Eficiência Operacional: Um Guia Rápido

A linha de fundo é frequentemente enfatizada quando se fala sobre como manter um negócio solvente. Mas focar apenas no dinheiro desconsidera os processos que contribuem para os lucros. A eficiência operacional é outra maneira de olhar para o trabalho quando você está entregando um serviço ou produto, particularmente popular na fabricação.

O que é eficiência operacional e como você pode medi-la para aproveitar seus benefícios? Vamos começar com a definição e explorar como melhorar a eficiência operacional, além das maneiras pelas quais o uso de software de gerenciamento de projetos pode ajudar os fabricantes.

O que é eficiência operacional?

A eficiência operacional é uma métrica usada para medir a relação entre a entrada necessária para manter a empresa funcionando e a saída que ela fornece. A entrada inclui custos operacionais, funcionários e tempo, e a saída é o que é ganho, como tempos de desenvolvimento rápidos, qualidade, receita, aquisição e retenção de clientes.

As empresas usam essa métrica para reduzir o desperdício de tempo, esforço e/ou materiais. Isso é executado através da simplificação das operações para trabalhar de forma mais econômica. Processos redundantes são eliminados assim como qualquer desperdício encontrado nos processos. Para atingir esses objetivos, as empresas analisam a utilização de recursos, produção, gerenciamento de estoque e distribuição.

A utilização de recursos visa reduzir o desperdício na produção e nas operações. Organizar a produção e garantir que seus funcionários e os equipamentos que estão usando estejam funcionando com eficiência é outra maneira de aumentar a produção. Em relação à distribuição, o manuseio eficiente de produtos finais, como roteamento e entrega, pode fazer uma grande diferença. O gerenciamento de estoque se esforça para produzir e gerenciar o estoque para atender à demanda, mas não excedê-la para evitar armazenamento dispendioso.

A eficiência operacional melhora com o software de gerenciamento de projetos. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que agiliza processos com fluxos de trabalho automatizados. Ao configurar acionadores que criam ações automaticamente, você elimina o desperdício de tempo e libera seus funcionários para se concentrarem em tarefas mais importantes. Para garantir que você atenda às expectativas de qualidade, as aprovações de tarefas podem ser definidas. Somente pessoas autorizadas podem alterar o status do trabalho para garantir que nada de má qualidade passe pela sua produção. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Como medir a eficiência operacional

Quando se trata de medir a eficiência operacional, a fórmula é simples. Por mais simples que seja medir, não é uma tarefa fácil. Mas vale a pena o esforço. A eficiência operacional é um ótimo indicador de desempenho, e quanto mais eficiência operacional você tiver, menores serão seus custos para ganhar a mesma quantia de dinheiro.

Como observado, a automação é uma ótima ferramenta para aumentar a eficiência operacional de uma empresa. É uma maneira de evitar o desperdício de recursos valiosos, mas a redução do desperdício e o aumento da eficiência terão um impacto positivo nos resultados de uma empresa. Quer você esteja em uma empresa grande ou pequena, sempre há espaço para aumentar a eficiência operacional. Primeiro, você tem que saber como medi-lo.

Fórmula de Eficiência Operacional

Como observado, a fórmula para a eficiência operacional é direta. Você simplesmente soma as despesas operacionais da empresa e depois divide essa soma pela sua receita total.

Despesas Operacionais / Receita Total = Eficiência Operacional

Tomando uma empresa hipotética, vamos chamá-la de Acme Widgets. Digamos que suas despesas operacionais sejam de US$ 100.000 e que a empresa tenha gerado uma receita anual de US$ 1 milhão. Neste exemplo de eficiência operacional, a eficiência operacional é 0,1.

Índice de Eficiência Operacional

O índice de eficiência operacional é o mesmo que pegar nosso exemplo operacional acima e transformá-lo em percentual. Isso pode ser calculado rapidamente dividindo as despesas operacionais pela revisão total e multiplicando essa soma por 100.

Despesas Operacionais / Receita Total x 100 = Índice de Eficiência Operacional

Para nosso exemplo de eficiência operacional, o índice de eficiência operacional seria de 10 ou 10%. Este exemplo de eficiência operacional mostra como você pode obter a mesma receita ou mais de uma maneira mais econômica, reduzindo sua taxa de eficiência operacional. Os números não mentem. É claro que quanto menor for o seu índice de eficiência operacional, maior será a eficiência operacional e a sustentabilidade da sua empresa.

Como melhorar a eficiência operacional

Faz sentido que a eficiência operacional seja prioridade, especialmente para os executivos. É uma maneira mais controlável de gerar lucros, mas, como dissemos, é mais fácil falar do que fazer. A equação é simples, mas reduzir sua eficiência operacional é mais complicado do que matemática básica.

Existem diferentes estratégias para alcançar a eficiência operacional. Eles não são perfeitos para todas as empresas, mas há alguns que são mais universais do que outros. Por mais que uma empresa opte por avançar com sua estratégia de eficiência operacional, muitas vezes ela exige menos insumos para a mesma saída, mais saída para a mesma entrada, alterando o número de saídas ou aumentando as saídas e entradas.

1. Entenda sua operação

O começo mais importante para qualquer estratégia de eficiência operacional é conhecer sua operação. Você não pode melhorar o que você não conhece. Comece pesquisando todos os aspectos de sua operação e avaliando as diferentes áreas do seu negócio. Use análises e auditorias de métricas de desempenho para aprofundar sua compreensão das operações e onde há desperdício e espaço para melhorias.

