Операционная эффективность: краткое руководство

Суть часто подчеркивается, когда речь идет о том, как сохранить платежеспособность бизнеса. Но сосредоточение внимания только на деньгах игнорирует процессы, способствующие получению прибыли. Операционная эффективность — это еще один способ взглянуть на работу, когда вы предоставляете услугу или продукт, особенно популярный в производстве.

Что такое операционная эффективность и как ее измерить, чтобы воспользоваться ее преимуществами? Давайте начнем с определения и рассмотрим, как повысить эффективность работы в дополнение к тому, как использование программного обеспечения для управления проектами может помочь производителям.

Что такое операционная эффективность?

Операционная эффективность — это метрика, используемая для измерения соотношения между вкладом, необходимым для поддержания работы компании, и выходом, который она обеспечивает. Входные данные включают операционные затраты, сотрудников и время, а выходные данные — это то, что получается, например, быстрое время разработки, качество, доход, привлечение и удержание клиентов.

Компании используют этот показатель, чтобы сократить потери времени, усилий и/или материалов. Это достигается за счет оптимизации операций для повышения рентабельности. Избыточные процессы устраняются, как и любые потери, обнаруженные в процессах. Для достижения этих целей компании обращают внимание на использование ресурсов, производство, управление запасами и распределение.

Использование ресурсов направлено на сокращение отходов производства и операций. Организация производства и обеспечение эффективной работы как ваших сотрудников, так и используемого ими оборудования — еще один способ увеличить производительность. Что касается распределения, эффективное управление конечными продуктами, такими как маршрутизация и доставка, может иметь большое значение. Управление запасами стремится производить запасы и управлять ими, чтобы удовлетворить спрос, но не превышать его, чтобы избежать дорогостоящего складского хранения.

Операционная эффективность повышается с программным обеспечением для управления проектами. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое оптимизирует процессы с помощью автоматизированных рабочих процессов. Настраивая триггеры, которые автоматически создают действия, вы экономите время и освобождаете своих сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на более важных задачах. Чтобы убедиться, что вы соответствуете ожиданиям в отношении качества, можно настроить утверждения задач. Только уполномоченные лица могут изменить статус работы, чтобы убедиться, что ничего некачественного не проходит через ваше производство. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Как измерить операционную эффективность

Когда дело доходит до измерения операционной эффективности, формула проста. Каким бы простым ни было измерение, это непростая задача. Но это стоит усилий. Операционная эффективность — отличный показатель производительности, и чем выше у вас операционная эффективность, тем меньше ваши затраты, чтобы заработать ту же сумму денег.

Как уже отмечалось, автоматизация — отличный инструмент для повышения операционной эффективности компании. Это способ избежать растраты ценных ресурсов, но сокращение отходов и повышение эффективности положительно повлияют на итоговую прибыль компании. Независимо от того, работаете ли вы в большой компании или в небольшой, всегда есть возможность повысить эффективность работы. Во-первых, вы должны знать, как его измерить.

Формула операционной эффективности

Как уже отмечалось, формула операционной эффективности проста. Вы просто добавляете операционные расходы компании, а затем делите эту сумму на общий доход.

Операционные расходы / общий доход = операционная эффективность

Возьмем гипотетическую компанию, назовем ее Acme Widgets. Допустим, ее операционные расходы составляют 100 000 долларов, а годовой доход компании составляет 1 миллион долларов. В этом примере операционной эффективности операционная эффективность равна 0,1.

Коэффициент операционной эффективности

Коэффициент операционной эффективности такой же, как если бы мы взяли наш операционный пример выше и превратили его в процент. Это можно быстро рассчитать, разделив операционные расходы на общий обзор, а затем умножив эту сумму на 100.

Операционные расходы / общий доход x 100 = коэффициент операционной эффективности

Для нашего примера операционной эффективности коэффициент операционной эффективности будет составлять 10 или 10 процентов. Этот пример операционной эффективности показывает, как вы можете получить такой же или больший доход более экономичным способом, снизив показатель операционной эффективности. Цифры не лгут. Понятно, что чем ниже уровень вашей операционной эффективности, тем выше операционная эффективность и устойчивость вашей компании.

Как повысить операционную эффективность

Вполне логично, что операционная эффективность должна стоять на первом месте, особенно для руководителей. Это более контролируемый способ получения прибыли, но, как мы уже говорили, это легче сказать, чем сделать. Уравнение простое, но снизить эффективность работы сложнее, чем элементарная математика.

Существуют различные стратегии достижения операционной эффективности. Они не идеальны для каждой компании, но некоторые из них более универсальны, чем другие. Однако компания решает двигаться вперед со своей стратегией операционной эффективности, ей часто требуется меньше ресурсов для того же результата, больше результатов для тех же ресурсов, изменение количества выходов или увеличение выходов и входов.

1. Поймите свою работу

Наиболее важным началом любой стратегии операционной эффективности является знание своей работы. Вы не можете улучшить то, чего не знаете. Начните с изучения каждого аспекта вашей деятельности и оценки различных областей вашего бизнеса. Используйте анализ показателей производительности и аудиты, чтобы лучше понять операции и определить, где есть потери и возможности для улучшения.

