أدوات إدارة البريد الإلكتروني: كن أفضل في البريد الإلكتروني

لقد سمحنا جميعًا للبريد الإلكتروني بالسيطرة على حياتنا في وقت أو آخر. إما أن يصبح إلهاءًا يجعلنا نشعر بالإنتاجية (عندما لا نحرك الإبرة في المشاريع حقًا) ، أو يجعلنا نشعر بالإرهاق ونتمنى ألا تكون موجودة أبدًا.

نظرًا لأن البريد الإلكتروني جزء ضروري من الحياة اليومية ، فإليك بعض أدوات ونصائح وحيل إدارة البريد الإلكتروني لتكون أكثر فاعلية عند القراءة والرد على الرسائل التي تغمر صندوق الوارد الخاص بك. من خلال الجمع بين أدوات إدارة البريد الإلكتروني هذه مع برنامج إدارة العمل الحالي ، فأنت متأكد من تحسين إنتاجيتك.

دفعة الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

إذا كان صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك يبدو مربكًا ، فإن إحدى طرق التعامل معه هي معاملته مثل Band-Aid: افعل ذلك كله مرة واحدة ، وبسرعة ، وانتهي منه. يمكن القيام بذلك يدويًا ، من خلال تصفح صندوق الوارد الخاص بك شيئًا فشيئًا ، أو يمكنك استخدام أداة إدارة البريد الإلكتروني لجعله أكثر متعة.

أوصي بـ emailga.me ، الذي يستخدم مؤقتًا ووجهًا حزينًا أو سعيدًا لمساعدتك على الاستمرار في المهمة والعمل من خلال البريد الإلكتروني بسرعة. يتصل بصندوق بريد Gmail أو Google Apps ويسمح لك بأرشفة الرسائل ، وكذلك إعادة توجيهها. يمكنك أيضًا استخدام رسائل بريد إلكتروني مختلفة للمرسلين إذا كان لديك عدة رسائل بريد إلكتروني مختلفة تنتقل إلى صندوق بريد واحد في Gmail.

ضع التوقعات في توقيع البريد الإلكتروني

مساحة واحدة غير مستغلة للتواصل مع كل شخص تراسله عبر البريد الإلكتروني هو توقيع بريدك الإلكتروني. بالطبع ، من الشائع وضع معلومات مثل رقم هاتفك أو شبكات التواصل الاجتماعي ، ولكن يمكنك أيضًا تضمين سطر حول كيفية تعاملك مع بريدك الإلكتروني حتى يتم تعيين التوقعات مسبقًا.

على سبيل المثال ، عندما عملت كمحرر تنفيذي في Search Engine Journal ، كنت أتلقى مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا. لقد قمت بتضمين سطر في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بي يقول شيئًا مؤثرًا: "سيتم الرد على رسائل البريد الإلكتروني في غضون 48 ساعة خلال الأسبوع. شكرا لصبرك." منذ وضع ذلك في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بي ، لم يكن لدي أي شخص يرسل لي بريدًا إلكترونيًا ثانيًا يطلب المتابعة قبل حتى أن أتيحت لي الفرصة لقراءة بريدهم الإلكتروني الأول.

احصل على رسالة واضحة وقابلة للتنفيذ خارج المكتب

إنه أمر محبط للغاية عندما يكون الأشخاص خارج المكتب ورسالتهم تقول شيئًا بسيطًا جدًا بحيث لا يكون مفيدًا ، مثل "أنا خارج المكتب حتى يوم الخميس ، 12/2. شكرًا لك!" في كثير من الأحيان ، إذا كنت أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما ، فلدي حاجة أو طلب معين.

من المفيد دائمًا تضمين مزيد من التفاصيل حول الوقت الذي تقضيه خارج المكتب ، لذلك نأمل أن يتم حل بعض المشكلات قبل العودة. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بالشخص الذي يغطيك أو أخبر أولئك الذين يرسلون لك بريدًا إلكترونيًا عندما تتمكن من الرد على بريدهم الإلكتروني: "أنا خارج المكتب حتى يوم الجمعة ، 11/9 ، لكنني سأعيد بريدك الإلكتروني يوم الاثنين ، 11/12 ". وإذا كنت شخصًا يعمل من المنزل ، فاترك رسالة خارج المكتب تفعل ذلك. لا تتحقق من بريدك الإلكتروني أثناء الإجازة!

استخدم خدمات البريد الإلكتروني لتصفية أفضل

إذا كان البريد الإلكتروني يربكك ، فحاول استخدام الخدمات الآلية التي يمكن أن تقدم لك صندوق بريد أكثر نظافة. Unroll.me هي خدمة اشتراك وإدارة بالبريد الإلكتروني. لا يسمح لك فقط بإلغاء الاشتراك من عدة قوائم بريد إلكتروني مرة واحدة (بعد توصيل بريدك الإلكتروني) ، بل سيرسل لك أيضًا ملخصًا يوميًا لرسائل البريد الإلكتروني التي اشتركت فيها ، بحيث يمكنك الاطلاع عليها جميعًا في بريد إلكتروني واحد بدلاً من الاضطرار إلى فتحها يدويًا واقرأ كل واحد.

