프로젝트에 대한 사전 평가: 수행 방법 및 이유

부검에 대해 들어본 적이 있을 것입니다. 프로젝트 종료 후의 회의로, 프로젝트 팀과 성공과 실패를 논의합니다. 실수로부터 배우고 계획대로 작동했던 행동을 반복하는 좋은 방법입니다.

사후 부검의 문제는 사후에 있다는 것입니다. 예, 다음 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 설정하는 데 매우 유용합니다. 그러나 새 프로젝트를 시작하기 전에 하나가 있었다면 어떨까요?

프로젝트 관리자는 모든 프로젝트에 내재된 위험을 알고 있습니다. 그들은 무엇이 잘못될 수 있는지 고려하고 그러한 위험에 대응할 계획을 세우는 데 시간을 보냅니다. 물론 위험 관리도 중요하지만 프로젝트가 일정대로 예산과 품질을 제공하도록 하기 위해 수행할 수 있는 훨씬 더 엄격한 프로세스가 있습니다. 그 과정을 사전 부검이라고 합니다.

사전 부검이란 무엇입니까?

사전 조사는 팀이 프로젝트가 실패했다고 상상하는 것입니다. 시작도 하기 전입니다. 부정적으로 들리지만 프로젝트 팀이 실패의 원인을 파악하기 위해 실패 지점부터 거꾸로 작업할 수 있도록 하는 전략일 뿐입니다.

잠재적인 실패를 탐구하는 논의는 긍정적으로 유지되며 목표는 전적으로 프로젝트를 탈선하게 만든 문제를 식별하는 것입니다. 그런 다음 프로젝트 관리자는 다양한 시나리오와 그 가능성을 분석하고 프로젝트의 수명 주기 동안 이러한 이벤트가 발생하지 않도록 예방 조치를 취합니다.

사전 부검과 일반적인 위험 평가 또는 비평의 차이점에 주목하십시오. 후자의 경우 이것 또는 저것이 잘못될 수 있다는 가정이 있습니다. 그러나 사전 부검을 통해 팀은 어떤 일이 발생했다는 가정 하에 운영하고 있습니다. 추상화로 접근하지 않습니다.

이점 및 위험

이것이 공상과학 소설처럼 들리면 이를 뒷받침하는 연구가 있습니다. Harvard Business Review 기사는 와튼 스쿨의 Deborah J. Mitchell, Cornell의 Jay Russo 및 콜로라도 대학의 Nancy Pennington이 수행한 1989년 연구에 대해 언급했습니다. 미래 결과에 대한 이유를 정확하게 찾는 비율은 30%입니다. 그것이 바로 사전 조사가 하는 일입니다.

물론 사전 부검이 실제가 아닌 위협이나 약점을 식별할 위험이 있습니다. 그런 다음 이 거짓에서 비롯된 예방 조치는 프로젝트의 적절한 실행에 쐐기를 박을 수 있습니다.

그러나 적절하게 수행된 사전 부검의 이점은 큽니다. 잠재적인 문제가 발생하기 전에 식별하도록 설계되지 않았다는 점에서 출시 전 위험 분석에서 종종 누락되는 관점을 제공합니다. 그것은 또한 프로젝트에 과도하게 투자한 사람들로 하여금 그들의 위험한 궁색한 태도를 약간 잃게 만듭니다. 그리고 앞서 언급했듯이 모든 사람에게 의견을 제시하고 그들의 의견을 존중합니다. 모든 사람은 서로에게서 배울 수 있으며 문제가 되기 전에 문제를 포착하는 데 민감합니다.

프로젝트에 대한 사전 평가를 수행하는 방법

그렇다면 위험을 겪지 않고 어떻게 사전 부검의 이점을 얻을 수 있습니까? 팀 빌딩 운동을 하는 것처럼 그것을 살펴보는 것으로 시작하십시오. 어떤 의미에서는 마치 완성되고 실패한 것처럼 다가오는 프로젝트를 탐색하면서 팀의 유대를 강화할 것입니다. 따라서 이 활동은 더 나은 계획이라는 측면에서 실용적일 뿐만 아니라 팀을 강화하여 생산성을 높입니다.

• 준비: 시작하기 전에 전체 팀이 프로젝트 계획에 대해 브리핑을 받았는지 확인하십시오. 그런 다음 할당된 리더는 프로젝트가 실패했다고 팀에 알립니다. 이 리더는 프로젝트 관리자일 필요는 없지만 그럴 수는 있습니다. 그러나 고유한 관점을 위해 프로젝트 관리자를 팀에 추가하는 것이 좋습니다.
• 프로젝트가 실패한 이유는 무엇입니까? 팀이 그룹으로 앉아 프로젝트가 실패한 이유에 대해 모든 가능성을 브레인스토밍하거나 원하는 경우 개별적으로 수행할 수 있는 시간을 1시간 이상 제공합니다. 그들에게 가능한 한 상상력을 발휘하라고 말하십시오. 기록하게 하십시오. 어떤 아이디어든 수집할 가치가 있습니다. 그것이 무례하다는 두려움이 있더라도 말입니다. 그것이 심각한 경우 아무도 그들의 추론에 대해 처벌을 받지 않을 것입니다. 지금은 위협을 느끼거나 주저할 때가 아닙니다.
• 이유 공유: 리더는 각 그룹이나 개인에게 프로젝트 실패 이유 중 하나만 공유하도록 요청합니다. 다음 사람은 그들의 이유를 읽지만, 그것은 그것을 진행한 사람과 달라야 합니다. 이러한 이유는 문서 또는 스프레드시트에 나열되어 있습니다.
• 검토 및 수정: 프로젝트 관리자는 이 목록을 가져와 프로젝트 실패에 대한 모든 다양한 이유를 검토하고 이 정보를 사용하여 기존 프로젝트 계획을 강화합니다.

