Panduan Selangkah Tentang Cara Mengirim Email Massal Di Outlook [2022]

Ingin tahu bagaimana cara mengirim email massal di Outlook ? Anda telah datang ke tempat yang tepat. Hari ini, kita akan melihat bagaimana menggunakan ISP untuk mengirimkan kampanye email massal kepada audiens Anda.

Namun sebelum kita melakukannya, penting untuk diketahui bahwa meskipun ini adalah solusi yang sederhana dan gratis, mengirim email dalam jumlah besar ke banyak penerima melalui Outlook bukannya tanpa batasan dan masalah tertentu.

Untuk membantu Anda, hari ini kita akan melihat:

• Cara mengirim pesan massal di Microsoft Outlook
• Mengapa Outlook bukan solusi pengiriman surat massal terbaik
• Apa alternatif terbaik untuk mengirim email massal?

Sekarang mari kita lihat bagaimana melakukannya dalam panduan langkah demi langkah berikut:

Cara Mengirim Email Massal Di Outlook

Untuk menggunakan metode ini, Anda memerlukan akses ke MS Office, dan lebih khusus lagi Microsoft Word. Anda tidak memerlukan perangkat lunak tambahan karena seluruh proses akan dilakukan melalui opsi Gabungan Surat yang terdapat di dalam dokumen.

1. Tulis Salinan Email Anda Di Word

Langkah pertama untuk mengirim pesan email Anda ke penerima Anda melalui Outlook adalah membuat dokumen Word baru dan menambahkan salinan Anda.

Anda dapat memulai dari awal atau menggunakan template email dingin seperti berikut:

2. Pilih Opsi Gabungan Surat

Sekarang setelah badan email Anda siap, saatnya untuk pindah ke langkah berikutnya. Di sini, Anda perlu menemukan opsi Gabungan Surat.

Ini terletak di tab Surat. Klik di atasnya dan kemudian tekan "Mulai Gabungan Surat." Dari menu tarik-turun, Anda harus memilih jenis "Pesan Email".

Ketika Anda mengkliknya, dokumen Word Anda akan terlihat seperti ini:

Selain salinan Anda, Anda juga dapat menambahkan baris Ucapan dan menyisipkan Gabungkan Bidang untuk membuat pesan email Anda lebih pribadi. Anda dapat menemukan opsi untuk melakukannya di bagian “Tulis & Sisipkan”:

Sekarang mari kita lihat bagaimana Anda dapat menambahkan daftar kontak Anda.

3. Pilih Penerima Email Anda

Selanjutnya, Anda perlu mengklik tab "Select Recipients" yang ditemukan di bawah opsi "Start Mail Merge".

Di sini, Anda dapat memilih di antara tiga opsi berbeda. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat menggunakan masing-masing dari mereka:

• Ketik Daftar Baru: Gunakan opsi ini untuk memasukkan informasi kontak penerima Anda secara manual melalui kotak dialog, seperti nama, alamat, perusahaan, dan sebagainya. Anda juga dapat menambah dan menghapus banyak entri, menemukan kontak, dan menyesuaikan kolom Anda. Kemudian simpan daftar baru Anda di komputer Anda.
• Gunakan Daftar yang Ada: Jika Anda sudah memiliki daftar dalam file CSV, Anda dapat mengunggahnya dengan mudah. Agar metode ini berfungsi, pastikan Anda telah memasukkan detail kontak Anda di lembar bentang Excel Anda dengan benar, termasuk nama penerima dan alamat email mereka.
• Pilih dari Kontak Outlook: Demikian pula, jika Anda sudah menyiapkan Kontak Outlook di akun Anda, Anda dapat memilihnya untuk menghemat waktu.

4. Klik Selesai & Gabungkan dan Kirim Kampanye Anda

Setelah Anda menambahkan pelanggan Anda, Anda harus memilih opsi "Temukan & Gabungkan" yang ditemukan di sisi kanan pita. Di sini, Anda perlu mengklik "Kirim Pesan Email."

Kemudian, Anda akan diminta untuk memilih di mana Anda ingin mengirim email dan menambahkan baris subjek. Selain itu, Anda dapat memilih format email yang Anda inginkan (HTML atau teks biasa) dari menu tarik-turun.

Terakhir, tekan tombol "OK" dan email massal Anda akan dikirim ke kotak masuk penerima Anda.

Dan di sana Anda memilikinya! Sekarang Anda tahu cara mengirim email massal di Outlook dalam 4 langkah sederhana! Tapi tunggu, kita belum selesai.

Meskipun ini adalah proses yang mudah, mengirim email massal melalui Outlook bukanlah pilihan paling cerdas Anda. Di bawah ini, mari kita lihat beberapa kontra menggunakan metode ini dan apa yang dapat Anda lakukan sebagai gantinya.

