Efficienza operativa: una guida rapida

La linea di fondo è spesso enfatizzata quando si parla di come mantenere un business solvibile. Ma concentrarsi solo sul denaro non tiene conto dei processi che contribuiscono ai profitti. L'efficienza operativa è un altro modo di considerare il lavoro quando si fornisce un servizio o un prodotto, particolarmente popolare nel settore manifatturiero.

Che cos'è l'efficienza operativa e come misurarla per sfruttarne i vantaggi? Iniziamo con la definizione ed esploriamo come migliorare l'efficienza operativa oltre ai modi in cui l'utilizzo del software di gestione dei progetti può aiutare i produttori.

Che cos'è l'efficienza operativa?

L'efficienza operativa è una metrica utilizzata per misurare il rapporto tra l'input necessario per far andare avanti l'azienda e l'output che fornisce. L'input include i costi operativi, i dipendenti e il tempo e l'output è ciò che si ottiene, come tempi di sviluppo rapidi, qualità, ricavi, acquisizione e fidelizzazione dei clienti.

Le aziende utilizzano questa metrica per ridurre lo spreco di tempo, fatica e/o materiali. Ciò viene eseguito ottimizzando le operazioni per lavorare in modo più conveniente. I processi ridondanti vengono eliminati così come gli eventuali sprechi trovati nei processi. Per raggiungere questi obiettivi, le aziende prendono in considerazione l'utilizzo delle risorse, la produzione, la gestione dell'inventario e la distribuzione.

L'utilizzo delle risorse cerca di ridurre gli sprechi nella produzione e nelle operazioni. Organizzare la produzione e assicurarsi che i dipendenti e le apparecchiature che stanno utilizzando funzionino in modo efficiente è un altro modo per aumentare la produzione. Per quanto riguarda la distribuzione, la gestione efficiente dei prodotti finali come l'instradamento e la consegna può fare una grande differenza. La gestione dell'inventario si sforza di produrre e gestire l'inventario per soddisfare la domanda ma non superarla per evitare costosi magazzini.

L'efficienza operativa migliora con il software di gestione dei progetti. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che semplifica i processi con flussi di lavoro automatizzati. Impostando trigger che creano automaticamente azioni, elimini le perdite di tempo e liberi i tuoi dipendenti di concentrarsi su attività più importanti. Per garantire di soddisfare le aspettative di qualità, è possibile impostare le approvazioni delle attività. Solo le persone autorizzate possono modificare lo stato del lavoro per assicurarsi che nulla di scadente passi attraverso la tua produzione. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Come misurare l'efficienza operativa

Quando si tratta di misurare l'efficienza operativa, la formula è semplice. Per quanto semplice possa essere da misurare, non è un compito facile. Ma ne vale la pena. L'efficienza operativa è un ottimo indicatore di prestazioni e maggiore è l'efficienza operativa, minori saranno i costi per ottenere la stessa quantità di denaro.

Come notato, l'automazione è un ottimo strumento per aumentare l'efficienza operativa di un'azienda. È un modo per evitare di sprecare risorse preziose, ma la riduzione degli sprechi e l'aumento dell'efficienza avranno un impatto positivo sui profitti di un'azienda. Che tu sia in una grande azienda o in una più piccola, c'è sempre spazio per aumentare l'efficienza operativa. Innanzitutto, devi sapere come misurarlo.

Formula di efficienza operativa

Come notato, la formula per l'efficienza operativa è semplice. Devi semplicemente aggiungere le spese operative nell'azienda e quindi dividere tale somma per le tue entrate totali.

Spese operative / Ricavi totali = Efficienza operativa

Prendendo una società ipotetica, chiamiamola Acme Widgets. Supponiamo che le sue spese operative siano di $ 100.000 e che la società abbia generato un fatturato annuo di $ 1 milione. In questo esempio di efficienza operativa, l'efficienza operativa è 0,1.

Rapporto di efficienza operativa

Il rapporto di efficienza operativa è lo stesso che prendere il nostro esempio operativo sopra e trasformarlo in una percentuale. Questo può essere calcolato rapidamente dividendo le spese operative per la revisione totale e quindi moltiplicando tale somma per 100.

Costi operativi / Ricavi totali x 100 = Rapporto di efficienza operativa

Per il nostro esempio di efficienza operativa, il rapporto di efficienza operativa sarebbe del 10 o 10 percento. Questo esempio di efficienza operativa mostra come è possibile ottenere lo stesso o più ricavi in ​​un modo più conveniente riducendo il tasso di efficienza operativa. I numeri non mentono. È chiaro che minore è il tasso di efficienza operativa, maggiore è l'efficienza operativa e la sostenibilità della tua azienda.

Come migliorare l'efficienza operativa

È logico che l'efficienza operativa debba essere al primo posto, soprattutto per i dirigenti. È un modo più controllabile per generare profitti ma, come abbiamo detto, è più facile a dirsi che a farsi. L'equazione è semplice, ma ridurre l'efficienza operativa è più complicato della matematica di base.

Esistono diverse strategie per raggiungere l'efficienza operativa. Questi non sono perfetti per ogni azienda, ma ce ne sono alcuni che sono più universali di altri. Tuttavia, un'azienda sceglie di portare avanti la sua strategia di efficienza operativa, spesso richiede meno input per lo stesso output, più output per lo stesso input, modificando il numero di output o aumentando output e input.

