Оценка времени в управлении проектами: советы и методы

«Если бы только было больше времени», — говорится в жалобе. Руководители проектов поют эту грустную песню, но не ожидают, что хор присоединится к ним. Соблюдение графика проекта — один из трех аспектов тройного ограничения.

Время правит всеми проектами. Это имеет первостепенное значение для всех участников, от заинтересованных сторон до членов команды. Часы всегда тикают. Лучшее, что может сделать руководитель проекта, — это разработать точную оценку времени, которое потребуется для удовлетворительного завершения проекта.

Оценка времени имеет значение

Исследование, проведенное в 2018 году Институтом управления проектами (PMI), показало, что плохая оценка времени является основной причиной 25 процентов неудачных проектов. С такими шансами любой, кто сможет понять, как остановить часы, станет суперменеджером проектов.

Хотя может быть невозможно остановить время, можно преодолеть его надвигающееся приближение, поскольку оно связано с окончанием проекта. Заглядывая в будущее, чтобы определить, сколько времени потребуется для выполнения задач проекта, можно провести оценку. Но это не колдовство, а хорошо отработанные техники управления проектами.

Итак, каковы некоторые из этих советов и методов для лучшей оценки времени? Они идут от простого к сложному. Мы перечислили некоторые из проверенных ниже. Посмотрите, какие из них лучше всего подходят для вашего стиля управления проектами.

Не поддавайтесь заблуждению планирования

Ошибка планирования относится к психологической склонности людей недооценивать время, необходимое для выполнения задачи. Люди часто пренебрегают историческими данными в своих расчетах и ​​думают только о том, что должно быть сделано, что делает оценки неинформативными.

Ошибки в оценке обычно вызваны двумя факторами: историческими данными (неспособность оглянуться назад на то, сколько времени занимала задача в прошлом) и предположением, что не будет никаких препятствий, которые усложнили бы путь вперед. Последнее определяется другим психологическим термином, предвзятостью оптимизма.

Главный урок, который можно извлечь из всего этого психологического профилирования, заключается в том, что наша интуиция плохо оценивает время. Руководители проектов могут руководствоваться интуицией, но лучше подкрепить расписание достоверными данными. Давайте подробнее рассмотрим пару таких типов жестких данных.

Исторические данные

Во-первых, это исторические данные, это просто причудливый способ сказать: вы не первый, кто это делает. Итак, оглянитесь на прошлые примеры и посмотрите, сколько времени они заняли. Исторические данные представляют собой не просто анекдотические данные, а информацию о прошлых событиях и обстоятельствах, связанных с определенной темой. Анализ этих данных информативен.

Исторические данные также обширны. Это широкая сеть вокруг любого предмета, к которому она относится. Здесь может быть различная информация, от пресс-релизов до финансовых отчетов, файлов журналов и документации по проектам и продуктам.

Для последовательной оценки времени важны исторические данные, но они недешевы. Сбор исторических данных стоит денег, времени и усилий. Но даже небольшой объем исторических данных лучше, чем ничего, поскольку он указывает на прецедент и может привести планирование к более точному пути с точки зрения оценки времени, которое потребуется для завершения проекта.

Знайте, что нужно сделать

Однако исторические данные работают только в том случае, если руководитель проекта заранее встречается с заинтересованными сторонами и четко понимает, каковы на самом деле цели и задачи проекта. Это только первый шаг к полному пониманию проекта.

Существует множество инструментов, которые могут помочь в определении задач, необходимых для успешного завершения проекта, и может появиться более точное расписание. Одним из таких инструментов является структурная декомпозиция работ (WBS), которая представляет собой способ взять результаты проекта и разбить их на небольшие задачи. Это не только делает работу более управляемой; это помогает с оценками времени.

Тщательно отслеживайте время

Но проект — это не только выполнение задач. Есть и другие, казалось бы, незначительные занятия, которые съедают время. Не забудьте указать время, необходимое для проведения совещаний, как с командой, так и для отчетности перед заинтересованными сторонами. Есть также общение в целом, тестирование и другие действия, которые происходят на этапах проекта.

Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для учета рабочего времени ProjectManager.com, чтобы отслеживать время, затраченное на ваш проект. Таким образом, вы сможете лучше оценить будущие задачи и проекты. Кроме того, когда он включен в ваше более крупное программное обеспечение для управления проектами, на этот раз данные синхронизируются со всеми другими вашими инструментами управления проектами.

Поговорите с экспертами

Вы можете провести большую оценку самостоятельно и даже искать исторические данные, чтобы поместить свой проект в более широкий контекст, но оценку времени не следует проводить изолированно. Поговорив с человеком, который работал над подобными проектами, вы обнаружите нюансы и детали, которых нет в сухих данных.

Эксперты великолепны, но рядом могут быть неиспользованные люди. Мы говорим о ваших коллегах. Команды собираются из опыта и опыта. Поговорите с ними, устройте мозговой штурм, выслушайте их идеи и опасения.

Скорее всего, члены команды выполняли аналогичные проекты и решали проблемы, которые могли отвлечь их в прошлом. Они могут натолкнуть вас на мысли об эффективном и результативном планировании, включая лучшее представление о том, сколько времени все займет.

Оценка снизу вверх и сверху вниз

Восходящая оценка разбивает большие задачи на более мелкие, более подробные задачи. Затем вы оцениваете, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи. Оценка времени на детальном уровне также повышает точность.

Нисходящая оценка — это анализ, в котором вы сначала разрабатываете обзор ожидаемой временной шкалы. Затем, используя прошлые проекты, опыт и исторические данные в качестве ориентира, определите оценку времени.

Оба метода оценки времени хорошо работают вместе. Сравните результаты обоих, и вы получите еще более точную оценку времени, необходимого для завершения проекта. Если они не совпадают, это не означает, что одно или другое неверно, просто вы должны уточнить свою оценку.

ПЕРТ

PERT (Program Evaluation and Review Technique) разработан ВМС США, где он использовался для оценки времени, необходимого для разработки баллистических ракет. Что делает PERT, так это управляет вероятностями.

Он начинается с WBS, разбивая задачи на более мелкие действия, которые затем помещаются в диаграмму Ганта. При сравнении диаграмм PERT с диаграммами Ганта на диаграмме Ганта все зависимые задачи — задачи, которые не могут начаться, пока не завершена другая — связаны. Каждая задача представляет собой линию на диаграмме Ганта, начинающуюся в одной точке и заканчивающуюся завершением.

Формула оценки времени

Для каждого из этих действий оцените это время:

• оптимистическое время (O): самое быстрое действие, которое может быть выполнено
• наиболее вероятное время (M): требуемая менеджером проекта дата доставки
• пессимистическое время (P): наибольшее количество времени, отведенное на завершение деятельности.

Чтобы вычислить, сколько времени займет действие, завершите это уравнение, где E представляет ожидаемое время для завершения:

Е = (О + 4М + Р)/6

Чтобы вычислить дисперсию, где V является дисперсией, используйте это уравнение:

V=[(P – O)/6]^2

После расчета E и V для каждого вида деятельности сложите Es, и вы получите точную оценку времени завершения проекта.

Использование ProjectManager.com для оценки времени

Для повышения точности при загрузке исходных данных используйте онлайн-диаграмму Ганта с сайта ProjectManager.com. Связать зависимые задачи легко. Изменить продолжительность задачи так же просто, как перетащить временную шкалу. Вы даже можете автоматически рассчитать критический путь.

Когда у вас есть оценка и вы готовы начать проект, вы уже используете надежное программное обеспечение для управления проектами с обновлениями статуса в режиме реального времени, простым назначением задач и платформой для совместной работы, которая помогает командам общаться и работать вместе более продуктивно.

ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет менеджерам проектов, командам и заинтересованным сторонам работать вместе более эффективно. Онлайн-диаграммы Ганта добавляют инструменты для совместной работы в планирование, а информационная панель в реальном времени собирает данные по мере их обновления, которые затем отображают показатели проекта, которые легко фильтровать и делиться ими. Воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией и узнайте, как она поможет вам лучше оценивать время, затрачиваемое на ваши проекты.