完成它：经过验证的时间管理策略和工具

随着最后期限的临近和令人生畏的待办事项清单，我们都感到时间越来越紧迫。 幸运的是，我们有一些方法可以重新控制您的时间并提高工作效率而不会筋疲力尽。

但是，不要感到困惑； 时间管理技巧不是让你生活的方方面面合理化和非人化。 事实上，情况恰恰相反。 您可以控制自己的日程安排并更有效地工作，同时建立副业并充分享受生活。 让我们来了解一下。

什么是时间管理？

时间管理是各种技术、工具和策略的总称。 它为您提供了构建和控制工作流程和其他活动的方法。 关键的时间管理策略和原则，例如日程安排和目标设定，会带来更好的表现，以及更大的幸福感。

虽然忙碌的文化往往会让通宵达旦的人美化，但时间管理技术可以帮助您摆脱睡眠不足的恶性循环——一种长期的睡眠受限状态。 这是关于更聪明地工作，而不是更努力。

为什么时间管理很重要？

近一半的美国人经历过“时间饥荒”——要做的事情太多而没有足够的时间去做。 时间饥荒会阻碍绩效，提高压力荷尔蒙水平，并使您对工作不满意。 时间管理有助于减轻这种压力并提高您在任何领域的生产力。

时间管理对团队合作的重要性

团队的时间管理意味着取得可衡量的进步并整合不同的专业知识。 如果一切都被安排、讨论和确定优先级，就更容易避免任何瓶颈。

不断的休息、无休止的会议、电话和任务切换——这些是任何公司环境中最常见的时间杀手。 但他们也可以潜入小型机构。 时间管理将帮助您反击并在您的团队中正确地重新分配时间、责任和智力资源。

时间管理对自由职业者和企业家的重要性

自行设定的最后期限可能很难满足。 您可以使用时间管理工具来获得更多信心、找到合适的工作节奏并保持积极性。 时间管理也可以用来防止倦怠。 自雇意味着有更多的压力和责任：没有稳定的薪水，没有福利，没有团队支持，也没有可预测的时间表。 时间管理技能带来了灵活性、纪律性和平衡性——每个独立工作者都需要的品质。

时间管理对学习和自我发展的重要性

为讲座、在线课程和研讨会腾出空间并非易事。 时间管理的好处是你会在学习和日常生活之间找到平衡。

在一整天的工作后进行标准的学习课程已经很困难了，但不要放弃它——只是尝试探索其他选择。 例如，通过时间管理，您可以拆分该会话或更改时间。 不要害怕尝试调度。

让我们仔细看看一些时间管理原则、技巧和策略，以帮助您处理不同的任务而不会失去理智。

时间管理的关键原则

拖延和缺乏组织有很多方面。 用这些通用的时间管理原则来认识它们。 这些是掌握时间的第一步。 您可以将其中一些以各种工具、应用程序和软件的形式整合到您的工作流程中。

查看我们的时间管理清单以开始使用：

1. 具体说明您的计划和目标。 如果您没有要达到的最后期限或要达到的里程碑，就很难管理时间。 对于企业家和自由职业者来说尤其如此。 为您的所有目标指定“谁”、“时间”和“地点”。 你的计划越扎实，就越难偏离它。
2. 优先考虑任务和项目。 写下你需要完成的每一项任务，然后把它们分成三类：每月、每周和每天的任务。 在您制定计划时，它将为您提供背景和观点。
3. 将计划保留在您的手机上，而不是在您的脑海中。 用您选择的计划器（例如 Google 日历）替换手上杂乱无章的便签和笔记。 把事情写下来仍然是跟踪它们的最可靠方法。 通过适量的通知，您不会错过任何内容。
4. 明智地使用您的创意阶段。 找出你什么时候最有创造力，并把这段时间视为神圣。 让自己远离任何干扰。 使用静音模式和应用程序拦截器来引导您的注意力。
5. 少做决定。 决策过程消耗能量，导致精神疲惫，即“决策疲劳”。 回复电子邮件还是让它挂起？ 思考这些琐碎的事情最终很少有回报。 通过提出一套规则来消除不必要的选择。
6. 信任和委托。 学会让您的要求一目了然，并公开表达您的需求。 非暴力沟通方法可能有助于在您的工作场所建立有效和相互尊重的关系。

