เริ่มต้นอย่างถูกต้องด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเริ่มต้นใช้งานไคลเอ็นต์ 7 ข้อเหล่านี้

หลังจากอีเมล โทรศัพท์ และการประชุมนับไม่ถ้วน คุณได้ลูกค้าใหม่แล้ว สัญญาได้รับการลงนามและคุณได้ปิดผนึกข้อตกลง

แต่ตอนนี้อะไรล่ะ?

คุณแน่ใจได้อย่างไรว่าลูกค้าของคุณพร้อมสำหรับความสำเร็จในระยะยาว

กุญแจสำคัญคือการยอมรับว่ากระบวนการขายเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของสมการ การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับเอเจนซีที่แข็งแกร่งกับลูกค้าของคุณคือสิ่งที่สำคัญจริงๆ เพราะความรู้สึกของพวกเขาในช่วงเริ่มต้นของการเดินทางนี้จะเป็นตัวกำหนดอนาคตของคุณร่วมกัน

เพื่อให้การเริ่มต้นเริ่มต้นเป็นไปอย่างราบรื่น และเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียธุรกิจก่อนที่ความสัมพันธ์จะเริ่มต้นขึ้น เอเจนซีของคุณ ต้อง มีกระบวนการเริ่มต้นใช้งานกับลูกค้า

การเริ่มต้นใช้งานของลูกค้าคืออะไร?

การเริ่มต้นใช้งานลูกค้าคือกระบวนการแนะนำและต้อนรับลูกค้าใหม่มายังบริษัทของคุณ ซึ่งเป็นขั้นตอนแรกในการเดินทางกับเอเจนซีของคุณ ซึ่งรวมถึงการตอบคำถามและข้อกังวลใดๆ ที่ลูกค้าของคุณอาจมี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทั้งคู่เข้าใจตรงกัน และทำให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณรู้สึกมั่นใจในความสามารถของคุณที่จะบรรลุผลตามที่ต้องการ สิ่งนี้ช่วยสร้างความพึงพอใจของลูกค้าอย่างสมบูรณ์และจะเพิ่มโอกาสในการรักษาพวกเขาไว้ในฐานะลูกค้า

ลินคอล์น เมอร์ฟี สรุปได้อย่างสมบูรณ์แบบ:

Jennifer Bourn จาก Bourn Creative หมายถึงการเริ่มต้นใช้งานของลูกค้าเป็นคำศัพท์ที่เป็นมืออาชีพสำหรับกระบวนการ "เริ่มต้นใช้งาน" เธออธิบายว่าเป็นกระบวนการที่ลูกค้าได้รับความรู้ ความเข้าใจ และเครื่องมือที่จำเป็นในการเป็นลูกค้าที่ประสบความสำเร็จ และหน่วยงานได้รับความรู้ ความเข้าใจ และเครื่องมือที่จำเป็นในการเป็นผู้ให้บริการที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อให้แน่ใจว่าองค์ประกอบทั้งหมดเหล่านี้เกิดขึ้น และช่วยให้กระบวนการทำงานได้อย่างราบรื่นที่สุด เราได้พัฒนารายการตรวจสอบ 7 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรพิจารณาเมื่อพัฒนาแผนการต้อนรับลูกค้าของคุณ

7 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเริ่มต้นใช้งานไคลเอ็นต์

1. เริ่มสื่อสารได้ทันที

เพื่อสร้างการเริ่มต้นที่ประสบความสำเร็จ การสื่อสารกับลูกค้าทันทีเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่างานจะยังไม่เริ่มอย่างเป็นทางการ ให้หาเหตุผลเล็กๆ น้อยๆ ด้วยเหตุผลใดๆ เพื่อสื่อสารกับพวกเขา การสูญเสียการติดต่อกับลูกค้าตั้งแต่เนิ่นๆ อาจหมายถึงการสูญเสียลูกค้าโดยสิ้นเชิง

โซเชียลมีเดียเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเริ่มต้นความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ค้นหาเครือข่ายโซเชียลที่ลูกค้าของคุณใช้บ่อยที่สุดและมีส่วนร่วมกับพวกเขาบนแพลตฟอร์มนั้น แสดงความคิดเห็นบนโพสต์ Facebook ของพวกเขา รีทวีตพวกเขา หรือแบ่งปันโพสต์บนบล็อกล่าสุดของพวกเขาบน LinkedIn สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยให้คุณมีการสื่อสารเท่านั้น แต่ยังแสดงให้เห็นว่าคุณรู้วิธีใช้ประโยชน์จากโซเชียลมีเดียเพื่อสร้างความสัมพันธ์ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณจะมุ่งความสนใจไปที่งานโซเชียลมีเดียสำหรับลูกค้า

2. รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

อาจดูเหมือนชัดเจน แต่สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณต้องการทำคือการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นจากลูกค้าของคุณ หากไม่มีข้อมูลนี้ คุณจะไม่สามารถทำงานของคุณได้

เพื่อช่วยให้ลูกค้าบรรลุเป้าหมาย คุณต้องรู้ว่าปัจจุบันอยู่ที่ใด

• อะไรทำงานได้ดีและมีปัญหาด้านใดบ้าง?
• การเข้าชมเว็บไซต์ส่วนใหญ่มาจากที่ใด
• บุคลิกของผู้ซื้อทั่วไปคืออะไร?

วิธีที่เหมาะสมที่สุดในการรับข้อมูลนี้คือการใช้แบบสอบถามหรือเอกสารสรุป นี่คือตัวอย่างที่ Moz ใช้:

คุณยังสามารถสร้างสคริปต์การโทรหรือรายการคำถามในการประชุมได้ดังนี้:

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด สิ่งสำคัญคือต้องมีทรัพยากรที่เชื่อถือได้ (สำเนาของทรัพยากร ไม่ใช่แค่รายการทางจิต) เพื่อใช้ทุกครั้งที่ลูกค้าใหม่ลงชื่อเข้าใช้กับเอเจนซี่ของคุณ

นอกจากข้อมูลเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของลูกค้าของคุณแล้ว คุณจะต้องมีรายละเอียดการเข้าสู่ระบบสำหรับซอฟต์แวร์ที่คุณจะใช้ เช่น Google Analytics, โฆษณา Twitter, Optimizely เป็นต้น นอกจากนี้ คุณจะต้อง ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารหรือสเปรดชีตที่เกี่ยวข้องที่จำเป็นในการทำงานของคุณ (เช่น เอกสารผู้ซื้อใน Google เอกสาร หรือผู้ใช้ทดสอบวิดีโอบันทึกใน Google ชีต)

ข้อมูลทั้งหมดนี้ควรแชร์ทันทีหลังจากลงนามแล้ว เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาก่อนกำหนดและจะไม่ทำให้เกิดความขัดแย้งในภายหลัง คุณจะต้องแน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดนี้สามารถแชร์ได้ ทีมของคุณจะต้องทำงานร่วมกันในเอกสาร แบบสอบถาม และบันทึกการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ที่กรอกเสร็จแล้วเหล่านี้ เพื่อให้พร้อมใช้งานจากส่วนกลางตั้งแต่เริ่มต้น

3. ชี้แจงความคาดหวัง

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของลูกค้าได้สำเร็จ ก่อนอื่นคุณต้องกำหนดว่าเป้าหมายเหล่านั้นคืออะไร พวกเขากำลังมองหาอะไรกันแน่? เป้าหมายสุดท้ายของพวกเขาคืออะไร? คำจำกัดความของความสำเร็จของพวกเขาคืออะไร?

คำขอ "เพิ่มการเข้าชมเว็บไซต์" "โซเชียลมีเดียที่มีส่วนร่วมมากขึ้น" หรือ "อัตรา Conversion ที่ดีขึ้น" นั้นคลุมเครือเกินไป เป้าหมายของลูกค้าของคุณต้องมีความชัดเจนและแปลเป็นเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและวัดผลได้: "เพิ่มการเข้าชม X%" หรือ "X% อัตรา Conversion"

นอกเหนือจากการรู้ว่าลูกค้าของคุณกำลังมองหาอะไรในแง่ของผลลัพธ์สุดท้าย คุณต้องชี้แจงความคาดหวังระหว่างการเดินทางด้วย — รายละเอียดเช่น เวลา เหตุการณ์สำคัญ ฯลฯ

เพื่อให้บรรลุความสำเร็จ ทุกคนต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการกำหนดเป้าหมาย ความคาดหวังต้องเป็นจริง และทุกคนต้องอยู่ในหน้าเดียวกันตลอดการเดินทางทั้งหมด

4. สรุปทีมที่เหลือ

การเริ่มต้นใช้งานไม่ได้มีไว้สำหรับลูกค้าเท่านั้น เนื่องจากความสำเร็จต้องอาศัยการทำงานเป็นทีม ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับเอเจนซีที่ประสบความสำเร็จจึงต้องรวมเอาองค์ประกอบของการเริ่มต้น ทีม

