الكفاءة التشغيلية: دليل سريع

غالبًا ما يتم التأكيد على المحصلة النهائية عند الحديث عن كيفية الحفاظ على مذيب للأعمال. لكن التركيز فقط على المال يتجاهل العمليات التي تساهم في الأرباح. الكفاءة التشغيلية هي طريقة أخرى للنظر إلى العمل عندما تقدم خدمة أو منتجًا ، خاصة في التصنيع.

ما هي الكفاءة التشغيلية وكيف يمكنك قياسها للاستفادة من فوائدها؟ لنبدأ بالتعريف واستكشاف كيفية تحسين الكفاءة التشغيلية بالإضافة إلى الطرق التي يمكن أن يساعد بها استخدام برامج إدارة المشاريع الشركات المصنعة.

ما هي الكفاءة التشغيلية؟

الكفاءة التشغيلية هي مقياس يستخدم لقياس النسبة بين المدخلات الضرورية للحفاظ على استمرار الشركة والمخرجات التي تقدمها. تشمل المدخلات التكاليف التشغيلية والموظفين والوقت ، والمخرجات هي ما يتم اكتسابه مثل أوقات التطور السريع والجودة والإيرادات واكتساب العملاء والاحتفاظ بهم.

تستخدم الشركات هذا المقياس لتقليل الوقت الضائع و / أو الجهد و / أو المواد. يتم تنفيذ ذلك من خلال تبسيط العمليات للعمل بشكل أكثر فعالية من حيث التكلفة. يتم التخلص من العمليات الزائدة عن الحاجة كما هو الحال مع أي نفايات موجودة في العمليات. لتحقيق هذه الأهداف ، تنظر الشركات في استخدام الموارد والإنتاج وإدارة المخزون والتوزيع.

يسعى استخدام الموارد إلى تقليل الفاقد في الإنتاج والعمليات. يعد تنظيم الإنتاج والتأكد من عمل كل من موظفيك والمعدات التي يستخدمونها بكفاءة طريقة أخرى لزيادة الإنتاج. فيما يتعلق بالتوزيع ، فإن التعامل بكفاءة مع المنتجات النهائية مثل التوجيه والتسليم يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا. تسعى إدارة المخزون جاهدة لإنتاج وإدارة المخزون لتلبية الطلب ولكن لا تتجاوزه لتجنب التخزين المكلف.

تتحسن الكفاءة التشغيلية مع برامج إدارة المشروع. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يعمل على تبسيط العمليات باستخدام مهام سير العمل المؤتمتة. من خلال إعداد المشغلات التي تنشئ الإجراءات تلقائيًا ، فإنك تقضي على الوقت الضائع وتحرر موظفيك للتركيز على المهام الأكثر أهمية. لضمان تلبية توقعات الجودة ، يمكن تعيين الموافقات على المهام. يمكن للأشخاص المخولين فقط تغيير حالة العمل للتأكد من عدم مرور أي شيء رديء من خلال إنتاجك. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

كيفية قياس الكفاءة التشغيلية

عندما يتعلق الأمر بقياس الكفاءة التشغيلية ، فإن الصيغة بسيطة. بقدر ما قد يكون القياس بسيطًا ، فهي ليست مهمة سهلة. لكن الأمر يستحق العناء. تعد الكفاءة التشغيلية مؤشرًا رائعًا للأداء ، وكلما زادت الكفاءة التشغيلية لديك ، انخفضت تكاليفك لتحقيق نفس المبلغ من المال.

كما لوحظ ، تعتبر الأتمتة أداة رائعة لزيادة الكفاءة التشغيلية للشركة. إنها طريقة لتجنب إهدار الموارد القيمة ، ولكن تقليل الفاقد وزيادة الكفاءات سيؤثر بشكل إيجابي على أرباح الشركة. سواء كنت تعمل في شركة كبيرة أو صغيرة ، هناك دائمًا مجال لزيادة الكفاءة التشغيلية. أولاً ، عليك أن تعرف كيفية قياسه.

صيغة الكفاءة التشغيلية

كما لوحظ ، فإن صيغة الكفاءة التشغيلية واضحة ومباشرة. يمكنك ببساطة إضافة مصاريف التشغيل في الشركة ثم تقسيم هذا المبلغ على إجمالي إيراداتك.

مصاريف التشغيل / إجمالي الإيرادات = الكفاءة التشغيلية

أخذ شركة افتراضية ، دعنا نسميها Acme Widgets. لنفترض أن نفقات التشغيل تبلغ 100000 دولار وأن الشركة حققت إيرادات سنوية قدرها مليون دولار. في مثال الكفاءة التشغيلية هذا ، تبلغ الكفاءة التشغيلية 0.1.

