เวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหา: วิธีสร้างกระบวนการที่ติด [เทมเพลต]

การสร้างเนื้อหาที่ไม่มีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนเป็นการเรียกร้องความไร้ประสิทธิภาพและปัญหาที่น่าปวดหัว มันนำไปสู่การทำงานใหม่และทำให้การทำงานร่วมกันปวดหัวเนื่องจากความคาดหวังที่ไม่ชัดเจน และเมื่อพูดถึงการตลาดเนื้อหา ซึ่งมักจะมีส่วนที่เคลื่อนไหวหลายอย่างที่เกี่ยวข้องในการสร้างงานชิ้นเดียว การขาดการวางแผนอย่างมีโครงสร้างอาจบ่อนทำลายความสำเร็จของคุณมากกว่าที่คุณคิด นี่ไม่ใช่แค่อากาศร้อนเช่นกัน หากคุณยังไม่มีกระบวนการที่ชัดเจนในตอนนี้ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามสามข้อนี้:

1. ทีมของคุณส่งเนื้อหาบางส่วนเพื่อแก้ไขบ่อยเพียงใดเพื่อใช้เวลามากมายในการแก้ไข
2. ทีมของ คุณตรงตามกำหนดเวลา บ่อยแค่ไหน?
3. สุดท้าย การทำงานร่วมกันในส่วนเนื้อหากับทีมของคุณ… แย่แค่ไหน?

ตลอดเวลา? ไม่บ่อย? มาก? การพัฒนาเวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาที่ชัดเจนสามารถช่วยให้คุณหยุดอาการปวดหัว ลดความจำเป็นในการเขียนใหม่ และปรับปรุงการทำงานร่วมกันเพื่อทำให้การบรรลุตามกำหนดเวลาง่ายขึ้น อันที่จริง การศึกษาของ CoSchedule พบว่า นักการตลาดที่เป็นระบบระเบียบ มีแนวโน้มที่จะรายงานความสำเร็จ 397% อะไรคือส่วนสำคัญในการจัดระเบียบ? การพัฒนาเวิร์กโฟลว์ที่ทำซ้ำได้ หลังจากอ่านโพสต์นี้ คุณจะรู้วิธี:

• สร้างเนื้อหาชิ้นเดียว โดยไม่ต้องทำใหม่ทั้งหมด
• จัดสรรเวลาให้กับทีมของคุณอย่างแม่นยำ เพื่อให้คุณจัดส่งเนื้อหาตามกำหนดเวลาได้ ทั้งหมด. เวลา.
• ทำลายระบบไซโล เพื่อให้ทีมของคุณรู้ว่าบทบาทของพวกเขาอยู่ที่ใดในกระบวนการสร้างเนื้อหา
• วางแผนเวิร์กโฟลว์เนื้อหาเชิงกลยุทธ์ไว้ซึ่งจะ ช่วยประหยัดเวลาและปรับปรุงผลลัพธ์

เทมเพลตสำหรับทุกเวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหา

โพสต์นี้จะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการพัฒนาเวิร์กโฟลว์ตั้งแต่ต้นเพื่อให้เหมาะกับโครงการการตลาดเนื้อหาประเภทใดก็ตามที่คุณอาจต้องดำเนินการ แต่ถ้าเราสามารถจัดวางโครงร่างเวิร์กโฟลว์พื้นฐานบางอย่างเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ ดาวน์โหลดเทมเพลตทั้งหกนี้ + รายการตรวจสอบ 1 รายการ (Word + PDF) เพื่อช่วยให้คุณเห็นภาพว่าควรเรียงลำดับและจัดวางขั้นตอนและงานอย่างไร

เวิร์กโฟลว์ตามสถานะเทียบกับเวิร์กโฟลว์ตามงาน

ชนิดเวิร์กโฟลว์ทั่วไปสำหรับการเผยแพร่เนื้อหาคือเวิร์กโฟลว์ตามสถานะ ระบบนี้ทำงานเหมือนเสียง ทุกอย่างขึ้นอยู่กับสถานะของเนื้อหา ใน WordPress สิ่งนี้ถูกควบคุมด้วยการสลับสถานะโพสต์หรือคุณสมบัติสถานะโพสต์ที่กำหนดเองขั้นสูง ในเวิร์กโฟลว์นี้ เนื้อหาแต่ละส่วนจะได้รับสถานะ สถานะนี้อาจง่ายพอๆ กับแนวคิด ฉบับร่าง หรืออยู่ระหว่างดำเนินการ สถานะไม่สำคัญเท่ากับสถานะ แนวคิดที่นี่คือสถานะระบุว่าเนื้อหาอยู่ในขั้นตอนการสร้างอยู่ที่ใดและจะไปที่ใดต่อไป สถานะเล็กๆ น้อยๆ ที่เรียบง่ายนี้อาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่...

• สมาชิกในทีมมักลืมความหมายของแต่ละสถานะ
• เนื้อหามักติดป้ายสถานะที่ไม่ถูกต้อง
• การแก้ไขข้อผิดพลาดต้องมีการกำกับดูแลและการตรวจสอบอย่างเข้มงวดเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่างๆ จะไม่หลุดมือ
• ผู้ใช้ที่มีน้ำหนักเบาจะสับสนอย่างรวดเร็วเพราะพวกเขา "ไม่รู้จักระบบ"
• บรรณาธิการและผู้จัดการต้องมีส่วนร่วมมากเกินไปในแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์
• การปรับให้เข้ากับข้อยกเว้นในเวิร์กโฟลว์ทำได้ไม่ดี
• เวิร์กโฟลว์โดยรวมยังคงซ่อนอยู่และทำให้การมองมุมสูงทำได้ยาก

