電子郵件管理工具：更擅長電子郵件

我們都曾讓電子郵件在某一時刻接管我們的生活。 它要么成為讓我們感到高效的分心（當我們真的沒有在項目上移動針頭時），要么讓我們感到不知所措並希望它從未存在過。

因為電子郵件是日常生活中必不可少的一部分，所以這裡有一些電子郵件管理工具、提示和技巧，可以在閱讀和回复充斥著收件箱的郵件時提高效率。 通過將這些電子郵件管理工具與您當前的工作管理軟件相結合，您一定會提高您的工作效率。

批量回复您的電子郵件

如果您的電子郵件收件箱看起來不堪重負，那麼處理它的一種方法是將其視為創可貼：一次完成所有操作，快速完成，然後完成。 這可以通過一點一點地檢查收件箱手動完成，也可以使用電子郵件管理工具使其更有趣。

我推薦emailga.me ，它使用計時器和悲傷或快樂的臉來幫助您完成任務并快速處理電子郵件。 它連接到您的 Gmail 或 Google Apps 收件箱，並允許您歸檔和轉發郵件。 如果您將多封不同的電子郵件發送到一個 Gmail 收件箱，您也可以使用不同的發件人電子郵件。

在電子郵件簽名中設置期望

與您發送電子郵件的每個人交流的一個未充分利用的空間是您的電子郵件簽名。 當然，通常會添加您的電話號碼或社交媒體網絡等信息，但您也可以添加一條關於您如何處理電子郵件的信息，以便提前設定期望。

例如，當我在 Search Engine Journal 擔任執行編輯時，我每天會收到數百封電子郵件。 我在我的電子郵件簽名中加入了一行，大意是：“電子郵件將在一周內的 48 小時內得到答复。 謝謝你的耐心。” 自從把它放在我的電子郵件簽名中後，在我有機會閱讀他們的第一封電子郵件之前，我再也沒有人向我發送第二封電子郵件要求跟進。

有一個清晰、可操作的外出消息

當人們不在辦公室並且他們的信息說一些太簡單而無用的信息時，這非常令人沮喪，例如“我直到星期四 12 月 2 日才離開辦公室。 謝謝！” 很多時候，如果我給某人發電子郵件，我有特定的需求或要求。

包含有關您不在辦公室時間的更多詳細信息總是有幫助的，因此希望在您回來之前可以解決一些問題。 包括為您提供服務的人的聯繫信息，或告訴那些給您發送電子郵件的人您何時能夠回复他們的電子郵件：“我在 11 月 9 日星期五之前不在辦公室，但我會在星期一回复您的電子郵件， 11 月 12 日。” 如果您是在家工作的人，請讓離開辦公室的信息來做這件事。 不要在度假時查看您的電子郵件！

使用電子郵件服務進行更好的過濾

如果電子郵件讓您不知所措，請嘗試使用可以為您提供更清潔收件箱的自動化服務。 Unroll.me 是一個電子郵件訂閱和管理服務。 它不僅允許您一次取消訂閱多個電子郵件列表（連接電子郵件後），它還會向您發送您訂閱電子郵件的每日摘要，因此您可以在一封電子郵件中查看它們，而不必手動打開並閱讀每一個。

另一個真正有助於處理大量電子郵件的電子郵件管理工具是 Sanebox。 它會自動將它認為不太重要的電子郵件放在一個名為“SaneLater”的文件夾中。 如果您不希望來自特定人員的電子郵件進入 SaneLater 文件夾，您只需將其移回您的收件箱，這會指導 SaneBox 將該發件人的電子郵件留在您的收件箱中。 SaneBox 確實過濾了一些來自真實人員的個性化電子郵件（而不是電子郵件列表），但從未丟失過任何電子郵件。

跟踪閱讀電子郵件插件

郵件跟踪是一個非常分裂的問題——有些人討厭知道他們收到的電子郵件的發件人會知道他們是否打開了它，而另一些人則發誓這有助於讓他們保持在正軌上。 根據您的謀生方式，跟踪電子郵件可以帶來很多好處。 對於企業主，如果您要發送有關定價或項目的信息，跟踪電子郵件會很有幫助。

聲稱沒有收到您的電子郵件的人可能會損害您的收入或項目狀態。 因此，能夠查看是否有人打開了電子郵件可以確保您知道其他人已經閱讀了它，因此知道項目的最新狀態，或者知道您的提案成本。

MailTrack就是這樣一種電子郵件管理工具，可與 Google 應用程序或 Gmail 一起使用，並允許您自動跟踪從安裝了該服務的瀏覽器發送的所有外發電子郵件（例如，它不會跟踪從您手機中的 gmail 應用程序發送的電子郵件）。

讓電子郵件重新出現在您的收件箱中

很多時候，我們將收件箱視為待辦事項列表。 如果您遇到這種情況，提供一項服務來提醒您通過電子郵件發生的常設項目或行動項目可能會有所幫助。

相關：免費待辦事項列表模板

Boomerang 就是這樣一種工具。 一旦添加到您的 Gmail 收件箱，它就可以讓您將迴旋鏢設置為外發電子郵件。 這意味著電子郵件將在設定的日期或時間間隔（例如一周內）返回給您。 您可以選擇迴旋鏢是否僅在此人沒有響應或不管響應時才發生。

寫得更好

最後，無論您的行業或電子郵件的主題是什麼，我們都可以使用一些提示來更好地寫作。 幸運的是，有一些工具可以幫助指導我們的寫作，以避免拼寫錯誤和語法錯誤。

第一個是Grammarly ，它作為擴展安裝在 Chrome 中，有免費和高級版本。 此工具將自動掃描任何輸入的文本以查找拼寫和語法錯誤。 如果您購買高級版並擁有 PC，您還可以設置 Grammarly 以在 Word 中使用。 無論哪種方式，您都可以將文本粘貼到他們的在線工具中進行分析。

另一個很棒的工具是Just Not sorry 插件，它可以在 Chrome 瀏覽器中的 Gmail 或 Google Apps 中使用。 這是為了幫助人們避免許多女性在電子郵件中使用的不必要的被動語言。 諸如“我認為”或“請”之類的短語帶有下劃線，然後用戶可以將鼠標懸停在它上面以了解為什麼應該刪除或編輯它。

通過使用這些電子郵件工具的組合，您可以提高收件箱管理的效率並減少時間和精力。 將電子郵件管理視為一項需要完成的任務，而不是一件容易占據您一生的事情。 這使您可以從事真正推動您的業務或職業發展的項目。

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