ให้ความรู้แก่ทีมการตลาดทั้งหมดของคุณ สรุปเกี่ยวกับลูกค้าใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้ามีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับลูกค้า แคมเปญ และงานที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์ของลูกค้า และทุกคนรู้บทบาทและความรับผิดชอบของตนในการบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้น มอบหมายเอกสารการอ่านที่จำเป็น วนลงในบันทึกย่อของคุณ และให้สิทธิ์เข้าถึงการประเมิน สัญญา และเอกสารสำคัญอื่นๆ ที่พวกเขาอาจต้องการ

เมื่อคุณทำทั้งหมดนี้เสร็จแล้ว คุณสามารถโทรแจ้งกำหนดการกับลูกค้าและทีมงานเอเจนซีทั้งหมดได้ การโทรนี้มีความสำคัญเนื่องจากทำให้มั่นใจว่าลูกค้าของคุณจะได้รับความประทับใจแรกจากทีมของคุณ และกำหนดขั้นตอนในการรักษาลูกค้าต่อไป สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันก่อนที่จะเริ่มงาน

5. พิสูจน์คุณค่าของคุณอย่างรวดเร็ว

เนื่องจากลูกค้ามักจะสงสัยเกี่ยวกับความสามารถของคุณในการสร้างผลลัพธ์เชิงบวกสำหรับพวกเขา ดังนั้นเพื่อเป็นการแสดงความเชื่อโดยสุจริต จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะมองหาวิธีที่จะมอบชัยชนะอย่างรวดเร็วตั้งแต่เนิ่นๆ

ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณดึงดูดการเข้าชมไปยังหน้า Landing Page เฉพาะหลังการคลิกแทนที่จะเป็นหน้าแรกเป็นวิธีที่ดีในการให้ผลลัพธ์ที่รวดเร็ว นอกจากนี้ การลดเวลาในการโหลดของหน้า Landing Page หลังคลิกสามารถเพิ่มการเข้าชมได้ถึง 50%

แม้ว่าอาจต้องใช้เวลาสักระยะในการบรรลุเป้าหมายสุดท้ายของลูกค้า แต่คุณสามารถหาวิธีเหล่านี้เพื่อให้ได้ความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ ไปพร้อมกันได้อย่างแน่นอน

6. สื่อสารให้ลื่นไหล

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและต่อเนื่องเป็นหนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นใช้งานของลูกค้าที่สำคัญที่สุด มีองค์ประกอบหลายอย่างรวมถึง:

ตั้งศูนย์กลางการติดต่อ

ขั้นแรกให้ข้อมูลที่ติดต่อสำหรับวิธีการทั้งหมดของการติดต่อควรจะมีการแลกเปลี่ยน - หมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่อีเมล ฯลฯ ในขณะเดียวกันแม้ว่าช่องทางการสื่อสารที่แนะนำควรจะตกลงกันโดยทุกคน จะเป็นวิธีการหลักในการสื่อสารอย่างไร? โทรศัพท์, อีเมล, Slack, Skype, Google Hangouts? นอกจากนี้ ลูกค้าควรรู้ว่าใครเป็นจุดศูนย์กลางในการติดต่อที่หน่วยงาน และในทางกลับกัน

การสร้างตารางการสื่อสาร

การตั้งค่ากำหนดการสื่อสารก็มีความสำคัญสำหรับกระบวนการปฐมนิเทศเช่นกัน พิจารณารายละเอียดเช่น:

• ทีมงานของคุณพร้อมสำหรับการติดต่อเมื่อใด
• ลูกค้าว่างเมื่อไหร่?
• คุณอยู่ในเขตเวลาเดียวกันหรือไม่
• จะมีการโทรเช็คอินรายสัปดาห์ รายปักษ์ หรือรายเดือนหรือไม่

Tallyfy แนะนำให้เช็คอินหลังจากผ่านไป 30 วันเพื่อให้เข้าใจว่ากระบวนการดำเนินไปอย่างไร เพื่อแก้ไขปัญหาหรือข้อกังวลใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น และเพื่อยืนยันว่าลูกค้าพอใจกับงานของคุณจนถึงตอนนี้

แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันเป็นประจำ

การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์กับลูกค้าเป็นอีกวิธีหนึ่งในการทำให้การสื่อสาร (และการทำงานที่มีประสิทธิภาพ) เป็นไปอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ข้อเสนอแนะที่เพียงพอแก่ลูกค้า คุณจะต้องจัดทำเอกสารและตรวจทานทุกสิ่งที่คุณทำ เพื่อให้คุณสามารถเสนอรายงานเฉพาะเจาะจงแบบละเอียดเมื่อจำเป็น