สิ่งสำคัญที่สุดคือ: ระบบที่ไม่สัญชาตญาณทางสายตาและจิตใจมักใช้งานยาก Jakob Nielsen เป็นที่รู้จักดีจากผลงานด้านความสามารถในการใช้งานซอฟต์แวร์ของเขา และมีชื่อเสียงในด้านการสร้าง วิธีการประเมินแบบฮิวริสติ ก ซึ่งสรุปหลักการทั่วไป 10 ประการสำหรับการออกแบบส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ มีหลายวิธีที่ต้องเผชิญกับวิธีการตามสถานะแบบดั้งเดิม

• การมองเห็นสถานะของระบบ : ระบบควรแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น ผ่านการตอบกลับที่เหมาะสมภายในเวลาที่เหมาะสม
• แม้ว่าวิธีการตามสถานะจะทำงานอย่างหนักเพื่อให้ผู้ใช้รับทราบข้อมูล การขาดคำจำกัดความที่ชัดเจนมักจะทำตรงกันข้าม ผู้ใช้จะทราบสถานะของบางสิ่งบางอย่างได้อย่างไรหากพวกเขาไม่เข้าใจสิ่งที่เป็นสัญลักษณ์อย่างเต็มที่
• การรับรู้มากกว่าการเรียกคืน : ลดโหลดหน่วยความจำของผู้ใช้โดยทำให้วัตถุ การกระทำ และตัวเลือกมองเห็นได้ ผู้ใช้ไม่ควรจำข้อมูลจากส่วนหนึ่งของบทสนทนาไปยังส่วนอื่น คำแนะนำในการใช้ระบบควรมองเห็นได้หรือเรียกค้นได้ง่ายเมื่อใดก็ได้ตามความเหมาะสม

ปัญหาใหญ่ของวิธีการตามสถานะแบบเดิมคือลักษณะที่ซ่อนเร้นของกระบวนการ ความหมายที่แท้จริงของแต่ละสถานะถูกซ่อนไว้จากเวิร์กโฟลว์ ซึ่งหมายความว่าสมาชิกแต่ละคนจำเป็นต้องส่งทั้งหมดไปยังหน่วยความจำ สิ่งนี้อาจเป็นสิ่งที่ท้าทายและเป็นไปไม่ได้สำหรับผู้ใช้ที่ไม่บ่อยนัก

• ความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพในการใช้งาน : Accelerators—มองไม่เห็นโดยผู้ใช้มือใหม่—มักจะเร่งการโต้ตอบสำหรับผู้ใช้ที่เชี่ยวชาญ เพื่อให้ระบบสามารถรองรับทั้งผู้ใช้ที่ไม่มีประสบการณ์และมีประสบการณ์ อนุญาตให้ผู้ใช้ปรับแต่งการกระทำบ่อยๆ

สิ่งสำคัญที่สุดคือเวิร์กโฟลว์ตามสถานะไม่ใช่สิ่งที่ดีที่สุดที่เราสามารถเสนอให้ทีมของเราได้ ต้องมีวิธีที่ดีกว่านี้

พิจารณารวมเวิร์กโฟลว์ตามสถานะเข้ากับเวิร์กโฟลว์ตามงาน

เวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาสามารถปรับปรุงได้โดยการรวมวิธีการตามสถานะเข้ากับรายการตรวจสอบตามงาน ย้อนกลับไปเมื่อตอนที่เราทำการวิจัยเกี่ยวกับ CoSchedule เราพบว่าแม้ว่าหลายทีมจะใช้ระบบตามสถานะ นอกจากนี้ ทุกทีมที่เราคุยด้วยกำลังประสบกับความผิดหวังบางส่วนหรือทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้น เวิร์กโฟลว์ที่ยึดตามงานนั้นต้องการให้ผู้ใช้มอบหมายงานให้กันและกัน เนื่องจากงานจำเป็นต้องทำให้เสร็จ การทำงานนี้เหมือนกับแอปพลิเคชันที่ต้องทำแบบเดิมหรือรายการงาน งานต่างๆ จะเรียงตามลำดับที่ต้องทำให้เสร็จ และผู้ใช้จะทำเครื่องหมายเมื่อเสร็จสิ้น มันง่าย งานทำงานได้ดีเพราะเขียนด้วยภาษาที่ชัดเจนโดยใช้ประโยคเต็ม (การรับรู้มากกว่าการเรียกคืน) และสามารถปรับให้เข้ากับสถานการณ์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย (ความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพในการใช้งาน) ตัวอย่างเช่น หากงานต้องใช้วิธีการเฉพาะ ก็สามารถใส่คำอธิบายโดยละเอียดในรายการ แทนที่จะใช้คำเพียงคำเดียว ในเวิร์กโฟลว์ตามสถานะ ผู้ใช้จำเป็นต้องเพียงแค่ "รู้" ว่าแต่ละสถานะหมายถึงอะไร และ "ถือว่า" ทำงานเสร็จแล้วก่อนหน้านี้ ในงานต่างๆ จะมีการสื่อสารคำแนะนำอย่างชัดเจนพร้อมกับประวัติของงานที่ทำไปแล้ว นอกจากนี้ ผู้ใช้ทราบอย่างชัดเจนว่ามีการมอบหมายงานให้กับพวกเขาโดยเฉพาะเมื่อใด ดังนั้นพวกเขาจึงไม่จำเป็นต้องค้นหาสิ่งที่พวกเขาควรทำต่อไปอย่างต่อเนื่อง ข้อดีมีมากมาย:

