Przewodnik krok po kroku dotyczący wysyłania masowych wiadomości e-mail w programie Outlook [2022]

Zastanawiasz się, jak wysyłać masową pocztę e-mail w Outlooku ? Trafiłeś we właściwe miejsce. Dzisiaj zobaczymy, jak wykorzystać dostawcę usług internetowych do dostarczania masowych kampanii e-mailowych do odbiorców.

Ale zanim to zrobimy, ważne jest, aby wiedzieć, że chociaż jest to proste i bezpłatne rozwiązanie, wysyłanie dużej liczby wiadomości e-mail do dużej liczby odbiorców za pośrednictwem programu Outlook nie jest pozbawione pewnych ograniczeń i problemów.

Aby Ci pomóc, dzisiaj zobaczymy:

• Jak wysyłać wiadomości zbiorcze w programie Microsoft Outlook
• Dlaczego Outlook nie jest najlepszym rozwiązaniem do masowej wysyłki
• Jaka jest najlepsza alternatywa dla masowego wysyłania e-maili

Zobaczmy teraz, jak to zrobić w poniższym przewodniku krok po kroku:

Jak wysłać masową wiadomość e-mail w programie Outlook

Aby skorzystać z tej metody będziesz potrzebował dostępu do pakietu MS Office, a dokładniej Microsoft Word. Nie będziesz potrzebować żadnego dodatkowego oprogramowania, ponieważ cały proces zostanie wykonany za pomocą opcji korespondencji seryjnej znajdującej się w dokumencie.

1. Napisz kopię swojego e-maila w programie Word

Pierwszym krokiem do wysłania wiadomości e-mail do odbiorców za pośrednictwem programu Outlook jest utworzenie nowego dokumentu programu Word i dodanie kopii.

Możesz zacząć od zera lub użyć szablonu zimnej wiadomości e-mail, takiego jak:

2. Wybierz opcję korespondencji seryjnej

Teraz, gdy masz już przygotowaną treść e-maila, czas przejść do następnego kroku. Tutaj musisz znaleźć opcję korespondencji seryjnej.

Znajduje się w zakładce Mailingi. Kliknij go, a następnie naciśnij „Rozpocznij korespondencję seryjną”. Z rozwijanego menu należy wybrać typ „Wiadomości e-mail”.

Kiedy go klikniesz, twój dokument Word będzie wyglądał tak:

Oprócz kopii możesz również dodać wiersz powitania i wstawić pola scalania, aby Twoja wiadomość e-mail była bardziej osobista. Odpowiednie opcje znajdziesz w sekcjach „Wpisz i wstaw pole”:

Zobaczmy teraz, jak możesz dodać swoją listę kontaktów.

3. Wybierz odbiorców poczty e-mail

Następnie musisz kliknąć kartę „Wybierz odbiorców” znajdującą się w opcji „Rozpocznij korespondencję seryjną”.

Tutaj możesz wybrać jedną z trzech różnych opcji. Zobaczmy, jak możesz użyć każdego z nich:

• Wpisz nową listę: Użyj tej opcji, aby ręcznie wstawić informacje kontaktowe odbiorców w oknie dialogowym, takie jak ich imię i nazwisko, adres, firma itd. Możesz także dodawać i usuwać liczne wpisy, znajdować kontakty i dostosowywać swoje kolumny. Następnie zapisz nową listę na swoim komputerze.
• Użyj istniejącej listy: Jeśli masz już swoją listę w pliku CSV, możesz ją łatwo przesłać. Aby ta metoda działała, upewnij się, że dane kontaktów zostały prawidłowo wstawione w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel, w tym imię i nazwisko odbiorcy oraz jego adresy e-mail.
• Wybierz z kontaktów programu Outlook: Podobnie, jeśli masz już skonfigurowane kontakty programu Outlook na swoim koncie, możesz je wybrać, aby zaoszczędzić czas.

4. Kliknij Zakończ i połącz i wyślij swoją kampanię

Po dodaniu subskrybentów należy wybrać opcję „Znajdź i scal” znajdującą się po prawej stronie wstążki. Tutaj musisz kliknąć „Wyślij wiadomość e-mail”.

Następnie zostaniesz poproszony o wybranie miejsca, do którego chcesz wysłać wiadomość e-mail i dodanie wiersza tematu. Możesz także wybrać preferowany format wiadomości e-mail (HTML lub zwykły tekst) z menu rozwijanego.

Na koniec naciśnij przycisk „OK”, a Twoja masowa wiadomość e-mail będzie w drodze do skrzynek odbiorczych odbiorców.

I masz to! Teraz wiesz, jak wysyłać masową pocztę e-mail w Outlooku w 4 prostych krokach! Ale czekaj, jeszcze nie skończyliśmy.

Chociaż jest to łatwy proces, wysyłanie zbiorczych wiadomości e-mail za pośrednictwem programu Outlook nie jest najmądrzejszym wyborem. Poniżej przyjrzyjmy się niektórym wadom korzystania z tej metody i co możesz zrobić w zamian.

