Programul webinarului: Cum să planificați și să programați eficient seminariile web

Un webinar este un seminar online interactiv menit să-ți educe publicul despre un subiect relevant pentru industrie. Ele sunt, de asemenea, folosite pentru a demonstra noi produse sau cercetări, pentru a avea o prezentare la nivel de companie, pentru a găzdui un atelier de instruire pentru utilizatori/angajați și așa mai departe. Ca instrument de marketing, webinarii sunt în creștere în popularitate - 53% dintre specialiști în marketing spun că intenționează să includă webinarii în strategia lor video pentru 2021, în creștere cu 11% față de 2020. Și 91% dintre specialiștii de marketing webinar spun că au fost un succes - făcând webinarii unul dintre cele mai eficiente canale de marketing video. Deci, fără întârziere, haideți să înțelegem mai departe de ce trebuie să vă planificați webinarii, cum puteți face acest lucru eficient și câteva puncte de control esențiale pentru a vă asigura că seminariul dvs. web obține rezultatele dorite.

Descărcați șabloanele dvs. de programare pentru webinar

Înainte de a continua, asigurați-vă că descărcați șabloanele gratuite pentru a vă ajuta să vă planificați și să programați seminariile web și să vă pregătiți pentru succes.

Beneficiile planificării eficiente a webinarului

Mai simplu spus, webinarii fac interacțiunea cu potențiali, angajați, parteneri și clienți mai eficientă, captivantă și mai ușoară. Iată doar patru dintre numeroasele beneficii ale planificării și găzduirii webinarilor.

1. Ajungeți la mai mulți clienți potențiali și generați clienți potențiali

76% dintre specialiști în marketing spun că webinarii îi ajută să ajungă la mai mulți clienți potențiali, 75% spun că extinde acoperirea mărcii și 49% spun că îi ajută să ajungă la conturi vizate. În plus, studii recente sugerează că 20 până la 40% dintre participanții la webinar se transformă în clienți potențiali calificați, în timp ce 73% dintre agenții de marketing B2B spun că un webinar este cea mai bună modalitate de a genera clienți potențiali de calitate. Sursa: ClickFunnels Dacă un client potențial investește timp pentru a participa și a participa la webinarul dvs., este probabil să se transforme într-un client potențial cu înaltă calificare, care este gata să fie vândut.

2. Construiți-vă cunoașterea mărcii în conformitate cu strategia de marketing

Puteți promova un webinar bine planificat ca un eveniment de marcă interesant pe toate canalele de rețele sociale pentru a crește gradul de cunoaștere a mărcii. Și după terminarea webinarului, îl puteți utiliza ca conținut TOFU și, de asemenea, îl puteți reutiliza în alte formate. De exemplu, o înregistrare webinar B2B de 40 de minute poate fi împărțită în clipuri video scurte pentru marketingul pe LinkedIn al mărcii dvs. sau reutilizată într-o postare scrisă pe blog care ajută la SEO site-ului dvs.

3. Prezentați audienței potrivite la momentul potrivit

La fel ca în cazul oricărui alt tip de publicare de conținut , vă puteți analiza preferințele audienței pentru a vă publica webinarul în cele mai bune momente ( de obicei, la jumătatea săptămânii ) pentru participare și implicare maximă. Puteți, de asemenea, să vă preînregistrați seminarul web și să utilizați funcția de simulare (disponibilă în majoritatea software-ului webinarului) pentru a face conținutul live în ziua seminarului web, fără a fi prezent.