还有一些不要牢记：

1. 不要一心多用。 当你瘦身时，你的工作效率会下降 40%。 一心多用的危险是真实存在的，所以总是专注于一个动作。
2. 不要立即回复电子邮件。 如果您的工作并不意味着应对紧急情况，那么您最好每天只查看两到三次电子邮件。
3. 不要对所有事情都说“是”。 当你已经超负荷工作时，每一个“是”要么意味着下班后工作，要么对未来可能更重要的事情说不。
4. 不要过度。 始终给自己留出时间充电，即使它不在您的待办事项清单上。 不要把蜡烛两端都烧掉。 毕竟，一些观察表明，即使是机器人和计算机有时也会拖延。

8种流行的时间管理技巧

以下是您需要了解的最流行和最有效的时间管理技巧。 尝试一下，找出最适合您的个性和工作方式的方法。

看板

虚拟板和卡片可帮助您可视化您的工作并在项目经过不同阶段时对其进行跟踪。 快速浏览一下董事会应该足以检查您当前的进度。 使用数字版本，绩效指标是透明的：您可以提取有关项目各个部分的生产力和时间的数据。

无需使用特定的应用程序 — 到目前为止，许多平台在其标准工具包中都包含看板。 模板易于排列、重命名和填写。

板子反映现有的工作流程，卡片代表任务。 看板本身可以非常简单，但您可以为大型项目在不同的看板之间创建层次结构。 您会得到一个干净的表格，而不是长而无结构的列表，分为“待办事项”、“进行中”、“暂停/测试”和“完成”。

艾森豪威尔矩阵

这种时间管理技术可帮助您根据紧迫性和重要性来决定任务并确定其优先级。 使用艾森豪威尔矩阵，可以轻松检测不太紧急的任务并委派或推迟它们。

典型的艾森豪威尔矩阵看起来像这样：四个明亮、对比鲜明的象限，有时伴随着紧迫性和重要性的规模。

按紧急程度和重要性对任务进行排序可创建四个类别：

1. 重要且紧急=先做。
2. 重要但不紧急=安排它。
3. 紧急但不重要 = 委托。
4. 不紧急和不重要=放弃它。

番茄工作法

使用计时器将您的工作分成多个时间间隔，每个时间间隔 25 分钟，中间有短暂的休息时间。 让自己沉浸在任务中并努力工作，直到番茄钟响起。 在四块工作时间后休息更长时间。 这种技术对注意力持续时间短的人很有用。

您可以选择 100% 正品并购买一个真正的番茄形状的厨房定时器，或者以应用程序的形式使用番茄钟定时器——有很多可供选择。

有些人不喜欢强制休息，而是喜欢不停地保持流动。 如果你是其中之一，你可能想看看下一个技术。

流动时间技术

只承诺一项任务，记录开始工作的时间。 不要使用计时器； 需要时休息一下。 这需要比番茄钟时间管理技术更多的纪律，因为你必须区分疲倦和无法集中注意力。

选择您喜欢的任何追踪器，甚至可以拿起旧笔和纸。 但在线版本更好，因为它总是诚实和透明的。

记录您的结束时间、休息时间和工作时间。 时间跟踪将帮助您找到一天中效率最高和效率最低的阶段，以及您的平均注意力持续时间。

时间盒

这种时间管理技术建议提前为任务分配固定的时间块，然后在该时间范围内完成任务。 时间盒是治疗拖延症的方法，因为它会产生紧迫感。

使用颜色区分任务，以便能够立即掌握大局。

一个时间盒可能需要 20 分钟甚至三个星期。 在时间框结束时，应该完成工作。 如果没有，请查看流程并找出您错过任何截止日期的确切原因。 时间盒适用于任何可以标记日历的计划器。

时间阻塞

与时间盒不同，这种方法强加了执行任务的必要性，而不是它的最后期限。 通过阻止一定数量的时间，您将所有时间都用于一项任务。 不允许进行其他活动； 留给他们以后。

时间阻塞让你的日程看起来不那么混乱； 时间段是明确定义的。

这是一种简单而强大的时间管理技术，尤其是当您的家庭办公室周围有太多干扰时。 这样，您可以留出您的个人时间，甚至是休闲时间。 让您的家人或同事知道他们何时可以再次与您联系。

子弹日记

在一个笔记本中跟踪所有内容。 典型的子弹日记通常包括日历和待办事项列表、长期计划、月度计划、每周计划、电子表格、条形图等。 与简单的表格相比，这是一种更细致但更令人兴奋的任务组织方式。