Mengapa Anda Tidak Harus Mengirim Kampanye Massal Di Outlook

Setelah mempelajari cara mengirim email massal di Outlook, Anda akan mengharapkan kami memberi tahu Anda untuk melakukannya. Namun, tidak demikian halnya di sini. Metode di atas memiliki beberapa kelemahan yang perlu Anda ketahui sebelum Anda menerapkannya.

Jadi, jika Anda serius tentang pemasaran email, inilah mengapa Anda tidak boleh mempertimbangkannya:

• Batas pengiriman harian: Seperti halnya Gmail dan Yahoo, Outlook juga memiliki batas pengiriman harian 300 email . Ini akan memengaruhi upaya pemasaran email Anda dan mencegah Anda mengembangkan jadwal email yang konsisten.
• Tidak ada opsi desain email: Outlook sangat bagus untuk mengirim email teks biasa ke audiens Anda. Namun demikian, kehilangan kesempatan untuk menyampaikan kampanye dengan visual, grafik, dan elemen canggih berkualitas tinggi (penghitung waktu mundur, dll.) merupakan kerugian besar bagi pemasar email modern.
• Keterkiriman email yang buruk: Keterkiriman Anda menentukan apakah pesan Anda akan mendarat di kotak masuk pelanggan Anda atau tidak.
• Risiko masuk daftar hitam: Kampanye yang dikirim dari ISP seperti Outlook dan Gmail memiliki risiko tinggi ditandai sebagai spam dan bahkan membuat Anda masuk daftar hitam.
• Tidak ada pesan yang dipersonalisasi: Personalisasi adalah kekuatan pendorong untuk pemasaran digital. Meskipun Anda dapat menambahkan tag sederhana untuk membuat email Anda lebih ramah, menambahkan nama tidak seefektif menampilkan konten penerima yang secara khusus disesuaikan dengan kebutuhan mereka.

Seperti yang Anda lihat, mengirim email massal bukanlah pilihan terbaik karena menghadirkan kelemahan tertentu yang tidak dimiliki oleh penyedia email khusus.

Selain itu, ledakan email mungkin terdengar seperti solusi yang bagus untuk menjangkau banyak orang. Namun, di era personalisasi, mengirim kampanye pemasaran email bertarget lebih efisien dan memberi Anda hasil yang lebih baik.

Jadi sekarang Anda tahu itu. Apa alternatifnya? Ayo lihat!

Mengapa Moosend Adalah Solusi Terbaik Untuk Mengirim Email Massal

Akun email Outlook Anda mungkin memberi Anda kesempatan untuk mengirim ledakan email dalam langkah-langkah sederhana. Namun demikian, memilih penyedia layanan email khusus seperti Moosend adalah pilihan yang jauh lebih baik, menawarkan Anda alat untuk membuat dan mengotomatiskan kampanye Anda.

Ingin mengujinya? Pastikan untuk mendaftar akun gratis untuk mengeluarkannya.

Sekarang mari kita lihat apa yang dapat diberikan alat email massal untuk meningkatkan upaya pemasaran email Anda:

Opsi Desain Email

Outlook sangat bagus untuk menjangkau audiens Anda melalui email. Namun, seperti yang disebutkan di atas, ada banyak hal yang dapat Anda lakukan dengannya, terutama dalam hal desain buletin email. Platform email akan memberi Anda pembuat email canggih untuk membuat desain email yang indah dan responsif yang akan meningkatkan tingkat konversi Anda.

Selanjutnya, jika Anda tidak hebat dalam membuat kampanye dari awal, Anda dapat memilih desain yang sudah jadi untuk memulai. Template buletin email Moosend sangat bagus untuk pemula yang baru memulai. Anda dapat memilih dari berbagai templat untuk industri yang berbeda untuk mempermudah pembuatan buletin. Di sisi positifnya, Anda juga dapat membuat desain Anda sendiri dan menyimpannya di perpustakaan Anda untuk digunakan di masa mendatang.

Manajemen Daftar Email

Mengelola kontak Anda sangat penting untuk mempromosikan kebersihan daftar email yang baik dan menjaga reputasi pengirim dan kemampuan pengiriman Anda tetap utuh. Seperti disebutkan di atas, Outlook memungkinkan Anda menambahkan penerima secara manual, mengimpornya melalui file CSV, atau menambahkannya melalui Kontak Outlook. Alat email khusus dengan kemampuan manajemen daftar email akan menawarkan lebih dari sekadar menambahkan kontak.

Antara lain, ini akan menyederhanakan proses pengiriman email Anda yang membosankan, menjaga daftar Anda tetap bersih dengan melakukan berbagai tindakan massal, menambahkan tag khusus, dan banyak lagi. Manajemen daftar email adalah alat yang ampuh yang memungkinkan Anda memulai segmentasi daftar email. Mari kita lihat selengkapnya di bawah ini.

