Zeitschätzung im Projektmanagement: Tipps & Techniken

„Wenn nur mehr Zeit wäre“, lautet die Klage. Projektmanager singen dieses traurige Lied, erwarten aber nicht, dass der Chor mitsingt. Die Einhaltung des Projektplans ist eine der drei Säulen der dreifachen Einschränkung.

Zeit regiert alle Projekte. Es ist von größter Bedeutung für alle Beteiligten, von den Stakeholdern bis hin zu den Teammitgliedern. Die Uhr tickt immer. Das Beste, was ein Projektmanager tun kann, ist eine genaue Zeitschätzung dafür zu entwickeln, wie lange es dauern wird, das Projekt zufriedenstellend abzuschließen.

Zeitschätzung ist wichtig

Eine Studie des Project Management Institute (PMI) aus dem Jahr 2018 stellte fest, dass eine schlechte Zeitschätzung die Hauptursache für 25 Prozent der gescheiterten Projekte ist. Mit diesen Chancen wird jeder, der herausfinden kann, wie man die Uhr anhält, ein super Projektmanager sein.

Während es unmöglich sein mag, die Zeit anzuhalten, ist es möglich, ihr bevorstehendes Herannahen in Bezug auf das Ende des Projekts zu überwinden. Ein Blick in die Zukunft, um festzustellen, wie viel Zeit für die Durchführung von Projektaufgaben benötigt wird, ermöglicht eine Schätzung. Aber es ist keine Hexerei, es sind gut ausgeführte Projektmanagementtechniken.

Also, was sind einige dieser Tipps und Techniken für eine bessere Zeitschätzung? Sie reichen von einfach bis komplex. Wir haben einige der erprobten und wahren unten aufgelistet. Finden Sie heraus, welche am besten zu Ihrem Projektmanagementstil passen.

Fallen Sie nicht auf den Planungsfehler herein

Der Planungsfehlschluss bezieht sich auf eine psychologische Tendenz von Menschen, die Zeit zu unterschätzen, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird. Menschen vernachlässigen es oft, historische Daten in ihre Berechnungen einzubeziehen und denken nur an das, was getan werden muss, was Schätzungen unzutreffend macht.

Fehler bei der Schätzung werden in der Regel durch zwei Faktoren verursacht: historische Daten (kein Rückblick darauf, wie lange eine Aufgabe in der Vergangenheit gedauert hat) und die Annahme, dass es keine Hindernisse gibt, die den Weg nach vorne erschweren. Letzteres wird durch einen anderen psychologischen Begriff definiert, den Optimismus-Bias.

Die wichtigste Lektion, die wir aus all dieser psychologischen Profilerstellung lernen können, ist, dass unser Bauch ein schlechter Zeitschätzer ist. Projektmanager können ihre Intuition berücksichtigen, aber es ist besser, einen Zeitplan mit harten Daten zu untermauern. Werfen wir einen genaueren Blick auf einige dieser Arten von harten Daten.

Historische Daten

Das erste sind historische Daten, was nur eine schicke Art zu sagen ist: Sie sind nicht die erste Person, die dies tut. Schauen Sie also auf frühere Beispiele zurück und sehen Sie, wie lange sie gedauert haben. Mehr als nur anekdotische, historische Daten sind Informationen über vergangene Ereignisse und Umstände, die sich auf ein bestimmtes Thema beziehen. Die Analyse dieser Daten ist informativ.

Historische Daten sind ebenfalls breit gefächert. Es ist ein weites Netz um jedes Thema, mit dem es zu tun hat. Hier kann es eine Reihe von Informationen geben, von Pressemitteilungen über Finanzberichte, Protokolldateien bis hin zu Projekt- und Produktdokumentationen.

Um eine konsistente Zeitschätzung zu haben, sind historische Daten wichtig, aber nicht billig. Das Sammeln historischer Daten kostet Geld, Zeit und Mühe. Aber selbst eine kleine Menge historischer Daten ist besser als keine, da sie auf Präzedenzfälle hinweisen und die Planung auf einen Weg führen können, der hinsichtlich der Schätzung der Zeit, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt wird, genauer ist.

Wissen, was erledigt werden muss

Historische Daten funktionieren jedoch nur, wenn sich ein Projektmanager vorher mit den Stakeholdern trifft und ein klares Verständnis davon hat, was die Ziele und Ziele des Projekts tatsächlich sind. Dies ist nur der erste Schritt zu einem vollständigen Verständnis des Projekts.

Es gibt viele Tools, die dabei helfen können, die Aufgaben zu identifizieren, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind, und es kann ein genauerer Zeitplan entstehen. Eines dieser Tools ist ein Projektstrukturplan (WBS), mit dem Projektergebnisse in kleine Aufgaben zerlegt werden können. Das macht die Arbeit nicht nur überschaubarer; es hilft bei Zeitschätzungen.

Verfolgen Sie die Zeit gründlich

Aber ein Projekt besteht nicht nur darin, Aufgaben auszuführen. Es gibt andere, scheinbar unbedeutende Aktivitäten, die Zeit in Anspruch nehmen. Vergessen Sie nicht, die Zeit einzuplanen, die für die Durchführung von Meetings benötigt wird, sowohl mit dem Team als auch für die Berichterstattung an die Stakeholder. Es gibt auch Kommunikation im Allgemeinen, Tests und andere Aktivitäten, die im Laufe der Projektphasen stattfinden.