它不一定是文字笔记本。 您可以跨设备同步数字版本，并在白天添加一些亮点、想法甚至绘图。

使用可定制的数字子弹日记，您可以尝试不同的布局并根据您的活动生成图表。 这是一个无限的组织系统，可以收集您的想法、目标、想法和计划。

吃青蛙

另一个拖延杀手。 这种时间管理技巧就是先“吃掉”一天中最难或最重要的任务。 把它变成一种习惯，你会惊讶于你的精神资源变得多么集中。 这种技术让您体验到胜利，并让您在一天的剩余时间里保持动力。

这个时间管理术语是在 2001 年由广受赞誉的演说家和畅销书作家布赖恩·特雷西创造的。 他在《吃掉那只青蛙！ 停止拖延并在更短的时间内完成更多工作的二十一种好方法。”

有些人还使用“先吃苍蝇”的原则，这意味着从最小的任务开始，以获得初步的成就感。

日常工作的时间管理工具

谈到社交媒体应用程序时，“少即是多”应该是您的座右铭，但时间管理工具实际上颠覆了这一原则。 您可以使用更多智能应用程序，从而减少在屏幕前的时间。

体位法

Asana 简化了基于团队的工作管理，保持工作流程顺畅运行，并提供出色的生产力工具，如看板、时间表、跟踪器。 您可以使用这一协作工具管理所有项目。 Asana 与 Slack、Google Drive、Outlook、Gmail、Zoom、Microsoft Teams 等集成。

Asana 的好处是一切都触手可及——无需额外的点击或点击。 您可以轻松地从板视图切换到日历或时间线。 同时处理多个项目，同时保持工作区干净整洁。

体位法还有许多其他好处：

• 启动项目、讨论任务或集思广益的对话；
• 高级搜索和报告；
• 优先自定义字段和状态更新；
• 与 Salesforce、Adobe Creative Cloud、Tableau、Power BI 的高级集成；
• CSV 导入器可以轻松地将数据导入任何项目；
• Gmail 插件可直接从您的收件箱同步和使用 Asana。

Asana 提供四种定价计划和 30 天免费试用：

1. 基本为个人或小团队。 永远免费。
2. 团队和机构的溢价。 每位用户每月收费 10.99 美元，按年收费，每月收费 13.49 美元。
3. 团队和公司的业务。 每位用户每月收费 24.99 美元，按年收费，每月收费 30.49 美元。
4. 企业的大公司。 联系销售人员以查看确切价格。

周一

Monday 是一个强大的工作空间平台，可适应任何需求并自动执行日常操作。 它非常适合所有流程和行业。 该平台提供灵活的项目管理选项、无缝通信和各种时间管理工具。 星期一可以成为您全职工作的公司组织者。

首先创建一个新的、完全可定制的板。 然后添加拖放构建块——星期一应用程序，作为平台的扩展。

用无代码自动化替换所有例程，并保持可交付成果和截止日期。 并且不要忘记集成您最喜欢的 Dropbox、Slack、MS Teams、Zapier、Zoom、Google Drive 和其他工具。

周一为不同的企业推荐了现成的可定制模板：

• 软件开发;
• 它;
• 营销;
• 设计;
• 建造;
• 销售量;
• 人力资源部。

周一有四个定价计划和 14 天免费试用：

1. 最多三个用户的基本。 每位用户每月收费 8 美元，按年收费，每月收费 10 美元。
2. 团队和机构的标准。 每个用户每月收费 10 美元，按年收费，每月收费 12 美元。
3. 临团队和公司。 每位用户每月收费 16 美元，按年收费，每月收费 20 美元。
4. 企业的大公司。 联系销售人员以查看确切价格。

自由营

Freedcamp 为您的整个团队提供任意数量项目的无限存储空间。 它不是严格以工作为导向的； 您可以使用该平台来管理您的个人计划。 看板、图表、跟踪器、里程碑 — Freedcamp 应有尽有。

Freedcamp 提供了一些高级附加功能，例如问题跟踪器、CRM、发票、项目模板、wiki 编辑、私有云、双因素身份验证、闪电般的支持等等。 Freedcamp 与 Zapier、Dropbox、Google Drive、One Drive 等工具连接。

