Estimation du temps dans la gestion de projet : conseils et techniques

"Si seulement il y avait plus de temps", poursuit la lamentation. Les chefs de projet chantent cette chanson triste, mais ne vous attendez pas à ce que le chœur se joigne à vous. Le respect du calendrier du projet est l'un des trois volets de la triple contrainte.

Le temps régit tous les projets. C'est d'une importance primordiale pour toutes les personnes impliquées, des parties prenantes aux membres de l'équipe. L'horloge tourne toujours. Le mieux qu'un chef de projet puisse faire est de développer une estimation précise du temps qu'il faudra pour terminer le projet de manière satisfaisante.

L'estimation du temps est importante

Une étude réalisée en 2018 par le Project Management Institute (PMI) a déclaré qu'une mauvaise estimation du temps est à l'origine de 25 % des échecs de projets. Avec ces chances, quiconque peut comprendre comment arrêter l'horloge va être un super chef de projet.

Bien qu'il soit impossible d'arrêter le temps, il est possible de surmonter son approche imminente en ce qui concerne la fin du projet. Regarder vers l'avenir pour déterminer combien de temps il faudra pour terminer les tâches du projet permet une estimation. Mais ce n'est pas de la sorcellerie, ce sont des techniques de gestion de projet bien exécutées.

Alors, quels sont certains de ces conseils et techniques pour une meilleure estimation du temps ? Ils vont du simple au complexe. Nous avons répertorié ci-dessous certaines des méthodes éprouvées. Voyez ce qui fonctionne le mieux avec votre style de gestion de projet.

Ne tombez pas dans le sophisme de la planification

L'erreur de planification fait référence à une tendance psychologique des gens à sous-estimer le temps qu'il leur faudra pour accomplir une tâche. Les gens négligent souvent de prendre des données historiques dans leurs calculs et ne pensent qu'à ce qui doit être fait, ce qui rend les estimations mal informées.

Les problèmes d'estimation sont généralement causés par deux facteurs : les données historiques (ne pas revenir sur le temps qu'une tâche a pris dans le passé) et l'hypothèse qu'il n'y aura pas d'obstacles pour compliquer la voie à suivre. Ce dernier est défini par un autre terme psychologique, le biais d'optimisme.

La principale leçon à tirer de tout ce profilage psychologique est que notre intestin est un mauvais estimateur du temps. Les chefs de projet peuvent tenir compte de l'intuition, mais il est préférable d'avoir sauvegardé un calendrier avec des données concrètes. Examinons de plus près quelques-uns de ces types de données concrètes.

Données historiques

Il y a d'abord les données historiques, qui sont juste une manière fantaisiste de dire : vous n'êtes pas la première personne à faire cela. Alors regardez les exemples passés et voyez combien de temps ils ont pris. Plus que de simples données anecdotiques, les données historiques sont des informations sur des événements passés et des circonstances liées à un certain sujet. L'analyse de ces données est instructive.

Les données historiques sont également larges. C'est un large filet autour de n'importe quel sujet auquel il est lié. Il peut y avoir une gamme d'informations, ici, des communiqués de presse aux rapports financiers, aux fichiers journaux et à la documentation du projet et du produit.

Afin d'avoir une estimation de temps cohérente, les données historiques sont importantes, mais elles ne sont pas bon marché. La collecte de données historiques coûte de l'argent, du temps et des efforts. Mais même une petite quantité de données historiques vaut mieux que rien, en ce sens qu'elles indiquent un précédent et peuvent conduire la planification sur une voie plus précise en termes d'estimation du temps qu'il faudra pour terminer le projet.

Savoir ce qui doit être fait

Les données historiques ne fonctionnent cependant que si un chef de projet rencontre au préalable les parties prenantes et a une compréhension claire des buts et des objectifs du projet. Ce n'est que la première étape vers une compréhension complète du projet.

Il existe de nombreux outils qui peuvent aider à identifier les tâches nécessaires pour mener à bien le projet et un calendrier plus précis peut émerger. Un seul de ces outils est une structure de répartition du travail (WBS), qui est un moyen de prendre les livrables du projet et de les décomposer en petites tâches. Cela rend non seulement le travail plus gérable; cela aide avec les estimations de temps.

Suivez attentivement le temps

Mais un projet ne consiste pas seulement à exécuter des tâches. Il y a d'autres activités, apparemment insignifiantes, qui consomment du temps. N'oubliez pas d'inclure le temps qu'il faudra pour organiser les réunions, à la fois avec l'équipe et les rapports aux parties prenantes. Il y a aussi les communications en général, les tests et d'autres activités qui se déroulent au cours des phases du projet.

