คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการส่งอีเมลจำนวนมากใน Outlook [2022]

สงสัย ว่าจะส่งอีเมลจำนวนมากใน Outlook ได้อย่างไร? คุณมาถูกที่แล้ว วันนี้เราจะมาดูวิธีใช้ ISP เพื่อส่งแคมเปญอีเมลจำนวนมากไปยังผู้ชมของคุณ

แต่ก่อนที่เราจะทำอย่างนั้น สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าถึงแม้จะเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายและฟรี แต่การส่งอีเมลจำนวนมากไปยังผู้รับจำนวนมากผ่าน Outlook ไม่ได้เกิดขึ้นโดยไม่มีข้อจำกัดและปัญหาบางประการ

เพื่อช่วยคุณวันนี้เราจะเห็น:

• วิธีส่งข้อความจำนวนมากใน Microsoft Outlook
• เหตุใด Outlook จึงไม่ใช่โซลูชันการส่งจดหมายมวลชนที่ดีที่สุด
• ทางเลือกที่ดีที่สุดในการส่งอีเมลจำนวนมากคืออะไร

ตอนนี้เรามาดูวิธีการทำในคำแนะนำทีละขั้นตอนต่อไปนี้:

วิธีการส่งอีเมลจำนวนมากใน Outlook

หากต้องการใช้วิธีนี้ คุณจะต้องเข้าถึง MS Office และ Microsoft Word โดยเฉพาะ คุณไม่จำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์เพิ่มเติม เนื่องจากกระบวนการทั้งหมดจะดำเนินการผ่านตัวเลือก Mail Merge ที่พบในเอกสาร

1. เขียนสำเนาอีเมลของคุณใน Word

ขั้นตอนแรกในการส่งข้อความอีเมลของคุณไปยังผู้รับผ่าน Outlook คือการ สร้างเอกสาร Word ใหม่ และเพิ่มสำเนาของคุณ

คุณสามารถเริ่มจากศูนย์หรือใช้เทมเพลตอีเมลแบบเย็นดังนี้:

2. เลือกตัวเลือกจดหมายเวียน

เมื่อคุณมีเนื้อความของอีเมลพร้อมแล้ว ก็ถึงเวลาไปยังขั้นตอนถัดไป ที่นี่ คุณต้องค้นหาตัวเลือก Mail Merge

ซึ่งอยู่ในแท็บการส่งจดหมาย คลิกที่มันแล้วกด "Start Mail Merge" จากเมนูแบบเลื่อนลง คุณต้องเลือกประเภท "ข้อความอีเมล"

เมื่อคุณคลิกที่เอกสาร Word ของคุณจะมีลักษณะดังนี้:

นอกเหนือจากสำเนาของคุณ คุณยังสามารถเพิ่มบรรทัดคำทักทายและแทรกเขตข้อมูลผสานเพื่อทำให้ข้อความอีเมลของคุณเป็นส่วนตัวมากขึ้น คุณสามารถค้นหาตัวเลือกได้ในส่วน "เขียนและแทรกฟิลด์":

ตอนนี้เรามาดูกันว่าคุณสามารถเพิ่มรายชื่อผู้ติดต่อของคุณได้อย่างไร

3. เลือกผู้รับอีเมลของคุณ

ถัดไป คุณต้องคลิกที่แท็บ "เลือกผู้รับ" ซึ่งอยู่ใต้ตัวเลือก "เริ่มจดหมายเวียน"

ที่นี่ คุณสามารถเลือกระหว่างสามตัวเลือกที่แตกต่างกัน มาดูกันว่าคุณจะใช้งานแต่ละอย่างได้อย่างไร:

• พิมพ์รายการใหม่: ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อแทรกข้อมูลติดต่อของผู้รับด้วยตนเองผ่านกล่องโต้ตอบ เช่น ชื่อ ที่อยู่ บริษัท และอื่นๆ คุณยังสามารถเพิ่มและลบรายการจำนวนมาก ค้นหาผู้ติดต่อ และปรับแต่งคอลัมน์ของคุณ แล้วบันทึกรายการใหม่ของคุณบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
• ใช้รายการที่มีอยู่: หากคุณมีรายการในไฟล์ CSV แล้ว คุณสามารถอัปโหลดได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้วิธีนี้ใช้ได้ผล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แทรกรายละเอียดของผู้ติดต่อในสเปรดชีต Excel ของคุณอย่างถูกต้อง รวมทั้งชื่อผู้รับและที่อยู่อีเมลของพวกเขา
• เลือกจากที่ติดต่อ Outlook: ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณมีที่ติดต่อ Outlook ที่ตั้งค่าไว้ในบัญชีของคุณแล้ว คุณสามารถเลือกเพื่อประหยัดเวลาได้