4. Eficientizați-vă procesele de marketing

Este ușor să integrați software-ul de webinar cu instrumentele CRM pentru a vă gestiona și optimiza marketingul, generarea de clienți potențiali și crearea de evenimente într-un singur loc. De exemplu, GoToWebinar se sincronizează cu ușurință cu HubSpot CRM. De asemenea, multe instrumente de webinar se integrează cu Salesforce. De asemenea, puteți măsura succesul unui webinar în ceea ce privește înregistrările, rata de conversie a paginii de destinație a webinarului, sursa înscrierilor, rata de conversie a participanților, rentabilitatea investiției evenimentului etc. Măsurând performanța webinarului și ținând evidența metrici specifice webinarului, vă puteți lega mai eficient seminariile dvs. de strategia și obiectivele generale de marketing de conținut. Sursă

Strategii inteligente pentru a vă îmbunătăți programarea webinarului

Având în vedere beneficiile programării webinarului, asigurați-vă că urmați cele șapte bune practici de mai jos pentru a programa un webinar care rezonează cu publicul țintă.

1. Recrutați vorbitori și o echipă de asistență

Găzduirea unui webinar implică de obicei trei părți interesate principale - organizatorul, prezentatorul (prezentatorii) și asistenții.

• Organizator: Persoana responsabilă cu deciderea subiectului webinarului, recrutarea unui vorbitor, marketingul evenimentului, configurarea paginii de înregistrare și interacțiunea cu participanții înainte și după webinar. În esență, organizatorul este responsabil să facă toate aranjamentele și să asigure un eveniment fără probleme, care conduce la rezultate.
• Prezentator(i): Persoana(e) responsabilă(e) de crearea și livrarea conținutului webinarului. De asemenea, ei pot intervieva experți în domeniu și pot încuraja participarea publicului.
• Asistenți: oameni de asistență suplimentari care ajută să răspundă la întrebări tehnice și logistice (cum ar fi „Nu pot auzi audio”), de obicei în evenimente mai mari cu un public mai mare.

Este posibil să nu aveți nevoie de o echipă de asistență decât dacă evenimentul este mare, dar este o idee bună să separați rolul organizatorului și cel al prezentatorului. Când recrutați vorbitori pentru un interviu webinar sau o discuție de grup, puteți să vă consultați cu profesioniști, cum ar fi mentori de marketing , și să-i invitați ca vorbitori invitați. Sursa: Envoke

2. Planificați în avans formatul și imaginile

Pe lângă webinarul standard pentru un singur prezentator, iată câteva formate populare de webinar pe care le puteți utiliza:

• Discuție în panel: acest format vă menține publicul cuplat cu mai mulți experți care își exprimă opiniile pe un subiect de interes. Dacă participanții au abilități și experiențe diferite, ei pot oferi o discuție plină de viață, cu perspective și perspective variate.
• Interviu: Acest format simplu de întrebări și răspunsuri oferă o abordare mai personală, ceea ce face ca publicul să simtă că primește informații privilegiate de la un expert influent direct.
• Interactiv: Acest format permite publicului să participe direct prin exerciții conduse de prezentator și conversații facilitate. Când sunt făcute bine, participanții primesc o înțelegere mai profundă a subiectului, deoarece sunt pe deplin implicați în dialog și exerciții.

Apoi, planificați imaginile pentru webinarul dvs. Deoarece webinarii folosesc elemente vizuale, audio și video pentru a transmite mesajul, trebuie să vă asigurați că totul este captivant. Diapozitivele simple cu fragmente de text nu vor genera implicare. Folosiți GIF-uri inteligente, imagini de înaltă calitate sau videoclipuri scurte în diapozitive pentru a explica mai bine punctele și a reține atenția publicului. Pentru a prezenta statistici, utilizați vizualizări de date, cum ar fi diagrame circulare și grafice cu bare, mai degrabă decât o simplă listă de text cu marcatori.

3. Alegeți un instrument de webinar

Nu lipsește software-ul pentru webinar. Când cântăriți opțiunile, luați în considerare următoarele întrebări:

• Câți participanți găzduiește instrumentul?
• Care este bugetul tău pe webinar?
• De ce caracteristici ai nevoie?
• Oferă instrumentul audio integrat, de redare în flux web?
• Doriți să salvați conținutul webinarului pentru vizionare și reutilizare ulterioară?

