Um guia passo a passo sobre como enviar e-mail em massa no Outlook [2022]

Quer saber como enviar e-mail em massa no Outlook ? Você veio ao lugar certo. Hoje, veremos como usar o ISP para entregar campanhas de e-mail em massa para seu público.

Mas antes de fazer isso, é importante saber que, embora seja uma solução simples e gratuita, enviar um grande número de emails para um grande número de destinatários através do Outlook não vem sem certas limitações e problemas.

Para te ajudar, hoje veremos:

• Como enviar mensagens em massa no Microsoft Outlook
• Por que o Outlook não é a melhor solução de e-mail em massa
• Qual é a melhor alternativa para enviar e-mail em massa

Agora vamos ver como fazer isso no seguinte guia passo a passo:

Como enviar e-mail em massa no Outlook

Para usar esse método, você precisará acessar o MS Office e, mais especificamente, o Microsoft Word. Você não precisará de nenhum software adicional, pois todo o processo será realizado através da opção Mail Merge encontrada dentro do documento.

1. Escreva sua cópia de e-mail no Word

A primeira etapa para enviar suas mensagens de email para seus destinatários pelo Outlook é criar um novo documento do Word e adicionar sua cópia.

Você pode começar do zero ou usar um modelo de e-mail frio como o seguinte:

2. Selecione a opção de mala direta

Agora que você tem o corpo do e-mail pronto, é hora de passar para a próxima etapa. Aqui, você precisa encontrar a opção Mail Merge.

Isso está localizado na guia Correspondências. Clique nele e depois em “Iniciar mala direta”. No menu suspenso, você precisa escolher o tipo “Mensagens de e-mail”.

Quando você clicar nele, seu documento do Word ficará assim:

Além de sua cópia, você também pode adicionar uma linha de saudação e inserir campos de mesclagem para tornar sua mensagem de e-mail mais pessoal. Você pode encontrar as opções para fazer isso nas seções "Escrever e inserir campo":

Agora vamos ver como você pode adicionar sua lista de contatos.

3. Selecione seus destinatários de e-mail

Em seguida, você precisa clicar na guia "Selecionar destinatários" encontrada na opção "Iniciar mala direta".

Aqui, você pode selecionar entre três opções diferentes. Vamos ver como você pode usar cada um deles:

• Digite uma nova lista: use esta opção para inserir manualmente as informações de contato dos destinatários por meio da caixa de diálogo, como nome, endereço, empresa e assim por diante. Você também pode adicionar e excluir várias entradas, localizar contatos e personalizar suas colunas. Em seguida, salve sua nova lista em seu computador.
• Use uma lista existente: se você já tiver sua lista em um arquivo CSV, poderá carregá-la facilmente. Para que esse método funcione, verifique se você inseriu os detalhes de seus contatos na planilha do Excel corretamente, incluindo o nome do destinatário e seus endereços de e-mail.
• Escolha entre os Contatos do Outlook: Da mesma forma, se você já tiver os Contatos do Outlook configurados em sua conta, poderá selecioná-los para economizar tempo.

4. Clique em Concluir e Mesclar e Envie Sua Campanha

Depois de adicionar seus assinantes, você precisa selecionar a opção “Localizar e mesclar” encontrada no lado direito da faixa de opções. Aqui, você precisa clicar em "Enviar mensagem de e-mail".

Em seguida, você será solicitado a selecionar para onde deseja enviar seu e-mail e adicionar uma linha de assunto. Além disso, você pode escolher o formato de e-mail de sua preferência (HTML ou texto simples) no menu suspenso.

Por fim, pressione o botão “OK” e seu e-mail em massa estará a caminho das caixas de entrada de seus destinatários.

E aí está! Agora você sabe como enviar e-mail em massa no Outlook em 4 etapas simples! Mas espere, ainda não terminamos.

Embora esse seja um processo fácil, enviar emails em massa pelo Outlook não é sua escolha mais inteligente. Abaixo, vamos ver alguns dos contras de usar esse método e o que você pode fazer em vez disso.

