Webinar-Zeitplan: So planen und planen Sie Webinare effektiv

Ein Webinar ist ein interaktives Online-Seminar, das Ihr Publikum über ein branchenrelevantes Thema informieren soll. Sie werden auch verwendet, um neue Produkte oder Forschungsergebnisse zu demonstrieren, eine unternehmensweite Präsentation abzuhalten, einen Schulungsworkshop für Benutzer/Mitarbeiter zu veranstalten und so weiter. Als Marketinginstrument werden Webinare immer beliebter – 53 % der Vermarkter geben an, dass sie planen, Webinare in ihre Videostrategie für 2021 aufzunehmen, 11 % mehr als 2020. Und 91 % der Webinar-Vermarkter sagen, dass sie ein Erfolg waren – was Webinare zu einem macht der effektivsten Videomarketing-Kanäle. Lassen Sie uns also ohne Verzögerung weiter verstehen, warum Sie Ihre Webinare planen müssen, wie Sie dies effektiv tun können und einige wichtige Prüfpunkte, um sicherzustellen, dass Ihr Webinar die gewünschten Ergebnisse erzielt.

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Vorteile einer effektiven Planung Ihres Webinars

Einfach ausgedrückt: Webinare machen die Interaktion mit Interessenten, Mitarbeitern, Partnern und Kunden effizienter, ansprechender und einfacher. Hier sind nur vier der vielen Vorteile der Planung und Durchführung von Webinaren.

1. Erreichen Sie mehr Interessenten und generieren Sie Leads

76 % der Vermarkter geben an, dass Webinare ihnen helfen, mehr Leads zu erreichen, 75 % sagen, dass es die Markenreichweite erhöht, und 49 % sagen, dass es ihnen hilft, gezielte Konten zu erreichen. Darüber hinaus deuten aktuelle Studien darauf hin, dass 20 bis 40 % der Webinar- Teilnehmer zu qualifizierten Leads werden, während 73 % der B2B-Vermarkter sagen, dass ein Webinar der beste Weg ist, qualitativ hochwertige Leads zu generieren. Quelle: ClickFunnels Wenn ein potenzieller Kunde die Zeit investiert, an Ihrem Webinar teilzunehmen und es durchzusitzen, wird er wahrscheinlich zu einem hochqualifizierten Lead, der bereit ist, an ihn verkauft zu werden.

2. Bauen Sie Ihre Markenbekanntheit im Einklang mit der Marketingstrategie auf

Sie können ein gut geplantes Webinar als aufregendes Markenevent über alle Social-Media-Kanäle hinweg bewerben, um die Markenbekanntheit zu steigern. Und nachdem das Webinar vorbei ist, können Sie es als TOFU-Inhalt verwenden und es auch in anderen Formaten wiederverwenden. Beispielsweise kann eine 40-minütige Aufzeichnung eines B2B-Webinars in kurze Videoclips für das LinkedIn-Marketing Ihrer Marke aufgeteilt oder in einen schriftlichen Blog-Beitrag umfunktioniert werden, der bei der SEO Ihrer Website hilft.

3. Präsentieren Sie dem richtigen Publikum zur richtigen Zeit

Wie bei jeder anderen Art der Veröffentlichung von Inhalten können Sie Ihre Zielgruppenpräferenzen untersuchen, um Ihr Webinar zu den besten Zeiten ( normalerweise etwa zur Wochenmitte ) für maximale Teilnahme und Engagement zu veröffentlichen. Sie können Ihr Webinar auch vorab aufzeichnen und die Simulatorfunktion (in den meisten Webinar-Programmen verfügbar) verwenden, um die Inhalte am Webinar-Tag live zu übertragen, ohne tatsächlich anwesend zu sein.

4. Optimieren Sie Ihre Marketingprozesse

Es ist einfach, Webinar-Software mit CRM-Tools zu integrieren, um Ihr Marketing, die Lead-Generierung und die Veranstaltungserstellung an einem Ort zu verwalten und zu optimieren. Beispielsweise lässt sich GoToWebinar problemlos mit HubSpot CRM synchronisieren. Ebenso lassen sich viele Webinar-Tools in Salesforce integrieren . Sie können den Erfolg eines Webinars auch in Bezug auf Registrierungen, die Konversionsrate der Webinar-Zielseite, die Quelle der Anmeldungen, die Konversionsrate der Teilnehmer, den ROI der Veranstaltung usw. messen, indem Sie die Leistung Ihres Webinars messen und verfolgen Webinar-spezifische Metriken können Sie Ihre Webinare effektiver in Ihre allgemeine Content-Marketing-Strategie und -Ziele einbinden. Quelle

Intelligente Strategien zur Verbesserung Ihrer Webinarplanung

Da die Vorteile der Webinar-Planung klar sind, befolgen Sie unbedingt die sieben Best Practices unten, um ein Webinar zu planen, das bei Ihrer Zielgruppe ankommt.