Dlaczego nie powinieneś wysyłać zbiorczych kampanii w Outlooku

Po nauczeniu się, jak wysyłać masowe wiadomości e-mail w programie Outlook, możesz oczekiwać, że powiemy Ci, abyś to zrobił. Jednak tak nie jest w tym przypadku. Powyższa metoda ma pewne wady, o których należy pamiętać przed jej wdrożeniem.

Jeśli więc poważnie myślisz o e-mail marketingu, oto dlaczego naprawdę nie powinieneś tego rozważać:

• Dzienny limit wysyłania: tak jak w przypadku Gmaila i Yahoo, Outlook ma również dzienny limit wysyłania 300 e-maili . Wpłynie to na Twoje działania związane z marketingiem e-mailowym i uniemożliwi opracowanie spójnego harmonogramu e-maili.
• Brak opcji projektowania wiadomości e-mail: program Outlook doskonale nadaje się do wysyłania do odbiorców wiadomości e-mail w postaci zwykłego tekstu. Niemniej jednak pominięcie możliwości dostarczania kampanii z wysokiej jakości grafiką, grafiką i zaawansowanymi elementami (odliczanie czasu itp.) jest dużym minusem dla współczesnych e-mail marketerów.
• Słaba dostarczalność wiadomości e-mail: Twoja dostarczalność określa, czy Twoje wiadomości trafią do skrzynek odbiorczych subskrybentów, czy nie.
• Ryzyko dostania się na czarną listę: kampanie wysyłane przez dostawców usług internetowych, takich jak Outlook i Gmail, są obarczone dużym ryzykiem oznaczenia jako spam, a nawet umieszczenia Cię na czarnej liście.
• Brak spersonalizowanych komunikatów: personalizacja jest siłą napędową marketingu cyfrowego. Chociaż możesz dodać proste tagi, aby Twoje e-maile były bardziej przyjazne, dodanie nazwy nie jest tak skuteczne, jak pokazywanie treści odbiorcy, która jest specjalnie dostosowana do jego potrzeb.

Jak widać, wysyłanie masowych wiadomości e-mail nie jest najlepszą opcją, ponieważ ma pewne wady, których nie ma dedykowany dostawca poczty e-mail.

Co więcej, wystrzały e-maili mogą wydawać się świetnym rozwiązaniem, aby dotrzeć do dużej liczby osób. Jednak w dobie personalizacji wysyłanie ukierunkowanych kampanii e-mail marketingowych jest bardziej wydajne i daje lepsze wyniki.

Więc teraz, kiedy już to wiesz. Jaka jest alternatywa? Zobaczmy!

Dlaczego Moosend jest najlepszym rozwiązaniem do wysyłania masowych wiadomości e-mail

Twoje konto e-mail programu Outlook może dać Ci możliwość wysyłania wiadomości e-mail w prostych krokach. Niemniej jednak wybór dedykowanego dostawcy usług e-mail, takiego jak Moosend, jest znacznie lepszą opcją, oferując narzędzia do tworzenia i automatyzacji kampanii.

Chcesz to przetestować? Pamiętaj, aby założyć darmowe konto, aby wziąć je na przejażdżkę.

Zobaczmy teraz, co narzędzie masowej poczty e-mail może dać Ci, aby wzmocnić Twoje wysiłki w zakresie marketingu e-mailowego:

Opcje projektowania e-maili

Outlook doskonale nadaje się do docierania do odbiorców za pośrednictwem poczty e-mail. Jednak, jak wspomniano powyżej, można z tym zrobić tak wiele, zwłaszcza jeśli chodzi o projektowanie biuletynów e-mail. Platforma e-mail zapewni Ci zaawansowane narzędzie do tworzenia wiadomości e-mail do tworzenia pięknych i responsywnych projektów e-maili, które zwiększą Twoje współczynniki konwersji.

Co więcej, jeśli nie jesteś świetny w tworzeniu kampanii od podstaw, możesz wybrać gotowy projekt, aby rozpocząć. Szablony biuletynów e-mail Moosend są świetne dla nowicjuszy, którzy dopiero zaczynają. Możesz wybierać spośród wielu szablonów dla różnych branż, aby ułatwić tworzenie biuletynów. Plusem jest możliwość tworzenia własnych projektów i zapisywania ich w swojej bibliotece do wykorzystania w przyszłości.

Zarządzanie listą e-mail

Zarządzanie kontaktami jest niezbędne do promowania dobrej higieny list e-mailowych i utrzymania nienaruszonej reputacji nadawcy i dostarczalności. Jak wspomniano powyżej, program Outlook umożliwia ręczne dodawanie odbiorców, importowanie ich za pomocą pliku CSV lub dodawanie ich za pośrednictwem kontaktów programu Outlook. Dedykowane narzędzie do obsługi poczty e-mail z możliwością zarządzania listami e-mailowymi oferuje znacznie więcej niż tylko dodawanie kontaktów.

Między innymi uprości żmudny proces wysyłania e-maili, utrzyma listy w czystości, wykonując różne akcje zbiorcze, dodając niestandardowe tagi i nie tylko. Zarządzanie listami e-mail to potężne narzędzie, które umożliwia rozpoczęcie segmentacji list e-mail. Zobaczmy więcej na ten temat poniżej.

