电子邮件管理工具：更擅长电子邮件

我们都曾让电子邮件在某一时刻接管我们的生活。 它要么成为让我们感到高效的分心（当我们真的没有在项目上移动针头时），要么让我们感到不知所措并希望它从未存在过。

因为电子邮件是日常生活中必不可少的一部分，所以这里有一些电子邮件管理工具、提示和技巧，可以在阅读和回复充斥着收件箱的邮件时提高效率。 通过将这些电子邮件管理工具与您当前的工作管理软件相结合，您一定会提高您的工作效率。

批量回复您的电子邮件

如果您的电子邮件收件箱看起来不堪重负，那么处理它的一种方法是将其视为创可贴：一次完成所有操作，快速完成，然后完成。 这可以通过一点一点地检查收件箱手动完成，也可以使用电子邮件管理工具使其更有趣。

我推荐emailga.me ，它使用计时器和悲伤或快乐的脸来帮助您完成任务并快速处理电子邮件。 它连接到您的 Gmail 或 Google Apps 收件箱，并允许您归档和转发邮件。 如果您将多封不同的电子邮件发送到一个 Gmail 收件箱，您也可以使用不同的发件人电子邮件。

在电子邮件签名中设置期望

与您发送电子邮件的每个人交流的一个未充分利用的空间是您的电子邮件签名。 当然，通常会添加您的电话号码或社交媒体网络等信息，但您也可以添加一条关于您如何处理电子邮件的信息，以便提前设定期望。

例如，当我在 Search Engine Journal 担任执行编辑时，我每天会收到数百封电子邮件。 我在我的电子邮件签名中加入了一行，大意是：“电子邮件将在一周内的 48 小时内得到答复。 谢谢你的耐心。” 自从把它放在我的电子邮件签名中后，在我有机会阅读他们的第一封电子邮件之前，我再也没有人向我发送第二封电子邮件要求跟进。

有一个清晰、可操作的外出消息

当人们不在办公室并且他们的信息说一些太简单而无用的信息时，这非常令人沮丧，例如“我直到星期四 12 月 2 日才离开办公室。 谢谢！” 很多时候，如果我给某人发电子邮件，我有特定的需求或要求。

包含有关您不在办公室时间的更多详细信息总是有帮助的，因此希望在您回来之前可以解决一些问题。 包括为您提供服务的人的联系信息，或告诉那些给您发送电子邮件的人您何时能够回复他们的电子邮件：“我在 11 月 9 日星期五之前不在办公室，但我会在星期一回复您的电子邮件， 11 月 12 日。” 如果您是在家工作的人，请让离开办公室的信息来做这件事。 不要在度假时查看您的电子邮件！

使用电子邮件服务进行更好的过滤

如果电子邮件让您不知所措，请尝试使用可以为您提供更清洁收件箱的自动化服务。 Unroll.me 是一个电子邮件订阅和管理服务。 它不仅允许您一次取消订阅多个电子邮件列表（连接电子邮件后），它还会向您发送您订阅电子邮件的每日摘要，因此您可以在一封电子邮件中查看它们，而不必手动打开并阅读每一个。

另一个真正有助于处理大量电子邮件的电子邮件管理工具是 Sanebox。 它会自动将它认为不太重要的电子邮件放在一个名为“SaneLater”的文件夹中。 如果您不希望来自特定人员的电子邮件进入 SaneLater 文件夹，您只需将其移回您的收件箱，这会指导 SaneBox 将该发件人的电子邮件留在您的收件箱中。 SaneBox 确实过滤了一些来自真实人员的个性化电子邮件（而不是电子邮件列表），但从未丢失过任何电子邮件。

跟踪阅读电子邮件插件

邮件跟踪是一个非常分裂的问题——有些人讨厌知道他们收到的电子邮件的发件人会知道他们是否打开了它，而另一些人则发誓这有助于让他们保持在正轨上。 根据您的谋生方式，跟踪电子邮件可以带来很多好处。 对于企业主，如果您要发送有关定价或项目的信息，跟踪电子邮件会很有帮助。

声称没有收到您的电子邮件的人可能会损害您的收入或项目状态。 因此，能够查看是否有人打开了电子邮件可以确保您知道其他人已经阅读了它，因此知道项目的最新状态，或者知道您的提案成本。

MailTrack就是这样一种电子邮件管理工具，可与 Google 应用程序或 Gmail 一起使用，并允许您自动跟踪从安装了该服务的浏览器发送的所有外发电子邮件（例如，它不会跟踪从您手机中的 gmail 应用程序发送的电子邮件）。

让电子邮件重新出现在您的收件箱中

很多时候，我们将收件箱视为待办事项列表。 如果您遇到这种情况，提供一项服务来提醒您通过电子邮件发生的常设项目或行动项目可能会有所帮助。

相关：免费待办事项列表模板

Boomerang 就是这样一种工具。 一旦添加到您的 Gmail 收件箱，它就可以让您将回旋镖设置为外发电子邮件。 这意味着电子邮件将在设定的日期或时间间隔（例如一周内）返回给您。 您可以选择回旋镖是否仅在此人没有响应或不管响应时才发生。

写得更好

最后，无论您的行业或电子邮件的主题是什么，我们都可以使用一些提示来更好地写作。 幸运的是，有一些工具可以帮助指导我们的写作，以避免拼写错误和语法错误。

第一个是Grammarly ，它作为扩展安装在 Chrome 中，有免费和高级版本。 此工具将自动扫描任何输入的文本以查找拼写和语法错误。 如果您购买高级版并拥有 PC，您还可以设置 Grammarly 以在 Word 中使用。 无论哪种方式，您都可以将文本粘贴到他们的在线工具中进行分析。

另一个很棒的工具是Just Not sorry 插件，它可以在 Chrome 浏览器中的 Gmail 或 Google Apps 中使用。 这是为了帮助人们避免许多女性在电子邮件中使用的不必要的被动语言。 诸如“我认为”或“请”之类的短语带有下划线，然后用户可以将鼠标悬停在它上面以了解为什么应该删除或编辑它。

通过使用这些电子邮件工具的组合，您可以提高收件箱管理的效率并减少时间和精力。 将电子邮件管理视为一项需要完成的任务，而不是一件容易占据您一生的事情。 这使您可以从事真正推动您的业务或职业发展的项目。

哇，那个邮件问题终于解决了！ 既然您已经管理了所有这些讨厌的通信，那么如何获得一个出色的工具来帮助您管理工作本身呢？ ProjectManager.com 是一款基于云的项目管理软件，具有任务列表、计划时间表和实时仪表板等功能，这些功能会在新信息输入系统时立即更新。 参加 30 天免费试用，随时掌握您的电子邮件和项目。