• ผู้รับมอบหมายจะได้รับงานที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงโดยมีกำหนดเวลา
• ผู้รับมอบหมายจะได้รับแจ้งอย่างชัดเจนว่ามีการมอบหมายงานให้กับพวกเขาแล้ว
• ผู้ได้รับมอบหมายเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา
• ผู้รับมอบหมายสามารถดู "สิ่งที่พวกเขาต้องทำต่อไป" ได้ในที่เดียว
• ผู้มอบหมายงานรู้สึกสบายใจเมื่อรู้ว่าพวกเขาสื่อสารอย่างชัดเจน
• ผู้มอบหมายงานไม่จำเป็นต้องเดาหรือจำความหมายของสถานะใดสถานะหนึ่งโดยเฉพาะ
• ผู้มอบหมายสามารถได้รับแจ้งได้อย่างง่ายดายเมื่องานเสร็จสิ้น
• ผู้มอบหมายงานจะทราบสถานะของงานต่างๆ อยู่เสมอด้วยการชำเลืองมองเพียงครั้งเดียว

ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดเจน มาดูสถานการณ์ตัวอย่างกัน

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์: พบกับเนื้อหาของทีม

พบกับเนื้อหาของทีม – พวกเขามีความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และเผยแพร่เนื้อหาใหม่บนบล็อกของพวกเขาเหมือนกับธุรกิจของใครก็ตามโดยใช้เวิร์กโฟลว์ที่เน้นงานเป็นหลัก มีสองบทบาทในเวิร์กโฟลว์ที่ยึดตามงาน

• บรรณาธิการ : ผู้มอบหมาย รับผิดชอบในการวางแผนและจัดการบล็อก พวกเขาเลือกหัวข้อ มอบหมายงาน และจัดการความคืบหน้าตั้งแต่ต้นจนจบ
• Contributor : บทบาทย่อยต่างๆ เช่น นักเขียน นักออกแบบ ผู้ตรวจทาน และ ผู้จัดการโซเชียลมีเดีย ผู้ร่วมสมทบคือคนที่จะทำให้งานเกิดขึ้น ในเวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาตามงาน พวกเขาคือผู้รับมอบหมาย

ขั้นตอนที่ #1: การวางแผน

ขั้นตอนแรกของกระบวนการคือการวางแผน การประชุมวางแผนเปิดโอกาสให้ทั้งทีมทำงานร่วมกันเพื่อตัดสินใจในหัวข้อและเลือกโพสต์แนวคิดที่จะเพิ่มในปฏิทินบรรณาธิการ การประชุมการวางแผนเนื้อหาสามารถเกิดขึ้นได้เป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน และควรเป็นตัวกำหนดทิศทางของงานในอนาคต ในขณะที่ทั้งทีมจะมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ บรรณาธิการจะทำการโทรครั้งสุดท้ายในหัวข้อและหัวข้อที่เลือก

ขั้นตอนที่ #2: การมอบหมาย

เมื่อเลือกแล้ว แนวคิดของเนื้อหาจะอยู่ในปฏิทิน จากนั้น บรรณาธิการจะมอบหมายงานแต่ละงานให้กับผู้ร่วมเขียนข้อความแต่ละคน ซึ่งรวมถึง:

• คนที่เขียนโพสต์
• สมาชิกในทีมออกแบบโพสต์กราฟิก/รูปภาพ
• บรรณาธิการ/ผู้ร่วมให้ข้อมูลที่รับผิดชอบในการพิสูจน์อักษรโพสต์
• ผู้จัดการโซเชียลมีเดีย หรือผู้สนับสนุนที่รับผิดชอบในการโปรโมต/กำหนดเวลาของโซเชียลมีเดีย
• บรรณาธิการที่รับผิดชอบในการเผยแพร่โพสต์ครั้งสุดท้าย
• ขึ้นอยู่กับขนาดที่แท้จริงของทีม งานเหล่านี้บางส่วนจะถูกแชร์โดยสมาชิกในทีมคนเดียว ในกรณีส่วนใหญ่ งานโดยทั่วไปจะยังเหมือนเดิม แต่ผู้รับมอบหมายอาจแตกต่างกันไป

ขั้นตอนที่ #3: กำหนดเส้นตาย

คุณมีทีมของคุณร่วมกัน และพวกเขาทุกคนทราบดีว่างานเฉพาะของพวกเขาอยู่ที่ใดในกระบวนการสร้างเนื้อหาของคุณ สิ่งต่อไปที่คุณต้องดูแลในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของคุณคือ การหาว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานบางอย่างให้เสร็จสิ้น จากที่นี่ คุณจะกำหนดได้ว่าจะเริ่มทำงานกับเนื้อหาเมื่อใดเพื่อให้ ตรงตามกำหนดเวลาตามความ เป็นจริง โดยปกติ คุณสามารถเดินไปหานักเขียนของคุณและถามว่า “นี่จะใช้เวลานานแค่ไหนในการเขียน?” และพวกเขาก็สามารถตอบกลับว่า “ประมาณสี่ชั่วโมง” มันคงสมเหตุสมผลที่จะพูดว่า “ตกลง; คุณมีเวลาเขียนสี่ชั่วโมง บรรณาธิการของคุณใช้เวลาประมาณสี่ชั่วโมงในการอนุมัติ หมายความว่าคุณสามารถส่งเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรไปยังนักออกแบบของคุณได้ภายในสิ้นวัน!” ไม่แน่ แม้ว่าผู้เขียนอาจใช้เวลาเพียงสี่ชั่วโมงในการร่างส่วนที่เขียนของเนื้อหาของคุณ แต่สี่ชั่วโมงนั้นอาจไม่เสร็จสมบูรณ์ในคราวเดียว อีกปัจจัยที่ต้องพิจารณาคือเนื้อหาชิ้นเดียวของคุณอาจไม่ได้อยู่ที่ด้านบนสุดของรายการลำดับความสำคัญเพื่อให้สมาชิกในทีมข้ามสายงานดำเนินการให้เสร็จสิ้น วิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการนี้คือถามสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณว่า "เฮ้ _______ เราเพิ่งมีการประชุมวางแผนเกี่ยวกับการสร้าง (ประเภทเนื้อหา) สำหรับ (ช่องทางการเผยแพร่) เราต้องการให้คุณร่าง (ไม่ว่าบทบาทของพวกเขาคืออะไร) คุณคิดว่าต้องใช้เวลาเท่าไรในการกรอกแบบร่างและส่งไปให้ (บรรณาธิการหรือคนถัดไปในสายงาน)” จากนั้นใช้จำนวนชั่วโมงโดยประมาณที่พวกเขาให้เพื่อสร้างไทม์ไลน์การพัฒนาเนื้อหาที่สมบูรณ์ (และสมจริง) ทำตามรูปแบบนี้เพื่อช่วยแนะนำคำตอบที่เหลือของทีม:

• ภายใต้วัน = 1 วันเต็มของการผลิต
• 8 ชั่วโมงขึ้นไป = 1 วันครึ่งของการผลิต
• 16 ชั่วโมง = 3 วันของการผลิต
• อะไรมากกว่านั้น = แยกย่อยออกเป็นโครงการย่อย

• เวลาในการผลิตมากกว่า 3 วันสามารถแบ่งออกเป็นโครงการย่อยๆ ที่จะช่วยให้โครงการเดินหน้าต่อไปได้

นี่เป็นกระบวนการเดียวกับที่ Nathan Ellering หัวหน้าทีมการตลาดของเราพบว่าทำงานผ่านประสบการณ์ของเขา และตอนนี้ทฤษฎีนั้นเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของเราที่ CoSchedule:

• ผู้วางแผน: 2 ชั่วโมง
• Writer: 4 ชั่วโมง
• บรรณาธิการ: 2 ชั่วโมง
• ผู้ออกแบบ: 6 ชั่วโมง
• บรรณาธิการออกแบบ: 4 ชั่วโมง
• ระบบจัดการเนื้อหา: 30 นาที
• ผู้เชี่ยวชาญด้านโซเชียลมีเดีย: 8 ชั่วโมง
• ตัวจัดการโซเชียลมีเดีย: 4 ชั่วโมง

หากคุณทำตามสูตรข้างต้น ทีมของคุณจะต้องเริ่มทำงานกับเนื้อหาชิ้นนี้เก้าวันก่อนที่จะเผยแพร่: สิ่งนี้มีประโยชน์เพราะตอนนี้คุณรู้แล้วว่าจะเริ่มดำเนินการกับเนื้อหาของคุณเพื่อเผยแพร่ภายในกำหนดเวลาของคุณเมื่อใด ในตัวอย่างนี้ หากคุณต้องการเผยแพร่เนื้อหาในวันพุธที่ 20 ธันวาคม และงานจะแล้วเสร็จในวันจันทร์ – ศุกร์เท่านั้น คุณจะต้องเริ่มสร้างผลงานในวันพฤหัสบดีที่ 7 ธันวาคม เดี๋ยวก่อน มีอะไรให้พิจารณามากกว่านี้! ในเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณ คุณมีเวลาจัดสรรให้ผู้แก้ไขแต่ละคนดำเนินการและอนุมัติงาน แต่ถ้าพวกเขาต้องการเวลาสำหรับการแก้ไขรอบที่สองล่ะ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าทั้งผู้สร้างและบรรณาธิการจะต้องใช้เวลาในการแก้ไขและแก้ไขฉบับร่าง คุณจะพิจารณาการแก้ไขเหล่านั้นได้อย่างไร เพิ่มวันในผลรวมของเส้นตายสำหรับทุกขั้นตอนการอนุมัติในเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณ หากคุณกลับไปที่ตัวอย่างของเรา คุณจะเห็นว่ามีคนสี่คนที่ต้องการแก้ไขเนื้อหา ดังนั้น คุณต้องเริ่มทำโปรเจ็กต์ก่อนหน้านั้นสี่วัน เริ่มในวันศุกร์ที่ 1 ธันวาคม เพื่อให้ถึงกำหนดเผยแพร่ในวันพุธที่ 20 ธันวาคม ทีมของคุณอาจต้องการเวลานี้ไม่จำเป็น แต่ควรประเมินเวลาที่ทีมของคุณต้องการให้สูงไป ดีกว่าสร้างสถานการณ์วิกฤติที่ทุกคนเครียดกับการพยายามทำตามเส้นตาย การอ่านที่แนะนำ: วิธีเพิ่มกระบวนการเวิร์กโฟลว์การตลาดที่จะลดงานลง 30-50%

ขั้นตอนที่ #4: หลีกเลี่ยงการฟาดฟันด้วยการอนุมัติ

หลีกเลี่ยงการฟาดฟัน? ขัดขืนอะไร? การทำลายล้างคือเวลาที่ทีมของคุณต้องกลับไปทำงานครึ่งหนึ่งในโครงการ เนื่องจากไม่ตรงตามข้อกำหนดเบื้องต้นของผู้อนุมัติ ปัญหาของการฟาดฟันคือทีมของคุณเสียเวลาซึ่งอาจได้รับการบันทึกได้หากความคาดหวังของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายมีความชัดเจนก่อนที่เนื้อหาจะอยู่ในกระบวนการสร้าง ทีมของคุณจำเป็นต้องมีชุดขั้นตอนการอนุมัติที่เชื่อมโยงกันในกระบวนการสร้างเพื่อให้สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดได้ก่อนที่เนื้อหาจะส่งต่อไปยังสมาชิกในทีมคนต่อไป ขั้นตอนการอนุมัติของคุณอยู่ในเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณดังนี้:

ขั้นตอนที่ #5: ตั้งค่าการแจ้งเตือน

เมื่องานได้รับมอบหมายและมอบหมายงานแล้ว ทีมที่มีส่วนร่วมจะมีขั้นตอนการทำงานและไทม์ไลน์ที่ชัดเจนสำหรับการจัดส่ง เมื่องานเสร็จสมบูรณ์ บรรณาธิการจะได้รับแจ้งความคืบหน้า ซึ่งจะทำให้สามารถตรวจสอบกระบวนการจากระดับโลกได้ ผู้ร่วมให้ข้อมูลแต่ละรายจะได้รับแรงจูงใจในการทำงานให้เสร็จตามกำหนดส่ง สิ่งที่สวยงามเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์นับจากนี้เป็นต้นไปคือในขณะที่บรรณาธิการจะควบคุมกระบวนการจากระดับบนสุด ตัวงานเองก็จะดูแลกันเอง สำหรับบรรณาธิการ หมายความว่าไม่จำเป็นต้องตรวจสอบสถานะหรือตรวจสอบซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าสถานะที่รายงานนั้นถูกต้องจริง

ขั้นตอนที่ #6: วางแผนไทม์ไลน์ของไหล

ในเวิร์กโฟลว์ที่ยึดตามงาน ทุกงานควรมาพร้อมกับทั้งผู้รับโอนและวันครบกำหนด การสื่อสารที่ชัดเจนนี้มีความสำคัญต่อความสำเร็จของทีม สิ่งหนึ่งที่เราทำที่ CoSchedule เพื่อสนับสนุนสิ่งนี้คือการใช้วันที่สัมพัทธ์มากกว่าการตั้งเวลาแบบตายตัว แทนที่จะเลือกวันที่เฉพาะในปฏิทินสำหรับวันที่ครบกำหนดงาน ผู้ใช้ CoSchedule สามารถเลือกวันที่สัมพันธ์กับวันที่เผยแพร่ได้ ตัวอย่างเช่น “สามวันก่อนโพสต์” แทนที่จะเป็น “4/2/21” ซึ่งหมายความว่าหากคุณลากและวางโพสต์ไปยังวันใหม่ในปฏิทิน งานทั้งหมดของคุณจะถูกมอบหมายและย้ายใหม่โดยอัตโนมัติเช่นกัน

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาสำหรับวิดีโอ

เราได้พูดคุยกันมากมายเกี่ยวกับลักษณะทั่วไปของเวิร์กโฟลว์เนื้อหา แต่จะมีลักษณะอย่างไรเมื่อใช้งานจริง นี่คือตัวอย่างเวิร์กโฟลว์สำหรับทีมการตลาดที่ต้องการสร้างวิดีโอ คุณสามารถใช้ตัวอย่างนี้เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการใช้สิ่งที่คุณได้เรียนรู้เพื่อวางแผนเวิร์กโฟลว์สำหรับเนื้อหาเฉพาะ:

เผยแพร่เนื้อหาของคุณอย่างมั่นใจโดยใช้ CoSchedule

ตอนนี้คุณเห็นแล้วว่าการสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณเองนั้นง่ายเพียงใด ทำไมไม่ทำให้ง่ายขึ้นอีกล่ะ กระบวนการอนุมัติเทมเพลตงานของ CoSchedule ช่วยให้คุณเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณไปยังเครื่องมือเผยแพร่โดยตรงได้อย่างง่ายดาย ดูว่าเวิร์กโฟลว์เนื้อหาวิดีโอถ่ายโอนไปยัง CoSchedule ได้ง่ายเพียงใด: คุณอาจสังเกตเห็นว่ามีงานการอนุมัติหายไปจากรายการงานของคุณ การอนุมัติยังคงอยู่ที่นั่น เพียงซ่อนไว้ในแต่ละงาน คุณสามารถแก้ไขและเพิ่มคุณสมบัติการอนุมัติได้อย่างง่ายดายเมื่อคุณสร้างงาน: งานเหล่านี้ง่ายต่อการมอบหมายและช่วยให้ผู้จัดการเนื้อหาของคุณยังคงควบคุมเนื้อหาที่จะเผยแพร่ได้อย่างสมบูรณ์เมื่อใด ไม่มีการตื่นตระหนกตอนเที่ยงคืนเกี่ยวกับเนื้อหาที่ออกไปในเวลาที่ไม่ถูกต้อง

เคล็ดลับทั่วไปสามข้อสำหรับการวางแผนและดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของคุณ

เพื่อปิดโพสต์นี้ ต่อไปนี้คือคำแนะนำที่เป็นประโยชน์โดยทั่วไปสำหรับการทำเวิร์กโฟลว์

เคล็ดลับสำหรับการพัฒนาเวิร์กโฟลว์: เริ่มต้นด้วยกำหนดเวลาและกลับมาทำงานต่อจากจุดนั้น

วิธีที่ยอดเยี่ยมวิธีหนึ่งในการวางแผนเนื้อหา โครงการ และกำหนดเวลาของคุณคือการเริ่มต้นด้วยกำหนดเวลาและกลับไปทำงานต่อจากจุดนั้น สิ่งสำคัญที่นี่คือการทำให้เป้าหมายและงานของคุณเป็นจริง หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณจะไม่สามารถจัดส่งผลิตภัณฑ์ตามที่คุณคิดไว้ตั้งแต่แรกได้ Seth Godin เป็นที่รู้จักในด้านการวางแผนเนื้อหาและโครงการของเขาดังนี้:

เคล็ดลับสำหรับการดำเนินการเวิร์กโฟลว์: วางแผนวันของคุณออกทีละ 15-30 นาที

ในหนึ่งวันมี 1,440 นาที คุณจะทึ่งกับเวลาที่เสียไปในช่วงเวลาเล็ก ๆ น้อย ๆ ระหว่างช่วงเวลานั้น และไม่ต้องพูดถึงเวลาที่เสียไปอย่างไร้จุดหมายบนโซเชียลมีเดียเมื่อคุณไม่มีจุดประสงค์ในการอยู่บนโซเชียลมีเดีย คนที่ประสบความสำเร็จหลายคนวางแผนวัน โครงการ และเนื้อหาของตนทีละ 15 นาที ดาวน์โหลดเทมเพลตกระบวนการเวิร์กโฟลว์ในการดาวน์โหลดของโพสต์นี้ เป็นสเปรดชีต Excel ที่แบ่งชั่วโมงของวันทำงานเป็น 15 นาที คุณยังสามารถปรับแต่งสเปรดชีตของคุณและทำให้มันใช้งานได้

เคล็ดลับสำหรับการวางแผนเวิร์กโฟลว์: ปรับเวลาให้เหมาะสมที่สุดในการทำงาน

คุณทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใด ทุกคนแตกต่างกัน บางคนชอบทำงานตอนเช้า ในขณะที่บางคนชอบทำงานตอนกลางคืน คุณรู้หรือไม่ว่าเวลาที่ดีที่สุดในการทำงานของคุณคือเมื่อไหร่? วิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาคือการติดตามเวลาของคุณและอย่าลืมจดบันทึกความรู้สึกของคุณ ตัวอย่างอาจรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น "ฉันจะทำทุกอย่างเพื่องีบหลับ" หรือ "ช่วยฉันหน่อย ฉันกำลังกลิ้งอยู่" ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• เมื่อไหร่ที่คุณมีสมาธิและพลังงานที่ดีที่สุด?
• เมื่อไหร่ที่คุณฟุ้งซ่านน้อยที่สุด? คุณมีการหยุดชะงักน้อยที่สุดเมื่อใด
• ความคิดที่ดีที่สุดมาถึงคุณเมื่อใด
• เตรียมพร้อมสำหรับพลังงานสูงและส่วนที่เบี่ยงเบนความสนใจของวัน

เมื่อคุณพบเวลาที่ตอบคำถามเหล่านั้นแล้ว ให้ทำงานในช่วงเวลานั้นและวัดความรู้สึกของคุณหลังจากนั้น หากต้องการ คุณสามารถปรับแต่งได้ หากเวลาทำงานที่ดีที่สุดของคุณไม่อยู่ในแผนผังงาน 9-5 วันตามปกติ ให้พูดคุยกับหัวหน้าของคุณเกี่ยวกับเวลาที่เหมาะสมที่สุดของคุณเพื่อสร้างงานที่ดีที่สุด พวกเขาอาจช่วยให้คุณทำให้เวลาเหล่านั้นเป็นไปได้มากขึ้น หากต้องการดูว่าตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้นจะเหมาะกับคุณหรือไม่ ให้ตอบคำถามเหล่านี้:

• ก่อนอื่น เขียนข้อดีและข้อเสียของคุณ การทำงานในช่วงเวลาที่เหมาะสมของคุณมีประโยชน์อย่างไร?
• พูดคุยกับ HR เพื่อดูว่ามีประโยชน์ตามกำหนดเวลาที่ยืดหยุ่นอยู่แล้วหรือไม่

ตารางงานที่ยืดหยุ่นจะเป็นประโยชน์ต่อนายจ้างของคุณอย่างไร? จำสิ่งนี้ไว้และจดบันทึกสิ่งนี้ เนื่องจากนายจ้างของคุณจะต้องการทราบว่าสิ่งนี้จะช่วยให้บริษัทก้าวไปข้างหน้าได้อย่างไร หลังจากที่คุณได้คิดเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดแล้ว ให้ร่างโครงร่างของการจัดเตรียมงานที่คุณต้องการ

• ระบุเวลาที่คุณจะอยู่ในสำนักงานและเวลาที่คุณจะไม่เป็น
• พูดถึงวิธีที่คุณจะติดต่อกับพนักงานคนอื่น ๆ เมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน (นี่คือตัวอย่างบางส่วน: คุณจะไม่พลาดการติดต่อโดยการส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานด้วย HipChat หรือ Slack และการประชุมทางวิดีโอกับพวกเขาโดยใช้ Highfive หรือ Skype)

กรอบเวิร์กโฟลว์ที่นำไปใช้ได้จริงสำหรับเนื้อหาทุกชิ้น

เนื้อหาใดๆ ไม่ว่าจะเป็นบล็อกโพสต์ แคมเปญโซเชียล หรือแคมเปญโฆษณาสำหรับลูกค้า มี พื้นฐานเวิร์กโฟลว์ WordPress ที่คล้ายคลึงกัน แต่ละขั้นตอนนำไปสู่ขั้นตอนต่อไปเมื่อคุณสร้างโพสต์จากแนวคิดเปล่าๆ ไปจนถึงเนื้อหาที่เสร็จสมบูรณ์

1. จัดระเบียบแนวคิดเนื้อหาของคุณ

ความคิดที่ดีมาพร้อมความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่ การสร้าง การจัดเก็บ และการเข้าถึงไอเดียเป็นรากฐานของการสร้างเนื้อหาของคุณ แต่ก็เป็นขั้นตอนที่นักการตลาดส่วนใหญ่ต้องเผชิญเช่นกัน ไม่ใช่ว่าพวกเขามีปัญหาการขาดแคลนความคิด แต่จำเป็นต้องมีวิธีจัดการ ระบบของคุณสำหรับการจัดระเบียบความคิดของคุณต้องคำนึงถึง:

1. จดความคิดของคุณลง คุณจะใช้แอพมือถือที่ซิงค์กับบริการที่คุณสามารถเข้าถึงได้บนแล็ปท็อปของคุณหรือไม่? หรือคุณจะพึ่งพา สมุดบันทึก เนื้อหาหรือไม่
2. แคตตาล็อกความคิดของคุณ คุณจะต้องหาวิธีจัดระเบียบความคิดของคุณ เพื่อที่คุณจะได้ค้นพบมันอีกครั้งหากต้องการหรือต้องการเพิ่มงานวิจัยใหม่เข้าไป แม้แต่ฟังก์ชันการค้นหาที่ดีที่สุดก็ไม่สามารถอธิบายทุกสิ่งได้ และแน่นอนว่าไม่ได้เอาชนะวิธีคิดของคุณเกี่ยวกับหมวดหมู่เนื้อหาของคุณ
3. ระดมความคิด. สร้างระบบที่คุณดำดิ่งลงไปในแนวคิดเก่า ๆ เป็นประจำเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการใช้ และลบความคิดที่ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไปหรือที่คุณไม่ต้องการกล่าวถึง หากไม่มีระบบประเภทนี้ ความคิดของคุณจะขยายตัวอย่างรวดเร็ว และยากที่จะรู้ว่าจะเริ่มต้นจากที่ใด หรือแม้แต่รู้ว่าคุณต้องทำงานอะไร

กุญแจสู่การจัดการไอเดียที่ยอดเยี่ยมคือการใช้เครื่องมือที่คุณคุ้นเคยและคุ้นเคยอยู่แล้ว ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานอื่นๆ หรือชีวิตประจำวันของคุณ บางที อะไรก็ได้ที่คุณไม่ต้องพึ่งพาการสร้างนิสัยใหม่ เนื่องจากเราทำงานอย่างหนักใน WordPress เราจึงใช้ประโยชน์จากความสามารถขององค์กรของ CoSchedule ที่เชื่อมต่อโดยตรงกับ WordPress เราเลือกตามหมวดหมู่ และเนื่องจากเป็นปฏิทิน เราจึงมองเห็นสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นจากมุมสูง เพื่อไม่ให้แนวคิดตกต่ำและถูกลืม

2. กำหนดเวลาไอเดียของคุณบนปฏิทิน

ผู้คนจัดกำหนดการที่จุดต่างๆ ในกระบวนการเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหา บางคนไม่ต้องการใส่เพียงแนวคิดระหว่างดำเนินการในปฏิทิน แต่ให้รอจนกว่าพวกเขาจะโพสต์เสร็จ เราใส่แนวคิดในปฏิทินก่อนที่เราจะก้าวไปข้างหน้าสำหรับบล็อกนี้ และฉันก็ทำเช่นเดียวกันสำหรับเนื้อหาของตัวเอง เมื่อคุณจัดกำหนดการของโพสต์ ณ จุดนี้ในกระบวนการ วันที่จะกลายเป็นปัจจัยกำหนด กิจกรรมที่เหลือทั้งหมดต่อไปนี้จะเน้นที่วันที่โพสต์จะถูกเผยแพร่ ตอนนี้การตั้งเวลาหมายความว่าคุณกำลังเลือกเวลาที่ดีที่สุดสำหรับโพสต์โดยอิงตามแนวคิดและความเหมาะสมของเนื้อหาในปฏิทินบรรณาธิการ นี่คือวิธีที่เราใช้ที่นี่เมื่อเรากำหนดเวลาเนื้อหา เราเพียงแค่ลากความคิดของเราไปรอบๆ ปฏิทิน แล้วซิงค์การเปลี่ยนแปลงใน WordPress โดยอัตโนมัติเมื่อเราทำเช่นนั้น

3. การทำงานร่วมกันและการสื่อสาร

นักการตลาดเดี่ยวอาจไม่คุ้นเคยกับขั้นตอนนี้ เนื่องจากพวกเขาทำให้เวิร์กโฟลว์เนื้อหา WordPress สมบูรณ์แบบ เนื่องจากพวกเขากำลังเขียนด้วยตัวเองอย่างสมบูรณ์ แต่ทีม? สิ่งสำคัญบางอย่างที่คุณต้องการสื่อสารและทำงานร่วมกันในเวิร์กโฟลว์เนื้อหา WordPress ของคุณคือ:

1. ใครเป็นคนเขียนโพสต์
2. ตั้งกระทู้เมื่อไหร่?
3. มีคนสร้างกราฟิกหรือค้นหาภาพหรือไม่?
4. คุณคิดอย่างไรกับโพสต์ของฉัน ฉันควรทำการเปลี่ยนแปลงหรือไม่?
5. นี่เป็นการอัปเดตล่าสุดสำหรับโพสต์หรือไม่ (สำคัญอย่างยิ่งเมื่อนักเขียนไม่ทำงานบน WordPress)
6. ใครเป็นคนปิดกระทู้

เว้นแต่ว่าทีมนักเขียนของคุณจะทำหน้าที่เป็นกลุ่มนักเขียนเดี่ยวที่ไม่มี แนวทางสไตล์ ไม่มีการกำกับดูแล ไม่มีข้อความที่เหมือนกัน และในฐานะที่เป็นคนทั่วไปฟรีสำหรับทุกคน คุณจะต้องมีวิธีการทำงานร่วมกัน CoSchedule มีการทำงานร่วมกันในตัวสำหรับโพสต์บล็อกที่ซิงค์แต่ละรายการ ซึ่งรวมการสนทนาไปมากับงานที่ได้รับมอบหมายและวันที่ นี่คือระบบที่ฉันใช้สำหรับเนื้อหาทั้งหมดของฉัน ทั้งในที่ทำงานและส่วนตัว