نسبة الكفاءة التشغيلية

نسبة الكفاءة التشغيلية هي نفسها أخذ المثال التشغيلي أعلاه وتحويله إلى نسبة مئوية. يمكن حساب ذلك بسرعة عن طريق قسمة نفقات التشغيل على المراجعة الإجمالية ثم ضرب هذا المجموع في 100.

مصاريف التشغيل / إجمالي الإيرادات × 100 = نسبة الكفاءة التشغيلية

بالنسبة لمثال الكفاءة التشغيلية لدينا ، ستكون نسبة الكفاءة التشغيلية 10 أو 10 بالمائة. يوضح مثال الكفاءة التشغيلية هذا كيف يمكنك تحقيق نفس الإيرادات أو أكثر بطريقة أكثر فعالية من حيث التكلفة عن طريق تقليل معدل الكفاءة التشغيلية. الأرقام لا تكذب. من الواضح أنه كلما انخفض معدل الكفاءة التشغيلية لديك ، زادت الكفاءة التشغيلية والاستدامة لشركتك.

كيفية تحسين الكفاءة التشغيلية

من المنطقي أن تكون الكفاءة التشغيلية في مقدمة الأذهان ، خاصة بالنسبة للمديرين التنفيذيين. إنها طريقة يمكن التحكم فيها بشكل أكبر لتحقيق الأرباح ، ولكن كما قلنا ، القول أسهل من الفعل. المعادلة بسيطة ، لكن خفض كفاءتك التشغيلية أكثر تعقيدًا من الرياضيات الأساسية.

هناك استراتيجيات مختلفة لتحقيق الكفاءة التشغيلية. هذه ليست مثالية لكل شركة ، ولكن هناك بعضها أكثر عالمية من غيرها. ومع ذلك ، اختارت الشركة المضي قدمًا في إستراتيجيتها للكفاءة التشغيلية ، فغالبًا ما تتطلب مدخلات أقل لنفس المخرجات ، أو المزيد من المخرجات لنفس المدخلات ، أو تغيير عدد المخرجات أو زيادة المخرجات والمدخلات.

1. فهم العملية الخاصة بك

إن أهم بداية لأي استراتيجية كفاءة تشغيلية هي معرفة عمليتك. لا يمكنك تحسين ما لا تعرفه. ابدأ بالبحث في كل جانب من جوانب عمليتك وتقييم المجالات المختلفة لعملك. استخدم تحليل وتدقيق مقاييس الأداء لتعزيز فهمك للعمليات وحيث يوجد هدر ومجال للتحسين.

2. تبادل المعلومات مع الموظفين

يتم تعزيز الكفاءة التشغيلية من خلال مشاركة المعلومات الهامة مع موظفيك. من خلال إبقاء الجميع على نفس الصفحة ، فأنت تقوم بتحسين الكفاءة ولكن أيضًا المرونة. مع تغير السوق أو اقتطاع المنافسون من أرباحك ، يمكنك أن تكون أكثر ذكاءً وتستجيب بسرعة لقوى السوق هذه. يحدث هذا فقط عندما يعمل الجميع على بيانات حالية ودقيقة. تبسيط الاتصال خارجيًا مع العملاء وكذلك داخليًا بين الإدارات.

3. التأكيد على تدريب الموظفين

بطبيعة الحال ، يعد التدريب مهمًا للتأكد من أن القوى العاملة لديك مواكبة لأحدث التقنيات في سوقك. إن الحفاظ على تدريب موظفيك جيدًا على العمليات والأنظمة يعني أنهم سيعملون على هذه العمليات والأنظمة بشكل أفضل. يمكنك تدريب الموظفين أو إرشادهم للتأكد من أنهم محدثون دائمًا بأفضل الممارسات من أجل الكفاءة التشغيلية.

هناك أيضًا فلسفة عمل للتحسين المستمر ، والتي لا تكتفي أبدًا بالوضع الراهن وتسعى باستمرار لتقليل الهدر. يجب أن تتبنى شركتك هذا. هذا يعني أن تكون دائمًا على اطلاع على التحسينات عبر الشركة ، صغيرة وكبيرة. يمكن أن يكون للتغيير البسيط تأثير كبير على الجودة والتكلفة وأوقات الإنتاج.

4. صقل العمليات الخاصة بك

شيء آخر يجب القيام به هو مراجعة عملياتك وصقلها ، وهو جوهر الكفاءة التشغيلية. هذا هو سبب أهمية الأتمتة ؛ يمكنه تبسيط المهام القابلة للتكرار ، بما في ذلك المهام الإدارية التي تستغرق وقتًا طويلاً ولكن يمكن أتمتتها بسهولة (فكر في الفواتير وعروض الأسعار وتطوير الاقتراح وإعداد التقارير). كما ذكرنا ، سترغب في مراجعة عملك للتأكد من أنك تتحسن.