Erwägen Sie die Verwendung der Timesheet-Software von ProjectManager.com, um die für Ihr Projekt aufgewendete Zeit zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie zukünftige Aufgaben und Projekte besser einschätzen. Und wenn es in Ihre größere Projektmanagement-Software integriert ist, werden die Daten dieses Mal mit all Ihren anderen Projektmanagement-Tools synchronisiert.

Sprechen Sie mit den Experten

Sie können viele Schätzungen selbst vornehmen und sogar historische Daten suchen, um Ihr Projekt in einen größeren Kontext zu stellen, aber die Zeitschätzung sollte nicht isoliert erfolgen. Wenn Sie mit einer Person sprechen, die an ähnlichen Projekten gearbeitet hat, werden Sie Nuancen und Details entdecken, die in trockenen Daten nicht zu finden sind.

Experten sind großartig, aber es könnten Leute in der Nähe sein, die ungenutzt sind. Wir sprechen über Ihre Kollegen. Teams werden nach Fachwissen und Erfahrung zusammengestellt. Sprechen Sie mit ihnen, machen Sie Brainstorming, hören Sie sich ihre Ideen und Bedenken an.

Die Chancen stehen gut, dass Teammitglieder ähnliche Projekte durchgeführt und Probleme gelöst haben, die sie in der Vergangenheit möglicherweise abgelenkt haben. Sie können Ihnen Gedanken über eine effiziente und effektive Planung geben, einschließlich eines besseren Gefühls dafür, wie lange alles dauern wird.

Bottom-Up- und Top-Down-Schätzung

Bei der Bottom-up-Schätzung werden größere Aufgaben in kleinere, detailliertere Aufgaben zerlegt. Dann schätzen Sie, wie viel Zeit es dauern wird, jede Aufgabe zu erledigen. Die Schätzung der Zeit auf granularer Ebene erhöht auch die Genauigkeit.

Top-Down-Schätzung ist eine Analyse, bei der Sie sich zunächst einen Überblick über den erwarteten Zeitrahmen verschaffen. Bestimmen Sie dann anhand früherer Projekte, Erfahrungen und historischer Daten als Richtlinie, wie hoch die geschätzte Zeit sein wird.

Beide Zeitschätzungsverfahren arbeiten gut zusammen. Vergleichen Sie die Ergebnisse von beiden, und Sie erhalten eine noch genauere Schätzung der Zeit, die zum Abschluss des Projekts benötigt wird. Wenn die beiden nicht übereinstimmen, bedeutet das nicht, dass das eine oder das andere falsch ist, sondern nur, dass Sie Ihre Schätzung verfeinern müssen.

PERT

PERT (Program Evaluation and Review Technique) stammt von der US Navy, wo es verwendet wurde, um die Zeit abzuschätzen, die für die Entwicklung ballistischer Raketen benötigt wird. PERT verwaltet Wahrscheinlichkeiten.

Es beginnt mit einem PSP, der Aufgaben in kleinere Aktivitäten aufteilt, die dann in einem Gantt-Diagramm platziert werden. Beim Vergleich von PERT-Diagrammen mit Gantt-Diagrammen werden in einem Gantt-Diagramm alle abhängigen Aufgaben – Aufgaben, die nicht beginnen können, bis eine andere abgeschlossen ist – verknüpft. Jede Aufgabe ist eine Linie im Gantt-Diagramm, die an einem Punkt beginnt und bei der Fertigstellung endet.

Die Zeitschätzungsformel

Schätzen Sie für jede dieser Aktivitäten diese Zeiten:

• Optimistische Zeit (O): die schnellste, die eine Aktivität abgeschlossen werden kann
• wahrscheinlichste Zeit (M): der gewünschte Liefertermin des Projektmanagers
• pessimistische Zeit (P): die längste Zeit, die zur Verfügung steht, um die Aktivität zu beenden

Um zu berechnen, wie lange die Aktivität dauern wird, vervollständigen Sie diese Gleichung, wobei E die erwartete Zeit für den Abschluss darstellt:

E = (O + 4M + P)/6

Um die Varianz zu berechnen, wobei V die Varianz ist, verwenden Sie diese Gleichung:

V=[(P – O)/ 6]^2

Nachdem Sie E und V für jede Aktivität berechnet haben, addieren Sie die Es, und Sie haben eine genaue Zeitschätzung für den Projektabschluss.

Verwenden von ProjectManager.com für die Zeitschätzung

Verwenden Sie für erhöhte Genauigkeit beim Hochladen der Anfangsdaten das Online-Gantt-Diagramm von ProjectManager.com. Das Verknüpfen abhängiger Aufgaben ist einfach. Das Bearbeiten der Aufgabendauer ist so einfach wie das Ziehen und Ablegen der Zeitachse. Sie können den kritischen Pfad sogar automatisch berechnen.

Sobald Sie einen Kostenvoranschlag haben und bereit sind, das Projekt zu starten, befinden Sie sich bereits in einer robusten Projektmanagement-Software mit Echtzeit-Statusaktualisierungen, einfacher Aufgabenzuweisung und einer kollaborativen Plattform, die Teams dabei unterstützt, produktiver zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

ProjectManager.com ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, mit der Projektmanager, Teams und Stakeholder effizienter zusammenarbeiten können. Online-Gantt-Diagramme ergänzen die Planung um kollaborative Tools, und ein Echtzeit-Dashboard sammelt Daten, während sie aktualisiert werden, die dann Projektmetriken anzeigen, die einfach zu filtern und zu teilen sind. Machen Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion und sehen Sie, wie es Ihnen helfen kann, die Zeit für Ihre Projekte besser einzuschätzen.