項目預檢：如何做以及為什麼

你可能聽說過驗屍。 這是項目結束後的會議，在此期間與項目團隊討論成功和失敗。 這是從錯誤中吸取教訓並重複那些按計劃進行的操作的好方法。

事後分析的問題在於事後。 是的，這對於設置您的下一個項目以保持正軌非常有幫助。 但是，如果您在開始一個新項目之前有一個呢？

項目經理知道任何項目中固有的風險。 他們花時間考慮可能出現的問題並製定應對這些風險的計劃。 當然，風險管理很重要，但可以執行更嚴格的流程來確保項目按計劃進行、低於預算並交付質量。 這個過程被稱為驗屍。

什麼是驗屍？

事前分析是指團隊認為他們的項目失敗了。 那是在它開始之前。 這聽起來很消極，但這只是一種策略，它允許項目團隊從故障點向後工作以確定可能導致故障的原因。

探索潛在失敗的討論保持積極，目標僅僅是識別導致項目脫軌的問題。 然後，項目經理分析各種情景及其可能性，並採取預防措施以避免此類事件在項目的生命週期中發生。

請注意驗屍與典型風險評估或批評之間的區別。 在後者中，假設這個或那個可能會出錯。 然而，通過驗屍，團隊是在假設確實發生了某些事情的情況下運作的。 它不是抽象的。

好處和風險

如果這聽起來像科幻小說，那麼有研究支持它。 哈佛商業評論的一篇文章指出，沃頓商學院的黛博拉·J·米切爾、康奈爾大學的傑伊·魯索和科羅拉多大學的南希·彭寧頓在 1989 年進行的一項研究發現，當一張圖像已經發生了某事時，它會提高機會正確找到未來結果的原因的比例提高了 30%。 這就是驗屍的作用。

當然，存在危險，即事前分析發現了不真實的威脅或弱點。 然後，源於這種謊言的預防措施可能會影響項目的正確執行。

但是正確完成驗屍的好處是巨大的。 它提供了發布前風險分析中經常缺少的視角，因為它並非旨在僅在潛在問題發生之前識別它們。 這也讓那些在項目中過度投資的人失去了一點危險的拼命態度。 而且，如前所述，它讓每個人都有發言權並尊重他們的意見。 每個人都可以互相學習，並且在問題變成問題之前敏銳地捕捉問題。

如何對項目進行預檢

那麼，您如何在不遭受危險的情況下獲得驗屍的好處呢？ 從查看它開始，就像您進行團隊建設練習一樣。 從某種意義上說，當他們探索即將到來的項目時，它會加強團隊之間的聯繫，就好像它已經完成並失敗了一樣。 因此，該活動不僅在更好地規劃方面是實用的，而且還可以鞏固您的團隊，使他們更有效率。

• 準備：在開始之前，請確保已向整個團隊簡要介紹了項目計劃。 然後指定的領導者告訴團隊項目失敗了。 這位領導不一定是項目經理，儘管它可能是。 但是，建議將項目經理添加到團隊中，以獲取他們獨特的視角。
• 項目為何失敗？ 給團隊一個小時或更多的時間分組坐下來，就項目失敗的原因集思廣益，或者，如果你願意，讓他們單獨這樣做。 告訴他們盡可能地富有想像力。 讓他們寫下來。 任何想法都值得收集，即使有人擔心它是不禮貌的。 如果事情嚴重，沒有人會因為他們的推理而受到懲罰。 現在不是感到威脅或退縮的時候。
• 分享你的理由：領導要求每個小組或個人只分享他們項目失敗的一個原因。 下一個人閱讀他們的理由，但它必須與繼續閱讀的人不同。 這些原因列在文檔或電子表格中。
• 審查和修訂：項目經理獲取此列表並審查項目失敗的所有各種原因，並使用此信息來加強現有的項目計劃。

事前最佳實踐

還有其他一些事情可以增強完成的預檢的這四個基本步驟。 一方面，不要一概而論。 在說明項目失敗的原因時，請始終盡可能具體。 但不要將此練習用作發洩或算計的論壇。 所有要點都必須切實可行。

此外，項目經理可以為每個優先原因分配所有者，這些團隊成員將領導尋找解決方案的任務。 這些應對措施應考慮風險、機會和現有計劃以及它們將如何影響它們。

事前與事後

重要的是要注意，事前分析和事後分析並不相互排斥。 它們是同一枚硬幣的兩個方面，都在領導一個成功的項目方面發揮著重要作用。

項目管理事後分析是一種剖析已完成項目並查看問題所在的方法，因此可以在下一個項目中採取措施以避免相同的結果。 顯然，區別在於事前分析是在項目開始之前的理論上的失敗，而事後分析是在項目結束之後。

與醫學不同，屍檢並不一定意味著項目失敗。 可能有，但事後分析也可以在項目成功結束後進行。 那是因為每個項目都有其錯誤的轉折和不幸事件，事後檢查以找出如何不犯同樣的錯誤兩次。

事前分析和事後分析一起是有助於理解項目中的潛在趨勢以及它們如何以一種或另一種方式進行的有用工具。 您對項目成功的了解越多，您就越有可能像發條一樣運行它。

ProjectManager 可以實施事前經驗教訓

在處理這麼多信息時，擁有一個工具來幫助組織數據總是很有幫助的。 ProjectManager 可以創建一個項目，其中預檢結果收集在可以與團隊成員共享的在線甘特圖中。

用於規劃的甘特圖

ProjectManager 的在線甘特圖也很有幫助，因為項目經理可以將任務分配給特定的團隊成員，然後他們可以在任務級別進行交流，以及附加相關文件和圖像。 隨著計劃的變化，可以跟踪和監控該過程。

生產力任務列表

ProjectManager 的另一個任務管理工具是任務列表，它可以提高工作效率並允許團隊成員保持進度。 它可以被視為個人任務列表或整個項目。 這些任務列表還可以按日期、所有者、項目等進行過濾。

用於執行和協作的看板

還可以在 ProjectManager 上將任務視為看板，提供工作流的可視化。 這些板分為幾列，通常定義需要做什麼、正在做什麼和做什麼。 在這些列標題下的每一個都是卡片，它們是單獨的任務。 卡片還可以在事前收集項目團隊提出的解決項目失敗的方法。

每張卡片都有一個記錄進度的時間表，可以按項目、類型、優先級、截止日期等進行標記。有描述的空間，以及上傳文檔、電子表格或圖像的地方。 這些卡片也可以分配給一個或多個團隊成員，並帶有一個對話框來捕獲團隊的任何問題或正在進行的對話。

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