أداة إدارة البريد الإلكتروني الأخرى التي تساعد حقًا في التعامل مع البريد الإلكتروني الهائل هي Sanebox. يقوم تلقائيًا بوضع رسائل البريد الإلكتروني التي يعتبرها أقل أهمية في مجلد يسمى "SaneLater". إذا كنت لا تريد إرسال بريد إلكتروني من شخص معين إلى مجلد SaneLater ، فما عليك سوى نقله مرة أخرى إلى صندوق الوارد الخاص بك ، والذي يعلم SaneBox ترك رسائل البريد الإلكتروني من هذا المرسل في صندوق الوارد الخاص بك من الآن فصاعدًا. يقوم SaneBox بتصفية بعض رسائل البريد الإلكتروني المخصصة من أشخاص فعليين (بدلاً من قائمة بريد إلكتروني) ، ولكن لم يتم فقد أي بريد إلكتروني على الإطلاق.

المسار يقرأ البريد الإلكتروني البرنامج المساعد

يعد تتبع البريد مشكلة شديدة الانقسام - فبعض الأشخاص يكرهون معرفة أن مرسل رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقونها سيعرفون ما إذا كانوا قد فتحوها أم لا ، بينما يقسم آخرون أن ذلك يساعد على إبقائهم على المسار الصحيح. اعتمادًا على ما تفعله من أجل لقمة العيش ، يمكن أن يكون لتتبع رسائل البريد الإلكتروني ثروة من الفوائد. بالنسبة لأصحاب الأعمال ، يعد تتبع البريد الإلكتروني مفيدًا إذا كنت ترسل معلومات حول الأسعار أو المشاريع.

قد يكون ادعاء شخص ما أنه لم يتلق بريدك الإلكتروني ضارًا بدخلك أو حالة مشروعك. وبالتالي ، فإن القدرة على معرفة ما إذا كان شخص ما قد فتح بريدًا إلكترونيًا يمكن أن يضمن أنك تعرف أن الأشخاص الآخرين قد قرأوه وبالتالي تعرف آخر حالة للمشروع ، أو على دراية بتكلفة اقتراحك.

MailTrack هي إحدى أدوات إدارة البريد الإلكتروني التي تعمل مع تطبيقات Google أو Gmail وتسمح لك تلقائيًا بتتبع جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة المرسلة من المتصفح الذي تم تثبيت الخدمة عليه (على سبيل المثال ، لن تتعقب رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها من تطبيق gmail الخاص بك في هاتفك ).

اجعل رسائل البريد الإلكتروني تظهر مرة أخرى في بريدك الوارد

في كثير من الأحيان ، نتعامل مع البريد الوارد لدينا على أنه قوائم مهام. إذا كان هذا هو الحال بالنسبة لك ، فقد يكون من المفيد أن يكون لديك خدمة تذكرك بمشروع دائم أو عنصر عمل كان يحدث عبر البريد الإلكتروني.

ذات صلة: قالب قائمة المهام المجانية

بوميرانغ هي إحدى هذه الأدوات. بمجرد إضافته إلى صندوق الوارد الخاص بك في Gmail ، فإنه يتيح لك تعيين boomerang إلى بريد إلكتروني صادر. هذا يعني أن البريد الإلكتروني سيعود إليك في تاريخ أو فاصل زمني محدد (على سبيل المثال في غضون أسبوع). يمكنك اختيار ما إذا كانت الطفرة ستحدث فقط إذا لم يستجب الشخص أو بغض النظر عن الرد.

اكتب أفضل

أخيرًا ، بغض النظر عن مجال عملك أو موضوع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، يمكننا جميعًا استخدام بعض التذكيرات حول كيفية الكتابة بشكل أفضل. لحسن الحظ ، هناك أدوات يمكن أن تساعد في توجيه كتاباتنا لتجنب الأخطاء المطبعية والنحوية.

الأول هو Grammarly ، والذي تم تثبيته في Chrome كملحق ولديه إصدارات مجانية ومتميزة. ستقوم هذه الأداة تلقائيًا بفحص أي نص تم إدخاله بحثًا عن أخطاء إملائية ونحوية. إذا اشتريت الإصدار المتميز ولديك جهاز كمبيوتر ، فيمكنك أيضًا إعداد Grammarly لاستخدامه في Word. في كلتا الحالتين ، يمكنك أيضًا لصق نص في الأداة عبر الإنترنت لتحليلها.

أداة أخرى رائعة هي المكون الإضافي Just Not Sorry ، والذي يعمل في Gmail أو Google Apps في متصفح Chrome. تم إنشاء هذا لمساعدة الأشخاص على تجنب اللغة السلبية غير الضرورية التي تستخدمها العديد من النساء في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. تم وضع خط تحتها عبارات مثل ، "أعتقد ذلك" أو "من فضلك" ، وبعد ذلك يمكن للمستخدم التمرير فوقها للحصول على تفسير لسبب إزالتها أو تعديلها.

باستخدام مجموعة من أدوات البريد الإلكتروني هذه ، يمكنك جعل إدارة البريد الوارد أكثر كفاءة وتستهلك وقتًا وطاقة أقل. تعامل مع إدارة البريد الإلكتروني كمهمة يجب تجاوزها بدلاً من شيء يمكن أن يستغرق حياتك بأكملها بسهولة. يتيح لك هذا العمل في المشاريع التي تحرك عملك أو حياتك المهنية إلى الأمام.

يا للعجب ، لقد تم حل مشكلة البريد الإلكتروني هذه أخيرًا! الآن بعد أن قمت بإدارة كل تلك المراسلات المزعجة ، ماذا عن الحصول على أداة رائعة لمساعدتك في إدارة العمل نفسه؟ ProjectManager.com هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة ويحتوي على ميزات مثل قوائم المهام والجداول الزمنية للتخطيط ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي التي يتم تحديثها فورًا عند إدخال معلومات جديدة في النظام. ابق على اطلاع على رسائل البريد الإلكتروني ومشاريعك من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.