Рабочие процессы контент-маркетинга: как создать процессы, которые придерживаются [шаблоны]
Опубликовано: 2022-09-13
Создание контента без четких рабочих процессов требует неэффективности и головной боли. Это приводит к переделке и делает совместную работу головной болью из-за неясных ожиданий. А когда дело доходит до контент-маркетинга, где часто требуется много движущихся частей для создания одного продукта, отсутствие структурированного планирования может подорвать ваш успех больше, чем вы думаете. Это не просто горячий воздух. Если у вас нет четких процессов прямо сейчас, задайте себе эти три вопроса:- Как часто ваша команда отправляет часть контента на редактирование только для того, чтобы потратить много времени на его переработку?
- Как часто ваша команда соблюдает сроки ?
- Наконец, насколько сотрудничество с вашей командой над частью контента… отстой?
- Создайте один фрагмент контента , не перефразируя его целиком .
- Точно спланируйте время своей команды, чтобы вы могли отправить свой контент к установленному сроку. Каждый. Время.
- Устраните разрозненность, чтобы ваша команда точно знала, какую роль играет их роль в процессе создания контента.
- Разработайте стратегический план работы с контентом, который сэкономит время и улучшит результаты .
Шаблон для каждого рабочего процесса контент-маркетинга
Этот пост покажет вам, как именно разработать рабочие процессы с нуля, чтобы они соответствовали любому типу проекта контент-маркетинга, который вам может понадобиться. Но что, если бы мы могли изложить некоторые основные схемы рабочего процесса, чтобы помочь вам начать работу? Загрузите эти шесть шаблонов и один контрольный список (Word + PDF), чтобы наглядно представить, как должны быть упорядочены и организованы шаги и задачи. Оглавление
- Рабочие процессы, основанные на статусе, и рабочие процессы, основанные на задачах
- Пример рабочего процесса: знакомство с содержанием команды
- Три общих совета по планированию и реализации ваших рабочих процессов
- Эффективная структура рабочего процесса для каждого фрагмента контента
- Статус планирования и рабочие процессы на основе задач в CoSchedule
Рабочие процессы, основанные на статусе, и рабочие процессы, основанные на задачах
Распространенным типом рабочего процесса для публикации контента является рабочий процесс на основе состояния. Эта система работает именно так, как кажется. Все зависит от статуса контента. В WordPress это контролируется переключателем статуса публикации или более продвинутой функцией пользовательских статусов записей.
В этом рабочем процессе каждому элементу контента присваивается статус. Этот статус может быть таким же простым, как идея, черновик или в процессе. Что такое статус, не так важно, как то, что статус означает. Идея здесь заключается в том, что сам статус указывает, где контент находится в процессе создания в данный момент и куда он движется дальше. Этот простой маленький статус может привести к большим проблемам…- Члены команды часто забывают, что означает каждый статус.
- Содержимому часто присваивается неправильный статус.
- Исправление ошибок требует серьезного надзора и мониторинга, чтобы убедиться, что все не выходит из-под контроля.
- Легкие пользователи быстро приходят в замешательство, потому что они «не знают системы».
- От редакторов и менеджеров требуется чрезмерное участие в отдельных процессах рабочего процесса.
- Он плохо справляется с адаптацией к исключениям в рабочем процессе.
- Общий рабочий процесс остается скрытым и затрудняет получение обзора с высоты птичьего полета.
- Видимость состояния системы : система должна всегда информировать пользователей о том, что происходит, посредством соответствующей обратной связи в разумные сроки.
- В то время как подход, основанный на статусе, усердно работает, чтобы информировать пользователей, отсутствие четких определений обычно приводит к противоположному результату . Как пользователь может узнать статус чего-либо, если он не полностью понимает, что это символизирует?
- Распознавание, а не запоминание : сведите к минимуму нагрузку на память пользователя, сделав видимыми объекты, действия и параметры. Пользователь не должен запоминать информацию из одной части диалога в другую. Инструкции по использованию системы должны быть видны или легко доступны, когда это необходимо.
