Estimación del tiempo en la gestión de proyectos: consejos y técnicas

“Si tan solo hubiera más tiempo”, dice el lamento. Los gerentes de proyecto cantan esta triste canción, pero no esperen que el coro se una. Cumplir con el cronograma del proyecto es una de las tres puntas de la triple restricción.

El tiempo gobierna todos los proyectos. Es de suma importancia para todos los involucrados, desde las partes interesadas hasta los miembros del equipo. El reloj siempre está corriendo. Lo mejor que puede hacer un gerente de proyecto es desarrollar una estimación de tiempo precisa de cuánto tiempo llevará completar satisfactoriamente el proyecto.

La estimación del tiempo importa

Un estudio de 2018 realizado por el Project Management Institute (PMI) indicó que la mala estimación del tiempo es la causa raíz del 25 por ciento de los proyectos fallidos. Con esas probabilidades, quien pueda descubrir cómo detener el reloj será un súper gerente de proyectos.

Si bien puede ser imposible detener el tiempo, es posible superar su enfoque inminente en lo que respecta al final del proyecto. Mirar hacia el futuro para determinar cuánto tiempo tomará completar las tareas del proyecto permite hacer una estimación. Pero no es brujería, son técnicas de gestión de proyectos bien ejecutadas.

Entonces, ¿cuáles son algunos de esos consejos y técnicas para una mejor estimación del tiempo? Van de lo simple a lo complejo. Hemos enumerado algunos de los probados y verdaderos a continuación. Vea cuáles funcionan mejor con su estilo de gestión de proyectos.

No caiga en la falacia de la planificación

La falacia de planificación se refiere a una tendencia psicológica de las personas a subestimar la cantidad de tiempo que llevará completar una tarea. Las personas a menudo se olvidan de tomar datos históricos en sus cálculos y solo piensan en lo que se debe hacer, lo que hace que las estimaciones estén mal informadas.

Los contratiempos de estimación generalmente son causados ​​​​por dos factores: datos históricos (no mirar hacia atrás cuánto tiempo tomó una tarea en el pasado) y suponer que no habrá obstáculos para complicar el camino a seguir. Este último se define por otro término psicológico, sesgo de optimismo.

La lección principal que debemos aprender de todos estos perfiles psicológicos es que nuestro instinto es un pobre estimador del tiempo. Los gerentes de proyecto pueden tener en cuenta la intuición, pero es mejor haber respaldado un cronograma con datos duros. Echemos un vistazo más de cerca a un par de estos tipos de datos duros.

Información histórica

Primero están los datos históricos, que es solo una forma elegante de decir: no eres la primera persona en hacer esto. Así que mire hacia atrás en ejemplos anteriores y vea cuánto tiempo tomaron. Más que anecdóticos, los datos históricos son información sobre eventos pasados ​​y circunstancias relacionadas con un tema determinado. El análisis de estos datos es informativo.

Los datos históricos también son amplios. Es una amplia red en torno a cualquier tema con el que se relacione. Aquí puede haber una variedad de información, desde comunicados de prensa hasta informes financieros, archivos de registro y documentación de proyectos y productos.

Para tener una estimación de tiempo consistente, los datos históricos son importantes, pero no son baratos. La recopilación de datos históricos cuesta dinero, tiempo y esfuerzo. Pero incluso una pequeña cantidad de datos históricos es mejor que nada, ya que apunta a un precedente y puede guiar la planificación en un camino que es más preciso en términos de estimación del tiempo que llevará completar el proyecto.

Sepa lo que necesita hacer

Sin embargo, los datos históricos solo funcionan si un gerente de proyecto se reúne de antemano con las partes interesadas y tiene una comprensión clara de cuáles son, de hecho, las metas y los objetivos del proyecto. Este es solo el primer paso hacia una comprensión completa del proyecto.

Hay muchas herramientas que pueden ayudar a identificar las tareas necesarias para completar el proyecto con éxito y puede surgir un cronograma más preciso. Solo una de esas herramientas es una estructura de descomposición del trabajo (WBS), que es una forma de tomar los entregables del proyecto y dividirlos en pequeñas tareas. Esto no solo hace que el trabajo sea más manejable; ayuda con las estimaciones de tiempo.

Seguimiento del tiempo a fondo

Pero un proyecto no es solo ejecutar tareas. Hay otras actividades, aparentemente insignificantes, que consumen tiempo. No olvide incluir el tiempo que llevará realizar las reuniones, tanto con el equipo como para informar a las partes interesadas. También hay comunicaciones en general, pruebas y otras actividades que ocurren en el transcurso de las fases del proyecto.