Și dacă intenționați să desfășurați mai multe seminarii web automatizate, spre deosebire de webinarii live, atunci asigurați-vă că alegeți o platformă de webinar automatizată care vă permite să preînregistrați și să programați seminarii web fără a fi nevoie să fiți acolo.

4. Creați o agendă pentru webinar

Stabilirea în avans a unui plan clar despre ceea ce veți acoperi în webinarul dvs. este un pas evident, dar crucial. Blocați timpul în calendarul dvs. cu aproximativ trei sau patru săptămâni înainte de webinar pentru a avea o întâlnire cu prezentatorii și/sau vorbitorii dvs. pentru a afla lucruri precum:

• Întrebările publicului la care vei răspunde și ordinea în care vor fi prezentate vorbitorii.
• Conținutul și fluxul prezentării. Diapozitivele și materialul însoțitor ar trebui să fie gata cu cel puțin câteva zile înainte de sesiunea de practică, astfel încât să aveți suficient timp pentru a revizui și a finaliza conținutul.
• O agendă cu subtemele de acoperit și durata fiecărui segment.

Distribuiți notele întâlnirii tuturor celor implicați în producția de conținut și marketing.

5. Rezervați-vă echipamentul și spațiul

Indiferent de echipamentul pe care îl folosiți, aveți nevoie de un spațiu liniștit pentru a vă găzdui webinarul fără perturbări. Rezervați o sală de conferințe sau de ședințe unde nu există zgomot de fundal și conexiunea la internet este puternică. Pentru a găzdui un webinar de succes, aveți nevoie de următoarele echipamente:

• Un dispozitiv conectat la internet, cum ar fi un laptop, desktop sau tabletă.
• Intrare audio pentru organizator, prezentator(i) și difuzor(i). Un set cu cască este ideal, dar și microfonul încorporat al dispozitivului dvs. poate face treaba.
• O cameră web dacă ați difuza un videoclip împreună cu prezentarea.

6. Desfășurați o sesiune de practică

Cu cinci până la șapte zile înainte de eveniment, desfășurați cel puțin o cursă uscată cu toți participanții pentru a elimina orice întrebări nerezolvate sau probleme tehnice. Parcurgeți prezentarea diapozitiv cu diapozitiv, conform agendei, ca și cum ați conduce evenimentul propriu-zis. Recapitulați rapid modul de utilizare a instrumentului webinar și a caracteristicilor disponibile prezentatorilor. Asigurați-vă că toată lumea știe la cine ar trebui să se adreseze (și cum) dacă se confruntă cu sughițuri în timpul webinarului. Verificați echipamentul pentru a vă asigura că toate sistemele prezentatorilor, software-ul webinarului, căștile și alte echipamente funcționează conform așteptărilor. Examinați prezentarea și imaginile pentru a vă asigura că totul este în ordinea corectă și vorbitorii știu unde intervin. O cursă uscată servește ca o oportunitate excelentă de a crea entuziasmul pentru evenimentul viitor și de a crește încrederea că evenimentul va fi un succes răsunător.

7. Configurați înregistrarea la momentul potrivit

Înainte de a vă promova seminarul web, trebuie să creați o pagină de destinație pentru a înregistra participanții. Unele instrumente de webinar și conferințe includ o funcție de înregistrare încorporată. De asemenea, puteți utiliza un instrument separat de înregistrare a evenimentelor, cum ar fi Splash sau Bizzabo . Majoritatea înregistrărilor au loc în ultima săptămână, așa că trimiteți o invitație prin e-mail de memento cu o săptămână și o zi înainte de eveniment celor care nu s-au înregistrat și creați un sentiment de urgență. Sfat pro: este o idee bună să utilizați un serviciu puternic de marketing prin e-mail în timp ce lucrați la promovarea seminariilor dvs. web.

Puncte de control esențiale pentru webinarul dvs

Iată o listă de verificare cu linii directoare clare pentru a planifica cu ușurință un webinar impecabil.