4. ตรวจสอบและแก้ไขโพสต์ของคุณ

กระบวนการตรวจสอบและแก้ไขคือสิ่งที่ใช้วัตถุดิบและขัดเกลามัน เวิร์กโฟลว์เนื้อหา WordPress ของคุณจะต้องรวมสิ่งนี้ไว้ในไทม์ไลน์ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบและ วิจารณ์ ภายในทีม และบทวิจารณ์ของลูกค้าหากคุณเป็นเอเจนซี่ สำหรับทีมของเรา กระบวนการมีลักษณะดังนี้:

1. การประชุมการวางแผนเนื้อหาสำหรับเนื้อหาสองสัปดาห์ข้างหน้า
2. เขียนโพสต์ที่คุณควรเขียน มอบหมายงานตรวจสอบให้สมาชิกในทีม
3. สมาชิกในทีมตรวจสอบโพสต์ตามหัวข้อและเนื้อหา (ไม่ใช่การพิมพ์ผิดและไวยากรณ์) และเสนอคำแนะนำ
4. ผู้เขียนแก้ไขโพสต์ใหม่ตามต้องการ
5. จากนั้นเอดิเตอร์จะพิสูจน์โพสต์สำหรับการพิมพ์ผิดและไวยากรณ์ก่อนเผยแพร่

เราอาศัยการตรวจสอบโดยเพื่อนที่นี่เป็นอย่างมาก และใช้ CoSchedule เพื่อทำสิ่งนี้ เนื้อหาแต่ละส่วนจะได้รับความคิดเห็นเกี่ยวกับคำแนะนำพาดหัว แนวคิดคีย์เวิร์ด การเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของโพสต์ และการแนะนำรูปภาพ

5. กำหนดเวลาโซเชียลมีเดียของคุณ

นี่เป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการกำหนดเวลาโซเชียลมีเดียของคุณ เมื่อโพสต์เสร็จแล้วและไอเดียในนั้นก็มั่นคง แนวคิดของโพสต์อาจเปลี่ยนไปจากจุดเริ่มต้น ดังนั้นควรรอจนกว่าจะเกือบเสร็จแล้วก่อนที่จะวางแผนข้อความโซเชียลมีเดียของคุณ CoSchedule ช่วยให้คุณจัดตารางเวลาโซเชียลมีเดียได้ถูกต้องกับโพสต์ในบล็อก คุณจึงไม่ต้องกังวลกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ด้วยตนเองหากวันที่โพสต์เปลี่ยน หากคุณเลือกที่จะกำหนดเวลาโพสต์บล็อก ณ จุดนี้ แทนที่จะย้อนกลับไปที่ขั้นตอนที่ 2 หมายความว่าข้อกังวลของคุณขึ้นอยู่กับวันที่น้อยลงและขึ้นอยู่กับทีมมากขึ้น (เช่น ใช้เวลานานเท่าใดในการโต้แย้งทีมของคุณและทำให้พวกเขาโพสต์เสร็จ) นี่ ไม่ใช่ แผนปฏิบัติการที่ดี

6. เผยแพร่เนื้อหาของคุณ

และตอนนี้ หลังจากทำงานทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลาเผยแพร่ เมื่อคุณกำหนดเวลาเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหา WordPress ของคุณ คุณสามารถคลิกปุ่มเผยแพร่นั้นได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ เมื่อเผยแพร่โพสต์แล้ว คุณจะต้องโหลดโพสต์ในโซเชียลมีเดียลงในระบบที่คุณใช้เพื่อกำหนดเวลา หากคุณกำลังใช้ CoSchedule คุณสามารถตั้งค่าโพสต์ให้เผยแพร่ได้ง่าย และรู้ว่าข้อความโซเชียลของคุณจะเผยแพร่โดยอัตโนมัติเช่นกัน ตามกำหนดการของคุณ เมื่อโพสต์ได้รับการเผยแพร่แล้ว

สถานะการวางแผนและเวิร์กโฟลว์ตามงานใน CoSchedule

CoSchedule รองรับทั้งสถานะและเวิร์กโฟลว์ตามงาน ขั้นแรก คุณสามารถใช้สถานะที่กำหนดเองเพื่อติดป้ายกำกับเฟสของโครงการโดยใช้คำฟุ่มเฟือยเดียวกันกับที่ทีมของคุณใช้ในเวิร์กโฟลว์ของคุณ (เช่น แนวคิด การแก้ไข เผยแพร่ หรือคำศัพท์ใดก็ตามที่คุณใช้) คุณสามารถหา คำอธิบายที่สมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าได้ที่นี่ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ Tasks และ Task Templates เพื่อสร้างรายการตรวจสอบตามงานสำหรับเนื้อหาทั้งหมดของคุณ (และโครงการทางการตลาดอื่นๆ ที่คุณต้องจัดระเบียบด้วย) ขั้นแรก เปิดโครงการเนื้อหาในปฏิทินการตลาด CoSchedule และเลือกเทมเพลต: จากนั้นเลือกสร้างใหม่: จากนั้น เพิ่มงาน กำหนดเวลา และสมาชิกในทีมที่จะทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จ: การผนวกรวม CoSchedule เหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการจัดเตรียม มอบหมาย และจัดการโครงการสร้างเนื้อหาของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ

ตอนนี้คุณรู้เวิร์กโฟลว์แล้ว

ณ จุดนี้ คุณควรมีทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อเริ่มจัดการเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาเช่นเดียวกับเจ้านาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้อ้างสิทธิ์ในเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาของคุณแล้ว พวกเขาจะช่วยให้คุณใช้ความรู้ที่คุณได้รับจากโพสต์นี้ และอย่าลืมว่า CoSchedule มีการผสานรวมทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อจัดการเวิร์กโฟลว์ของทีมอย่างดีที่สุดและจัดระเบียบการตลาดทั้งหมดของคุณในที่เดียว ;) ขอให้โชคดี!