Por que você não deve enviar campanhas em massa no Outlook

Depois de aprender a enviar e-mails em massa no Outlook, você espera que digamos para você fazer isso. No entanto, esse não é o caso aqui. O método acima tem algumas desvantagens que você precisa conhecer antes de implementá-lo.

Então, se você leva a sério o marketing por e-mail, eis por que você realmente não deve considerá-lo:

• Limite de envio diário: Assim como o Gmail e o Yahoo, o Outlook também possui um limite de envio diário de 300 e-mails . Isso afetará seus esforços de marketing por e-mail e impedirá que você desenvolva uma programação de e-mail consistente.
• Sem opções de design de email: o Outlook é ótimo para enviar emails de texto simples para seu público. No entanto, perder a oportunidade de entregar campanhas com recursos visuais, gráficos e elementos avançados de alta qualidade (cronômetros de contagem regressiva, etc.) é uma grande desvantagem para os profissionais de marketing por e-mail modernos.
• Baixa capacidade de entrega de e-mail: Sua capacidade de entrega determina se suas mensagens chegarão às caixas de entrada de seus assinantes ou não.
• Risco de ficar na lista negra: as campanhas enviadas de ISPs como Outlook e Gmail têm um alto risco de serem sinalizadas como spam e até mesmo colocá-lo na lista negra.
• Sem mensagens personalizadas: a personalização é uma força motriz para o marketing digital. Embora você possa adicionar tags simples para tornar seus e-mails mais amigáveis, adicionar um nome não é tão eficaz quanto mostrar o conteúdo do destinatário especificamente adaptado às suas necessidades.

Como você pode ver, o envio de e-mail em massa não é a melhor opção, pois apresenta algumas desvantagens que um provedor de e-mail dedicado não apresenta.

Além disso, as explosões de e-mail podem parecer uma ótima solução para atingir um grande número de pessoas. No entanto, na era da personalização, enviar campanhas de email marketing direcionadas é mais eficiente e oferece melhores resultados.

Então agora que você sabe disso. Qual é a alternativa? Vamos ver!

Por que Moosend é a melhor solução para enviar e-mail em massa

Sua conta de e-mail do Outlook pode lhe dar a oportunidade de enviar mensagens de e-mail em etapas simples. No entanto, escolher um provedor de serviços de e-mail dedicado como o Moosend é uma opção muito melhor, oferecendo as ferramentas para criar e automatizar suas campanhas.

Quer testar? Certifique-se de se inscrever para uma conta gratuita para tirá-lo para dar uma volta.

Agora vamos ver o que uma ferramenta de e-mail em massa pode oferecer para potencializar seus esforços de marketing por e-mail:

Opções de design de e-mail

O Outlook é ótimo para alcançar seu público por e-mail. No entanto, como mencionado acima, há muito o que fazer com isso, especialmente quando se trata de design de newsletter por e-mail. Uma plataforma de e-mail fornecerá um construtor de e-mail avançado para criar designs de e-mail bonitos e responsivos que aumentarão suas taxas de conversão.

Além disso, se você não é bom em criar uma campanha do zero, pode selecionar um design pré-fabricado para começar. Os modelos de boletim informativo por e-mail da Moosend são ótimos para novatos que estão apenas começando. Você pode selecionar entre uma variedade de modelos para diferentes setores para facilitar a criação de newsletters. No lado positivo, você também pode criar seus próprios designs e salvá-los em sua biblioteca para uso futuro.

Gerenciamento de lista de e-mail

Gerenciar seus contatos é essencial para promover uma boa higiene da lista de e-mail e manter intacta sua reputação de remetente e capacidade de entrega. Como mencionado acima, o Outlook permite adicionar seus destinatários manualmente, importá-los por meio de um arquivo CSV ou adicioná-los por meio de seus contatos do Outlook. Uma ferramenta de e-mail dedicada com recursos de gerenciamento de lista de e-mail oferecerá muito mais do que simplesmente adicionar contatos.