1. Comprendi la tua operazione

L'inizio più importante di qualsiasi strategia di efficienza operativa è conoscere la propria attività. Non puoi migliorare ciò che non conosci. Inizia ricercando ogni aspetto della tua operazione e valutando le diverse aree della tua attività. Usa l'analisi e gli audit delle metriche delle prestazioni per approfondire la tua comprensione delle operazioni e dove c'è spreco e spazio per migliorare.

2. Condividi le informazioni con i dipendenti

L'efficienza operativa viene potenziata condividendo le informazioni critiche con i dipendenti. Mantenendo tutti sulla stessa pagina, stai migliorando l'efficienza ma anche la flessibilità. Quando il mercato cambia o i concorrenti riducono i tuoi profitti, puoi essere più agile e rispondere rapidamente a queste forze di mercato. Ciò accade solo quando tutti lavorano su dati aggiornati e accurati. Semplifica la comunicazione sia esternamente con i clienti ma anche internamente tra i reparti.

3. Enfatizzare la formazione dei dipendenti

Naturalmente, la formazione è importante per assicurarsi che la tua forza lavoro sia al passo con le ultime tecnologie nel tuo mercato. Mantenere i dipendenti ben formati su processi e sistemi significa che lavoreranno meglio questi processi e sistemi. Puoi istruire o guidare i dipendenti per assicurarti che siano sempre aggiornati sulle migliori pratiche per l'efficienza operativa.

C'è anche una filosofia aziendale di miglioramento continuo, che non si accontenta mai dello status quo ed è costantemente impegnata a ridurre gli sprechi. Questo dovrebbe essere accolto dalla tua azienda. Ciò significa essere sempre alla ricerca di miglioramenti in tutta l'azienda, piccola e grande. Un piccolo cambiamento può avere un grande impatto su qualità, costi e tempi di produzione.

4. Perfeziona i tuoi processi

Un'altra cosa da fare è rivedere e perfezionare i processi, che è il cuore dell'efficienza operativa. Ecco perché l'automazione è così importante; può semplificare le attività ripetibili, comprese le attività amministrative che richiedono molto tempo ma possono essere facilmente automatizzate (si pensi a fatture, preventivi, sviluppo di proposte e reporting). Come accennato, ti consigliamo di rivedere il tuo lavoro per assicurarti di migliorare.

5. Considera la tua strategia finanziaria

Naturalmente, la strategia finanziaria deve far parte dell'efficienza operativa. Puoi controllare i centri di costo, elencare tutte le spese associate alla produzione del tuo prodotto ed eseguire un'analisi della causa principale. Per mantenere un margine buono e coerente per la tua azienda, investi in progetti a breve termine (meno lavoro amministrativo, meno pianificazione e minore impegno finanziario). Evita il lavoro a basso margine nel miglior modo possibile.

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Indipendentemente dalla produzione, dalla finanza, dall'amministrazione, dalle vendite, ecc., si desidera misurare sempre le prestazioni. Ciò significa monitorare e monitorare il maggior numero possibile di metriche di progetto per avere un quadro completo di come stai andando e dove puoi fare meglio. Se puoi farlo automaticamente e in tempo reale, meglio è. Ma qualsiasi tipo di misurazione delle prestazioni farà molto per aiutarti a raggiungere l'efficienza operativa.

Project Manager ed efficienza operativa

Essere in grado di sfruttare la tecnologia ti aiuterà a raccogliere dati più accurati, che a loro volta ti aiutano a migliorare la tua efficienza operativa. ProjectManager è un software di gestione dei progetti che fornisce dati in tempo reale per decisioni più approfondite quando si cerca l'efficienza operativa. Abbiamo gli strumenti per semplificare le tue comunicazioni e aiutarti a monitorare e monitorare meglio le prestazioni, il tutto in tempo reale.

Connetti tutti in tempo reale

La produzione implica il coordinamento di diversi reparti della tua azienda con fornitori e fornitori esterni. Il nostro software online significa che tutti sono connessi, indipendentemente da dove o quando lavorano. Disponiamo di un archivio file illimitato che rende il nostro strumento il tuo hub centrale per fatture, preventivi e altro ancora. Questi file consentono la condivisione, i commenti e riflettono gli aggiornamenti al programma di produzione. Tutti gli aggiornamenti apportati alle attività attivano istantaneamente notifiche e-mail e avvisi in-app in modo da non dover cercare tra le e-mail. Tutto ciò di cui hai bisogno è nello strumento.

Tieni traccia delle prestazioni con dashboard e report

Non puoi migliorare se non sai dove ti trovi, ma devi anche raccogliere dati aggiornati. I nostri dashboard in tempo reale raccolgono e calcolano automaticamente i dati in tempo reale e visualizzano le metriche in grafici e grafici di facile lettura. Questa visualizzazione di alto livello ti consente di trovare rifiuti e applicare miglioramenti dove necessario. A differenza delle dashboard inferiori, la nostra non richiede alcuna configurazione. Sono inoltre disponibili report personalizzabili per ottenere maggiori dettagli quando è necessario dare un'occhiata più da vicino a tempi, costi, attività e altro ancora. I report possono essere generati con un clic e condivisi facilmente con i dirigenti.

Non tutti in azienda utilizzeranno gli stessi strumenti, motivo per cui abbiamo più viste del progetto. Che senso ha collegare i reparti se non possono lavorare come vogliono? Soprattutto, i nostri flussi di lavoro automatizzati sono disponibili in ogni visualizzazione del progetto, il che migliora la tua efficienza operativa sin dall'inizio. Indipendentemente dai beni o servizi che fornisci, possiamo aiutarti a farlo in modo più efficiente e differenziarti dalla concorrenza.

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