Premortem على المشاريع: كيف نفعل ذلك ولماذا

ربما سمعت عن تشريح الجثة. هو اجتماع بعد انتهاء المشروع ، يتم خلاله مناقشة النجاحات والفشل مع فريق المشروع. إنها طريقة رائعة للتعلم من أخطائك وتكرار الإجراءات التي عملت كما هو مخطط لها.

مشكلة تشريح الجثة هي بعد الحقيقة. نعم ، من المفيد جدًا إعداد مشروعك التالي للبقاء على المسار الصحيح. ولكن ماذا لو كان لديك واحد قبل البدء في مشروع جديد؟

يعرف مديرو المشاريع المخاطر الكامنة في أي مشروع. إنهم يقضون الوقت في التفكير في الأخطاء التي قد تحدث ووضع خطة للاستجابة لتلك المخاطر. تعد إدارة المخاطر أمرًا مهمًا ، بالطبع ، ولكن هناك عملية أكثر صرامة يمكن القيام بها للتأكد من استمرار المشروع في الموعد المحدد ، وبأقل من الميزانية ، وتقديم الجودة. هذه العملية تسمى premortem.

ما هو بريمورتيم؟

العرض الأولي هو عندما يتخيل فريق أن مشروعه قد فشل. هذا قبل أن يبدأ. يبدو الأمر سلبياً ، لكنها مجرد استراتيجية تسمح لفريق المشروع بالعمل إلى الوراء من نقطة الفشل لتحديد السبب الذي قد يكون سبب الفشل.

تظل المناقشات التي تستكشف حالات الفشل المحتملة إيجابية ، والهدف منها هو تحديد المشكلات التي تسببت في خروج المشروع عن مساره. يقوم مدير المشروع بعد ذلك بتحليل السيناريوهات المختلفة واحتمالية حدوثها ويتخذ إجراءات وقائية لتجنب حدوث مثل هذه الأحداث خلال دورة حياة المشروع.

لاحظ الفرق بين التقييم المبكر أو النقد النموذجي للمخاطر. في الأخير ، هناك افتراض بأن هذا أو ذاك قد يحدث خطأ. ومع ذلك ، مع وجود حالة سابقة ، يعمل الفريق على افتراض أن شيئًا ما قد حدث. لا يتم التعامل معها على أنها فكرة مجردة.

الفوائد والمخاطر

إذا كان هذا يبدو وكأنه خيال علمي ، فهناك بحث لدعمه. أشارت مقالة في هارفارد بيزنس ريفيو إلى دراسة أجرتها عام 1989 ديبورا ج. ميتشل ، من مدرسة وارتون ، وجاي روسو ، من جامعة كورنيل ونانسي بنينجتون ، من جامعة كولورادو ، والتي وجدت أنه عندما يحدث شيء ما بالفعل ، فإنه يحسن الفرصة. من إيجاد أسباب النتائج المستقبلية بشكل صحيح بنسبة 30 بالمائة. هذا ما يفعله بريمورتيم.

هناك ، بالطبع ، خطر أن يحدد العرض الأولي التهديدات أو نقاط الضعف غير الحقيقية. ومن ثم فإن الإجراءات الوقائية الناجمة عن هذا الباطل يمكن أن تدفع إسفيناً في التنفيذ السليم للمشروع.

لكن الفوائد التي يتم إجراؤها قبل التشريح بشكل صحيح عظيمة. إنه يقدم منظورًا غالبًا ما يكون مفقودًا من تحليل مخاطر ما قبل الإطلاق ، من حيث أنه ليس مصممًا لتحديد المشكلات المحتملة فقط قبل حدوثها. كما أنه يجعل أولئك الذين يفرطون في الاستثمار في المشروع يفقدون قليلاً من موقفهم الخطير. وكما لوحظ في وقت مبكر ، فإنه يمنح الجميع صوتًا ويحترم مساهماتهم. يمكن للجميع التعلم من بعضهم البعض ويكونون حساسين لالتقاط المشكلات قبل أن تتحول إلى مشاكل.

