預測的時間表。 時間管理技能帶來了靈活性、紀律性和平衡性——每個獨立工作者都需要的品質。

時間管理對學習和自我發展的重要性

為講座、在線課程和研討會騰出空間並非易事。 時間管理的好處是你會在學習和日常生活之間找到平衡。

經過一整天的工作，參加標準的學習課程已經很艱難了，但不要放棄——嘗試探索其他選擇。 例如，通過時間管理，您可以拆分該會話或更改時間。 不要害怕嘗試調度。

讓我們仔細看看一些時間管理原則、技巧和策略，以幫助您處理不同的任務而不會失去理智。

時間管理的關鍵原則

拖延和缺乏組織有很多方面。 用這些通用的時間管理原則來認識它們。 這些是掌握時間的第一步。 您可以將其中一些以各種工具、應用程序和軟件的形式整合到您的工作流程中。

查看我們的時間管理清單以開始使用：

1. 具體說明您的計劃和目標。 如果您沒有要達到的最後期限或要達到的里程碑，就很難管理時間。 對於企業家和自由職業者來說尤其如此。 為您的所有目標指定“誰”、“時間”和“地點”。 你的計劃越紮實，就越難偏離它。
2. 優先考慮任務和項目。 寫下你需要完成的每一項任務，然後把它們分成三類：每月、每周和每天的任務。 在您制定計劃時，它將為您提供背景和觀點。
3. 將計劃保留在您的手機上，而不是在您的腦海中。 用您選擇的計劃器（例如 Google 日曆）替換手上雜亂無章的便籤和筆記。 把事情寫下來仍然是跟踪它們的最可靠方法。 通過適量的通知，您不會錯過任何內容。
4. 明智地使用您的創意階段。 找出你什麼時候最有創造力，並把這段時間視為神聖。 讓自己遠離任何干擾。 使用靜音模式和應用程序攔截器來引導您的注意力。
5. 少做決定。 決策過程消耗能量，導致精神疲憊，即“決策疲勞”。 回復電子郵件還是讓它掛起？ 思考這些瑣碎的事情最終很少有回報。 通過提出一套規則來消除不必要的選擇。
6. 信任和委託。 學會讓您的要求一目了然，並公開表達您的需求。 非暴力溝通方法可能有助於在您的工作場所建立有效和相互尊重的關係。

還有一些不要牢記：

1. 不要一心多用。 當你瘦身時，你的工作效率會下降 40%。 一心多用的危險是真實存在的，所以總是專注於一個動作。
2. 不要立即回復電子郵件。 如果您的工作並不意味著應對緊急情況，那麼您最好每天只查看兩到三次電子郵件。
3. 不要對所有事情都說“是”。 當你已經超負荷工作時，每一個“是”要么意味著下班後工作，要么對未來可能更重要的事情說不。
4. 不要過度。 始終給自己留出時間充電，即使它不在您的待辦事項清單上。 不要把蠟燭兩端都燒掉。 畢竟，一些觀察表明，即使是機器人和計算機有時也會拖延。

8種流行的時間管理技巧

以下是您需要了解的最流行和最有效的時間管理技巧。 嘗試一下，找出最適合您的個性和工作方式的方法。

看板

虛擬板和卡片可幫助您可視化您的工作並在項目經過不同階段時對其進行跟踪。 快速瀏覽一下董事會應該足以檢查您當前的進度。 使用數字版本，績效指標是透明的：您可以提取有關項目各個部分的生產力和時間的數據。

無需使用特定的應用程序 — 到目前為止，許多平台在其標準工具包中都包含看板。 模板易於排列、重命名和填寫。

板子反映現有的工作流程，卡片代表任務。 看板本身可以非常簡單，但您可以為大型項目在不同的看板之間創建層次結構。 您會得到一個乾淨的表格，而不是長而無結構的列表，分為“待辦事項”、“進行中”、“暫停/測試”和“完成”。