4. คลิก เสร็จสิ้น & ผสาน และส่งแคมเปญของคุณ

หลังจากที่คุณเพิ่มผู้ติดตามแล้ว คุณต้องเลือกตัวเลือก "ค้นหาและผสาน" ที่ด้านขวาของริบบิ้น ที่นี่คุณต้องคลิกที่ "ส่งข้อความอีเมล"

จากนั้น คุณจะได้รับแจ้งให้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการส่งอีเมลและเพิ่มหัวเรื่อง นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกรูปแบบอีเมลที่ต้องการ (HTML หรือข้อความธรรมดา) จากเมนูแบบเลื่อนลง

สุดท้าย ให้กดปุ่ม "ตกลง" และอีเมลจำนวนมากของคุณจะส่งถึงกล่องจดหมายของผู้รับ

และคุณมีมัน! ตอนนี้คุณรู้วิธีส่งอีเมลจำนวนมากใน Outlook ใน 4 ขั้นตอนง่ายๆ แล้ว! แต่เดี๋ยวก่อน เรายังไม่เสร็จ

แม้ว่าจะเป็นกระบวนการที่ง่าย แต่การส่งอีเมลจำนวนมากผ่าน Outlook ไม่ใช่ทางเลือกที่ฉลาดที่สุดของคุณ ด้านล่างนี้ มาดูข้อเสียบางประการของการใช้วิธีนี้และสิ่งที่คุณสามารถทำได้แทน

ทำไมคุณไม่ควรส่งแคมเปญจำนวนมากใน Outlook

หลังจากเรียนรู้วิธีส่งอีเมลจำนวนมากใน Outlook แล้ว คุณคงคาดหวังให้เราบอกให้ดำเนินการ อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่กรณีที่นี่ วิธีการข้างต้นมีข้อเสียบางประการที่คุณต้องระวังก่อนที่จะนำไปใช้

ดังนั้น หากคุณจริงจังกับการตลาดผ่านอีเมล เหตุใดคุณจึงไม่ควรคำนึงถึง:

• ขีดจำกัดการส่งรายวัน: เช่นเดียวกับ Gmail และ Yahoo Outlook ก็มีขีดจำกัดการส่งอีเมลรายวัน 300 ฉบับ ซึ่งจะส่งผลต่อความพยายามทางการตลาดทางอีเมลของคุณและป้องกันไม่ให้คุณพัฒนากำหนดการอีเมลที่สอดคล้องกัน
• ไม่มีตัวเลือกการออกแบบอีเมล: Outlook เหมาะสำหรับการส่งอีเมลข้อความธรรมดาถึงผู้ชมของคุณ อย่างไรก็ตาม การพลาดโอกาสในการนำเสนอแคมเปญด้วยภาพกราฟิกคุณภาพสูงและองค์ประกอบขั้นสูง (ตัวนับเวลาถอยหลัง ฯลฯ) ถือเป็นข้อเสียอย่างมากสำหรับนักการตลาดผ่านอีเมลยุคใหม่
• ความสามารถใน การส่งอีเมลไม่ดี: ความสามารถในการส่งของคุณกำหนดว่าข้อความของคุณจะอยู่ในกล่องจดหมายของสมาชิกหรือไม่
• ความเสี่ยงที่จะถูกขึ้นบัญชีดำ: แคมเปญที่ส่งจาก ISP เช่น Outlook และ Gmail มีความเสี่ยงสูงที่จะถูกตั้งค่าสถานะเป็นสแปมและทำให้คุณถูกขึ้นบัญชีดำ
• ไม่มีข้อความที่เป็นส่วนตัว: การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นแรงผลักดันสำหรับการตลาดดิจิทัล คุณสามารถเพิ่มแท็กง่ายๆ เพื่อทำให้อีเมลของคุณเป็นมิตรขึ้นได้ แต่การเพิ่มชื่อไม่ได้ผลเท่ากับการแสดงเนื้อหาผู้รับของคุณที่ปรับให้เข้ากับความต้องการของพวกเขาโดยเฉพาะ

อย่างที่คุณเห็น การส่งอีเมลจำนวนมากไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด เพราะมันนำเสนอข้อเสียบางประการที่ผู้ให้บริการอีเมลเฉพาะไม่มี

นอกจากนี้ อีเมลขยะอาจเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ดีในการเข้าถึงผู้คนจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม ในยุคของการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ การส่งแคมเปญการตลาดผ่านอีเมลที่ตรงเป้าหมายจะมีประสิทธิภาพมากกว่าและให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าแก่คุณ

เท่านี้คุณก็รู้แล้วว่า ทางเลือกคืออะไร? มาดูกัน!

