Eficiencia operativa: una guía rápida

A menudo se enfatiza el resultado final cuando se habla de cómo mantener un negocio solvente. Pero centrarse solo en el dinero ignora los procesos que contribuyen a las ganancias. La eficiencia operativa es otra forma de ver el trabajo cuando se entrega un servicio o producto, particularmente popular en la fabricación.

¿Qué es la eficiencia operativa y cómo se puede medir para aprovechar sus beneficios? Comencemos con la definición y exploremos cómo mejorar la eficiencia operativa además de las formas en que el uso del software de gestión de proyectos puede ayudar a los fabricantes.

¿Qué es la eficiencia operativa?

La eficiencia operativa es una métrica utilizada para medir la relación entre la entrada que es necesaria para que la empresa siga funcionando y la salida que proporciona. La entrada incluye costos operativos, empleados y tiempo, y la salida es lo que se gana, como tiempos de desarrollo rápidos, calidad, ingresos, adquisición y retención de clientes.

Las empresas utilizan esta métrica para reducir la pérdida de tiempo, esfuerzo y/o materiales. Esto se ejecuta agilizando las operaciones para que funcionen de manera más rentable. Se eliminan los procesos redundantes y cualquier desperdicio que se encuentre en los procesos. Para lograr estos objetivos, las empresas analizan la utilización de recursos, la producción, la gestión de inventario y la distribución.

La utilización de recursos busca reducir el desperdicio en la producción y las operaciones. Organizar la producción y asegurarse de que tanto sus empleados como el equipo que utilizan funcionen de manera eficiente es otra forma de aumentar la producción. En cuanto a la distribución, el manejo eficiente de los productos finales, como el enrutamiento y la entrega, puede marcar una gran diferencia. La gestión de inventario se esfuerza por producir y administrar el inventario para satisfacer la demanda, pero sin excederla para evitar el almacenamiento costoso.

La eficiencia operativa mejora con el software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que agiliza los procesos con flujos de trabajo automatizados. Al configurar disparadores que crean acciones automáticamente, está eliminando el tiempo perdido y liberando a sus empleados para que se concentren en tareas más importantes. Para asegurarse de cumplir con las expectativas de calidad, se pueden establecer aprobaciones de tareas. Solo las personas autorizadas pueden cambiar el estado del trabajo para asegurarse de que nada de mala calidad pase por su producción. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Cómo medir la eficiencia operativa

Cuando se trata de medir la eficiencia operativa, la fórmula es simple. Tan simple como podría ser medir, no es una tarea fácil. Pero vale la pena el esfuerzo. La eficiencia operativa es un excelente indicador de rendimiento, y mientras más eficiencia operativa tenga, menores serán sus costos para ganar la misma cantidad de dinero.

Como se señaló, la automatización es una gran herramienta para aumentar la eficiencia operativa de una empresa. Es una forma de evitar el desperdicio de recursos valiosos, pero reducir el desperdicio y aumentar la eficiencia tendrá un impacto positivo en los resultados de una empresa. Ya sea que esté en una empresa grande o pequeña, siempre hay espacio para aumentar la eficiencia operativa. Primero, hay que saber medirlo.

Fórmula de eficiencia operativa

Como se señaló, la fórmula para la eficiencia operativa es sencilla. Simplemente agregue los gastos operativos de la empresa y luego divida esa suma por sus ingresos totales.

Gastos Operativos / Ingresos Totales = Eficiencia Operacional

Tomando una empresa hipotética, llamémosla Acme Widgets. Digamos que sus gastos operativos son de $100 000 y que la empresa generó ingresos anuales de $1 millón. En este ejemplo de eficiencia operativa, la eficiencia operativa es 0,1.

Ratio de Eficiencia Operacional

El índice de eficiencia operativa es lo mismo que tomar nuestro ejemplo operativo anterior y convertirlo en un porcentaje. Esto se puede calcular rápidamente dividiendo los gastos operativos por la revisión total y luego multiplicando esa suma por 100.

Gastos Operativos / Ingresos Totales x 100 = Ratio de Eficiencia Operacional

Para nuestro ejemplo de eficiencia operativa, el índice de eficiencia operativa sería del 10 o 10 por ciento. Este ejemplo de eficiencia operativa muestra cómo puede obtener los mismos o más ingresos de una manera más rentable al reducir su tasa de eficiencia operativa. Los números no mienten. Está claro que cuanto menor sea su índice de eficiencia operativa, mayor será la eficiencia operativa y la sostenibilidad de su empresa.

Cómo mejorar la eficiencia operativa

Tiene sentido que la eficiencia operativa sea lo más importante, especialmente para los ejecutivos. Es una forma más controlable de generar ganancias pero, como dijimos, es más fácil decirlo que hacerlo. La ecuación es simple, pero reducir su eficiencia operativa es más complicado que las matemáticas básicas.

Existen diferentes estrategias para lograr la eficiencia operativa. Estos no son perfectos para todas las empresas, pero hay algunos que son más universales que otros. Independientemente de cómo una empresa elija seguir adelante con su estrategia de eficiencia operativa, a menudo requiere menos insumos para el mismo resultado, más resultados para el mismo insumo, cambiar el número de resultados o aumentar los resultados y los insumos.

1. Comprenda su operación

El comienzo más importante de cualquier estrategia de eficiencia operativa es conocer su operación. No puedes mejorar lo que no sabes. Comience investigando cada aspecto de su operación y evaluando las diferentes áreas de su negocio. Utilice el análisis y las auditorías de métricas de rendimiento para mejorar su comprensión de las operaciones y dónde hay desperdicio y espacio para mejorar.

