Jadwal Webinar: Cara Efektif Merencanakan dan Menjadwalkan Webinar

Webinar adalah seminar online interaktif yang dimaksudkan untuk mendidik audiens Anda tentang subjek yang relevan dengan industri. Mereka juga digunakan untuk mendemonstrasikan produk atau penelitian baru, mengadakan presentasi di seluruh perusahaan, mengadakan lokakarya pelatihan untuk pengguna/karyawan, dan sebagainya. Sebagai alat pemasaran, webinar semakin populer — 53% pemasar mengatakan mereka berencana untuk memasukkan webinar dalam strategi video 2021 mereka, naik 11% dari tahun 2020. Dan 91% pemasar webinar mengatakan mereka telah sukses — menjadikan webinar satu saluran pemasaran video yang paling efektif. Jadi tanpa penundaan, mari kita pahami lebih lanjut mengapa Anda perlu merencanakan webinar Anda, bagaimana Anda dapat melakukannya secara efektif, dan beberapa pos pemeriksaan penting untuk memastikan webinar Anda mencapai hasil yang diinginkan.

Unduh Template Penjadwalan Webinar Anda

Sebelum melanjutkan, pastikan Anda mengunduh template gratis untuk membantu merencanakan dan menjadwalkan webinar Anda dan mempersiapkan diri untuk sukses.

Manfaat Merencanakan Webinar Anda Secara Efektif

Sederhananya, webinar membuat interaksi dengan prospek, karyawan, mitra, dan pelanggan menjadi lebih efisien, menarik, dan lebih mudah. Berikut adalah empat dari banyak manfaat perencanaan dan hosting webinar.

1. Jangkau lebih banyak prospek dan hasilkan prospek

76% pemasar mengatakan bahwa webinar membantu mereka menjangkau lebih banyak prospek, 75% mengatakan itu memperluas jangkauan merek, dan 49% mengatakan bahwa itu membantu mereka menjangkau akun yang ditargetkan. Selain itu, penelitian terbaru menunjukkan bahwa 20 hingga 40% peserta webinar berubah menjadi prospek yang memenuhi syarat, sementara 73% pemasar B2B mengatakan webinar adalah cara terbaik untuk menghasilkan prospek berkualitas. Sumber: ClickFunnels Jika seorang calon pelanggan menginvestasikan waktu untuk menghadiri dan mengikuti webinar Anda, kemungkinan besar mereka akan berubah menjadi prospek berkualifikasi tinggi yang siap untuk dijual.

2. Bangun Kesadaran Merek Anda Sejalan Dengan Strategi Pemasaran

Anda dapat mempromosikan webinar yang terencana dengan baik sebagai acara bermerek yang menarik di semua saluran media sosial untuk meningkatkan kesadaran merek. Dan setelah webinar selesai, Anda dapat menggunakannya sebagai konten TOFU dan juga mengubahnya menjadi format lain. Misalnya, rekaman webinar B2B 40 menit dapat dibagi menjadi klip video pendek untuk pemasaran LinkedIn merek Anda, atau diubah menjadi posting blog tertulis yang membantu SEO situs Anda.

3. Hadir untuk Audiens yang Tepat pada Waktu yang Tepat

Sama seperti jenis penerbitan konten lainnya, Anda dapat mensurvei preferensi audiens Anda untuk menerbitkan webinar Anda pada waktu terbaik ( biasanya sekitar pertengahan minggu ) untuk partisipasi dan keterlibatan maksimum. Anda juga dapat merekam webinar Anda terlebih dahulu dan menggunakan fitur simulator (tersedia di sebagian besar perangkat lunak webinar) untuk menayangkan konten pada hari webinar tanpa benar-benar hadir.