艾森豪威爾矩陣

這種時間管理技術可幫助您根據緊迫性和重要性來決定任務並確定其優先級。 使用艾森豪威爾矩陣，可以輕鬆檢測不太緊急的任務並委派或推遲它們。

典型的艾森豪威爾矩陣看起來像這樣：四個明亮、對比鮮明的象限，有時伴隨著緊迫性和重要性的規模。

按緊急程度和重要性對任務進行排序可創建四個類別：

1. 重要且緊急=先做。
2. 重要但不緊急=安排它。
3. 緊急但不重要 = 委託。
4. 不緊急和不重要=放棄它。

番茄工作法

使用計時器將您的工作分成多個時間間隔，每個時間間隔 25 分鐘，中間有短暫的休息時間。 讓自己沉浸在任務中並努力工作，直到番茄鐘響起。 在四塊工作時間後休息更長時間。 這種技術對注意力持續時間短的人很有用。

您可以選擇 100% 正品併購買一個真正的番茄形狀的廚房定時器，或者以應用程序的形式使用番茄鐘定時器——有很多可供選擇。

有些人不喜歡強制休息，而是喜歡不停地保持流動。 如果你是其中之一，你可能想看看下一個技術。

流動時間技術

只承諾一項任務，記錄開始工作的時間。 不要使用計時器； 需要時休息一下。 這需要比番茄鐘時間管理技術更多的紀律，因為你必須區分疲倦和無法集中註意力。

選擇您喜歡的任何追踪器，甚至可以拿起舊筆和紙。 但在線版本更好，因為它總是誠實和透明的。

記錄您的結束時間、休息時間和工作時間。 時間跟踪將幫助您找到一天中效率最高和效率最低的階段，以及您的平均注意力持續時間。

時間盒

這種時間管理技術建議提前為任務分配固定的時間塊，然後在該時間範圍內完成任務。 時間盒是治療拖延症的方法，因為它會產生緊迫感。

使用顏色區分任務，以便能夠立即掌握大局。

一個時間盒可能需要 20 分鐘甚至三個星期。 在時間框結束時，應該完成工作。 如果沒有，請查看流程並找出您錯過任何截止日期的確切原因。 時間盒適用於任何可以標記日曆的計劃器。

時間阻塞

與時間盒不同，這種方法強加了執行任務的必要性，而不是它的最後期限。 通過阻止一定數量的時間，您將所有時間都用於一項任務。 不允許進行其他活動； 留給他們以後。

時間阻塞讓你的日程看起來不那麼混亂； 時間段是明確定義的。

這是一種簡單而強大的時間管理技術，尤其是當您的家庭辦公室周圍有太多干擾時。 這樣，您可以留出您的個人時間，甚至是休閒時間。 讓您的家人或同事知道他們何時可以再次與您聯繫。

子彈日記

在一個筆記本中跟踪所有內容。 典型的子彈日記通常包括日曆和待辦事項列表、長期計劃、月度計劃、每週計劃、電子表格、條形圖等。 與簡單的表格相比，這是一種更細緻但更令人興奮的任務組織方式。

它不一定是文字筆記本。 您可以跨設備同步數字版本，並在白天添加一些亮點、想法甚至繪圖。

使用可定制的數字子彈日記，您可以嘗試不同的佈局並根據您的活動生成圖表。 這是一個無限的組織系統，可以收集您的想法、目標、想法和計劃。

吃青蛙

另一個拖延殺手。 這種時間管理技巧就是先“吃掉”一天中最難或最重要的任務。 把它變成一種習慣，你會驚訝於你的精神資源變得多麼集中。 這種技術讓您體驗到勝利，並讓您在一天的剩餘時間裡保持動力。

這個時間管理術語是在 2001 年由廣受讚譽的演說家和暢銷書作家布賴恩·特雷西創造的。 他在《吃掉那隻青蛙！ 停止拖延並在更短的時間內完成更多工作的二十一種好方法。”

有些人還使用“先吃蒼蠅”的原則，這意味著從最小的任務開始，以獲得初步的成就感。

日常工作的時間管理工具

談到社交媒體應用程序時，“少即是多”應該是您的座右銘，但時間管理工具實際上顛覆了這一原則。 您可以使用更多智能應用程序，從而減少在屏幕前的時間。

體位法

Asana 簡化了基於團隊的工作管理，保持工作流程順暢運行，並提供出色的生產力工具，如看板、時間表、跟踪器。 您可以使用這一協作工具管理所有項目。 Asana 與 Slack、Google Drive、Outlook、Gmail、Zoom、Microsoft Teams 等集成。

