プロジェクト管理における時間見積もり: ヒントとテクニック
公開: 2022-08-23「もっと時間があれば」と嘆く。 プロジェクト マネージャーはこの悲しい歌を歌いますが、コーラスが参加することを期待しないでください。プロジェクトのスケジュールを守ることは、三重制約の 3 つの側面の 1 つです。
時間はすべてのプロジェクトを支配します。 これは、利害関係者からチーム メンバーまで、関係者全員にとって最も重要です。 時計は常に時を刻んでいます。 プロジェクト マネージャーができる最善のことは、プロジェクトを満足のいくように完了するのにかかる時間を正確に見積もることです。
時間の見積もりに関する事項
Project Management Institute (PMI) による 2018 年の調査によると、失敗したプロジェクトの25%の根本的な原因は時間の見積もりが不十分であるということです。 これらの確率で、クロックを停止する方法を理解できる人は誰でも、スーパー プロジェクト マネージャーになるでしょう。
時間を止めることは不可能かもしれませんが、プロジェクトの終わりに関連する差し迫ったアプローチを克服することは可能です. 将来を見据えて、プロジェクト タスクを完了するのにかかる時間を見積もることができます。 しかし、それは魔術ではなく、うまく実行されたプロジェクト管理テクニックです。
では、時間の見積もりを改善するためのヒントやテクニックにはどのようなものがあるでしょうか? それらは単純なものから複雑なものまであります。 実証済みのいくつかを以下にリストしました。 あなたのプロジェクト管理スタイルに最も適したものを見つけてください。
計画の誤りに陥らないでください
計画の誤謬とは、タスクを完了するのにかかる時間を過小評価する心理的傾向を指します。 多くの場合、人々は過去のデータを計算に取り入れることを怠り、何をしなければならないかだけを考えます。
見積もりミスは、通常、2 つの要因によって引き起こされます。履歴データ (過去にタスクにかかった時間を振り返らないこと) と、今後の道筋を複雑にする障害物がないと仮定することです。 後者は、別の心理学的用語である楽観主義バイアスによって定義されます。
このすべての心理学的プロファイリングから学べる主な教訓は、私たちの腸は時間の推定が苦手だということです。 プロジェクト マネージャーは直感を考慮に入れることができますが、確実なデータでスケジュールをバックアップしておくことをお勧めします。 これらのタイプのハード データのいくつかを詳しく見てみましょう。
歴史的なデータ
1 つ目は過去のデータです。これは単なる派手な言い方です。これを行ったのはあなたが初めてではありません。 過去の例を振り返って、どれくらい時間がかかったのか見てみましょう。 過去のデータは単なる逸話ではなく、特定の主題に関連する過去の出来事や状況に関する情報です。 このデータの分析は有益です。
過去のデータも幅広いです。 それは、それが関連するあらゆる主題の周りの広いネットです. ここには、プレス リリースから財務報告書、ログ ファイル、プロジェクトおよび製品のドキュメントまで、さまざまな情報が含まれています。
一貫した時間を見積もるには、履歴データが重要ですが、安くはありません。 履歴データの収集には、費用、時間、および労力がかかります。 しかし、少量の履歴データであっても、前例を示し、プロジェクトの完了にかかる時間を見積もるという点でより正確なパスに基づいて計画を立てることができるという点で、何もないよりはましです。
何を成し遂げる必要があるかを知る
ただし、履歴データは、プロジェクト マネージャーが利害関係者と事前に会い、実際のプロジェクトの目標と目的を明確に理解している場合にのみ機能します。 これは、プロジェクトを完全に理解するための最初のステップにすぎません。
プロジェクトを成功裏に完了するために必要なタスクを特定するのに役立つ多くのツールがあり、より正確なスケジュールを作成できます。 これらのツールの 1 つに、プロジェクトの成果物を小さなタスクに分割する方法である作業分解構造 (WBS) があります。 これにより、作業がより管理しやすくなるだけではありません。 時間の見積もりに役立ちます。
時間を徹底的に追跡する
しかし、プロジェクトはタスクを実行するだけではありません。 他にも、一見取るに足らない活動があり、時間を浪費します。 チームとのミーティングと利害関係者への報告の両方にかかる時間を含めることを忘れないでください。 また、プロジェクト フェーズの過程で発生する一般的なコミュニケーション、テスト、およびその他のアクティビティもあります。