5. عامل في إستراتيجيتك المالية

بالطبع ، يجب أن تكون الإستراتيجية المالية جزءًا من الكفاءة التشغيلية. يمكنك تدقيق مراكز التكلفة ، وسرد جميع النفقات المرتبطة بإنتاج منتجك ، وإجراء تحليل السبب الجذري. للحفاظ على هامش جيد ومتسق لشركتك ، استثمر في مشاريع قصيرة المدى (عمل إداري أقل ، تخطيط أقل ، التزام مالي أقل). تجنب الأعمال ذات الهامش المنخفض قدر المستطاع.

الموضوعات ذات الصلة: 6 نماذج مجانية لتقارير المشروع

بغض النظر عن الإنتاج والتمويل والإدارة والمبيعات وما إلى ذلك ، فأنت تريد دائمًا قياس الأداء. وهذا يعني مراقبة وتتبع أكبر عدد ممكن من مقاييس المشروع للحصول على صورة كاملة عن أدائك وأين يمكنك القيام بعمل أفضل. إذا كان بإمكانك القيام بذلك تلقائيًا وفي الوقت الفعلي ، كان ذلك أفضل. لكن أي نوع من قياس الأداء سيقطع شوطًا طويلاً في مساعدتك على تحقيق الكفاءة التشغيلية.

مدير المشروع والكفاءة التشغيلية

ستساعدك القدرة على الاستفادة من التكنولوجيا في جمع بيانات أكثر دقة ، والتي بدورها تساعدك على تحسين كفاءتك التشغيلية. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يوفر بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة عند السعي لتحقيق الكفاءة التشغيلية. لدينا الأدوات اللازمة لتبسيط اتصالاتك ومساعدتك على مراقبة الأداء وتتبعه بشكل أفضل ، كل ذلك في الوقت الفعلي.

قم بتوصيل الجميع في الوقت الفعلي

يتضمن التصنيع تنسيق الإدارات المختلفة في شركتك مع الموردين والموردين الخارجيين. يعني برنامجنا عبر الإنترنت أن الجميع متصلون بغض النظر عن مكان عملهم أو وقت عملهم. لدينا مساحة تخزين غير محدودة للملفات تجعل أداتنا المحور المركزي للفواتير وعروض الأسعار والمزيد. تسمح هذه الملفات بالمشاركة والتعليقات وتعكس التحديثات لجدول الإنتاج. تؤدي أي تحديثات يتم إجراؤها على المهام إلى تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني والتنبيهات داخل التطبيق على الفور حتى لا تضطر إلى البحث في رسائل البريد الإلكتروني. كل ما تحتاجه موجود في الأداة.

تتبع الأداء مع لوحات المعلومات والتقارير

لا يمكنك التحسن إذا كنت لا تعرف مكانك ، ولكنك تحتاج أيضًا إلى جمع البيانات الحالية. تجمع لوحات المعلومات في الوقت الفعلي البيانات الحية وتحسبها تلقائيًا وتعرض المقاييس في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. يتيح لك هذا العرض عالي المستوى العثور على النفايات وتطبيق التحسينات عند الحاجة. على عكس لوحات المعلومات الأقل شأنا ، فإن لوحاتنا لا تتطلب أي إعداد. هناك أيضًا تقارير قابلة للتخصيص لسحب المزيد من التفاصيل عندما تحتاج إلى إلقاء نظرة فاحصة على الوقت والتكلفة والمهام والمزيد. يمكن إنشاء التقارير بنقرة واحدة ومشاركتها بسهولة مع المديرين التنفيذيين.

لن يستخدم كل فرد في الشركة نفس الأدوات وهذا هو سبب وجود عدة طرق عرض للمشروع. ما الهدف من ربط الأقسام إذا لم يتمكنوا من العمل بالطريقة التي يريدون؟ والأفضل من ذلك كله ، أن تدفقات العمل المؤتمتة لدينا متاحة في كل عرض للمشروع ، مما يحسن كفاءتك التشغيلية من البداية. بغض النظر عن السلع أو الخدمات التي تقدمها ، يمكننا مساعدتك على القيام بذلك بشكل أكثر كفاءة وتمييز نفسك عن المنافسة.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعد في تحسين الكفاءات من خلال تعاون أفضل ومراقبة وتتبع الأداء في الوقت الفعلي. لدينا ميزات تساعدك في التخطيط وإدارة الموارد والمزيد. انضم إلى فرق من NASA و Siemens و Nestle الذين يستخدمون برنامجنا لاكتساب الكفاءة التشغيلية. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.