1. Rekrutieren Sie Sprecher und ein Support-Team

An der Ausrichtung eines Webinars sind in der Regel drei Hauptakteure beteiligt – der Organisator, der/die Moderator(en) und die Assistenten.

• Organisator: Die Person, die für die Entscheidung über das Webinar-Thema, die Rekrutierung eines Redners, die Vermarktung der Veranstaltung, die Einrichtung der Registrierungsseite und die Interaktion mit den Teilnehmern vor und nach dem Webinar zuständig ist. Im Wesentlichen ist der Veranstalter dafür verantwortlich, alle Vorkehrungen zu treffen und eine reibungslose Veranstaltung sicherzustellen, die zu Ergebnissen führt.
• Moderator(en): Die Person(en), die für die Erstellung und Bereitstellung der Webinar-Inhalte verantwortlich sind. Sie können auch Fachexperten interviewen und die Beteiligung des Publikums fördern.
• Assistenten: Zusätzliche Support-Mitarbeiter, die bei der Beantwortung technischer und logistischer Fragen helfen (z. B. „Ich kann den Ton nicht hören“), typischerweise bei größeren Veranstaltungen mit einem größeren Publikum.

Möglicherweise benötigen Sie kein Support-Team, es sei denn, die Veranstaltung ist groß, aber es ist eine gute Idee, die Rollen des Organisators und des Moderators zu trennen. Wenn Sie Redner für ein Webinar-Interview oder eine Podiumsdiskussion rekrutieren, können Sie sich mit Fachleuten wie Marketing-Mentoren beraten und sie als Gastredner einladen. Quelle: Envoke

2. Planen Sie das Format und die visuellen Elemente im Voraus

Neben dem Standard-Webinar mit einem Moderator finden Sie hier einige beliebte Webinar-Formate, die Sie verwenden können:

• Podiumsdiskussion: Dieses Format hält Ihr Publikum mit mehreren Experten in Atem, die ihre Meinung zu einem interessanten Thema äußern. Wenn die Diskussionsteilnehmer unterschiedliche Fähigkeiten und Erfahrungen haben, können sie eine lebhafte Diskussion mit unterschiedlichen Einsichten und Perspektiven bieten.
• Interview: Dieses einfache Frage-und-Antwort-Format bietet einen persönlicheren Ansatz, der dem Publikum das Gefühl gibt, ungekürzte Insiderinformationen von einem einflussreichen Experten aus erster Hand zu erhalten.
• Interaktiv: Dieses Format ermöglicht es dem Publikum, sich direkt über moderierte Übungen und moderierte Gespräche zu beteiligen. Bei guter Ausführung erhalten die Teilnehmer ein tieferes Verständnis des Themas, da sie sich voll und ganz auf den Dialog und die Übungen einlassen.

Planen Sie als Nächstes die visuellen Elemente für Ihr Webinar. Da Webinare Bilder, Audio und Video verwenden, um die Botschaft zu vermitteln, müssen Sie sicherstellen, dass alles ansprechend ist. Einfache Folien mit Textblöcken werden das Engagement nicht fördern. Verwenden Sie clevere GIFs, hochwertige Bilder oder kurze Videos in Ihren Folien, um die Punkte besser zu erklären und die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu fesseln. Verwenden Sie zur Darstellung von Statistiken Datenvisualisierungen wie Tortendiagramme und Balkendiagramme anstelle einer bloßen Textliste mit Aufzählungszeichen.

3. Wählen Sie ein Webinar-Tool aus

Es gibt keinen Mangel an Webinar-Software. Berücksichtigen Sie beim Abwägen Ihrer Optionen die folgenden Fragen:

• Für wie viele Teilnehmer ist das Tool geeignet?
• Wie hoch ist Ihr Budget pro Webinar?
• Welche Funktionen benötigen Sie?
• Bietet das Tool integriertes Web-Streaming-Audio?
• Möchten Sie die Webinar-Inhalte speichern, um sie später anzuzeigen und wiederzuverwenden?