2. Compartilhe informações com funcionários

A eficiência operacional é impulsionada pelo compartilhamento de informações críticas com seus funcionários. Ao manter todos na mesma página, você melhora a eficiência, mas também a flexibilidade. À medida que o mercado muda ou os concorrentes reduzem seu lucro, você pode ser mais ágil e responder rapidamente a essas forças do mercado. Isso só acontece quando todos estão trabalhando com dados atuais e precisos. Simplifique a comunicação externa com os clientes, mas também internamente entre os departamentos.

3. Enfatize o treinamento dos funcionários

Naturalmente, o treinamento é importante para garantir que sua força de trabalho esteja atualizada com a tecnologia mais recente em seu mercado. Manter seus funcionários bem treinados em processos e sistemas significa que eles trabalharão melhor esses processos e sistemas. Você pode treinar ou orientar os funcionários para garantir que eles estejam sempre atualizados sobre as melhores práticas de eficiência operacional.

Há também uma filosofia empresarial de melhoria contínua, que nunca se contenta com o status quo e se esforça constantemente para reduzir o desperdício. Isso deve ser adotado pela sua empresa. Isso significa estar sempre à procura de melhorias em toda a empresa, pequenas e grandes. Uma pequena mudança pode ter um grande impacto na qualidade, custo e tempos de produção.

4. Refinar seus processos

Outra coisa a fazer é revisar e refinar seus processos, que é o coração da eficiência operacional. É por isso que a automação é tão importante; ele pode simplificar tarefas que podem ser repetidas, incluindo tarefas administrativas que consomem tempo, mas podem ser facilmente automatizadas (pense em faturas, cotações, desenvolvimento de propostas e relatórios). Conforme mencionado, você deve revisar seu trabalho para garantir que está melhorando.

5. Fator em sua estratégia financeira

É claro que a estratégia financeira deve fazer parte da eficiência operacional. Você pode auditar centros de custo, listar todas as despesas associadas à produção de seu produto e fazer uma análise de causa raiz. Para manter uma margem boa e consistente para sua empresa, invista em projetos de curto prazo (menos trabalho administrativo, menos planejamento e menor comprometimento financeiro). Evite o trabalho de baixa margem o melhor que puder.

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Independentemente da produção, finanças, administração, vendas, etc., você quer sempre medir o desempenho. Isso significa monitorar e acompanhar o maior número possível de métricas do projeto para obter uma visão completa de como você está se saindo e onde pode melhorar. Se você puder fazer isso automaticamente e em tempo real, melhor. Mas qualquer tipo de medição de desempenho ajudará você a alcançar a eficiência operacional.

Gerente de Projetos e Eficiência Operacional

Ser capaz de aproveitar a tecnologia vai ajudá-lo a coletar dados mais precisos, o que, por sua vez, ajuda a melhorar sua eficiência operacional. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que fornece dados em tempo real para decisões mais perspicazes ao buscar eficiência operacional. Temos as ferramentas para otimizar suas comunicações e ajudá-lo a monitorar e acompanhar melhor o desempenho, tudo em tempo real.

Conecte todos em tempo real

A fabricação envolve a coordenação de diferentes departamentos em sua empresa com fornecedores e fornecedores externos. Nosso software online significa que todos estão conectados, não importa onde ou quando trabalhem. Temos armazenamento de arquivos ilimitado que torna nossa ferramenta seu hub central para faturas, cotações e muito mais. Esses arquivos permitem compartilhamento, comentários e refletem atualizações no cronograma de produção. Quaisquer atualizações feitas nas tarefas acionam instantaneamente notificações por e-mail e alertas no aplicativo para que você não precise pesquisar e-mails. Tudo o que você precisa está na ferramenta.

Acompanhe o desempenho com painéis e relatórios

Você não pode melhorar se não souber onde está, mas também precisa coletar dados atuais. Nossos painéis em tempo real coletam e calculam automaticamente dados ao vivo e exibem métricas em gráficos e tabelas fáceis de ler. Essa visão de alto nível permite que você encontre desperdícios e aplique melhorias onde for necessário. Ao contrário dos painéis inferiores, o nosso não requer configuração. Há também relatórios personalizáveis ​​para obter mais detalhes quando você precisar analisar mais de perto o tempo, o custo, as tarefas e muito mais. Os relatórios podem ser gerados com um clique e facilmente compartilhados com os executivos.

Nem todos na empresa usarão as mesmas ferramentas e é por isso que temos várias visualizações de projeto. Qual é o sentido de conectar departamentos se eles não podem trabalhar como querem? O melhor de tudo é que nossos fluxos de trabalho automatizados estão disponíveis em todas as visualizações de projeto, o que melhora sua eficiência operacional desde o início. Não importa quais bens ou serviços você forneça, podemos ajudá-lo a fazê-lo com mais eficiência e se diferenciar da concorrência.

O ProjectManager é um software premiado que ajuda a melhorar a eficiência por meio de uma melhor colaboração e monitoramento em tempo real e acompanhamento do desempenho. Temos recursos que ajudam você a planejar, gerenciar recursos e muito mais. Junte-se a equipes da NASA, Siemens e Nestlé que usam nosso software para obter eficiência operacional. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.