- Гибкость и эффективность использования : ускорители, незаметные для начинающего пользователя, часто могут ускорить взаимодействие для опытного пользователя, так что система может обслуживать как неопытных, так и опытных пользователей. Разрешить пользователям настраивать частые действия.
Рассмотрите возможность объединения рабочих процессов на основе состояния с рабочими процессами на основе задач
Рабочие процессы контент-маркетинга можно улучшить, объединив подход на основе статуса с контрольными списками на основе задач. Когда мы проводили исследование для CoSchedule, мы обнаружили, что хотя многие команды использовали систему, основанную на статусе, их рабочий процесс на самом деле лучше соответствовал более простому подходу, основанному на задачах. Кроме того, все команды, с которыми мы разговаривали, испытывали некоторые или все разочарования, описанные выше. Рабочий процесс, основанный на задачах, просто требует, чтобы пользователи назначали задачи друг другу по мере необходимости выполнения работы. Это работает так же, как любое традиционное приложение или список задач. Задачи перечислены в том порядке, в котором они должны быть выполнены, и пользователи отмечают их по мере выполнения. Это просто.
Задания работают хорошо, потому что они написаны понятным языком с использованием полного предложения (узнавание, а не припоминание) и могут легко адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам (гибкость и эффективность использования). Например, если задача требует уникального подхода, в список можно включить подробное описание, а не слепое упование на одно слово. В рабочем процессе на основе статуса пользователи должны были просто «знать», что означает каждый статус, и «предполагать», что работа ранее была завершена. С задачами четко сообщаются инструкции вместе с историей уже выполненной работы. Кроме того, пользователи четко знают, когда конкретно им была делегирована работа, поэтому им не нужно постоянно искать, что им следует делать дальше. Преимущества многочисленны:- Поручителям даются четкие и конкретные задачи с установленным сроком.
- Назначенные четко информируются о том, что задача была делегирована им.
- Назначенные полностью понимают, что от них ожидается.
- Назначенные могут видеть «что им нужно делать дальше» в одном месте.
- Координаторы успокаиваются, зная, что они ясно изложили свои мысли.
- Назначающие не обязаны угадывать или запоминать значение определенного статуса.
- Назначающие могут быть легко уведомлены, когда задача завершена
- Назначатели всегда знают о статусе различных задач одним взглядом.
Вернуться к вершине
Пример рабочего процесса: знакомство с содержанием команды
Познакомьтесь с командным контентом — они быстрые, эффективные и публикуют новый контент в своем блоге, как никто другой, используя рабочий процесс, основанный на задачах. В рабочем процессе на основе задач есть две роли.- Редактор : Назначающий, ответственный за планирование и управление блогом. Они выбирают темы, назначают задачи и контролируют ход выполнения от начала до конца.
- Участник : различные подроли, такие как писатели, дизайнеры, корректоры и менеджеры социальных сетей . Соавторы — это те, кто заставит работу произойти. В рабочем процессе контент-маркетинга на основе задач они являются правопреемниками.
Шаг № 1: Планирование
Первый этап процесса – планирование. Совещания по планированию дают всей команде возможность работать вместе, чтобы определить темы и выбрать идеи для публикации, которые будут добавлены в редакционный календарь. Встречи по планированию контента могут проводиться еженедельно или ежемесячно и должны задавать тон дальнейшей работе.
В то время как вся команда будет вовлечена в этот процесс, редактор сделает окончательное решение по выбранным предметам и темам.Шаг № 2: Задания
После выбора идеи контента помещаются в календарь. Оттуда редактор назначит индивидуальные задачи каждому из участников, включая:- Человек, который пишет пост.
- Член команды, разрабатывающий пост-графику/изображения.
- Редактор / участник, ответственный за корректуру сообщения.
- Менеджер по социальным сетям или участник, отвечающий за продвижение/планирование в социальных сетях.
- Редактор, ответственный за окончательную публикацию поста.
- В зависимости от фактического размера команды некоторые из этих задач будут выполняться одним членом команды. В большинстве случаев задачи остаются прежними, но исполнители могут меняться.