Envisagez d'utiliser le logiciel de feuille de temps de ProjectManager.com pour suivre le temps passé sur votre projet. De cette façon, vous pouvez faire de meilleures estimations pour les tâches et projets futurs. De plus, lorsqu'elles sont intégrées à votre logiciel de gestion de projet plus vaste, les données se synchronisent cette fois avec tous vos autres outils de gestion de projet.

Parlez aux experts

Vous pouvez faire beaucoup d'estimations par vous-même, et même rechercher des données historiques pour placer votre projet dans un contexte plus large, mais l'estimation du temps ne doit pas être faite de manière isolée. Parler à une personne qui a travaillé sur des projets similaires permettra de découvrir des nuances et des détails introuvables dans les données brutes.

Les experts sont formidables, mais il pourrait y avoir des gens à proximité, inexploités. Nous parlons de vos collègues. Les équipes sont constituées pour l'expertise et l'expérience. Parlez-leur, réfléchissez, écoutez leurs idées et leurs préoccupations.

Il y a de fortes chances que les membres de l'équipe aient réalisé des projets similaires et aient résolu des problèmes qui auraient pu les dérouter dans le passé. Ils peuvent vous donner des idées sur une planification efficiente et efficace, y compris une meilleure idée du temps que tout prendra.

Estimation ascendante et descendante

L'estimation ascendante consiste à décomposer des tâches plus importantes en tâches plus petites et plus détaillées. Ensuite, vous estimez combien de temps il faudra pour accomplir chaque tâche. L'estimation du temps à un niveau granulaire augmente également la précision.

L'estimation descendante est une analyse dans laquelle vous développez d'abord une vue d'ensemble du calendrier prévu. Ensuite, en utilisant les projets passés, l'expérience et les données historiques comme guide, déterminez quelle est l'estimation de temps.

Les deux techniques d'estimation du temps fonctionnent bien ensemble. Comparez les résultats des deux, et vous aurez une estimation encore plus précise du temps nécessaire pour terminer le projet. Si les deux ne correspondent pas, cela ne signifie pas que l'un ou l'autre est faux, mais simplement que vous devez affiner votre estimation.

PERT

Le PERT (Program Evaluation and Review Technique) vient de l'US Navy, où il était utilisé pour estimer le temps qu'il faudrait pour développer des missiles balistiques. Ce que fait PERT, c'est gérer les probabilités.

Cela commence par un WBS, décomposant les tâches en activités plus petites, qui sont ensuite placées dans un diagramme de Gantt. Lorsque vous comparez des diagrammes PERT à des diagrammes de Gantt, sur un diagramme de Gantt, toutes les tâches dépendantes (tâches qui ne peuvent pas démarrer tant qu'une autre n'est pas terminée) sont liées. Chaque tâche est une ligne sur le diagramme de Gantt, commençant à un point et se terminant à la fin.

La formule d'estimation du temps

Pour chacune de ces activités, estimez ces temps :

• temps optimiste (O): le plus rapide qu'une activité peut être réalisée
• heure la plus probable (M) : la date de livraison requise par le chef de projet
• temps pessimiste (P) : le temps le plus long accordé pour terminer l'activité

Pour déterminer combien de temps l'activité prendra, complétez cette équation, avec E représentant le temps prévu pour l'achèvement :

E = (O + 4M + P)/6

Pour calculer la variance, V étant la variance, utilisez cette équation :

V=[(P – O)/ 6]^2

Après avoir calculé E et V pour chaque activité, additionnez les Es, et vous avez une estimation précise du temps pour l'achèvement du projet.

Utilisation de ProjectManager.com pour l'estimation du temps

Pour une précision accrue lors du téléchargement des données initiales, utilisez le diagramme de Gantt en ligne de ProjectManager.com. Lier les tâches dépendantes est facile. La modification de la durée d'une tâche est aussi simple que de faire glisser et de déposer la chronologie. Vous pouvez même calculer automatiquement le chemin critique.

Une fois que vous avez une estimation et que vous êtes prêt à démarrer le projet, vous êtes déjà dans un logiciel de gestion de projet robuste avec des mises à jour de statut en temps réel, une attribution facile des tâches et une plateforme collaborative pour aider les équipes à communiquer et à travailler ensemble de manière plus productive.

ProjectManager.com est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui permet aux chefs de projet, aux équipes et aux parties prenantes de travailler ensemble plus efficacement. Les diagrammes de Gantt en ligne ajoutent des outils collaboratifs à la planification et un tableau de bord en temps réel collecte les données au fur et à mesure de leur mise à jour, qui affiche ensuite des métriques de projet faciles à filtrer et à partager. Faites un essai gratuit de 30 jours et voyez comment cela peut vous aider à mieux estimer le temps consacré à vos projets.