Email yang Dipersonalisasi Melalui Segmentasi

Segmentasi dan personalisasi adalah senjata paling ampuh pemasar email untuk menyampaikan konten yang lebih baik dan lebih relevan kepada audiens mereka. Penyedia layanan email akan memungkinkan Anda mengelompokkan kontak Anda berdasarkan demografi mereka, seperti usia, jenis kelamin, dll. Ini akan membuka pintu untuk pemasaran email yang dipersonalisasi.

Seperti yang Anda ketahui, pesan satu ukuran untuk semua tidak lagi efektif. Konsumen perlu melihat nilai dari sebuah pesan untuk mengambil tindakan. Jadi mengirim email promosi massal tidak akan berhasil bagi mereka. Menggunakan personalisasi tingkat lanjut akan memungkinkan Anda membuat pesan yang relevan dengan kebutuhan audiens Anda. Dengan cara ini, Anda akan meningkatkan konversi dan membangun basis pelanggan setia yang akan senang berinteraksi dengan Anda.

Pelaporan & Analisis Lanjutan

Salah satu hal yang Anda butuhkan untuk meningkatkan upaya Anda adalah data! Mengumpulkan wawasan penting tentang kampanye Anda sangat penting untuk mengoptimalkan upaya pemasaran Anda secara keseluruhan. Dengan alat email khusus, Anda dapat melacak metrik pemasaran email yang penting, seperti pembukaan, konversi, rasio klik-tayang, dan lainnya.

Memantau ini akan membantu Anda membuat keputusan penting yang akan memengaruhi strategi pemasaran email dan kesuksesan Anda. Selain itu, mengumpulkan data akan memungkinkan Anda menjalankan berbagai pengujian, seperti Pengujian A/B. Mari kita lihat selengkapnya di bawah ini.

Alat Pengoptimalan (Pengujian A/B)

Pemasaran email adalah proses yang membutuhkan penyempurnaan terus-menerus karena preferensi orang berubah setiap saat. Untuk selalu mengetahui keinginan dan kebutuhan penerima Anda, Anda perlu menemukan hal-hal yang paling mereka sukai.

Dengan alat pemasaran email, Anda dapat mengetahui apa yang disukai audiens Anda melalui proses yang disebut Pengujian A/B. Ini memungkinkan Anda mengirim variasi kampanye yang sama untuk menemukan elemen mana yang lebih cocok dengan audiens target Anda. Alat pengoptimalan seperti Pengujian A/B adalah salah satu keuntungan terbesar yang dapat Anda peroleh dari penyedia layanan email dan sesuatu yang tidak mungkin dilakukan melalui Outlook.

Membuat Kampanye Email Konversi

Meskipun mengirim email melalui Outlook itu sederhana, itu mungkin bukan pilihan terbaik untuk Anda. Pemasaran email adalah salah satu saluran paling menguntungkan dengan ROI $42 untuk setiap $1 yang Anda investasikan di dalamnya. Jadi mengambil keuntungan penuh dari itu dan melakukannya dengan benar adalah suatu keharusan untuk membuat bisnis Anda berkembang.

Jika Anda menginginkan alternatif hebat yang terukur dan terjangkau, Anda dapat mencoba alat pemasaran email Moosend. Melalui itu, Anda dapat membuat kampanye email profesional, mengelola kontak Anda, mengotomatiskan proses Anda, dan menciptakan hubungan yang solid dengan audiens Anda.

Pertanyaan yang Sering Diajukan – FAQ

Sekarang setelah Anda mengetahui cara mengirim email massal di Outlook dan mengapa Anda tidak boleh melakukannya, mari kita lihat beberapa pertanyaan penting:

1. Bagaimana cara mengirim email grup tanpa menunjukkan alamat di Outlook?

Untuk menyembunyikan alamat penerima Anda satu sama lain, Anda perlu membuat kontak penerima yang dirahasiakan. Kemudian Anda harus membuat email baru, menambahkan penerima rahasia Anda ke bidang "Kepada", dan memasukkan kontak tambahan di opsi Bcc.

2. Berapa batas pengiriman email di Outlook?

Jumlah maksimum pesan email yang dapat Anda kirim adalah 300 per hari. Untuk pelanggan Microsoft 365, batas penerima harian adalah 5.000 dengan penerima maksimum per pesan adalah 500.

3. Apa alternatif terbaik untuk mengirim email massal di Outlook?

Cara terbaik untuk mengirim dan mengirimkan kampanye email massal Anda adalah dengan mendapatkan layanan pemasaran email massal seperti Moosend. Dengan cara ini Anda akan memastikan bahwa kampanye Anda mencapai kotak masuk dan menghindari masalah umum seperti ditandai sebagai spam.