Asana 的好處是一切都觸手可及——無需額外的點擊或點擊。 您可以輕鬆地從板視圖切換到日曆或時間線。 同時處理多個項目，同時保持工作區乾淨整潔。

體位法還有許多其他好處：

• 啟動項目、討論任務或集思廣益的對話；
• 高級搜索和報告；
• 優先自定義字段和狀態更新；
• 與 Salesforce、Adobe Creative Cloud、Tableau、Power BI 的高級集成；
• CSV 導入器可以輕鬆地將數據導入任何項目；
• Gmail 插件可直接從您的收件箱同步和使用 Asana。

Asana 提供四種定價計劃和 30 天免費試用：

1. 基本為個人或小團隊。 永遠免費。
2. 團隊和機構的溢價。 每位用戶每月收費 10.99 美元，按年收費，每月收費 13.49 美元。
3. 團隊和公司的業務。 每位用戶每月收費 24.99 美元，按年收費，每月收費 30.49 美元。
4. 企業的大公司。 聯繫銷售人員以查看確切價格。

週一

Monday 是一個強大的工作空間平台，可適應任何需求並自動執行日常操作。 它非常適合所有流程和行業。 該平台提供靈活的項目管理選項、無縫通信和各種時間管理工具。 星期一可以成為您全職工作的公司組織者。

首先創建一個新的、完全可定制的板。 然後添加拖放構建塊——星期一應用程序，作為平台的擴展。

用無代碼自動化替換所有例程，並保持可交付成果和截止日期。 並且不要忘記集成您最喜歡的 Dropbox、Slack、MS Teams、Zapier、Zoom、Google Drive 和其他工具。

週一為不同的企業推薦了現成的可定制模板：

• 軟件開發;
• 它;
• 營銷;
• 設計;
• 建造;
• 銷售量;
• 人力資源部。

週一有四個定價計劃和 14 天免費試用：

1. 最多三個用戶的基本。 每位用戶每月收費 8 美元，按年收費，每月收費 10 美元。
2. 團隊和機構的標準。 每個用戶每月收費 10 美元，按年收費，每月收費 12 美元。
3. 臨團隊和公司。 每位用戶每月收費 16 美元，按年收費，每月收費 20 美元。
4. 企業的大公司。 聯繫銷售人員以查看確切價格。

自由營

Freedcamp 為您的整個團隊提供任意數量項目的無限存儲空間。 它不是嚴格以工作為導向的； 您可以使用該平台來管理您的個人計劃。 看板、圖表、跟踪器、里程碑 — Freedcamp 應有盡有。

Freedcamp 提供了一些高級附加功能，例如問題跟踪器、CRM、發票、項目模板、wiki 編輯、私有云、雙因素身份驗證、閃電般的支持等等。 Freedcamp 與 Zapier、Dropbox、Google Drive、One Drive 等工具連接。

Freedcamp 有四個定價計劃和 14 天免費試用：

1. 個人和團隊免費。 永遠免費。
2. 團隊和機構的極簡主義。 每位用戶每月收費 1.49 美元，按年收費，每月收費 2.49 美元。
3. 團隊和公司的業務。 每位用戶每月收費 7.49 美元，按年收費，每月收費 8.99 美元。
4. 企業的大公司。 16.99 美元起。 聯繫銷售人員以查看確切價格。

證明中心

ProofHub 可幫助您計劃、協作、組織和交付項目。 該平台提供無摩擦的用戶體驗和交流。 您可以可視化工作流程、確定任務優先級、分配角色等。

使用討論主題，而不是無盡的電子郵件線程。 確保探索所有日曆功能，例如重複任務、自動提醒和多個視圖。 並嘗試通過單擊獲取詳細的項目報告。

一些附加功能是：

• 幾乎沒有學習曲線；
• 對話和快速群聊；
• 私人任務列表、文件和討論；
• 項目模板和申請表；
• 與 Freshbooks、Google 日曆、iCal、Box、Dropbox、Google Drive 和 OneDrive 集成。