คุณจะต้องรับฟังความคิดเห็นของลูกค้าด้วย ถามคำถามหรือจัดทำแบบสำรวจ วิธีหนึ่งในการรับคำติชมนี้คือการใช้ SmartSheet เพื่อรวบรวมข้อมูล เมื่อได้ยินสิ่งที่พวกเขาพูด คุณจะสามารถใช้ข้อมูลนั้นเพื่อปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมของลูกค้าและสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจได้

การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อทำให้การสื่อสารเป็นเรื่องง่าย

เมื่อเทคโนโลยีก้าวหน้าขึ้น ก็มีตัวเลือกสำหรับเครื่องมือในการบรรลุวัตถุประสงค์ทางการตลาดที่สำคัญเช่นกัน

มาดูวิดีโอกัน: เมื่อพูดถึงการเริ่มต้นใช้งานกับลูกค้า วิดีโอเหมาะสำหรับการแนะนำ บทช่วยสอน การประชุม การอัปเดต ฯลฯ บันทึกตัวคุณเองเพื่อต้อนรับลูกค้าใหม่และแนะนำทุกคนในทีมหรือบันทึกหน้าจอด้วยตนเองโดยใช้ซอฟต์แวร์ต่างๆ เพื่อแสดงให้ลูกค้าเห็นถึงวิธีการใช้งาน จากนั้น คุณสามารถใช้เครื่องมือแบ่งปันสื่อ เช่น Monosnap เพื่อแชร์วิดีโอเหล่านี้กับลูกค้าของคุณ

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีการตลาดล่าสุดอีกประการหนึ่งคือการสร้างและการใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเพื่อให้กระบวนการทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น Instapage ได้สร้างโซลูชันการทำงานร่วมกันของหน้า Landing Page แรกและหลังคลิกเดียวที่เสนอความสามารถในการทำงานร่วมกันแบบบูรณาการสำหรับทีมการตลาดและเอเจนซี่ ช่วยให้ลูกค้าและเอเจนซีสามารถแบ่งปันและตอบกลับความคิดเห็น ให้ข้อเสนอแนะซึ่งกันและกัน และแก้ไขปัญหาได้ทั้งหมดภายในแพลตฟอร์มและแบบเรียลไทม์

7. เน้นความสัมพันธ์โดยรวม

สุดท้ายนี้ สิ่งสำคัญคือต้องยอมรับว่าการเริ่มต้นใช้งานกับลูกค้าไม่ได้เป็นเพียงเกี่ยวกับบริการที่คุณมอบให้กับลูกค้าเท่านั้น เกี่ยวกับประสบการณ์ทั้งหมดในการทำงานร่วมกันเป็นทีมเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน

คิดแบบนี้: คุณอาจบรรลุเป้าหมายของลูกค้าทุกประการ แต่ถ้าพวกเขารู้สึกว่าไม่มีความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิดระหว่างลูกค้ากับเอเจนซี พวกเขาอาจรู้สึกไม่สบายใจที่จะทำงานร่วมกับคุณอีกในอนาคต

แม้ว่าค่าธรรมเนียมการรักษาลูกค้าจะน่าพอใจ แต่ก็ไม่ใช่ปัญหาเดียวของคุณ ให้ใช้เวลาและความพยายามเพื่อมุ่งเน้นไปที่ความสำเร็จโดยรวมของลูกค้าและความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณโดยรวม พวกเขาจะรับรู้สิ่งนี้และในทางกลับกัน จะมีความภักดีต่อเอเจนซีของคุณมากขึ้น ซึ่งจะเป็นการเพิ่มโอกาสในการรักษาพวกเขาไว้ในฐานะลูกค้า

เริ่มต้นสร้างแผนการต้อนรับลูกค้าของคุณ

ต้องใช้เวลาและพลังงานอย่างมากในการดึงดูดลูกค้าใหม่ ดังนั้นจึงจำเป็นที่คุณจะต้องทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อให้พวกเขาเข้าร่วมกับเอเจนซีของคุณ นั่นเป็นเหตุผลที่จำเป็นต้องมีกระบวนการปฐมนิเทศที่มีประสิทธิภาพ

การปฏิบัติตามรายการตรวจสอบในการเริ่มต้นใช้งานกับลูกค้ารายนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าความต้องการและความต้องการของลูกค้าของคุณได้รับการตอบสนอง เริ่มสร้างหน้าโพสต์คลิกโดยเฉพาะของคุณโดยสมัครใช้งานตัวอย่าง Instapage Enterprise วันนี้