Projelerde Premortem: Nasıl Yapılır ve Neden

Otopsi olayını duymuş olabilirsiniz. Proje tamamlandıktan sonra, proje ekibiyle başarıların ve başarısızlıkların tartışıldığı bir toplantıdır. Hatalarınızdan ders almanın ve planlandığı gibi işe yarayan eylemleri tekrarlamanın harika bir yolu.

Otopsi ile ilgili sorun, olaydan sonra olmasıdır. Evet, yolda kalmak için bir sonraki projenizi kurmanıza çok yardımcı olur. Peki ya yeni bir projeye başlamadan önce bir projeniz olsaydı?

Proje yöneticileri, herhangi bir projenin doğasında bulunan riskleri bilir. Neyin yanlış gidebileceğini düşünmek ve bu risklere yanıt vermek için bir plan oluşturmak için zaman harcarlar. Risk yönetimi elbette önemlidir, ancak projenin zamanında, bütçenin altında kalmasını ve kaliteli olmasını sağlamak için yapılabilecek daha da titiz bir süreç vardır. Bu sürece premortem denir.

Premortem Nedir?

Premortem, bir ekibin projesinin başarısız olduğunu hayal etmesidir. Bu daha başlamadan. Kulağa olumsuz geliyor, ancak bu sadece proje ekibinin başarısızlığa neyin neden olabileceğini belirlemek için bu başarısızlık noktasından geriye doğru çalışmasına izin veren bir strateji.

Potansiyel başarısızlıkları araştıran tartışmalar, yalnızca projenin raydan çıkmasına neden olan konuların belirlenmesi amacı ile olumlu tutulur. Proje yöneticisi daha sonra çeşitli senaryoları ve bunların olasılıklarını analiz eder ve projenin yaşam döngüsü boyunca bu tür olayların meydana gelmesini önlemek için önleyici tedbirler alır.

Premortem ile tipik bir risk değerlendirmesi veya eleştirisi arasındaki farkı not edin. İkincisinde, bunun veya bunun yanlış gidebileceği varsayımı vardır. Ancak, bir premortem ile ekip, bir şey olduğu varsayımıyla hareket ediyor. Bir soyutlama olarak ele alınmaz.

Faydalar ve Riskler

Bu kulağa bilim kurgu gibi geliyorsa, onu destekleyecek araştırmalar var. Bir Harvard Business Review makalesi, Wharton Okulu'ndan Deborah J. Mitchell, Cornell'den Jay Russo ve Colorado Üniversitesi'nden Nancy Pennington tarafından yürütülen 1989 tarihli bir araştırmaya dikkat çekti. yüzde 30 oranında gelecekteki sonuçların nedenlerini doğru bulma oranı. Premortem bunu yapar.

Elbette, premortemin gerçek olmayan tehditleri veya zayıflıkları belirlemesi tehlikesi vardır. O zaman bu yanlışlıktan kaynaklanan önleyici tedbirler, projenin doğru şekilde yürütülmesine engel olabilir.

Ancak uygun şekilde yapılan bir premortemin faydaları harika. Potansiyel sorunları ortaya çıkmadan önce belirlemek için tasarlanmadığı için, lansman öncesi risk analizinde genellikle eksik olan bir bakış açısı sunar. Aynı zamanda, projeye aşırı yatırım yapanların tehlikeli gung ho tutumlarından bir parça kaybetmelerine neden olur. Ve daha önce belirtildiği gibi, herkese bir ses verir ve katkılarına saygı duyar. Herkes birbirinden bir şeyler öğrenebilir ve sorunları soruna dönüşmeden yakalama konusunda hassastır.

Bir Projede Premortem Nasıl Yapılır?

Peki, tehlikelere maruz kalmadan bir premortemin faydalarından nasıl yararlanırsınız? Bir takım oluşturma alıştırması gibi bakarak başlayın. Bir anlamda, gelecek projeyi bitmiş ve başarısız olmuş gibi keşfederken ekibinizin bağlarını sıkılaştıracaktır. Bu nedenle, aktivite sadece daha iyi planlama açısından pratik olmakla kalmaz, aynı zamanda ekibinizi sağlamlaştırır, onları daha üretken hale getirir.

• Hazırlanın: Başlamadan önce, tüm ekibe proje planı hakkında bilgi verildiğinden emin olun. Ardından atanmış bir lider ekibe projenin başarısız olduğunu söyler. Bu lider, olabileceği gibi, mutlaka proje yöneticisi değildir. Ancak özgün bakış açısı için proje yöneticisinin ekibe eklenmesi önerilir.
• Proje Neden Başarısız Oldu? Takıma gruplar halinde oturmaları için bir saat veya daha fazla zaman verin ve projenin neden başarısız olduğuna dair her olasılığı beyin fırtınası yapın ya da tercih ederseniz, bireysel olarak yapmalarını sağlayın. Onlara olabildiğince yaratıcı olmalarını söyleyin. Yazsınlar. Kaba olduğuna dair bir korku olsa bile her fikir toplanmaya değerdir. Eğer ciddiyse, hiç kimse muhakemesinden dolayı cezalandırılmayacaktır. Tehdit altında olmanın veya geri çekilmenin zamanı değil.
• Sebepinizi Paylaşın: Lider, her gruptan veya bireyden proje başarısızlığının nedenlerinden yalnızca birini paylaşmalarını ister. Bir sonraki kişi nedenini okur, ancak devam edenlerden farklı olmalıdır. Bu nedenler bir belgede veya elektronik tabloda listelenmiştir.
• Gözden Geçirme ve Gözden Geçirme: Proje yöneticisi bu listeyi alır ve proje başarısızlığının tüm çeşitli nedenlerini gözden geçirir ve bu bilgileri mevcut proje planını güçlendirmek için kullanır.