2. Compartir información con los empleados

La eficiencia operativa se potencia al compartir información crítica con sus empleados. Al mantener a todos en la misma página, está mejorando la eficiencia pero también la flexibilidad. A medida que el mercado cambia o los competidores recortan sus ganancias, puede ser más ágil y responder rápidamente a estas fuerzas del mercado. Eso solo sucede cuando todos trabajan con datos actualizados y precisos. Agilice la comunicación tanto externamente con los clientes como internamente entre departamentos.

3. Enfatice la capacitación de los empleados

Naturalmente, la capacitación es importante para asegurarse de que su fuerza laboral esté al día con la última tecnología en su mercado. Mantener a sus empleados bien capacitados en procesos y sistemas significa que trabajarán mejor estos procesos y sistemas. Puede entrenar o asesorar a los empleados para asegurarse de que siempre estén actualizados sobre las mejores prácticas para la eficiencia operativa.

También existe una filosofía empresarial de mejora continua, que nunca se contenta con el statu quo y se esfuerza constantemente por reducir el desperdicio. Esto debe ser adoptado por su empresa. Eso significa estar siempre atento a las mejoras en toda la empresa, pequeñas y grandes. Un pequeño cambio puede tener un gran impacto en la calidad, el costo y los tiempos de producción.

4. Refine sus procesos

Otra cosa que debe hacer es revisar y refinar sus procesos, que es el corazón de la eficiencia operativa. Por eso es tan importante la automatización; puede agilizar las tareas repetitivas, incluidas las tareas administrativas que requieren mucho tiempo pero que pueden automatizarse fácilmente (piense en facturas, cotizaciones, desarrollo de propuestas e informes). Como se mencionó, querrá revisar su trabajo para asegurarse de que está mejorando.

5. Tenga en cuenta su estrategia financiera

Por supuesto, la estrategia financiera debe ser parte de la eficiencia operativa. Puede auditar los centros de costos, enumerar todos los gastos asociados con la producción de su producto y realizar un análisis de causa raíz. Para mantener un margen bueno y constante para su empresa, invierta en proyectos a más corto plazo (menos trabajo administrativo, menos planificación y menor compromiso financiero). Evite el trabajo de bajo margen lo mejor que pueda.

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Independientemente de la producción, las finanzas, la administración, las ventas, etc., siempre desea medir el rendimiento. Eso significa monitorear y rastrear tantas métricas del proyecto como sea posible para obtener una imagen completa de cómo lo está haciendo y dónde puede hacerlo mejor. Si puedes hacerlo de forma automática y en tiempo real, mejor. Pero cualquier tipo de medición del rendimiento contribuirá en gran medida a ayudarlo a lograr la eficiencia operativa.

ProjectManager & Eficiencia Operacional

Ser capaz de aprovechar la tecnología lo ayudará a recopilar datos más precisos, lo que a su vez lo ayudará a mejorar su eficiencia operativa. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que ofrece datos en tiempo real para tomar decisiones más perspicaces cuando se busca eficiencia operativa. Tenemos las herramientas para agilizar sus comunicaciones y ayudarlo a monitorear y rastrear mejor el desempeño, todo en tiempo real.

Conecte a todos en tiempo real

La fabricación implica la coordinación de diferentes departamentos de su empresa con proveedores y vendedores externos. Nuestro software en línea significa que todos están conectados sin importar dónde o cuándo trabajen. Tenemos almacenamiento de archivos ilimitado que convierte a nuestra herramienta en su centro central para facturas, cotizaciones y más. Estos archivos permiten compartir, comentar y reflejar actualizaciones del cronograma de producción. Cualquier actualización realizada en las tareas activa instantáneamente notificaciones por correo electrónico y alertas en la aplicación para que no tenga que buscar en los correos electrónicos. Todo lo que necesitas está en la herramienta.

Realice un seguimiento del rendimiento con paneles e informes

No puedes mejorar si no sabes dónde estás, pero también necesitas recopilar datos actuales. Nuestros paneles en tiempo real recopilan y calculan automáticamente datos en vivo y muestran métricas en gráficos y cuadros fáciles de leer. Esta vista de alto nivel le permite encontrar desperdicios y aplicar mejoras donde sea necesario. A diferencia de los tableros inferiores, el nuestro no requiere configuración. También hay informes personalizables para obtener más detalles cuando necesite observar más de cerca el tiempo, el costo, las tareas y más. Los informes pueden generarse con un clic y compartirse fácilmente con los ejecutivos.

No todos en la empresa van a utilizar las mismas herramientas, por lo que tenemos varias vistas de proyectos. ¿De qué sirve conectar departamentos si no pueden trabajar como quieren? Lo mejor de todo es que nuestros flujos de trabajo automatizados están disponibles en cada vista de proyecto, lo que mejora su eficiencia operativa desde el primer momento. Independientemente de los bienes o servicios que proporcione, podemos ayudarlo a hacerlo de manera más eficiente y diferenciarse de la competencia.

ProjectManager es un software galardonado que ayuda a mejorar la eficiencia a través de una mejor colaboración y supervisión y seguimiento del rendimiento en tiempo real. Tenemos funciones que lo ayudan a planificar, administrar recursos y más. Únase a equipos de la NASA, Siemens y Nestlé que utilizan nuestro software para obtener eficiencia operativa. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.