Шаг № 3: Определите сроки
У вас есть команда, и все они знают, где их конкретные задачи находятся в вашем процессе создания контента. Следующее, о чем вам нужно позаботиться на этапе планирования, — это выяснить, сколько времени потребуется каждому члену вашей команды для выполнения определенной задачи. Отсюда вы определите, когда начать работу над контентом, чтобы реально уложиться в срок . Обычно вы можете подойти к своему писателю и спросить: «Сколько времени вам понадобится, чтобы написать?» и они могли ответить: «Около четырех часов». Естественно, было бы разумно сказать: «Хорошо; у вас есть четыре часа, чтобы написать, вашему редактору требуется около четырех часов, чтобы утвердить, а это означает, что вы можете отправить свой письменный контент своему дизайнеру к концу дня!» Не совсем. Хотя вашему писателю может потребоваться всего четыре часа, чтобы набросать письменную часть вашего контента, эти четыре часа не могут быть выполнены за один раз. Еще один фактор, который следует учитывать, заключается в том, что ваш отдельный фрагмент контента может не находиться в верхней части списка приоритетов для выполнения членами кросс-функциональной команды. Лучший способ подойти к этому — спросить каждого члена вашей команды что-то вроде: «Привет, _______, у нас только что было совещание по планированию создания (типа контента) для (канала публикации). Нам нужно, чтобы вы составили драфт (какой бы ни была их роль). Как вы думаете, сколько времени вам потребуется, чтобы завершить черновик и отправить его (редактору или следующему человеку в очереди рабочего процесса)?» Затем используйте предполагаемое количество часов, которое они дадут, чтобы создать полный (и реалистичный) график разработки контента. Следуйте этому формату, чтобы помочь вам с остальными ответами вашей команды:- Менее суток = 1 полный рабочий день
- 8 и более часов = 1,5 дня производства
- 16 часов = 3 дня производства
- Все, что сверх этого = разбить на более мелкие проекты
- Все, что занимает более 3 дней производства, может быть разбито на более мелкие проекты, которые позволят проекту продолжать двигаться вперед.
- Планировщик: 2 часа
- Писатель: 4 часа
- Редактор: 2 часа
- Дизайнер: 6 часов
- Редактор дизайна: 4 часа
- Контент-менеджер: 30 минут
- Специалист по социальным сетям: 8 часов
- Менеджер социальных сетей: 4 часа
Это полезно, потому что теперь вы знаете, когда начать работу над своим контентом, чтобы опубликовать его к установленному сроку. В этом примере, если вы хотите опубликовать контент в среду, 20 декабря, а работа будет завершена только с понедельника по пятницу, вам нужно будет начать создавать материал в четверг, 7 декабря.
Подождите, есть еще что рассмотреть! В вашем текущем рабочем процессе у вас есть время, отведенное каждому из ваших редакторов для проверки и утверждения работы. Но что, если им нужно время для второго раунда правок? Важно учитывать, что и создателям, и редакторам потребуется время для редактирования и исправления черновиков. Как вы можете объяснить эти правки? Добавьте день к общему сроку для каждого шага утверждения в рабочем процессе контента. Если вы вернетесь к нашему примеру, то увидите, что четыре человека должны редактировать контент. Поэтому вам нужно начать работу над проектом на четыре дня раньше, начиная с пятницы, 1 декабря, чтобы уложиться в крайний срок публикации в среду, 20 декабря.