Ölüm Öncesi En İyi Uygulamalar

İyi yapılmış bir premortemin bu dört temel adımını geliştirebilecek başka şeyler de var. Birincisi, genelleme yapmayın. Proje başarısızlığının nedenlerini yayınlarken her zaman mümkün olduğunca spesifik olun. Ancak bu alıştırmayı hava atmak veya puanları belirlemek için bir forum olarak kullanmayın. Tüm noktalar pratik ve uygulanabilir olmalıdır.

Ayrıca, proje yöneticileri öncelik nedenlerinin her birine sahipler atayabilir ve bu ekip üyeleri çözüm bulma görevini yönetecektir. Bu yanıtlar riskleri, fırsatları ve mevcut planları ve bunları nasıl etkileyeceğini dikkate almalıdır.

Premortem vs Postmortem

Bir premortem ve bir postmortemin birbirini dışlamadığına dikkat etmek önemlidir. Aynı madalyonun iki yüzüdürler ve her ikisi de kazanan bir projeye liderlik etmede değerli bir amaca hizmet eder.

Bir proje yönetimi ölüm sonrası, bitmiş projeyi incelemenin ve neyin yanlış gittiğini görmenin bir yoludur, böylece aynı sonuçlardan kaçınmak için bir sonraki projede adımlar atılabilir. Aradaki fark, açıkçası, ölüm öncesi, proje başlamadan önce teorik bir başarısızlık ve bir ölüm sonrası projenin kapanışından sonra.

Tıptan farklı olarak, otopsi, projenin başarısız olduğu anlamına gelmez. Olabilir, ancak bir ölüm sonrası projenin başarılı bir sonunu da takip edebilir. Bunun nedeni, her projenin kendi payına düşen yanlış dönüşler ve talihsizlikler olması, bir otopsi aynı hataları iki kez yapmamayı anlamak için inceliyor.

Premortem ve postmortem birlikte, bir projedeki altta yatan akımları ve onu şu ya da bu şekilde nasıl taşıdıklarını anlamak için yararlı araçlardır. Projenizi harekete geçiren şey hakkında ne kadar fazla bilgiye sahipseniz, onu saat gibi çalıştırma olasılığınız o kadar artar.

ProjectManager Premortem Dersleri Uygulayabilir

Bu kadar bilgiyle uğraşırken, verileri düzenlemeye yardımcı olacak bir araca sahip olmak her zaman yararlıdır. ProjectManager, premortem sonuçlarının ekip üyeleriyle paylaşılabilen çevrimiçi bir Gantt şemasında toplandığı bir proje oluşturabilir.

Planlama için Gantt Şemaları

ProjectManager'ın çevrimiçi Gantt şeması, proje yöneticilerinin belirli ekip üyelerine görevler atayabilmeleri ve daha sonra görev düzeyinde iletişim kurabilmelerinin yanı sıra ilgili dosya ve görüntüleri ekleyebilmeleri açısından da yararlıdır. Planlar değiştikçe bu süreç izlenebilir ve izlenebilir.

Verimlilik için Görev Listeleri

ProjectManager'ın sahip olduğu başka bir görev yönetimi aracı, üretkenliği artıran ve ekip üyelerinin yolda kalmalarını sağlayan bir görev listesidir. Kişisel bir görev listesi olarak veya tüm proje boyunca görüntülenebilir. Bu görev listeleri ayrıca tarihe, sahipliğe, projeye ve daha fazlasına göre filtreleyebilir.

Yürütme ve İşbirliği için Kanban Kurulları

Görevler, ProjectManager'da iş akışının görselleştirilmesini sağlayan kanban panoları olarak da görüntülenebilir. Panolar, genellikle ne yapılması gerektiğini, ne yapıldığını ve ne yapıldığını tanımlayan sütunlara ayrılır. Bu sütun başlıklarının her birinin altında, ayrı görevler olan kartlar bulunur. Kart aynı zamanda proje ekibinin proje başarısızlığını premortemde çözmek için ortaya koyduğu yolları da toplayabilir.

Her kartın ilerlemeyi not etmek için bir zaman çizelgesi vardır ve proje, tür, öncelik, son tarih vb. ile işaretlenebilir. Bir açıklama için yer ve ayrıca belgeleri, elektronik tabloları veya resimleri yüklemek için bir yer vardır. Kartlar ayrıca bir veya daha fazla ekip üyesine atanabilir ve herhangi bir soruyu veya ekipten devam eden konuşmayı yakalamak için bir iletişim kutusu bulunur.

Premortem, projenizi yolunda tutmak için başka bir araçtır. Bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımı olan ProjectManager, bir projeyi başarılı bir sonuca götürmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklere sahip bir İsviçre Çakısı araçları gibidir. Çevrimiçi Gantt grafiğimizle planlamadan kanban panolarıyla iş akışını yönetmeye ve izlemeye ve gerçek zamanlı bir gösterge panosuyla raporlamaya kadar, projenizin her aşaması kapsanır. Bugün 30 günlük bu ücretsiz denemeyi alarak neler yapabileceğini görün.