プロジェクトの事前分析: その方法と理由

事後分析について聞いたことがあるかもしれません。 プロジェクト終了後に、プロジェクトチームと成否を話し合うミーティングです。 過ちから学び、計画どおりに機能したアクションを繰り返すのに最適な方法です。

事後分析の問題点は、事後であることです。 はい、次のプロジェクトを順調に進めるために非常に役立ちます。 しかし、新しいプロジェクトを開始する前に 1 つ持っていたらどうでしょうか?

プロジェクト マネージャーは、どのプロジェクトにも内在するリスクを知っています。 彼らは、何がうまくいかないかを検討し、それらのリスクに対応するための計画を立てることに時間を費やします。 もちろん、リスク管理は重要ですが、プロジェクトが予定通りに予算内で行われ、品質が確保されるようにするために、さらに厳密なプロセスを実行する必要があります。 そのプロセスは事前死と呼ばれます。

前死とは何ですか？

事前分析とは、チームがプロジェクトが失敗したと想像することです。 まだ始まる前の話です。 否定的に聞こえるかもしれませんが、これは、プロジェクト チームがその障害点からさかのぼって、障害の原因を特定できるようにする戦略にすぎません。

潜在的な失敗を調査する議論は、プロジェクトを脱線させる原因となった問題を特定することだけを目的として、積極的に行われます。 次に、プロジェクト マネージャーは、さまざまなシナリオとその可能性を分析し、予防措置を講じて、プロジェクトのライフ サイクル全体でそのようなイベントが発生しないようにします。

事前検証と典型的なリスク評価または批判の違いに注意してください。 後者では、これまたはそれがうまくいかない可能性があるという前提があります。 ただし、プレモーテムでは、チームは何かが起こったという前提で動作します。 抽象化としてアプローチされていません。

利点とリスク

これがサイエンス フィクションのように聞こえる場合は、それを裏付ける研究があります。 ハーバード ビジネス レビューの記事では、ウォートン スクールのデボラ J. ミッチェル、コーネル大学のジェイ ルッソ、コロラド大学のナンシー ペニントンが 1989 年に実施した研究に言及しています。将来の結果の理由を正しく見つけることが 30% 向上します。 それが事前検死の役割です。

もちろん、プレモーテムによって、現実ではない脅威や弱点が特定される危険性があります。 次に、この虚偽に起因する予防措置が、プロジェクトの適切な実行にくさびを打ち込む可能性があります。

しかし、適切に行われたプレモーテムのメリットは大きいです。 潜在的な問題を発生前に特定するためだけに設計されていないという点で、ローンチ前のリスク分析では見過ごされがちな視点を提供します。 また、プロジェクトに過剰投資している人は、危険なガンホーな態度を少し失います。 そして、冒頭で述べたように、誰もが発言できるようにし、意見を尊重します。 誰もがお互いから学ぶことができ、問題が発生する前に問題を捉えることに敏感です。

プロジェクトで事前分析を行う方法

では、危険にさらされることなく、どのように前死の恩恵を享受するのでしょうか? チームビルディングの演習と同じように、それを見ることから始めます。 ある意味では、チームが次のプロジェクトを完了して失敗したかのように探索するとき、チームの絆が強化されます。 したがって、この活動はより良い計画という点で実用的であるだけでなく、チームを強化し、生産性を高めます。

• 準備:開始する前に、チーム全体がプロジェクト計画について説明を受けていることを確認してください。 次に、割り当てられたリーダーが、プロジェクトが失敗したことをチームに伝えます。 このリーダーは必ずしもプロジェクト マネージャーではありませんが、そうである可能性もあります。 ただし、独自の視点を得るために、プロジェクト マネージャーをチームに追加することをお勧めします。
• プロジェクトが失敗した理由チームに 1 時間以上グループで座ってもらい、プロジェクトが失敗した理由についてあらゆる可能性についてブレインストーミングを行うか、必要に応じて個別に検討してもらいます。 できるだけ想像力を働かせるように伝えてください。 書き留めてもらいます。 たとえそれが無礼であるという恐れがあったとしても、どんなアイデアも収集する価値があります. それが深刻な場合、誰も彼らの理由で罰せられることはありません. 今は、脅威を感じたり、抵抗したりする時ではありません。
• 理由を共有する:リーダーは、各グループまたは個人に、プロジェクトが失敗した理由を 1 つだけ共有するよう求めます。 次の人がその理由を読みますが、それはそれを進めた人たちとは別のものでなければなりません。 これらの理由は、ドキュメントまたはスプレッドシートに記載されています。
• レビューと改訂:プロジェクト マネージャーは、このリストを使用して、プロジェクトの失敗のさまざまな理由をすべてレビューし、この情報を使用して既存のプロジェクト計画を強化します。