ProjectManager.com のタイムシート ソフトウェアを使用して、プロジェクトに費やされた時間を追跡することを検討してください。 このようにして、将来のタスクやプロジェクトの見積もりをより適切に行うことができます。 さらに、大規模なプロジェクト管理ソフトウェアに組み込むと、今度はデータが他のすべてのプロジェクト管理ツールと同期されます。
専門家に相談する
自分で多くの見積もりを行うことができ、プロジェクトをより大きなコンテキストに配置するために履歴データを探すこともできますが、時間の見積もりは単独で行うべきではありません。 同様のプロジェクトに携わったことのある人と話すと、ドライデータには見られないニュアンスや詳細が明らかになります。
専門家は素晴らしいですが、近くに未開拓の人がいる可能性があります。 私たちはあなたの同僚について話しています。 チームは、専門知識と経験のために編成されます。 彼らと話し、ブレインストーミングを行い、彼らの考えや懸念に耳を傾けてください。
チーム メンバーが同様のプロジェクトを実行し、過去に脇道にそれた可能性のある問題を解決した可能性があります。 効率的で効果的な計画についての考えを与えてくれます。これには、すべてにかかる時間をよりよく理解することが含まれます。
ボトムアップとトップダウンの見積もり
ボトムアップ見積もりは、大きなタスクをより小さく、より詳細なタスクに分割します。 次に、各タスクを完了するのにかかる時間を見積もります。 詳細なレベルで時間を見積もると、精度も向上します。
トップダウン見積もりは、最初に予想されるタイムラインの概要を作成する分析です。 次に、過去のプロジェクト、経験、および履歴データをガイドとして使用して、時間の見積もりを決定します。
両方の時間見積もり手法は、うまく連携して機能します。 両方の結果を比較すると、プロジェクトの完了に必要な時間をさらに正確に見積もることができます。 2 つが一致しない場合でも、どちらかが間違っているという意味ではなく、見積もりを調整する必要があるだけです。
パート
PERT (Program Evaluation and Review Technique) は、米国海軍に由来し、弾道ミサイルの開発にかかる時間を見積もるために使用されました。 PERT が行うことは、確率を管理することです。
それは WBS から始まり、タスクをより小さな活動に分解し、それをガント チャートに配置します。 PERT チャートとガント チャートを比較すると、ガント チャートでは依存タスク (別のタスクが完了するまで開始できないタスク) がリンクされています。 各タスクはガント チャート上の線であり、ある時点から始まり、完了で終わります。
時間見積もりの式
これらのアクティビティごとに、次の時間を見積もります。
- 楽観的な時間 (O):アクティビティを完了できる最速の時間
- 最も可能性の高い時間 (M):プロジェクト マネージャーの希望納期
- 悲観的時間 (P):活動を終了するために与えられた最長時間
アクティビティにかかる時間を計算するには、次の式を完成させます。E は完了までの予想時間を表します。
E = (O + 4M + P)/6
V を分散として分散を計算するには、次の式を使用します。
V=[(P – O)/ 6]^2
各アクティビティの E と V を計算した後、Es を合計すると、プロジェクト完了までの正確な時間の見積もりが得られます。
時間見積もりに ProjectManager.com を使用する
初期データをアップロードする際の精度を高めるには、ProjectManager.com のオンライン ガント チャートを使用します。 依存タスクのリンクは簡単です。 タスク期間の編集は、タイムラインをドラッグ アンド ドロップするのと同じくらい簡単です。 クリティカル パスを自動的に計算することもできます。
見積もりを取得し、プロジェクトを開始する準備ができたら、リアルタイムのステータス更新、簡単なタスク割り当て、チームのコミュニケーションと共同作業をより生産的に支援するコラボレーション プラットフォームを備えた堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアを既に使用しています。
ProjectManager.com は、プロジェクト マネージャー、チーム、関係者がより効率的に連携できるようにするクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 オンライン ガント チャートはスケジューリングにコラボレーション ツールを追加し、リアルタイム ダッシュボードは更新時にデータを収集します。これにより、簡単にフィルター処理して共有できるプロジェクト メトリックが表示されます。 30 日間の無料試用版を利用して、プロジェクトの時間をより適切に見積もるのにどのように役立つかを確認してください。