ทำไม Moosend จึงเป็นทางออกที่ดีที่สุดในการส่งอีเมลจำนวนมาก

บัญชีอีเมล Outlook ของคุณอาจเปิดโอกาสให้คุณส่งอีเมลแบบระเบิดในขั้นตอนง่ายๆ อย่างไรก็ตาม การเลือกผู้ให้บริการอีเมลเฉพาะอย่าง Moosend เป็นตัวเลือกที่ดีกว่ามาก โดยเสนอเครื่องมือในการสร้างและทำให้แคมเปญของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

ต้องการทดสอบหรือไม่? อย่าลืมลงชื่อสมัครใช้บัญชีฟรีเพื่อเริ่มต้นใช้งาน

ตอนนี้เรามาดูกันว่า เครื่องมืออีเมลจำนวนมาก สามารถให้อะไรคุณในการขับเคลื่อนการตลาดผ่านอีเมลของคุณได้:

ตัวเลือกการออกแบบอีเมล

Outlook เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเข้าถึงผู้ชมของคุณผ่านอีเมล อย่างไรก็ตาม ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณสามารถทำอะไรได้มากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการออกแบบจดหมายข่าวทางอีเมล แพลตฟอร์มอีเมลจะให้เครื่องมือ สร้างอีเมลขั้นสูงแก่คุณเพื่อสร้าง การออกแบบอีเมลที่สวยงามและตอบสนองได้ดี ซึ่งจะช่วยเพิ่มอัตราการแปลงของคุณ

นอกจากนี้ หากคุณไม่เก่งในการสร้างแคมเปญตั้งแต่ต้น คุณสามารถเลือกการออกแบบที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อเริ่มต้นได้ เทมเพลตจดหมายข่าวทางอีเมลของ Moosend เหมาะสำหรับมือใหม่ที่เพิ่งเริ่มต้น คุณสามารถเลือกจากเทมเพลตที่หลากหลายสำหรับอุตสาหกรรมต่างๆ เพื่อให้การสร้างจดหมายข่าวง่ายขึ้น ในด้านบวก คุณยังสามารถออกแบบงานออกแบบของคุณเองและบันทึกไว้ในห้องสมุดของคุณเพื่อใช้ในอนาคต

การจัดการรายชื่ออีเมล

การจัดการผู้ติดต่อของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการส่งเสริม สุขอนามัยของรายชื่ออีเมลที่ดี และรักษาชื่อเสียงและความสามารถในการส่งของผู้ส่งของคุณไว้ ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น Outlook ให้คุณเพิ่มผู้รับด้วยตนเอง นำเข้าผ่านไฟล์ CSV หรือเพิ่มผ่านผู้ติดต่อ Outlook ของคุณ เครื่องมืออีเมลเฉพาะพร้อมความสามารถในการจัดการรายชื่ออีเมลจะให้คุณมากกว่าแค่การเพิ่มผู้ติดต่อ

นอกจากนี้ ยังช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการส่งอีเมลที่น่าเบื่อ รักษารายการของคุณให้สะอาดด้วยการดำเนินการเป็นกลุ่มต่างๆ เพิ่มแท็กที่กำหนดเอง และอื่นๆ การจัดการรายชื่ออีเมลเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้คุณเริ่มต้นการแบ่งกลุ่มรายชื่ออีเมลได้ เรามาดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้านล่าง

อีเมลส่วนบุคคลผ่านการแบ่งส่วน

การแบ่งกลุ่มและการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นอาวุธที่ทรงพลังที่สุดของนักการตลาดผ่านอีเมลในการนำเสนอเนื้อหาที่ดีและ มีความเกี่ยวข้องมากขึ้น แก่ผู้ชม ผู้ให้บริการอีเมลจะให้คุณจัดกลุ่มรายชื่อติดต่อตามข้อมูลประชากร เช่น อายุ เพศ ฯลฯ ซึ่งจะเปิดประตูสู่การตลาดทางอีเมลเฉพาะบุคคล

ดังที่คุณทราบ ข้อความที่มีขนาดเดียวไม่มีผลอีกต่อไป ผู้บริโภคจำเป็นต้องเห็นคุณค่าของข้อความเพื่อดำเนินการ ดังนั้นการส่งอีเมลส่งเสริมการขายจำนวนมากจะไม่ตัดปัญหาสำหรับพวกเขา การใช้การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณขั้นสูงจะช่วยให้คุณสร้างข้อความที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ชมได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะเพิ่ม Conversion และสร้างฐานลูกค้าที่ภักดีซึ่งยินดีที่จะโต้ตอบกับคุณ

