Eficiență operațională: un ghid rapid

Concluzia este adesea subliniată atunci când se vorbește despre cum să păstrați o afacere solvabilă. Dar concentrarea doar pe bani ignoră procesele care contribuie la profit. Eficiența operațională este o altă modalitate de a privi munca atunci când furnizați un serviciu sau un produs, deosebit de popular în producție.

Ce este eficiența operațională și cum o puteți măsura pentru a profita de beneficiile acesteia? Să începem cu definiția și să explorăm cum să îmbunătățim eficiența operațională, pe lângă modalitățile prin care utilizarea software-ului de management de proiect poate ajuta producătorii.

Ce este eficiența operațională?

Eficiența operațională este o măsurătoare utilizată pentru a măsura raportul dintre inputul necesar pentru a menține compania și rezultatul pe care îl oferă. Intrările includ costurile operaționale, angajații și timpul, iar rezultatul este ceea ce se obține, cum ar fi timpii rapidi de dezvoltare, calitatea, veniturile, achiziția și păstrarea clienților.

Companiile folosesc această măsură pentru a reduce timpul pierdut, efortul și/sau materialele. Acest lucru se realizează prin eficientizarea operațiunilor pentru a funcționa mai rentabil. Procesele redundante sunt eliminate la fel ca orice deșeu găsit în procese. Pentru a atinge aceste obiective, companiile se uită la utilizarea resurselor, producția, gestionarea stocurilor și distribuția.

Utilizarea resurselor urmărește reducerea deșeurilor în producție și operațiuni. Organizarea producției și asigurarea faptului că atât angajații dvs., cât și echipamentele pe care le folosesc funcționează eficient este o altă modalitate de a crește producția. În ceea ce privește distribuția, gestionarea eficientă a produselor finale, cum ar fi rutarea și livrarea, poate face o mare diferență. Managementul stocurilor se străduiește să producă și să gestioneze stocul pentru a satisface cererea, dar nu a o depăși pentru a evita depozitarea costisitoare.

Eficiența operațională se îmbunătățește cu software-ul de management al proiectelor. ProjectManager este un software de management de proiect online care eficientizează procesele cu fluxuri de lucru automatizate. Prin configurarea declanșatorilor care creează automat acțiuni, eliminați timpul pierdut și eliberați angajații să se concentreze pe sarcini mai importante. Pentru a vă asigura că îndepliniți așteptările de calitate, pot fi setate aprobări de sarcini. Doar persoanele autorizate pot schimba starea lucrării pentru a se asigura că nu trece nimic defectuos prin producția dvs. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Cum se măsoară eficiența operațională

Când vine vorba de măsurarea eficienței operaționale, formula este simplă. Oricât de simplu ar fi de măsurat, nu este o sarcină ușoară. Dar merită efortul. Eficiența operațională este un indicator excelent de performanță și, cu cât aveți mai multă eficiență operațională, cu atât sunt mai mici costurile pentru a câștiga aceeași sumă de bani.

După cum sa menționat, automatizarea este un instrument excelent pentru a crește eficiența operațională a unei companii. Este o modalitate de a evita irosirea resurselor valoroase, dar reducerea risipei și creșterea eficienței vor avea un impact pozitiv asupra profitului unei companii. Indiferent dacă vă aflați într-o companie mare sau într-o companie mai mică, există întotdeauna loc pentru a crește eficiența operațională. În primul rând, trebuie să știi cum să-l măsori.

Formula eficienței operaționale

După cum sa menționat, formula pentru eficiența operațională este simplă. Pur și simplu adăugați cheltuielile de exploatare în companie și apoi împărțiți acea sumă la venitul total.

Cheltuieli de exploatare / Venituri totale = Eficiență operațională

Luând o companie ipotetică, să o numim Acme Widgets. Să presupunem că cheltuielile sale de operare sunt de 100.000 de dolari și că compania a generat venituri anuale de 1 milion de dolari. În acest exemplu de eficiență operațională, eficiența operațională este 0,1.