كيف تفعل بريمورتيم في المشروع

إذن ، كيف تجني ثمار ما قبل التشريح دون التعرض للمخاطر؟ ابدأ بالنظر إليها كما تفعل مع تمرين بناء الفريق. بمعنى من المعاني ، سيؤدي ذلك إلى توطيد أواصر فريقك أثناء استكشافهم للمشروع القادم كما لو كان قد انتهى وفشل. لذلك ، فإن النشاط ليس عمليًا فقط من حيث التخطيط الأفضل ولكنه أيضًا يقوي فريقك ، مما يجعلهم أكثر إنتاجية.

• التحضير: قبل أن تبدأ ، تأكد من إطلاع الفريق بأكمله على خطة المشروع. ثم يخبر القائد المعين الفريق أن المشروع قد فشل. هذا القائد ليس بالضرورة مدير المشروع ، على الرغم من أنه قد يكون كذلك. ومع ذلك ، يوصى بإضافة مدير المشروع إلى الفريق لمنظورهم الفريد.
• لماذا فشل المشروع؟ امنح الفريق ساعة أو أكثر للجلوس في مجموعات وطرح الأفكار حول سبب فشل المشروع ، أو اطلب منهم القيام بذلك بشكل فردي ، إذا كنت تفضل ذلك. أخبرهم أن يكونوا مبدعين قدر الإمكان. اطلب منهم تدوينها. أي فكرة تستحق التجميع ، حتى لو كان هناك خوف من أنها غير مهذبة. لن يعاقب أي شخص على أسبابه إذا كان الأمر جادًا. هذا ليس الوقت المناسب للشعور بالتهديد أو التراجع.
• شارك السبب: يطلب القائد من كل مجموعة أو فرد مشاركة سبب واحد فقط من أسباب فشل المشروع. الشخص التالي يقرأ سببهم ، ولكن يجب أن يكون مختلفًا عن أولئك الذين قاموا به. يتم سرد هذه الأسباب في مستند أو جدول بيانات.
• المراجعة والمراجعة: يأخذ مدير المشروع هذه القائمة ويراجع جميع الأسباب المختلفة لفشل المشروع ويستخدم هذه المعلومات لتعزيز خطة المشروع الحالية.

أفضل ممارسات Premortem

هناك أشياء أخرى يمكن أن تعزز هذه الخطوات الأساسية الأربع لبرميل جيد. لأحد ، لا تعمم. كن محددًا دائمًا قدر الإمكان عند نشر أسباب فشل المشروع. لكن لا تستخدم هذا التمرين كمنتدى للتنفيس أو تصفية الحسابات. يجب أن تكون جميع النقاط عملية وقابلة للتنفيذ.

أيضًا ، يمكن لمديري المشاريع تعيين مالكين لكل سبب من الأسباب ذات الأولوية وسيقود أعضاء الفريق هؤلاء مهمة إيجاد الحلول. يجب أن تراعي هذه الاستجابات المخاطر والفرص والخطط الحالية وكيف ستؤثر عليها.

تشريح الجثة مقابل تشريح الجثة

من المهم ملاحظة أن تشريح الجثة قبل الوفاة وتشريح الجثة لا يستبعد أحدهما الآخر. إنهما وجهان لعملة واحدة ، وكلاهما يخدم غرضًا قيمًا في قيادة مشروع ناجح.

تشريح إدارة المشروع هو وسيلة لتشريح المشروع النهائي ومعرفة الخطأ الذي حدث ، لذلك يمكن اتخاذ الخطوات في المشروع التالي لتجنب نفس النتائج. من الواضح أن الاختلاف هو أن ما قبل الوفاة هو فشل نظري قبل بدء المشروع وبعد الوفاة بعد انتهاء المشروع.