ProofHub 沒有每用戶費用、14 天免費試用和簡單的固定價格計劃：

1. 對個人和團隊必不可少。 每月收費 45 美元，按年收費，每月收費 50 美元。
2. 團隊和機構的終極控制。 每月收費 89 美元，按年收費，每月收費 99 美元。

再會

GoodDay 是一個工作管理平台，匯集了用於精確規劃、項目和產品管理的最佳工具。 設定您的業務目標、制定策略、遵循流程並分析您的進度。

使用樹狀層次結構構建完美的工作區，並使用自定義模板、狀態、字段和標籤為其增添趣味。 GoodDay 支持敏捷策略，並允許您在衝刺中工作、創建 Scrum 點並使用高級敏捷板視圖。

GoodDay 有三個定價計劃：

1. 最多 15 個用戶免費，不收費。
2. 專業版，最多可容納 250 個用戶。 每位用戶每月收費 4 美元，按年收費，每月收費 6 美元。
3. 無限數量用戶的企業。 聯繫銷售人員計算價格。

用於計劃的時間管理工具

待辦事項

Todoist 是一款友好的任務管理器，可幫助您掌控一切。 它提供了需要完成的所有事情的清晰視圖，而不會讓您感到不知所措。 界面絕對直觀和支持。

最近，Todoist 在其功能列表中添加了 Boards，現在該平台有望成為您的第二個（也是更可靠的）大腦。 它為工作和生活提供了一個強大而簡單的組織框架，“沒有其他應用程序的複雜性和成本。”

事實上，它提供了很多東西：

• 針對不同目標的現成模板；
• 子任務；
• 生產力趨勢；
• 提醒；
• 完全個性化；
• 與您的電子郵件、日曆和文件的連接；
• 自動備份；
• 標籤和過濾器。

Todoist 提供三種定價方案：

1. 初學者免費。
2. 專業人士的保費為每月 3 美元，按年計費，按月計費 4 美元。
3. 團隊業務，每位用戶每月 5 美元，按年計費，按月計費 6 美元。

印象筆記

Evernote 是一款功能強大的工具，可幫助您保存、查找和安排想法、計劃和筆記。 您可以將圖像、音頻、掃描件、PDF 和文檔添加到筆記中。 它有多種格式化工具來表達您的思維方式。

下面是 Evernote 中筆記的外觀：

該工具的更多優點包括：

• 實時建議；
• 後台同步和自動應用更新；
• 一個乾淨、現代的界面。

Evernote 為您提供 14 天免費試用，然後您可以選擇以下三個計劃之一：

1. 最多兩台設備的基本版永遠免費。
2. 無限數量設備的高級費用為每月 7.99 美元。
3. 更多行政和管理功能的業務每月費用為 14.99 美元。

埃利西

Elisi 是一個簡單的跨設備子彈日記應用程序，它始終與您同在。 該應用程序有移動版和桌面版。 使用 Elisi，您可以立即安排任務、跟踪活動和費用、創建列表、保存快速筆記。 它還反映了您的新習慣並提醒您遵循它們。

Elisi 的界面如下所示：

您可以免費使用該應用程序。

保持專注的時間管理工具

陰霾籠罩

HazeOver 可幫助您消除分心並專注於您當前的任務，通過為您當前不需要的所有背景窗口著色。 您可以隨時打開和關閉它。 缺點是此應用程序僅適用於 MacOS。

您可以免費試用 HazeOver。 完整版售價 9.99 美元。

寫！

寫！ 是一款無干擾寫作的文本編輯器。 獨特的功能：整潔的界面、黑暗模式、可配置的自動完成、智能拼寫檢查。 但最重要的選項是它的焦點模式——除了你正在處理的段落之外，你可以淡出所有段落。

將您的工作流程拆分為寫作會話，一鍵分享您的工作，並將您的所有文本備份到 Secure Cloud。 最重要的是：您可以通過選擇一種文本樣式來使文本具有專業外觀。 該應用程序適用於 Windows 和 MacOS。

