Estimasi Waktu dalam Manajemen Proyek: Tips & Teknik

“Kalau saja ada lebih banyak waktu,” ratapnya. Manajer proyek menyanyikan lagu sedih ini, tetapi jangan berharap paduan suara ikut bergabung. Mengikuti jadwal proyek adalah salah satu dari tiga cabang dari batasan rangkap tiga.

Waktu mengatur semua proyek. Ini sangat penting bagi semua orang yang terlibat, mulai dari pemangku kepentingan hingga anggota tim. Jam selalu berdetak. Yang terbaik yang dapat dilakukan manajer proyek adalah mengembangkan perkiraan waktu yang akurat untuk berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan memuaskan.

Estimasi Waktu Penting

Sebuah studi 2018 oleh Project Management Institute (PMI) menyatakan bahwa perkiraan waktu yang buruk adalah penyebab utama 25 persen proyek gagal. Dengan peluang itu, siapa pun yang dapat menemukan cara untuk menghentikan waktu akan menjadi manajer proyek yang super.

Meskipun mungkin tidak mungkin untuk menghentikan waktu, adalah mungkin untuk mengatasi pendekatan yang akan datang karena berkaitan dengan akhir proyek. Melihat ke masa depan untuk menentukan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas proyek memungkinkan untuk melakukan estimasi. Tapi itu bukan sihir, itu teknik manajemen proyek yang dijalankan dengan baik.

Jadi, apa saja tips dan teknik untuk estimasi waktu yang lebih baik? Mereka berjalan dari yang sederhana ke yang kompleks. Kami telah mencantumkan beberapa yang dicoba dan benar di bawah ini. Lihat mana yang paling sesuai dengan gaya manajemen proyek Anda.

Jangan Terjebak pada Kekeliruan Perencanaan

Kekeliruan perencanaan mengacu pada kecenderungan psikologis orang untuk meremehkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Orang sering lalai untuk memasukkan data historis ke dalam perhitungan mereka dan hanya memikirkan apa yang harus dilakukan, yang membuat estimasi menjadi kurang informasi.

Kesalahan estimasi biasanya disebabkan oleh dua faktor: data historis (gagal melihat kembali berapa lama tugas telah dilakukan di masa lalu) dan membuat asumsi bahwa tidak akan ada hambatan untuk memperumit jalan ke depan. Yang terakhir ini didefinisikan dengan istilah psikologis lain, bias optimisme.

Pelajaran utama untuk dipelajari dari semua profil psikologis ini adalah bahwa usus kita adalah penaksir waktu yang buruk. Manajer proyek dapat mempertimbangkan intuisi, tetapi lebih baik mencadangkan jadwal dengan data keras. Mari kita lihat lebih dekat beberapa jenis data keras ini.

Data historis

Pertama adalah data historis, yang merupakan cara mewah untuk mengatakan: Anda bukan orang pertama yang melakukan ini. Jadi lihat kembali contoh masa lalu dan lihat berapa lama waktu yang dibutuhkan. Lebih dari sekadar anekdot, data historis adalah informasi tentang peristiwa dan keadaan masa lalu yang terkait dengan subjek tertentu. Analisis data ini informatif.

Data historis juga luas. Ini adalah jaring lebar di sekitar subjek apa pun yang terkait. Ada berbagai informasi, di sini, dari siaran pers hingga laporan keuangan, file log, dan dokumentasi proyek dan produk.

Untuk mendapatkan estimasi waktu yang konsisten, data historis penting, tetapi tidak murah. Mengumpulkan data historis membutuhkan uang, waktu, dan tenaga. Tetapi bahkan sejumlah kecil data historis lebih baik daripada tidak sama sekali, karena menunjukkan preseden dan dapat mengarahkan perencanaan pada jalur yang lebih akurat dalam hal memperkirakan waktu yang dibutuhkan proyek untuk diselesaikan.

Ketahui Apa yang Perlu Dilakukan

Namun, data historis hanya berfungsi jika manajer proyek bertemu terlebih dahulu dengan para pemangku kepentingan dan memiliki pemahaman yang jelas tentang apa sebenarnya tujuan dan sasaran proyek tersebut. Ini hanyalah langkah pertama menuju pemahaman penuh tentang proyek ini.

Ada banyak alat yang dapat membantu mengidentifikasi tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses dan jadwal yang lebih akurat dapat muncul. Salah satu dari alat tersebut adalah struktur rincian kerja (WBS), yang merupakan cara untuk mengambil hasil proyek dan memecahnya menjadi tugas-tugas kecil. Ini tidak hanya membuat pekerjaan lebih mudah diatur; ini membantu dengan perkiraan waktu.

Lacak Waktu dengan Teliti

Tetapi sebuah proyek tidak hanya menjalankan tugas. Ada kegiatan lain, yang tampaknya tidak penting, yang memakan waktu. Jangan lupa sertakan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan rapat, baik dengan tim maupun pelaporan kepada pemangku kepentingan. Ada juga komunikasi secara umum, pengujian dan aktivitas lain yang terjadi selama fase proyek.

Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak absen ProjectManager.com untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk proyek Anda. Dengan cara ini Anda dapat membuat estimasi yang lebih baik untuk tugas dan proyek di masa mendatang. Selain itu, ketika dimasukkan ke dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda yang lebih besar, kali ini data disinkronkan dengan semua alat manajemen proyek Anda yang lain.

Bicaralah dengan Pakarnya

Anda dapat melakukan banyak estimasi sendiri, dan bahkan mencari data historis untuk menempatkan proyek Anda dalam konteks yang lebih besar, tetapi estimasi waktu tidak boleh dilakukan secara terpisah. Berbicara dengan seseorang yang telah mengerjakan proyek serupa akan mengungkap nuansa dan detail yang tidak ditemukan dalam data kering.

Para ahli memang hebat, tetapi mungkin ada orang-orang yang dekat, yang belum dimanfaatkan. Kami sedang berbicara tentang rekan-rekan Anda. Tim dikumpulkan untuk keahlian dan pengalaman. Bicaralah dengan mereka, bertukar pikiran, dengarkan ide dan kekhawatiran mereka.

Kemungkinan anggota tim telah melakukan proyek serupa dan telah menyelesaikan masalah yang mungkin mengalihkan mereka di masa lalu. Mereka dapat memberi Anda pemikiran tentang perencanaan yang efisien dan efektif, termasuk pemahaman yang lebih baik tentang berapa lama semuanya akan berlangsung.

Estimasi Bottom-Up dan Top-Down

Estimasi bottom-up adalah memecah tugas yang lebih besar menjadi tugas yang lebih kecil dan lebih rinci. Kemudian Anda memperkirakan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Memperkirakan waktu pada tingkat granular juga meningkatkan akurasi.

Estimasi top-down adalah analisis di mana Anda pertama kali mengembangkan ikhtisar garis waktu yang diharapkan. Kemudian menggunakan proyek masa lalu, pengalaman dan data historis sebagai panduan, tentukan berapa perkiraan waktunya.

Kedua teknik perkiraan waktu bekerja sama dengan baik. Bandingkan hasil dari keduanya, dan Anda akan memiliki perkiraan waktu yang lebih akurat yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Jika keduanya tidak sejalan, bukan berarti salah satunya salah, hanya saja Anda harus menyempurnakan perkiraan Anda.

NAKAL

PERT (Program Evaluation and Review Technique) berasal dari Angkatan Laut AS, yang digunakan untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan rudal balistik. Apa yang dilakukan PERT adalah mengelola probabilitas.

Ini dimulai dengan WBS, memecah tugas menjadi aktivitas yang lebih kecil, yang kemudian ditempatkan di bagan Gantt. Saat membandingkan Bagan PERT dengan Bagan Gantt, pada bagan Gantt, setiap tugas yang bergantung—tugas yang tidak dapat dimulai hingga yang lain selesai—ditautkan. Setiap tugas adalah garis pada bagan Gantt, dimulai pada satu titik dan berakhir pada penyelesaian.

Formula Estimasi Waktu

Untuk masing-masing kegiatan ini, perkirakan waktu berikut:

• waktu optimis (O): tercepat suatu kegiatan dapat diselesaikan
• waktu yang paling mungkin (M): tanggal pengiriman yang diperlukan manajer proyek
• waktu pesimis (P): jumlah waktu terlama yang diberikan untuk menyelesaikan kegiatan

Untuk mengetahui berapa lama aktivitas akan berlangsung, selesaikan persamaan ini, dengan E mewakili waktu penyelesaian yang diharapkan:

E = (O + 4M + P)/6

Untuk menghitung varians, dengan V menjadi varians, gunakan persamaan ini:

V=[(P – O)/ 6]^2

Setelah menghitung E dan V untuk setiap aktivitas, tambahkan Es, dan Anda memiliki perkiraan waktu yang akurat untuk penyelesaian proyek.

Menggunakan ProjectManager.com untuk Estimasi Waktu

Untuk meningkatkan akurasi saat mengunggah data awal, gunakan bagan Gantt online dari ProjectManager.com. Menghubungkan tugas yang bergantung itu mudah. Mengedit durasi tugas semudah menyeret dan melepaskan garis waktu. Anda bahkan dapat secara otomatis menghitung jalur kritis.

Setelah Anda memiliki perkiraan dan siap untuk memulai proyek, Anda sudah berada dalam perangkat lunak manajemen proyek yang tangguh dengan pembaruan status waktu nyata, penetapan tugas yang mudah, dan platform kolaboratif untuk membantu tim berkomunikasi dan bekerja sama secara lebih produktif.

ProjectManager.com adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang membuat manajer proyek, tim, dan pemangku kepentingan bekerja sama secara lebih efisien. Bagan Gantt online menambahkan alat kolaboratif ke penjadwalan dan dasbor waktu nyata mengumpulkan data saat diperbarui, yang kemudian menampilkan metrik proyek yang mudah difilter dan dibagikan. Ikuti uji coba 30 hari gratis dan lihat bagaimana hal itu dapat membantu Anda memperkirakan waktu pada proyek Anda dengan lebih baik.