على عكس الطب ، فإن تشريح الجثة لا يعني بالضرورة فشل المشروع. قد يكون الأمر كذلك ، ولكن يمكن أيضًا أن يتبع تشريح الجثة نهاية ناجحة للمشروع. ذلك لأن كل مشروع له نصيبه من المنعطفات الخاطئة والمغامرات السيئة ، والتي يفحصها تشريح الجثة لمعرفة كيفية عدم ارتكاب نفس الأخطاء مرتين.

يعتبر التشريح المبكر وتشريح الجثة معًا أدوات مفيدة لفهم التيارات الأساسية في المشروع وكيفية تنفيذه بطريقة أو بأخرى. كلما زادت معرفتك بما يجعل مشروعك علامة ، زادت احتمالية تشغيله كالساعة.

يمكن لـ ProjectManager تنفيذ دروس Premortem

عند التعامل مع هذا القدر الكبير من المعلومات ، من المفيد دائمًا أن يكون لديك أداة للمساعدة في تنظيم البيانات. يمكن لـ ProjectManager إنشاء مشروع يتم فيه جمع نتائج الاختبار الأولي في مخطط جانت عبر الإنترنت يمكن مشاركته مع أعضاء الفريق.

مخططات جانت للتخطيط

يُعد مخطط جانت عبر الإنترنت الخاص بـ ProjectManager مفيدًا أيضًا حيث يمكن لمديري المشاريع تعيين المهام لأعضاء فريق معينين ، والذين يمكنهم بعد ذلك التواصل على مستوى المهمة ، بالإضافة إلى إرفاق الملفات والصور ذات الصلة. مع تغير الخطط ، يمكن تتبع هذه العملية ومراقبتها.

قوائم المهام للإنتاجية

أداة أخرى لإدارة المهام يتميز بها ProjectManager هي قائمة المهام التي تعمل على تحسين الإنتاجية وتسمح لأعضاء الفريق بالبقاء على المسار الصحيح. يمكن عرضها كقائمة مهام شخصية أو عبر المشروع بأكمله. يمكن لقوائم المهام هذه أيضًا التصفية حسب التاريخ والمالك والمشروع والمزيد.

مجالس كانبان للتنفيذ والتعاون

يمكن أيضًا عرض المهام على ProjectManager كلوحات كانبان ، والتي توفر تصورًا لسير العمل. يتم تقسيم الألواح إلى أعمدة ، وعادة ما تحدد ما يجب القيام به ، وما الذي يتم عمله وما يتم القيام به. تحت كل من رؤوس الأعمدة هذه توجد بطاقات ، وهي مهام فردية. يمكن أن تجمع البطاقة أيضًا الطرق التي توصل بها فريق المشروع لحل فشل المشروع في الاختبار الأولي.

تحتوي كل بطاقة على جدول زمني لملاحظة التقدم ويمكن تمييزها حسب المشروع ، والنوع ، والأولوية ، وتاريخ الاستحقاق ، وما إلى ذلك. هناك مساحة لوصف ، بالإضافة إلى مكان لتحميل المستندات أو جداول البيانات أو الصور. يمكن أيضًا تعيين البطاقات لعضو واحد أو أكثر من أعضاء الفريق ، مع مربع حوار لالتقاط أي أسئلة أو محادثة جارية من الفريق.

يعد Premortem أداة أخرى لإبقاء مشروعك على المسار الصحيح. يشبه ProjectManager ، وهو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة ، سكين الجيش السويسري للأدوات مع جميع الميزات التي تحتاجها لقيادة مشروع إلى إغلاق ناجح. من التخطيط باستخدام مخطط جانت عبر الإنترنت إلى إدارة سير العمل ومراقبته باستخدام لوحات كانبان وإعداد التقارير باستخدام لوحة معلومات في الوقت الفعلي ، تتم تغطية كل مرحلة من مراحل مشروعك. تعرف على ما يمكنه فعله من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا اليوم.