Entre outros, simplificará o processo tedioso de enviar seus e-mails, manterá suas listas limpas executando várias ações em massa, adicionando tags personalizadas e muito mais. O gerenciamento de listas de e-mail é uma ferramenta poderosa que permite que você comece a segmentar listas de e-mail. Vamos ver mais sobre isso abaixo.

E-mails personalizados por meio de segmentação

A segmentação e a personalização são as armas mais poderosas de um profissional de marketing por e-mail para fornecer conteúdo melhor e mais relevante ao seu público. Um provedor de serviços de e-mail permitirá que você agrupe seus contatos com base em dados demográficos, como idade, sexo, etc. Isso abrirá as portas para o marketing personalizado por e-mail.

Como você sabe, mensagens de tamanho único não são mais eficazes. Os consumidores precisam ver o valor de uma mensagem para agir. Portanto, enviar e-mails promocionais em massa não será suficiente para eles. O uso de personalização avançada permitirá que você crie mensagens relevantes para as necessidades do seu público. Dessa forma, você aumentará suas conversões e construirá uma base de clientes fiéis que ficarão felizes em interagir com você.

Relatórios e análises avançados

Uma das coisas que você precisa para aumentar seus esforços são os dados! Coletar informações importantes sobre suas campanhas é essencial para otimizar seus esforços de marketing como um todo. Com uma ferramenta de e-mail dedicada, você pode acompanhar métricas importantes de marketing por e-mail, como aberturas, conversões, taxas de cliques e muito mais.

Monitorá-los ajudará você a tomar decisões importantes que afetarão sua estratégia de marketing por e-mail e seu sucesso. Além disso, a coleta de dados permitirá que você execute uma variedade de testes, como Testes A/B. Vamos ver mais abaixo.

Ferramentas de otimização (teste A/B)

O marketing por e-mail é um processo que precisa de refinamento constante, pois as preferências das pessoas mudam o tempo todo. Para estar sempre atualizado com os desejos e necessidades de seus destinatários, você precisa descobrir as coisas que eles mais gostam.

Com uma ferramenta de email marketing, você pode descobrir o que seu público ama por meio de um processo chamado Teste A/B. Isso permite que você envie variações da mesma campanha para descobrir quais elementos ressoam melhor com seu público-alvo. Ferramentas de otimização como o Teste A/B são uma das maiores vantagens que você pode obter de um provedor de serviços de email e algo que não é possível fazer pelo Outlook.

Criando campanhas de conversão de e-mail

Embora enviar e-mails pelo Outlook seja simples, pode não ser a melhor opção para você. O marketing por e-mail é um dos canais mais lucrativos, com um ROI de US$ 42 para cada US$ 1 investido nele. Portanto, tirar o máximo proveito disso e fazê-lo corretamente é uma obrigação para fazer seu negócio prosperar.

Se você deseja uma ótima alternativa que seja escalável e acessível, experimente a ferramenta de marketing por e-mail da Moosend. Por meio dele, você pode criar campanhas de e-mail profissionais, gerenciar seus contatos, automatizar seus processos e criar relacionamentos sólidos com seu público.

Perguntas Frequentes - FAQ

Agora que você descobriu como enviar e-mails em massa no Outlook e por que não deve fazê-lo, vamos dar uma olhada em algumas questões importantes:

1. Como envio um e-mail de grupo sem mostrar endereços no Outlook?

Para ocultar os endereços de seus destinatários, você precisa criar um contato de destinatários não divulgado. Em seguida, você deve criar um novo e-mail, adicionar seus destinatários não divulgados ao campo “Para” e inserir contatos adicionais na opção Cco.

2. Qual é o limite de envio de emails no Outlook?

O número máximo de mensagens de e-mail que você pode enviar é 300 por dia. Para assinantes do Microsoft 365, o limite diário de destinatários é de 5.000, com o máximo de destinatários por mensagem sendo 500.

3. Qual é a melhor alternativa para enviar emails em massa no Outlook?

A melhor maneira de enviar e entregar suas campanhas de e-mail em massa é obter um serviço de marketing por e-mail em massa como o Moosend. Dessa forma, você garantirá que sua campanha chegue à caixa de entrada e evitará problemas comuns, como ser sinalizado como spam.