Considere usar el software de hoja de tiempo de ProjectManager.com para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a su proyecto. De esta manera puedes hacer mejores estimaciones para futuras tareas y proyectos. Además, cuando se incorpora a su software de gestión de proyectos más grande, esta vez los datos se sincronizan con todas sus otras herramientas de gestión de proyectos.

Hable con los expertos

Puede hacer muchas estimaciones por su cuenta e incluso buscar datos históricos para ubicar su proyecto en un contexto más amplio, pero la estimación del tiempo no debe hacerse de forma aislada. Hablar con una persona que ha trabajado en proyectos similares descubrirá matices y detalles que no se encuentran en los datos secos.

Los expertos son geniales, pero puede haber gente cerca, sin explotar. Estamos hablando de sus colegas. Los equipos se ensamblan por conocimientos y experiencia. Hable con ellos, haga una lluvia de ideas, escuche sus ideas y preocupaciones.

Es probable que los miembros del equipo hayan realizado proyectos similares y hayan resuelto problemas que podrían haberlos desviado en el pasado. Pueden darle ideas sobre una planificación eficiente y efectiva, incluida una mejor idea de cuánto tiempo llevará todo.

Estimación ascendente y descendente

La estimación de abajo hacia arriba consiste en dividir las tareas más grandes en tareas más pequeñas y detalladas. Luego, estima cuánto tiempo le llevará completar cada tarea. La estimación del tiempo a nivel granular también aumenta la precisión.

La estimación de arriba hacia abajo es un análisis en el que primero desarrolla una descripción general de la línea de tiempo esperada. Luego, utilizando proyectos anteriores, experiencia y datos históricos como guía, determine cuál es el tiempo estimado.

Ambas técnicas de estimación de tiempo funcionan bien juntas. Compare los resultados de ambos y tendrá una estimación aún más precisa del tiempo necesario para completar el proyecto. Si los dos no se alinean, no significa que uno o el otro estén equivocados, solo que debe refinar su estimación.

IMPERTINENTE

PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas) proviene de la Marina de los EE. UU., donde se utilizó para estimar el tiempo que llevaría desarrollar misiles balísticos. Lo que hace PERT es gestionar probabilidades.

Comienza con una WBS, que divide las tareas en actividades más pequeñas, que luego se coloca en un diagrama de Gantt. Al comparar diagramas PERT con diagramas de Gantt, en un diagrama de Gantt, las tareas dependientes (tareas que no pueden comenzar hasta que finalice otra) están vinculadas. Cada tarea es una línea en el diagrama de Gantt, comenzando en un punto y terminando en la finalización.

La fórmula de estimación del tiempo

Para cada una de estas actividades estime estos tiempos:

• tiempo optimista (O): lo más rápido que se puede completar una actividad
• tiempo más probable (M): la fecha de entrega requerida por el gerente del proyecto
• tiempo pesimista (P): la mayor cantidad de tiempo dado para terminar la actividad

Para calcular cuánto tiempo tomará la actividad, complete esta ecuación, donde E representa el tiempo esperado para completarla:

E = (O + 4M + P)/6

Para calcular la varianza, siendo V la varianza, use esta ecuación:

V=[(P – O)/ 6]^2

Después de calcular E y V para cada actividad, sume los Es y tendrá una estimación precisa del tiempo para completar el proyecto.

Uso de ProjectManager.com para la estimación del tiempo

Para una mayor precisión al cargar los datos iniciales, utilice el diagrama de Gantt en línea de ProjectManager.com. Vincular tareas dependientes es fácil. Editar la duración de la tarea es tan simple como arrastrar y soltar la línea de tiempo. Incluso puede calcular automáticamente la ruta crítica.

Una vez que tenga un presupuesto y esté listo para comenzar el proyecto, ya se encuentra en un software de gestión de proyectos sólido con actualizaciones de estado en tiempo real, asignación de tareas fácil y una plataforma colaborativa para ayudar a los equipos a comunicarse y trabajar juntos de manera más productiva.

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que mantiene a los directores de proyectos, equipos y partes interesadas trabajando juntos de manera más eficiente. Los diagramas de Gantt en línea agregan herramientas de colaboración a la programación y un tablero en tiempo real recopila datos a medida que se actualizan, que luego muestra las métricas del proyecto que son fáciles de filtrar y compartir. Realice una prueba gratuita de 30 días y vea cómo puede ayudarlo a calcular mejor el tiempo de sus proyectos.