Freedcamp 有四个定价计划和 14 天免费试用：

1. 个人和团队免费。 永远免费。
2. 团队和机构的极简主义。 每位用户每月收费 1.49 美元，按年收费，每月收费 2.49 美元。
3. 团队和公司的业务。 每位用户每月收费 7.49 美元，按年收费，每月收费 8.99 美元。
4. 企业的大公司。 16.99 美元起。 联系销售人员以查看确切价格。

证明中心

ProofHub 可帮助您计划、协作、组织和交付项目。 该平台提供无摩擦的用户体验和交流。 您可以可视化工作流程、确定任务优先级、分配角色等。

使用讨论主题，而不是无尽的电子邮件线程。 确保探索所有日历功能，例如重复任务、自动提醒和多个视图。 并尝试通过单击获取详细的项目报告。

一些附加功能是：

• 几乎没有学习曲线；
• 对话和快速群聊；
• 私人任务列表、文件和讨论；
• 项目模板和申请表；
• 与 Freshbooks、Google 日历、iCal、Box、Dropbox、Google Drive 和 OneDrive 集成。

ProofHub 没有每用户费用、14 天免费试用和简单的固定价格计划：

1. 对个人和团队必不可少。 每月收费 45 美元，按年收费，每月收费 50 美元。
2. 团队和机构的终极控制。 每月收费 89 美元，按年收费，每月收费 99 美元。

再会

GoodDay 是一个工作管理平台，汇集了用于精确规划、项目和产品管理的最佳工具。 设定您的业务目标、制定策略、遵循流程并分析您的进度。

使用树状层次结构构建完美的工作区，并使用自定义模板、状态、字段和标签为其增添趣味。 GoodDay 支持敏捷策略，并允许您在冲刺中工作、创建 Scrum 点并使用高级敏捷板视图。

GoodDay 有三个定价计划：

1. 最多 15 个用户免费，不收费。
2. 专业版，最多可容纳 250 个用户。 每位用户每月收费 4 美元，按年收费，每月收费 6 美元。
3. 无限数量用户的企业。 联系销售人员计算价格。

用于计划的时间管理工具

待办事项

Todoist 是一款友好的任务管理器，可帮助您掌控一切。 它提供了需要完成的所有事情的清晰视图，而不会让您感到不知所措。 界面绝对直观和支持。

最近，Todoist 在其功能列表中添加了 Boards，现在该平台有望成为您的第二个（也是更可靠的）大脑。 它为工作和生活提供了一个强大而简单的组织框架，“没有其他应用程序的复杂性和成本。”

事实上，它提供了很多东西：

• 针对不同目标的现成模板；
• 子任务；
• 生产力趋势；
• 提醒；
• 完全个性化；
• 与您的电子邮件、日历和文件的连接；
• 自动备份；
• 标签和过滤器。

Todoist 提供三种定价方案：

1. 初学者免费。
2. 专业人士的保费为每月 3 美元，按年计费，按月计费 4 美元。
3. 团队业务，每位用户每月 5 美元，按年计费，按月计费 6 美元。

印象笔记

Evernote 是一款功能强大的工具，可帮助您保存、查找和安排想法、计划和笔记。 您可以将图像、音频、扫描件、PDF 和文档添加到笔记中。 它有多种格式化工具来表达您的思维方式。

下面是 Evernote 中笔记的外观：

该工具的更多优点包括：

• 实时建议；
• 后台同步和自动应用更新；
• 一个干净、现代的界面。

Evernote 为您提供 14 天免费试用，然后您可以选择以下三个计划之一：

1. 最多两台设备的基本版永远免费。
2. 无限数量设备的高级费用为每月 7.99 美元。
3. 更多行政和管理功能的业务每月费用为 14.99 美元。

埃利西

Elisi 是一个简单的跨设备子弹日记应用程序，它始终与您同在。 该应用程序有移动版和桌面版。 使用 Elisi，您可以立即安排任务、跟踪活动和费用、创建列表、保存快速笔记。 它还反映了您的新习惯并提醒您遵循它们。

Elisi 的界面如下所示：

您可以免费使用该应用程序。

保持专注的时间管理工具

阴霾笼罩

HazeOver 可帮助您消除分心并专注于您当前的任务，通过为您当前不需要的所有背景窗口着色。 您可以随时打开和关闭它。 缺点是此应用程序仅适用于 MacOS。

您可以免费试用 HazeOver。 完整版售价 9.99 美元。

写！

写！ 是一款无干扰写作的文本编辑器。 独特的功能：整洁的界面、黑暗模式、可配置的自动完成、智能拼写检查。 但最重要的选项是它的焦点模式——除了你正在处理的段落之外，你可以淡出所有段落。