4. Merampingkan Proses Pemasaran Anda

Sangat mudah untuk mengintegrasikan perangkat lunak webinar dengan alat CRM untuk mengelola dan mengoptimalkan pemasaran, perolehan prospek, dan pembuatan acara Anda di satu tempat. Misalnya, GoToWebinar dengan mudah disinkronkan dengan HubSpot CRM. Demikian juga, banyak alat webinar terintegrasi dengan Salesforce. Anda juga dapat mengukur keberhasilan webinar dalam hal pendaftaran, tingkat konversi halaman arahan webinar, sumber pendaftaran, tingkat konversi peserta, ROI acara, dll. Dengan mengukur kinerja webinar Anda dan melacak metrik khusus webinar, Anda dapat mengikat webinar Anda secara lebih efektif ke dalam strategi dan sasaran pemasaran konten Anda secara keseluruhan. Sumber

Strategi Cerdas untuk Meningkatkan Penjadwalan Webinar Anda

Dengan manfaat penjadwalan webinar yang jelas, pastikan untuk mengikuti tujuh praktik terbaik di bawah ini untuk menjadwalkan webinar yang sesuai dengan audiens target Anda.

1. Rekrut Pembicara dan Tim Pendukung

Hosting webinar biasanya melibatkan tiga pemangku kepentingan utama - penyelenggara, presenter, dan asisten.

• Penyelenggara: Penanggung jawab menentukan topik webinar, merekrut pembicara, memasarkan acara, menyiapkan halaman pendaftaran, dan berinteraksi dengan peserta sebelum dan sesudah webinar. Pada dasarnya, penyelenggara bertanggung jawab untuk membuat semua pengaturan dan memastikan kelancaran acara yang mendorong hasil.
• Presenter: Orang yang bertanggung jawab untuk membuat dan menyampaikan konten webinar. Mereka juga dapat mewawancarai pakar materi pelajaran dan mendorong partisipasi audiens.
• Asisten: Orang pendukung tambahan yang membantu menjawab pertanyaan teknis dan logistik (seperti "Saya tidak dapat mendengar audio"), biasanya dalam acara yang lebih besar dengan audiens yang lebih besar.

Anda mungkin tidak memerlukan tim pendukung kecuali acaranya besar, tetapi ada baiknya untuk memisahkan peran penyelenggara dan penyaji. Saat merekrut pembicara untuk wawancara webinar atau diskusi panel, Anda dapat berkonsultasi dengan profesional seperti mentor pemasaran dan mengundang mereka sebagai pembicara tamu. Sumber: Envoke

2. Rencanakan Format dan Visualnya Terlebih Dahulu

Selain webinar penyaji tunggal standar, berikut adalah beberapa format webinar populer yang dapat Anda gunakan:

• Diskusi Panel: Format ini membuat audiens Anda terpikat dengan beberapa pakar yang menyuarakan pendapat mereka tentang topik yang diminati. Jika panelis memiliki keterampilan dan pengalaman yang berbeda, mereka dapat menawarkan diskusi yang hidup dengan wawasan dan perspektif yang bervariasi.
• Wawancara: Format Tanya Jawab sederhana ini memberikan pendekatan yang lebih pribadi, yang membuat audiens merasa seperti mendapatkan informasi orang dalam yang belum dipotong dari ahli yang berpengaruh secara langsung.
• Interaktif: Format ini memungkinkan audiens untuk berpartisipasi secara langsung melalui latihan yang dipimpin oleh presenter dan percakapan yang difasilitasi. Ketika dilakukan dengan baik, peserta menerima pemahaman yang lebih dalam tentang topik karena mereka sepenuhnya terlibat dalam dialog dan latihan.

Selanjutnya, rencanakan visual untuk webinar Anda. Karena webinar menggunakan visual, audio, dan video untuk menyampaikan pesan, Anda harus memastikan semuanya menarik. Slide biasa dengan lembaran teks tidak akan mendorong keterlibatan. Gunakan GIF pintar, gambar berkualitas tinggi, atau video pendek di slide Anda untuk menjelaskan poin dengan lebih baik dan menarik perhatian audiens Anda. Untuk menyajikan statistik, gunakan visualisasi data seperti diagram lingkaran dan grafik batang daripada sekadar daftar teks berpoin.