การรายงานและการวิเคราะห์ขั้นสูง

สิ่งหนึ่งที่คุณต้องเพิ่มความพยายามคือข้อมูล! การรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเกี่ยวกับแคมเปญของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำการตลาดโดยรวม ด้วยเครื่องมืออีเมลเฉพาะ คุณสามารถติดตามตัวชี้วัดการตลาดทางอีเมลที่สำคัญ เช่น การเปิด การแปลง อัตราการคลิกผ่าน และอื่นๆ

การตรวจสอบสิ่งเหล่านี้จะช่วยคุณในการตัดสินใจที่สำคัญซึ่งจะส่งผลต่อกลยุทธ์การตลาดทางอีเมลและความสำเร็จของคุณ นอกจากนี้ การรวบรวมข้อมูลยังช่วยให้คุณทำการทดสอบต่างๆ ได้ เช่น การทดสอบ A/B มาดูเพิ่มเติมด้านล่าง

เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ (การทดสอบ A/B)

การตลาดผ่านอีเมลเป็นกระบวนการที่ต้องการการปรับแต่งอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากความชอบของผู้คนเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา หากต้องการทราบข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับความต้องการและความต้องการของผู้รับ คุณต้องค้นหาสิ่งที่พวกเขาชอบมากที่สุด

ด้วยเครื่องมือการตลาดผ่านอีเมล คุณสามารถค้นหาสิ่งที่ผู้ชมของคุณชื่นชอบผ่านกระบวนการที่เรียกว่าการทดสอบ A/B วิธีนี้ช่วยให้คุณส่งรูปแบบต่างๆ ของแคมเปญเดียวกัน เพื่อค้นหาว่าองค์ประกอบใดที่ตรงใจผู้ชมเป้าหมายของคุณดีกว่า เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ เช่น การทดสอบ A/B เป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดที่คุณจะได้รับจากผู้ให้บริการอีเมล และสิ่งที่ไม่สามารถทำได้ผ่าน Outlook

การสร้างแคมเปญอีเมลแปลง

แม้ว่าการส่งอีเมลผ่าน Outlook จะทำได้ง่าย แต่ก็อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคุณ การตลาดผ่านอีเมลเป็นหนึ่งในช่องทางที่ทำกำไรได้มากที่สุดด้วย ROI ที่ 42 ดอลลาร์สำหรับทุกๆ 1 ดอลลาร์ที่คุณลงทุน ดังนั้นการใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่และทำอย่างถูกต้องจึงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ธุรกิจของคุณเจริญเติบโต

หากคุณต้องการทางเลือกที่ดีที่ทั้งปรับขนาดได้และราคาไม่แพง คุณสามารถลองใช้เครื่องมือการตลาดผ่านอีเมลของ Moosend คุณสามารถสร้างแคมเปญอีเมลแบบมืออาชีพ จัดการผู้ติดต่อของคุณ ทำให้กระบวนการของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ และสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับผู้ชมของคุณ

คำถามที่พบบ่อย – FAQ

เมื่อคุณค้นพบวิธีส่งอีเมลจำนวนมากใน Outlook แล้ว และเหตุใดคุณจึงไม่ควรทำ มาดูคำถามสำคัญสองสามข้อ:

1. ฉันจะส่งอีเมลกลุ่มโดยไม่แสดงที่อยู่ใน Outlook ได้อย่างไร

หากต้องการซ่อนที่อยู่ของผู้รับจากกัน คุณต้องสร้างรายชื่อติดต่อของผู้รับที่ไม่เปิดเผย จากนั้น คุณต้องสร้างอีเมลใหม่ เพิ่มผู้รับที่ไม่เปิดเผยลงในช่อง "ถึง" และแทรกรายชื่อติดต่อเพิ่มเติมในตัวเลือก "สำเนาลับ"

2. ขีด จำกัด ในการส่งอีเมลใน Outlook คืออะไร?

จำนวนข้อความอีเมลสูงสุดที่คุณสามารถส่งได้คือ 300 ต่อวัน สำหรับสมาชิก Microsoft 365 ขีดจำกัดผู้รับรายวันคือ 5,000 โดยผู้รับสูงสุดต่อข้อความคือ 500

3. อะไรคือทางเลือกที่ดีที่สุดในการส่งอีเมลจำนวนมากใน Outlook?

วิธีที่ดีที่สุดในการส่งและส่งมอบแคมเปญอีเมลจำนวนมากของคุณคือการได้รับบริการการตลาดผ่านอีเมลจำนวนมาก เช่น Moosend วิธีนี้คุณจะมั่นใจได้ว่าแคมเปญของคุณจะไปถึงกล่องจดหมายและหลีกเลี่ยงปัญหาทั่วไป เช่น การถูกตั้งค่าสถานะว่าเป็นสแปม