将您的工作流程拆分为写作会话，一键分享您的工作，并将您的所有文本备份到 Secure Cloud。 最重要的是：您可以通过选择一种文本样式来使文本具有专业外观。 该应用程序适用于 Windows 和 MacOS。

写！ 售价 24.95 美元。 您可以通过 7 天退款保证获得全额退款。

时间跟踪工具

切换轨道

Toggl Track 提供轻松的时间跟踪和报告。 可在线、离线或随时随地使用。 Toggl 是为个人和小团队以及大公司创建的。

正如我们之前提到的，这个应用程序可以用于时间流或番茄工作法。 但是，您也可以将其用作高级日历。 生成报告，与团队成员和客户共享和讨论您的工作流程。

Toggl 慷慨地建议 30 天免费试用和四个定价计划：

1. 最多五个用户免费。 永远免费。
2. 入门的小团队。 每位用户每月收费 9 美元，按年收费，每月收费 10 美元。
3. 多支球队的溢价。 每位用户每月收费 18 美元，按年收费，每月收费 20 美元。
4. 具有自定义定价的复杂组织的企业。

及时

及时捕获您的工作流程和 AI，以根据该数据起草准确的时间表。 该应用程序有助于为您的一天创建一个可靠的时间表。 对于团队合作，Timely 提供实时 KPI 跟踪和 1000 多个集成选项。 该工具使进度可见，但尊重每个人的隐私。

Timely 提供 14 天免费试用和四个定价计划：

1. 入门长达三队。 每位用户每月收费 8 美元，按年收费，每月收费 10 美元。
2. 无限团队的溢价。 每位用户每月收费 14 美元，按年收费，每月收费 18 美元。
3. 无限的团队和功能无限。 每位用户每月收费 20 美元，按年收费，每月收费 26 美元。
4. 具有自定义定价的复杂组织的企业。

时钟化

Clockify 是一个流行的团队空闲时间跟踪器和时间表应用程序。 它跟踪生产力、出勤率、计费时间，并以仪表板、状态和图表的形式将它们可视化。 该平台还提供了 40 多个集成选项和自己的服务器，以实现最大的安全性。 Clockify 界面看起来干净和临床，没有额外的按钮。

该应用程序是免费的。 您可以添加无限数量的用户。

每天节省时间

眨眼师

Blinkist 以易于理解的格式提供顶级非小说类小说的摘要。 在任何设备上，在大约 15 分钟内阅读或聆听畅销书的主要观点。 它还具有独家节目、播客和全长有声读物。

Blinkist 提供 7 天免费试用、礼品卡和两个定价计划：

1. 个人保费为每月 7.49 美元，每年收费，每月收费 14.99 美元。
2. 价格取决于用户数量的团队的溢价。

口袋

Pocket 是一种有用的工具，可以保存任何类型的内容：文章、视频和来自任何出版物、页面或应用程序的材料。 如果您不想陷入书签的混乱中，这是最好的解决方案。

有两种使用 Pocket 的方法：

1. 免费提供所有必需品。 永远免费。
2. 包含所有必需品以及无广告界面和更多功能的高级版。 每月 4.99 美元，每年 44.99 美元。

如果这个那么那个

IFTTT 在您的应用程序和设备之间建立安全连接。 在手机上轻轻一按即可关灯，只需进入您的智能家居即可订购披萨，让您的语音助手发送电子邮件等等。 650 多个品牌和服务已经使用 IFTTT 来安全地相互连接。

IFTTT 提供两种定价方案：

1. 对于具有自定义价格的个人。
2. 商业价格从每年 199 美元起。

如何在生活中实施时间管理策略

从小处开始，不要忘记一路玩得开心。 每次番茄钟计时器响起时，您都不必将所有日常活动都填入 Google 日历或从椅子上跳起来。 最好的时间管理技术是压力最小的技术。

与客户的沟通也可能非常耗时。 使用 SendPulse 的现成自适应模板，在几分钟内减轻痛苦并创建令人信服的电子邮件。 想要更进一步并做出独特的东西吗？ 从头开始创建您自己的电子邮件模板将花费不到半小时的时间。