사후 모범 사례

잘 수행된 사전 부검의 이 네 가지 기본 단계를 향상시킬 수 있는 다른 것들이 있습니다. 우선 일반화하지 마십시오. 프로젝트 실패의 이유를 방송할 때는 항상 가능한 한 구체적으로 말하십시오. 그러나 이 연습을 점수를 배출하거나 정산하기 위한 포럼으로 사용하지 마십시오. 모든 요점은 실용적이고 실행 가능해야 합니다.

또한 프로젝트 관리자는 각 우선 순위 이유에 소유자를 할당할 수 있으며 해당 팀 구성원이 솔루션을 찾는 작업을 주도합니다. 이러한 대응은 위험, 기회 및 기존 계획과 그에 따른 영향을 고려해야 합니다.

부검 대 사후 부검

사전 부검과 사후 부검이 상호 배타적이지 않다는 점에 유의하는 것이 중요합니다. 그들은 동전의 양면이며, 둘 다 성공적인 프로젝트를 이끄는 데 귀중한 목적을 제공합니다.

프로젝트 관리 사후 분석은 완료된 프로젝트를 분석하고 무엇이 잘못되었는지 확인하는 방법이므로 동일한 결과를 피하기 위해 다음 프로젝트에서 조치를 취할 수 있습니다. 차이점은 분명히 사전 부검은 프로젝트 시작 전의 이론적 실패이고 사후 부검은 프로젝트 종료 후입니다.

의학에서와 달리 부검이 반드시 프로젝트가 실패했다는 것을 의미하지는 않습니다. 그럴 수도 있지만 사후 조사를 통해 프로젝트가 성공적으로 종료될 수도 있습니다. 모든 프로젝트에는 동일한 실수를 두 번 반복하지 않는 방법을 알아내기 위해 부검을 통해 잘못된 방향과 불행이 도사리고 있기 때문입니다.

사전 부검과 사후 부검은 함께 프로젝트의 기본 흐름과 이러한 흐름이 어떤 식으로든 이를 수행하는 방법을 이해하는 데 유용한 도구입니다. 프로젝트를 움직이는 요소에 대한 지식이 많을수록 시계처럼 실행할 가능성이 높아집니다.

ProjectManager는 사전 학습을 구현할 수 있습니다.

이 많은 정보를 처리할 때 데이터를 구성하는 데 도움이 되는 도구가 있으면 항상 도움이 됩니다. ProjectManager는 팀 구성원과 공유할 수 있는 온라인 Gantt 차트에 사전 부검 결과를 수집하는 프로젝트를 만들 수 있습니다.

계획을 위한 Gantt 차트

ProjectManager의 온라인 Gantt 차트는 프로젝트 관리자가 특정 팀 구성원에게 작업을 할당할 수 있다는 점에서도 유용합니다. 계획이 변경되면 해당 프로세스를 추적하고 모니터링할 수 있습니다.

생산성을 위한 작업 목록

ProjectManager가 제공하는 또 다른 작업 관리 도구는 생산성을 향상하고 팀 구성원이 일정을 유지할 수 있도록 하는 작업 목록입니다. 개인 작업 목록으로 또는 전체 프로젝트에서 볼 수 있습니다. 이러한 작업 목록은 날짜, 소유자, 프로젝트 등으로 필터링할 수도 있습니다.

실행 및 협업을 위한 Kanban 보드

작업은 ProjectManager에서 워크플로의 시각화를 제공하는 칸반 보드로 볼 수도 있습니다. 보드는 일반적으로 수행해야 할 작업, 수행 중인 작업 및 수행할 작업을 정의하는 열로 나뉩니다. 각 열 머리 아래에는 개별 작업인 카드가 있습니다. 이 카드는 또한 프로젝트 팀이 사전 부검에서 프로젝트 실패를 해결하기 위해 나온 방법을 수집할 수 있습니다.

각 카드에는 진행 상황을 기록하는 타임라인이 있으며 프로젝트, 유형, 우선순위, 기한 등으로 표시할 수 있습니다. 설명을 위한 공간과 문서, 스프레드시트 또는 이미지를 업로드할 수 있는 공간이 있습니다. 카드는 팀의 질문이나 진행 중인 대화를 캡처할 수 있는 대화 상자와 함께 한 명 이상의 팀 구성원에게 할당할 수도 있습니다.

Premortem은 프로젝트를 순조롭게 진행하는 또 다른 도구입니다. 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어인 ProjectManager는 프로젝트를 성공적인 종료로 이끄는 데 필요한 모든 기능을 갖춘 스위스 군용 칼과 같습니다. 온라인 Gantt 차트로 계획하는 것부터 칸반 보드를 사용한 워크플로 관리 및 모니터링, 실시간 대시보드를 통한 보고에 이르기까지 프로젝트의 모든 단계를 다룹니다. 오늘 이 무료 30일 평가판을 사용하여 무엇을 할 수 있는지 확인하십시오.