事前分析のベスト プラクティス

よくできた事前分析のこれら 4 つの基本ステップを強化できるものは他にもあります。 まず、一般化しないでください。 プロジェクトの失敗の理由を放送するときは、常にできるだけ具体的にしてください。 ただし、この演習を、スコアを発散または解決するためのフォーラムとして使用しないでください。 すべてのポイントは実用的で実用的でなければなりません。

また、プロジェクト マネージャーは、優先度の高い理由のそれぞれに所有者を割り当てることができ、それらのチーム メンバーが解決策を見つけるタスクを主導します。 これらの対応では、リスク、機会、および既存の計画と、それらがどのように影響するかを考慮する必要があります。

前死後 vs 前死後

事前分析と事後分析は相互に排他的ではないことに注意することが重要です。 それらは同じコインの表裏であり、成功するプロジェクトをリードする上で、どちらも価値ある目的を果たします。

プロジェクト管理の事後分析は、完成したプロジェクトを分析し、何が問題だったのかを確認する方法です。これにより、次のプロジェクトで同じ結果を避けるための措置を講じることができます。 違いは、明らかに、事前分析はプロジェクト開始前の理論上の失敗であり、事後分析はプロジェクト終了後のことです。

医学とは異なり、事後分析は必ずしもプロジェクトが失敗したことを意味するわけではありません。 そうかもしれませんが、プロジェクトが成功裏に終了した後に事後分析を行うこともできます。 これは、すべてのプロジェクトに間違いや不運がつきものであり、事後分析では、同じ間違いを 2 回繰り返さないようにする方法を検討するためです。

事前分析と事後分析は、プロジェクトの根底にある現在の流れと、それらがどのように進行するかを理解するのに役立つツールです。 プロジェクトを動かしているものについて知識があればあるほど、時計仕掛けのように実行できる可能性が高くなります。

ProjectManager は事前分析の教訓を実装できる

このように多くの情報を扱う場合、データを整理するためのツールがあると便利です。 ProjectManager は、チーム メンバーと共有できるオンライン ガント チャートにプレモーテムの結果を収集するプロジェクトを作成できます。

計画のガント チャート

ProjectManager のオンライン ガント チャートは、プロジェクト マネージャーが特定のチーム メンバーにタスクを割り当て、タスク レベルでコミュニケーションを取り、関連するファイルや画像を添付できるという点でも役立ちます。 計画が変更されると、そのプロセスを追跡および監視できます。

生産性向上のためのタスク リスト

ProjectManager が備えているもう 1 つのタスク管理ツールは、生産性を向上させ、チーム メンバーが予定通りに作業できるようにするタスク リストです。 個人のタスク リストとして、またはプロジェクト全体で表示できます。 これらのタスク リストは、日付、所有者、プロジェクトなどでフィルタリングすることもできます。

実行とコラボレーションのためのかんばんボード

タスクは、ワークフローの視覚化を提供するかんばんボードとして ProjectManager で表示することもできます。 ボードは列に分かれており、通常、何をする必要があるか、何をするか、何をするかを定義します。 これらの各列見出しの下には、個々のタスクであるカードがあります。 このカードは、プロジェクト チームが事前分析でプロジェクトの失敗を解決するために思いついた方法を収集することもできます。

各カードには進行状況を示すタイムラインがあり、プロジェクト、タイプ、優先度、期日などでマークできます。説明を記入するスペースと、ドキュメント、スプレッドシート、または画像をアップロードする場所があります。 カードは、1 人以上のチーム メンバーに割り当てることもでき、ダイアログ ボックスを使用して、チームからの質問や進行中の会話をキャプチャできます。

事前分析は、プロジェクトを順調に進めるためのもう 1 つのツールです。 クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアである ProjectManager は、プロジェクトを成功に導くために必要なすべての機能を備えたツールのスイス アーミー ナイフのようなものです。 オンライン ガント チャートを使用した計画から、カンバン ボードを使用したワークフローの管理と監視、リアルタイム ダッシュボードを使用したレポート作成まで、プロジェクトのすべてのフェーズがカバーされます。 この 30 日間の無料試用版を今すぐ利用して、何ができるかを確認してください。