6 săptămâni înainte de webinar

• Decideți data și ora webinarului care sunt cele mai bune pentru publicul țintă.
• Faceți brainstorming subiectul împreună cu echipa dvs. de conținut. Verificați Google Analytics și conținutul existent cu cele mai bune performanțe pentru idei puternice.
• Trimite invitații vorbitorilor și experților.
• Setați valorile webinarului pe care le veți utiliza pentru a vă măsura performanța (cum ar fi rata de participare, rata de conversie, clienții potențiali generați etc.).
• Stabiliți un buget și decideți asupra amenajării (echipament, spațiu etc.).

Cu 5 săptămâni înainte de webinar

• Creați-vă elementele de marketing, cum ar fi pagina de înregistrare și secvența de e-mail, care include o invitație, confirmare și e-mailuri de memento.
• Proiectați conținutul paginii de destinație, formularul și îndemnul la acțiune.
• Includeți un scurt rezumat cu 3-4 puncte care explică ce vor câștiga participanții la eveniment.
• Includeți, de asemenea, fotografii în cap și scurte biografii ale difuzoarelor.

Cu 4 săptămâni înainte de webinar

• Lucrează cu echipa ta pentru a crea prima schiță a prezentării webinarului.
• Păstrați conținutul mai vizual cu marcatori de sprijin ale textului.
• Utilizați dimensiunile și fundalurile adecvate ale fontului. Asigurați coerența brandingului.
• Începeți să vă promovați webinarul folosind canale familiare, cum ar fi site-ul dvs. web, lista de e-mail, profilurile de rețele sociale, anunțurile plătite etc.

Cu 1 săptămână înainte de webinar

• Trimiteți o invitație de memento și redirecționați -i pe cei care nu s-au înregistrat. Creați un sentiment de urgență și exclusivitate.
• Reuniți-vă cu prezentatorii și vorbitorii dvs. pentru a vă revizui lista de înregistrare și a conduce o sesiune de practică.

Cu zile înainte de webinar

• Trimiteți mementoul „ultima șansă de a vă înregistra” pe rețelele sociale și prin e-mail.
• Examinați configurarea seminarului dvs. web — fundal, echipament, conexiune la internet etc.

Ziua webinarului

• Trimite e-mailul final de memento persoanelor înregistrate.
• Sosiți devreme și asigurați-vă că sunteți gata de plecare cu cel puțin 30 de minute înainte.
• Efectuați o verificare rapidă a echipamentelor și a agendei.
• Răspundeți la toate întrebările publicului la sfârșitul webinarului pentru a spori încrederea în marca dvs. și pentru a împărtăși următorii pași pe care ați dori să-i facă.
• Înregistrați-vă webinarul pentru a-l promova ulterior ca conținut la cerere.

După Webinar

• Trimiteți un e-mail de mulțumire tuturor celor care s-au înscris la seminariul dvs. web, cu o copie a înregistrării, a diapozitivelor și a oricărui alt material relevant.
• Promovează-ți conținutul webinarului celor care nu au putut participa.
• Încărcați înregistrarea pe site-ul dvs. web și pe platformele sociale precum YouTube sau LinkedIn.
• Examinați datele pentru a vedea cum a funcționat evenimentul în raport cu valorile pe care le-ați stabilit.

Este timpul să vă creați planul de joc pentru webinar

Programarea unui webinar eficient este o muncă grea, dar atunci când este făcută corect, poate obține rezultate impresionante. De la generarea de clienți potențiali de înaltă calitate până la creșterea gradului de conștientizare și autoritate a mărcii dvs., seminariile web sunt o modalitate captivantă de a prezenta conținut bine definit unui public determinat. Pune în practică strategiile de mai sus și ține cont de punctele de control pentru a planifica un webinar puternic, care să-ți lase publicul mulțumit și dornic de următorul eveniment.