3. Pilih Alat Webinar

Tidak ada kekurangan perangkat lunak webinar. Saat menimbang pilihan Anda, pertimbangkan pertanyaan berikut:

• Berapa banyak peserta yang dapat ditampung oleh alat ini?
• Berapa anggaran Anda per webinar?
• Fitur mana yang Anda butuhkan?
• Apakah alat ini menawarkan audio streaming web yang terintegrasi?
• Apakah Anda ingin menyimpan konten webinar untuk dilihat dan digunakan kembali nanti?

Dan jika Anda berencana untuk mengadakan lebih banyak webinar otomatis daripada webinar langsung, pastikan untuk memilih platform webinar otomatis yang memungkinkan kemampuan untuk merekam dan menjadwalkan webinar tanpa Anda harus berada di sana.

4. Buat Agenda untuk Webinar

Menyiapkan rencana yang jelas sebelumnya tentang apa yang akan Anda bahas di webinar Anda adalah langkah yang jelas namun penting. Blok waktu di kalender Anda sekitar tiga atau empat minggu sebelum webinar Anda untuk mengadakan pertemuan dengan penyaji dan/atau pembicara Anda untuk mengetahui hal-hal seperti:

• Pertanyaan audiens akan Anda jawab dan urutan pembicara akan hadir.
• Isi dan alur presentasi. Slide dan materi yang menyertainya harus sudah siap setidaknya beberapa hari sebelum sesi latihan sehingga Anda memiliki cukup waktu untuk merevisi dan menyelesaikan konten.
• Agenda dengan subtopik yang akan dibahas dan durasi setiap segmen.

Bagikan catatan rapat dengan semua orang yang terlibat dalam produksi dan pemasaran konten .

5. Cadangan Peralatan dan Ruang Anda

Apa pun peralatan yang Anda gunakan, Anda memerlukan ruang yang tenang untuk menyelenggarakan webinar Anda tanpa gangguan. Pesan ruang konferensi atau rapat di mana tidak ada kebisingan latar belakang dan koneksi internet kuat. Untuk menyelenggarakan webinar yang sukses, Anda memerlukan peralatan berikut:

• Perangkat yang terhubung ke internet seperti laptop, desktop, atau tablet.
• Masukan audio untuk penyelenggara, penyaji, dan pembicara. Headset sangat ideal, tetapi mikrofon internal perangkat Anda juga dapat menyelesaikan pekerjaan.
• Webcam jika Anda akan menyiarkan video bersama dengan presentasi.

6. Lakukan Sesi Latihan

Lima hingga tujuh hari sebelum acara, lakukan setidaknya satu kali uji coba dengan semua peserta untuk menghilangkan pertanyaan atau masalah teknis yang belum terselesaikan. Telusuri presentasi Anda slide-by-slide, sesuai agenda, seolah-olah Anda sedang melakukan acara yang sebenarnya. Rekap dengan cepat cara menggunakan alat webinar dan fitur yang tersedia untuk penyaji. Pastikan semua orang tahu kepada siapa mereka harus berpaling (dan bagaimana) jika mereka mengalami cegukan selama webinar. Lakukan pemeriksaan peralatan untuk memastikan semua sistem presenter, perangkat lunak webinar, headset, dan peralatan lainnya berfungsi seperti yang diharapkan. Tinjau presentasi dan visual untuk memastikan semuanya dalam urutan yang benar dan pembicara tahu di mana mereka melangkah. Lari kering berfungsi sebagai peluang besar untuk membangun antusiasme untuk acara mendatang dan meningkatkan kepercayaan diri bahwa acara tersebut akan sukses besar.

7. Atur Pendaftaran di Waktu yang Tepat

Sebelum Anda mempromosikan webinar Anda, Anda perlu membuat halaman arahan untuk mendaftarkan peserta. Beberapa alat webinar dan konferensi menyertakan fitur pendaftaran bawaan. Anda juga dapat menggunakan alat pendaftaran acara terpisah seperti Splash atau Bizzabo . Mayoritas pendaftaran terjadi pada minggu terakhir, jadi kirimkan undangan email pengingat seminggu dan sehari sebelum acara kepada mereka yang belum mendaftar dan buat rasa urgensi. Pro-tip: Sebaiknya Anda memanfaatkan layanan pemasaran email yang kuat saat bekerja untuk mempromosikan webinar Anda.