Spersonalizowane wiadomości e-mail poprzez segmentację

Segmentacja i personalizacja to najpotężniejsze narzędzia marketingu e-mailowego, które umożliwiają dostarczanie lepszych i bardziej odpowiednich treści swoim odbiorcom. Dostawca usług poczty e-mail pozwoli Ci pogrupować kontakty na podstawie ich danych demograficznych, takich jak wiek, płeć itp. Otworzy to drzwi do spersonalizowanego marketingu e-mailowego.

Jak wiecie, komunikaty uniwersalne dla wszystkich nie są już skuteczne. Konsumenci muszą dostrzegać wartość wiadomości, aby podjąć działanie. Więc wysyłanie masowych e-maili promocyjnych nie będzie dla nich łatwe. Korzystanie z zaawansowanej personalizacji pozwoli Ci tworzyć komunikaty odpowiadające potrzebom Twoich odbiorców. W ten sposób zwiększysz konwersje i zbudujesz lojalną bazę klientów, którzy chętnie będą z Tobą współpracować.

Zaawansowane raportowanie i analityka

Jedną z rzeczy, których potrzebujesz, aby zwiększyć swoje wysiłki, są dane! Zbieranie ważnych informacji na temat kampanii jest niezbędne do optymalizacji działań marketingowych jako całości. Za pomocą dedykowanego narzędzia do obsługi poczty e-mail możesz śledzić ważne dane dotyczące marketingu e-mailowego, takie jak liczby otwarć, konwersje, współczynniki klikalności i inne.

Monitorowanie ich pomoże Ci podejmować ważne decyzje, które wpłyną na Twoją strategię e-mail marketingu i Twój sukces. Co więcej, zbieranie danych pozwoli na przeprowadzenie różnych testów, takich jak Testy A/B. Zobaczmy więcej poniżej.

Narzędzia optymalizacyjne (testy A/B)

E-mail marketing to proces, który wymaga ciągłego doskonalenia, ponieważ preferencje ludzi cały czas się zmieniają. Aby zawsze być na bieżąco z pragnieniami i potrzebami odbiorców, musisz odkryć to, co lubią najbardziej.

Dzięki narzędziu do e-mail marketingu możesz dowiedzieć się, co podoba się Twoim odbiorcom, dzięki procesowi zwanemu testowaniem A/B. Dzięki temu możesz wysyłać odmiany tej samej kampanii, aby odkryć, które elementy lepiej współgrają z grupą docelową. Narzędzia optymalizacyjne, takie jak testy A/B, to jedna z największych zalet, jakie można uzyskać od dostawcy usług poczty e-mail, a także coś, czego nie można zrobić w programie Outlook.

Tworzenie konwersji e-mailowych kampanii

Chociaż wysyłanie wiadomości e-mail za pośrednictwem programu Outlook jest proste, może nie być najlepszą opcją dla Ciebie. Marketing e-mailowy jest jednym z najbardziej dochodowych kanałów, z ROI wynoszącym 42 USD za każdy zainwestowany w niego 1 USD. Tak więc pełne wykorzystanie tego i robienie tego we właściwy sposób jest koniecznością, aby Twoja firma prosperowała.

Jeśli potrzebujesz świetnej alternatywy, która jest zarówno skalowalna, jak i niedroga, możesz wypróbować narzędzie do e-mail marketingu Moosend. Dzięki niemu możesz tworzyć profesjonalne kampanie e-mailowe, zarządzać kontaktami, automatyzować procesy i tworzyć trwałe relacje z odbiorcami.

Często zadawane pytania – FAQ

Teraz, gdy dowiedziałeś się, jak wysyłać masową pocztę e-mail w Outlooku i dlaczego nie powinieneś tego robić, rzućmy okiem na kilka ważnych pytań:

1. Jak wysłać grupową wiadomość e-mail bez pokazywania adresów w Outlooku?

Aby ukryć adresy swoich odbiorców przed sobą, musisz utworzyć nieujawniony kontakt odbiorców. Następnie musisz utworzyć nowy e-mail, dodać nieujawnionych odbiorców w polu „Do” i wstawić dodatkowe kontakty w opcji UDW.

2. Jaki jest limit wysyłania wiadomości e-mail w Outlooku?

Maksymalna liczba wiadomości e-mail, które możesz wysłać, to 300 dziennie. W przypadku subskrybentów platformy Microsoft 365 dzienny limit adresatów wynosi 5000, a maksymalna liczba adresatów na wiadomość wynosi 500.

3. Jaka jest najlepsza alternatywa dla wysyłania masowych wiadomości e-mail w Outlooku?

Najlepszym sposobem wysyłania i dostarczania masowych kampanii e-mailowych jest skorzystanie z usługi masowego marketingu e-mailowego, takiej jak Moosend. W ten sposób upewnisz się, że Twoja kampania dotrze do skrzynki odbiorczej i unikniesz typowych problemów, takich jak oznaczenie jako spam.