Raportul de eficiență operațională

Raportul de eficiență operațională este același cu exemplul nostru operațional de mai sus și transformându-l într-un procent. Acest lucru poate fi calculat rapid prin împărțirea cheltuielilor de operare la evaluarea totală și apoi înmulțind acea sumă cu 100.

Cheltuieli de exploatare / Venituri totale x 100 = Raportul eficienței operaționale

Pentru exemplul nostru de eficiență operațională, raportul de eficiență operațională ar fi de 10 sau 10 la sută. Acest exemplu de eficiență operațională arată cum puteți obține același venit sau mai mult într-un mod mai rentabil prin reducerea ratei de eficiență operațională. Cifrele nu mint. Este clar că cu cât rata de eficiență operațională este mai mică, cu atât eficiența operațională și sustenabilitatea companiei tale sunt mai mari.

Cum să îmbunătățiți eficiența operațională

Este logic ca eficiența operațională să fie prioritară, în special pentru directori. Este o modalitate mai controlabilă de a oferi profituri, dar așa cum am spus, este mai ușor de spus decât de făcut. Ecuația este simplă, dar reducerea eficienței operaționale este mai complicată decât matematica de bază.

Există diferite strategii pentru a obține eficiența operațională. Acestea nu sunt perfecte pentru fiecare companie, dar există unele care sunt mai universale decât altele. Oricum o companie alege să avanseze cu strategia sa de eficiență operațională, deseori necesită mai puține intrări pentru aceeași ieșire, mai multă producție pentru aceeași intrare, schimbarea numărului de ieșiri sau creșterea ieșirilor și a intrărilor.

1. Înțelegeți operațiunea dvs

Cel mai important început pentru orice strategie de eficiență operațională este cunoașterea operațiunii dvs. Nu poți îmbunătăți ceea ce nu știi. Începeți prin a cerceta fiecare aspect al operațiunii dvs. și a evalua diferitele domenii ale afacerii dvs. Folosiți analiza și auditurile de performanță pentru a vă îmbunătăți înțelegerea operațiunilor și a zonelor în care există risipă și spațiu de îmbunătățit.

2. Partajați informații cu angajații

Eficiența operațională este sporită prin partajarea informațiilor critice cu angajații dvs. Menținând pe toată lumea pe aceeași pagină, îmbunătățiți eficiența, dar și flexibilitatea. Pe măsură ce piața se schimbă sau concurenții reduc profitul dvs., puteți fi mai agil și puteți răspunde rapid la aceste forțe ale pieței. Acest lucru se întâmplă doar atunci când toată lumea lucrează la date actuale și precise. Eficientizați comunicarea atât extern cu clienții, cât și intern între departamente.

3. Accentuați formarea angajaților

Desigur, formarea este importantă pentru a vă asigura că forța de muncă este la curent cu cea mai recentă tehnologie de pe piața dumneavoastră. Menținerea angajaților dumneavoastră bine instruiți cu privire la procese și sisteme înseamnă că vor lucra mai bine cu aceste procese și sisteme. Puteți instrui sau îndruma angajații pentru a vă asigura că sunt mereu la curent cu cele mai bune practici pentru eficiența operațională.

Există, de asemenea, o filozofie de afaceri de îmbunătățire continuă, care nu se mulțumește niciodată cu status quo-ul și se străduiește constant să reducă risipa. Acest lucru ar trebui să fie acceptat de compania dvs. Asta înseamnă să fii mereu în căutarea îmbunătățirilor în cadrul companiei, mici și mari. O mică schimbare poate avea un impact mare asupra calității, costurilor și timpilor de producție.

4. Rafinați-vă procesele

Un alt lucru de făcut este să revizuiți și să vă rafinați procesele, care este inima eficienței operaționale. Acesta este motivul pentru care automatizarea este atât de importantă; poate eficientiza sarcini repetabile, inclusiv sarcini administrative care necesită timp, dar care pot fi automatizate cu ușurință (gândiți-vă la facturi, cotații, elaborarea propunerilor și raportare). După cum am menționat, veți dori să vă revizuiți munca pentru a vă asigura că vă îmbunătățiți.