Pos Pemeriksaan Penting untuk Webinar Anda

Berikut adalah daftar periksa yang rapi dengan panduan yang jelas untuk merencanakan webinar yang sempurna dengan mudah.

6 Minggu Sebelum Webinar

• Tentukan tanggal dan waktu webinar Anda yang terbaik untuk audiens target Anda.
• Lakukan brainstorming topik dengan tim konten Anda. Periksa Google Analytics dan konten berkinerja terbaik yang ada untuk ide-ide yang kuat.
• Kirim undangan ke pembicara dan pakar.
• Tetapkan metrik webinar yang akan Anda gunakan untuk mengukur kinerja Anda (seperti tingkat kehadiran, tingkat konversi, prospek yang dihasilkan, dll.).
• Tetapkan anggaran dan putuskan pengaturan (peralatan, ruang, dll.).

5 Minggu Sebelum Webinar

• Buat aset pemasaran Anda seperti halaman pendaftaran dan urutan email, yang mencakup email undangan, konfirmasi, dan pengingat.
• Rancang konten halaman arahan, formulir, dan ajakan bertindak.
• Sertakan ringkasan singkat dengan 3-4 poin yang menjelaskan apa yang akan diperoleh peserta dari acara tersebut.
• Juga termasuk headshots dan bios singkat dari speaker.

4 Minggu Sebelum Webinar

• Bekerja dengan tim Anda untuk membuat draf pertama presentasi webinar Anda.
• Jauhkan konten lebih visual dengan mendukung poin-poin teks.
• Gunakan ukuran font dan latar belakang yang sesuai. Pastikan konsistensi merek.
• Mulai promosikan webinar Anda menggunakan saluran yang sudah dikenal seperti situs web Anda, daftar email, profil media sosial, iklan berbayar, dll.

1 Minggu Sebelum Webinar

• Kirim undangan pengingat dan targetkan ulang mereka yang belum mendaftar. Ciptakan rasa urgensi dan eksklusivitas.
• Berkumpul dengan presenter dan pembicara Anda untuk meninjau daftar pendaftaran Anda dan melakukan sesi latihan.

Beberapa Hari Sebelum Webinar

• Kirimkan pengingat "kesempatan terakhir untuk mendaftar" Anda di media sosial dan email.
• Tinjau pengaturan webinar Anda — latar belakang, peralatan, koneksi internet, dll.

Hari Webinar

• Kirim email pengingat terakhir ke orang yang terdaftar.
• Datanglah lebih awal dan pastikan Anda siap berangkat setidaknya 30 menit sebelumnya.
• Jalankan pemeriksaan peralatan dan agenda cepat.
• Jawab semua pertanyaan audiens di akhir webinar untuk meningkatkan kepercayaan pada merek Anda dan bagikan langkah selanjutnya yang Anda ingin mereka ambil.
• Rekam webinar Anda untuk mempromosikannya nanti sebagai konten sesuai permintaan.

Setelah Webinar

• Kirim email terima kasih kepada semua orang yang mendaftar webinar Anda dengan salinan rekaman, slide, dan materi relevan lainnya.
• Promosikan konten webinar Anda kepada mereka yang tidak dapat hadir.
• Unggah rekaman ke situs web dan platform sosial Anda seperti YouTube atau LinkedIn.
• Tinjau data untuk melihat performa acara terhadap metrik yang Anda tetapkan.

Saatnya Membuat Rencana Game Webinar Anda

Menjadwalkan webinar yang efektif adalah kerja keras, tetapi bila dilakukan dengan benar, itu dapat mendorong hasil yang mengesankan. Dari menghasilkan prospek berkualitas tinggi hingga meningkatkan kesadaran dan otoritas merek Anda, webinar adalah cara yang menarik untuk menyajikan konten yang terdefinisi dengan baik kepada audiens yang ditetapkan. Terapkan strategi di atas dan ingatlah pos pemeriksaan untuk merencanakan webinar yang kuat yang membuat audiens Anda puas dan bersemangat untuk acara berikutnya.