Возможно, вашей команде не обязательно нужно это время, но лучше переоценить количество времени, необходимое вашей команде, чем создавать кризисную ситуацию, когда все испытывают стресс, пытаясь уложиться в срок. Рекомендуемая литература: Как ускорить процесс маркетингового рабочего процесса, который сократит объем работы на 30-50%Шаг № 4: Избегайте перебора с этапами утверждения
Избежать тряски? Что трещит? Пробуксовка — это когда вашей команде приходится возвращаться и переделывать половину работы над проектом, потому что он не соответствовал первоначальным требованиям утверждающего. Проблема с пробуксовкой заключается в том, что ваша команда в конечном итоге тратит время, которое можно было бы сэкономить, если бы ожидания от конечного продукта были ясны до того, как контент был в процессе создания. Чтобы избежать задержек, вашей команде требуется ряд шагов утверждения, которые переплетаются в процессе создания, чтобы они могли исправить ошибки до того, как контент перейдет к следующему члену команды. Ваши шаги утверждения входят в ваш рабочий процесс контента следующим образом:
Шаг № 5: Настройте уведомления
Как только задачи будут назначены и делегированы, у команды будет четкий рабочий процесс и график выполнения. По мере выполнения задач редактор будет уведомлен о ходе выполнения. Это позволит им контролировать процесс с глобального уровня. Отдельные участники будут мотивированы на выполнение своих задач к надвигающимся срокам. Прекрасная вещь в рабочем процессе с этого момента заключается в том, что, хотя редакторы будут контролировать процесс с верхнего уровня, сама работа будет заботиться о себе. Для редакторов это означает, что нет необходимости отслеживать статусы или дважды проверять, чтобы убедиться, что сообщаемый статус действительно правильный.Шаг № 6: Планируйте гибкие сроки
В рабочем процессе на основе задач каждая задача должна сопровождаться как исполнителем, так и сроком выполнения. Эта четкая коммуникация жизненно важна для успеха команды. Одна вещь, которую мы делаем в CoSchedule, чтобы поощрить это, — это использование относительных дат, а не фиксированного расписания. Вместо того, чтобы выбирать конкретную дату в календаре для даты выполнения задач, пользователям CoSchedule разрешено выбирать относительный день по отношению к дате их публикации. Например, «За три дня до публикации», а не «4/2/21». Это означает, что если вы перетащите свою публикацию на новый день в календаре, все ваши задачи будут автоматически переназначены и перемещены.Пример рабочего процесса утверждения контента для видео
Мы много говорили об общих чертах рабочего процесса контента, но как он выглядит в действии? Вот пример рабочего процесса для маркетинговой команды, которая хочет создать видео. Вы можете использовать этот пример, чтобы понять, как применить то, что вы узнали, для планирования рабочего процесса для определенного фрагмента контента:
Публикуйте свой контент с уверенностью, используя CoSchedule
Теперь, когда вы видите, как легко создать собственный рабочий процесс с контентом, почему бы не сделать его еще проще? Процесс утверждения шаблона задачи CoSchedule помогает легко перенести рабочий процесс контента прямо в инструмент публикации. Посмотрите, как легко рабочий процесс видеоконтента переносится в CoSchedule:
Вы можете заметить, что в вашем списке задач отсутствуют задачи утверждения. Утверждения все еще там, просто скрыты в каждой задаче. Вы можете легко редактировать и добавлять функции утверждения при создании задачи:
Эти задачи легко назначать, и они позволяют вашему контент-менеджеру полностью контролировать, какой контент и когда будет опубликован. Больше никаких полуночных панических атак из-за выхода контента в неподходящее время. Вернуться к вершине
Три общих совета по планированию и реализации ваших рабочих процессов
Чтобы закрыть этот пост, вот несколько в целом полезных советов о том, как заставить рабочие процессы работать.Совет по разработке рабочего процесса: начните с дедлайна и работайте оттуда
Отличный способ спланировать свой контент, проекты и сроки — начать с дедлайна и двигаться дальше от него. Здесь важно быть реалистичным в своих целях и задачах. Если вы этого не сделаете, вы не сможете поставить именно тот продукт, который вы изначально придумали. Сет Годин известен тем, что планирует свой контент и такие проекты:
Совет по организации рабочего процесса: планируйте свой день с шагом в 15-30 минут
В сутках 1440 минут. Вы будете поражены тем, сколько времени тратится впустую в эти небольшие промежуточные моменты. И не говоря уже о времени, которое бесцельно тратится на социальные сети, когда у вас нет цели находиться в социальных сетях. Многие успешные люди планируют свои дни, проекты и контент с шагом в 15 минут. Загрузите шаблон рабочего процесса в этой публикации. Это электронная таблица Excel, в которой часы рабочего дня разделены на 15-минутные интервалы. Вы также можете настроить свою электронную таблицу и заставить ее работать на вас.Совет по планированию рабочего процесса: оптимизируйте для лучшего времени для работы
Когда вы работаете лучше всего? Все разные. Кто-то любит работать рано утром, а кто-то предпочитает работать ночью. Знаете ли вы, когда вам лучше всего работать? Лучший способ выяснить это — отслеживать свое время и не забывать записывать свои чувства. Примеры могут включать такие вещи, как «Я бы сделал что угодно, чтобы вздремнуть» или «Намазать меня маслом, я в ударе». Задайте себе эти вопросы:- Когда у вас лучшая концентрация и энергия?