寫！ 售價 24.95 美元。 您可以通過 7 天退款保證獲得全額退款。

時間跟踪工具

切換軌道

Toggl Track 提供輕鬆的時間跟踪和報告。 可在線、離線或隨時隨地使用。 Toggl 是為個人和小團隊以及大公司創建的。

正如我們之前提到的，這個應用程序可以用於時間流或番茄工作法。 但是，您也可以將其用作高級日曆。 生成報告，與團隊成員和客戶共享和討論您的工作流程。

Toggl 慷慨地建議 30 天免費試用和四個定價計劃：

1. 最多五個用戶免費。 永遠免費。
2. 入門的小團隊。 每位用戶每月收費 9 美元，按年收費，每月收費 10 美元。
3. 多支球隊的溢價。 每位用戶每月收費 18 美元，按年收費，每月收費 20 美元。
4. 具有自定義定價的複雜組織的企業。

及時

及時捕獲您的工作流程和 AI，以根據該數據起草準確的時間表。 該應用程序有助於為您的一天創建一個可靠的時間表。 對於團隊合作，Timely 提供實時 KPI 跟踪和 1000 多個集成選項。 該工具使進度可見，但尊重每個人的隱私。

Timely 提供 14 天免費試用和四個定價計劃：

1. 入門長達三隊。 每位用戶每月收費 8 美元，按年收費，每月收費 10 美元。
2. 無限團隊的溢價。 每位用戶每月收費 14 美元，按年收費，每月收費 18 美元。
3. 無限的團隊和功能無限。 每位用戶每月收費 20 美元，按年收費，每月收費 26 美元。
4. 具有自定義定價的複雜組織的企業。

時鐘化

Clockify 是一個流行的團隊空閒時間跟踪器和時間表應用程序。 它跟踪生產力、出勤率、計費時間，並以儀表板、狀態和圖表的形式將它們可視化。 該平台還提供了 40 多個集成選項和自己的服務器，以實現最大的安全性。 Clockify 界面看起來乾淨和臨床，沒有額外的按鈕。

該應用程序是免費的。 您可以添加無限數量的用戶。

每天節省時間

眨眼師

Blinkist 以易於理解的格式提供頂級非小說類小說的摘要。 在任何設備上，在大約 15 分鐘內閱讀或聆聽暢銷書的主要觀點。 它還具有獨家節目、播客和全長有聲讀物。

Blinkist 提供 7 天免費試用、禮品卡和兩個定價計劃：

1. 個人保費為每月 7.49 美元，每年收費，每月收費 14.99 美元。
2. 價格取決於用戶數量的團隊的溢價。

口袋

Pocket 是一種有用的工具，可以保存任何類型的內容：文章、視頻和來自任何出版物、頁面或應用程序的材料。 如果您不想陷入書籤的混亂中，這是最好的解決方案。

有兩種使用 Pocket 的方法：

1. 免費提供所有必需品。 永遠免費。
2. 包含所有必需品以及無廣告界面和更多功能的高級版。 每月 4.99 美元，每年 44.99 美元。

如果這個那麼那個

IFTTT 在您的應用程序和設備之間創建安全連接。 在手機上輕輕一按即可關燈，只需進入您的智能家居即可訂購比薩餅，讓您的語音助手發送電子郵件等等。 650 多個品牌和服務已經使用 IFTTT 來安全地相互連接。

IFTTT 提供兩種定價方案：

1. 對於具有自定義價格的個人。
2. 商業價格從每年 199 美元起。

如何在生活中實施時間管理策略

從小處開始，不要忘記一路玩得開心。 每次番茄鐘計時器響起時，您都不必將所有日常活動都填入 Google 日曆或從椅子上跳起來。 最好的時間管理技術是壓力最小的技術。

與客戶的溝通也可能非常耗時。 使用 SendPulse 的現成自適應模板，在幾分鐘內減輕痛苦並創建令人信服的電子郵件。 想要更進一步並做出獨特的東西嗎？ 從頭開始創建您自己的電子郵件模板將花費不到半小時的時間。