2. Делитесь информацией с сотрудниками

Операционная эффективность повышается за счет обмена важной информацией с вашими сотрудниками. Удерживая всех на одной странице, вы повышаете эффективность, а также гибкость. Когда рынок меняется или конкуренты сокращают вашу прибыль, вы можете быть более проворными и быстро реагировать на эти рыночные силы. Это происходит только тогда, когда все работают с актуальными и точными данными. Оптимизируйте взаимодействие как с клиентами, так и внутри компании.

3. Делайте упор на обучение сотрудников

Естественно, обучение важно для того, чтобы ваша рабочая сила была в курсе последних технологий на вашем рынке. Постоянное обучение ваших сотрудников процессам и системам означает, что они будут лучше работать с этими процессами и системами. Вы можете тренировать или наставлять сотрудников, чтобы убедиться, что они всегда в курсе передового опыта для повышения эффективности работы.

Существует также бизнес-философия постоянного совершенствования, которая никогда не довольствуется статус-кво и постоянно стремится сократить потери. Это должно быть принято вашей компанией. Это означает, что вы всегда должны быть в поиске улучшений во всей компании, как в малом, так и в большом. Небольшие изменения могут оказать большое влияние на качество, стоимость и сроки производства.

4. Совершенствуйте свои процессы

Еще одна вещь, которую нужно сделать, — это пересмотреть и усовершенствовать свои процессы, которые являются основой операционной эффективности. Вот почему автоматизация так важна; он может оптимизировать повторяющиеся задачи, в том числе административные обязанности, которые требуют много времени, но могут быть легко автоматизированы (например, счета-фактуры, котировки, разработка предложений и отчетность). Как уже упоминалось, вы захотите просмотреть свою работу, чтобы убедиться, что вы совершенствуетесь.

5. Учитывайте свою финансовую стратегию

Конечно, финансовая стратегия должна быть частью операционной эффективности. Вы можете провести аудит центров затрат, составить список всех расходов, связанных с производством вашего продукта, и провести анализ первопричин. Чтобы поддерживать хорошую и постоянную маржу для вашей компании, инвестируйте в краткосрочные проекты (меньше административной работы, меньше планирования и меньше финансовых обязательств). По возможности избегайте малорентабельной работы.

Связанный: 6 бесплатных шаблонов отчетов о проектах

Независимо от производства, финансов, управления, продаж и т. д., вы всегда должны измерять производительность. Это означает мониторинг и отслеживание как можно большего количества показателей проекта, чтобы получить полное представление о том, как вы работаете и где вы можете добиться большего. Если вы можете сделать это автоматически и в режиме реального времени, тем лучше. Но любой тип измерения производительности будет иметь большое значение для достижения операционной эффективности.

Менеджер проектов и операционная эффективность

Возможность использовать технологии поможет вам собирать более точные данные, что, в свою очередь, поможет вам повысить эффективность вашей работы. ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое предоставляет данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений при обеспечении операционной эффективности. У нас есть инструменты, которые упростят вашу коммуникацию и помогут вам лучше контролировать и отслеживать производительность в режиме реального времени.

Подключайте всех в режиме реального времени

Производство включает в себя координацию различных отделов вашей компании с поставщиками и внешними поставщиками. Наше онлайн-программное обеспечение означает, что все подключены к сети независимо от того, где и когда они работают. У нас есть неограниченное хранилище файлов, что делает наш инструмент вашим центральным центром для счетов, предложений и многого другого. Эти файлы позволяют обмениваться, комментировать и отображать обновления производственного графика. Любые обновления, внесенные в задачи, мгновенно вызывают уведомления по электронной почте и оповещения в приложении, поэтому вам не нужно искать в электронной почте. Все, что вам нужно, есть в инструменте.

Отслеживайте эффективность с помощью информационных панелей и отчетов

Вы не можете стать лучше, если не знаете, где находитесь, но вам также необходимо собирать текущие данные. Наши информационные панели в режиме реального времени автоматически собирают и рассчитывают оперативные данные и отображают показатели в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Это высокоуровневое представление позволяет находить потери и вносить улучшения там, где это необходимо. В отличие от нижних панелей инструментов, наша не требует настройки. Существуют также настраиваемые отчеты для получения более подробной информации, когда вам нужно более подробно изучить время, стоимость, задачи и многое другое. Отчеты можно создавать одним щелчком мыши и легко делиться ими с руководителями.

Не все в компании будут использовать одни и те же инструменты, поэтому у нас есть несколько представлений проекта. Какой смысл соединять отделы, если они не могут работать так, как хотят? И самое главное, наши автоматизированные рабочие процессы доступны в каждом представлении проекта, что повышает эффективность вашей работы с самого начала. Независимо от того, какие товары или услуги вы предоставляете, мы можем помочь вам сделать это более эффективно и выделиться среди конкурентов.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает повысить эффективность за счет улучшения совместной работы и мониторинга и отслеживания производительности в режиме реального времени. У нас есть функции, которые помогут вам планировать, управлять ресурсами и многое другое. Присоединяйтесь к командам NASA, Siemens и Nestle, которые используют наше программное обеспечение для повышения эффективности работы. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.