- Когда вы меньше всего отвлекаетесь? Когда у вас меньше всего перерывов?
- Когда к вам приходят лучшие идеи?
- Приготовьтесь к энергичным и отвлекающим частям дня.
Когда вы найдете время, которое отвечает на эти вопросы, поработайте в это время и оцените, как вы себя чувствуете после этого. Если вам нужно, вы можете настроить его. Если ваше лучшее рабочее время не соответствует стандартной схеме 9-5-дневной работы, поговорите со своим начальником об оптимальном времени для выполнения наилучшей работы. Они могут просто помочь вам сделать эти времена более возможными. Чтобы узнать, подойдет ли вам более гибкий график работы, ответьте на следующие вопросы:- Для начала напишите свои плюсы и минусы. Каковы преимущества работы в оптимальное время?
- Поговорите с отделом кадров, чтобы узнать, есть ли уже льготы по гибкому графику.
- Перечислите время, когда вы будете в офисе, а когда нет.
- Упомяните, как вы поддерживаете связь с другими сотрудниками, когда вас нет в офисе. (Вот несколько примеров: вы остаетесь на связи, отправляя текстовые сообщения коллегам с помощью HipChat или Slack и проводя с ними видеоконференции с помощью Highfive или Skype).
Вернуться к вершине
Эффективная структура рабочего процесса для каждого фрагмента контента
Любой фрагмент контента, будь то запись в блоге, социальная кампания или рекламная кампания для клиента, имеет аналогичную основу рабочего процесса WordPress. Каждый шаг ведет к следующему, когда вы строите свой пост от голых идей до готового контента.
1. Организуйте свои идеи контента
С великими идеями приходит большая ответственность. Генерация, хранение и доступ к идеям — это основа создания вашего контента, но это также этап, с которым борются большинство маркетологов. Дело не в том, что им обязательно не хватает идей, но им нужен способ ими управлять. Ваша система организации ваших идей должна учитывать:- Записывайте свои идеи. Будете ли вы использовать мобильное приложение, которое синхронизируется со службой, к которой вы можете получить доступ на своем ноутбуке? Или, возможно, вы будете полагаться на блокнот с контентом?
- Каталогизируйте свои идеи. Вам нужно будет найти способ организовать свои идеи, чтобы вы могли найти их снова, если они вам понадобятся или вы захотите добавить к ним новые исследования. Даже самая лучшая функция поиска не всегда может учесть все, и она, конечно, не превосходит того, как вы уже думаете о категориях вашего контента.
- Взбалтывание идей. Создайте систему, в которой вы регулярно погружаетесь в старые идеи, чтобы найти те, которые вы хотите использовать, и удаляете те, которые больше не применимы или которые вы не хотите освещать. Без такой системы ваши идеи быстро раздуются и перегрузятся, и вам будет трудно понять, с чего начать, или даже понять, с чем вам придется работать.
У вас есть система, которая взбалтывает ваши идеи? Или ваши лучшие идеи для блога забыты в куче?