5. Luați în considerare strategia dvs. financiară

Desigur, strategia financiară trebuie să facă parte din eficiența operațională. Puteți audita centrele de cost, puteți enumera toate cheltuielile asociate cu producerea produsului și puteți face o analiză a cauzei principale. Pentru a menține o marjă bună și consistentă pentru compania dvs., investiți în proiecte pe termen mai scurt (mai puțină muncă administrativă, mai puțină planificare și un angajament financiar mai mic). Evitați munca cu marjă scăzută cât de bine puteți.

Înrudit: 6 șabloane gratuite de rapoarte de proiect

Indiferent de producție, finanțe, administrare, vânzări etc., vrei să măsori mereu performanța. Aceasta înseamnă să monitorizați și să urmăriți cât mai multe valori ale proiectelor pentru a obține o imagine completă a modului în care vă descurcați și unde vă puteți descurca mai bine. Dacă puteți face acest lucru automat și în timp real, cu atât mai bine. Dar orice tip de măsurare a performanței vă va ajuta în mare măsură să obțineți eficiență operațională.

Manager de proiect și eficiență operațională

Capacitatea de a utiliza tehnologia vă va ajuta să colectați date mai precise, ceea ce, la rândul său, vă ajută să vă îmbunătățiți eficiența operațională. ProjectManager este un software de management de proiect care furnizează date în timp real pentru luarea unor decizii mai perspicace atunci când se caută eficiență operațională. Avem instrumentele pentru a vă eficientiza comunicațiile și pentru a vă ajuta să monitorizați și să urmăriți mai bine performanța, totul în timp real.

Conectați toți în timp real

Producția implică coordonarea diferitelor departamente din compania dumneavoastră cu furnizorii și furnizorii externi. Software-ul nostru online înseamnă că toată lumea este conectată, indiferent unde sau când lucrează. Avem stocare nelimitată de fișiere, ceea ce face din instrumentul nostru centrul dvs. central pentru facturi, cotații și multe altele. Aceste fișiere permit partajarea, comentarea și reflectarea actualizărilor programului de producție. Orice actualizări aduse sarcinilor declanșează instantaneu notificări prin e-mail și alerte în aplicație, astfel încât să nu fie nevoie să căutați prin e-mailuri. Tot ce ai nevoie este în instrument.

Urmăriți performanța cu tablouri de bord și rapoarte

Nu te poți îmbunătăți dacă nu știi unde te afli, dar trebuie și să colectezi date actuale. Tablourile noastre de bord în timp real colectează și calculează automat date în timp real și afișează valori în grafice și diagrame ușor de citit. Această vizualizare la nivel înalt vă permite să găsiți deșeuri și să aplicați îmbunătățiri acolo unde este necesar. Spre deosebire de tablourile de bord inferioare, al nostru nu necesită configurare. Există, de asemenea, rapoarte personalizabile pentru a extrage mai multe detalii atunci când trebuie să aruncați o privire mai atentă asupra timpului, costurilor, sarcinilor și multe altele. Rapoartele pot fi generate cu un clic și partajate cu ușurință directorilor.

Nu toată lumea din companie va folosi aceleași instrumente, motiv pentru care avem mai multe vizualizări ale proiectului. Ce rost are să conectăm departamentele dacă nu pot funcționa așa cum doresc? Cel mai bine, fluxurile noastre de lucru automatizate sunt disponibile pentru fiecare vizualizare a proiectului, ceea ce vă îmbunătățește eficiența operațională de la început. Indiferent ce bunuri sau servicii furnizați, vă putem ajuta să o faceți mai eficient și să vă diferențiați de concurență.

ProjectManager este un software premiat care ajută la îmbunătățirea eficienței printr-o mai bună colaborare și monitorizare și urmărire în timp real a performanței. Avem funcții care vă ajută să planificați, să gestionați resursele și multe altele. Alăturați-vă echipelor NASA, Siemens și Nestle care folosesc software-ul nostru pentru a câștiga eficiență operațională. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.