Нажмите, чтобы твитнуть 2. Запланируйте свои идеи в календаре
Люди планируют разные этапы рабочего процесса создания контента. Некоторые предпочитают не помещать в календарь незавершенные идеи, а вместо этого ждать, пока они не будут завершены. Мы помещаем идеи в календарь, прежде чем перейти к этому блогу, и я делаю то же самое для своего собственного контента. Когда вы устанавливаете расписание публикаций на этом этапе процесса, дата становится определяющим фактором. Все остальные следующие действия сосредоточены вокруг даты публикации сообщения. Планирование сейчас означает, что вы выбираете лучшее время для публикации на основе идеи и того, как она вписывается в содержание редакционного календаря. Это метод, который мы используем здесь, когда мы планируем контент. Мы просто перетаскиваем наши идеи в календарь, автоматически синхронизируя изменения в WordPress.3. Сотрудничество и общение
Индивидуальные маркетологи, вероятно, не привыкли к этому шагу, поскольку они совершенствуют свой рабочий процесс контента WordPress, поскольку они пишут полностью самостоятельно. Но команда? Вот некоторые из самых важных вещей, которые вы захотите обсудить и обсудить в процессе работы с контентом WordPress:- Кто пишет пост?
- Когда должен быть пост?
- Кто-то создает графику или находит изображение?
- Что остальные думают о моем посте? Должен ли я внести изменения?
- Это самые последние обновления поста? (Особенно важно, когда писатели не работают в WordPress)
- Кто дорабатывает пост?
4. Просмотрите и отредактируйте свой пост
Процесс рецензирования и редактирования — это то, что берет сырой материал и полирует его. Ваш рабочий процесс контента WordPress захочет включить это в временную шкалу. Он включает обзор и критику внутри команды, а также обзор клиента, если вы представляете агентство. Для нашей команды процесс выглядит так:- Совещание по планированию контента на следующие две недели контента.
- Напишите сообщения, которые вы должны написать. Назначьте члену команды задачу его проверки.
- Член команды просматривает сообщение на основе темы и содержания (а не опечаток и грамматики) и предлагает предложения.
- Автор дорабатывает пост по мере необходимости.
- Затем редактор проверяет сообщение на наличие опечаток и грамматики перед публикацией.
5. Запланируйте свои социальные сети
Это оптимальное время для планирования ваших социальных сетей, теперь, когда пост закончен и идеи в нем тверды. Идея публикации могла измениться с момента ее создания, поэтому лучше подождать, пока она почти не будет готова, прежде чем планировать свои сообщения в социальных сетях. CoSchedule позволяет вам планировать это в социальных сетях прямо с постом в блоге, поэтому вам не нужно беспокоиться о ручном изменении чего-либо, если дата публикации изменится. Если вы решите запланировать публикации в блоге на этом этапе, а не вернуться к шагу № 2, это означает, что ваша проблема меньше зависит от даты и больше зависит от команды (то есть, сколько времени потребуется, чтобы пререкаться с вашей командой и заставить их закончить публикацию). Это не лучший план действий.6. Опубликуйте свой контент
И теперь, после всей этой работы, пришло время опубликовать. Когда вы планируете рабочий процесс создания контента WordPress, вы можете нажать эту кнопку публикации без каких-либо сомнений. После публикации сообщения вам нужно будет загрузить свои сообщения в социальных сетях в систему, которую вы используете для их планирования. Если вы используете CoSchedule, вы можете легко настроить публикацию публикации и знать, что ваши социальные сообщения также будут автоматически опубликованы в соответствии с вашим расписанием после публикации публикации. Вернуться к вершине
Статус планирования и рабочие процессы на основе задач в CoSchedule
CoSchedule поддерживает рабочие процессы как на основе статуса, так и на основе задач. Во-первых, вы можете использовать настраиваемые статусы для маркировки этапов проекта, используя ту же формулировку, которую ваша команда использует в своем рабочем процессе (например, «Идея», «Редактирование», «Публикация» или любую другую терминологию, которую вы используете). Вы можете найти полное объяснение того, как их настроить здесь .
Кроме того, вы можете использовать задачи и шаблоны задач для создания контрольных списков на основе задач для всего вашего контента (и других маркетинговых проектов, которые вам необходимо организовать). Сначала откройте контент-проект в маркетинговом календаре CoSchedule и выберите «Шаблон»:
Далее выберите Создать новый:
Затем добавьте задачи, сроки и членов команды, которые будут выполнять каждую задачу:
Эти интеграции CoSchedule упрощают подготовку, назначение и управление вашими проектами по созданию контента от начала до конца.