Und wenn Sie im Gegensatz zu Live-Webinaren eher automatisierte Webinare durchführen möchten, wählen Sie eine automatisierte Webinar-Plattform , die die Möglichkeit bietet, Webinare im Voraus aufzuzeichnen und zu planen, ohne dass Sie dort sein müssen.

4. Erstellen Sie eine Agenda für das Webinar

Das Aufstellen eines klaren Plans im Voraus darüber, was Sie in Ihrem Webinar behandeln werden, ist ein offensichtlicher, aber entscheidender Schritt. Blockieren Sie etwa drei oder vier Wochen vor Ihrem Webinar Zeit in Ihrem Kalender , um sich mit Ihren Moderatoren und/oder Referenten zu treffen, um Dinge zu klären wie:

• Die Fragen des Publikums, die Sie beantworten, und die Reihenfolge, in der die Redner präsentieren.
• Inhalt und Ablauf der Präsentation. Die Folien und das Begleitmaterial sollten mindestens ein paar Tage vor der Übungsstunde fertig sein, damit Sie genügend Zeit haben, den Inhalt zu überarbeiten und zu finalisieren.
• Eine Agenda mit den zu behandelnden Unterthemen und der Dauer jedes Segments.

Teilen Sie die Besprechungsnotizen mit allen, die an der Produktion und Vermarktung von Inhalten beteiligt sind .

5. Reservieren Sie Ihre Ausrüstung und Ihren Platz

Unabhängig von der verwendeten Ausrüstung benötigen Sie einen ruhigen Ort, um Ihr Webinar ohne Störungen zu veranstalten. Buchen Sie einen Konferenz- oder Besprechungsraum, in dem es keine Hintergrundgeräusche gibt und die Internetverbindung stark ist. Um ein erfolgreiches Webinar zu veranstalten, benötigen Sie die folgende Ausrüstung:

• Ein mit dem Internet verbundenes Gerät wie ein Laptop, Desktop oder Tablet.
• Audioeingang für Organisator, Moderator(en) und Sprecher(n). Ein Headset ist ideal, aber das eingebaute Mikrofon Ihres Geräts kann auch die Arbeit erledigen.
• Eine Webcam, wenn Sie zusammen mit der Präsentation ein Video übertragen würden.

6. Führen Sie eine Übungssitzung durch

Führen Sie fünf bis sieben Tage vor der Veranstaltung mindestens einen Probelauf mit allen Teilnehmern durch, um offene Fragen oder technische Probleme zu beseitigen. Gehen Sie Ihre Präsentation gemäß der Tagesordnung Folie für Folie durch, als ob Sie die eigentliche Veranstaltung leiten würden. Fassen Sie kurz zusammen, wie Sie das Webinar-Tool verwenden und welche Funktionen den Referenten zur Verfügung stehen. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, an wen er sich wenden soll (und wie), wenn er während des Webinars auf Schluckauf stößt. Führen Sie eine Geräteprüfung durch, um sicherzustellen, dass alle Systeme Ihrer Moderatoren, Webinar-Software, Headsets und andere Geräte wie erwartet funktionieren. Überprüfen Sie die Präsentation und die visuellen Elemente, um sicherzustellen, dass alles in der richtigen Reihenfolge ist und die Referenten wissen, wo sie eingreifen müssen. Ein Probelauf ist eine großartige Gelegenheit, Begeisterung für die bevorstehende Veranstaltung zu wecken und das Vertrauen zu stärken, dass die Veranstaltung ein voller Erfolg wird.

7. Richten Sie die Registrierung zum richtigen Zeitpunkt ein

Bevor Sie für Ihr Webinar werben, müssen Sie eine Zielseite erstellen , um Teilnehmer zu registrieren. Einige Webinar- und Konferenztools enthalten eine integrierte Registrierungsfunktion. Sie können auch ein separates Veranstaltungsregistrierungstool wie Splash oder Bizzabo verwenden . Die meisten Anmeldungen finden in der letzten Woche statt. Senden Sie also eine Woche und einen Tag vor der Veranstaltung eine Erinnerungs-E-Mail-Einladung an diejenigen, die sich nicht angemeldet haben, und schaffen Sie ein Gefühl der Dringlichkeit. Profi-Tipp: Es ist eine gute Idee, einen starken E-Mail-Marketing-Service zu nutzen, während Sie an der Bewerbung Ihrer Webinare arbeiten.

Wesentliche Prüfpunkte für Ihr Webinar

Hier ist eine übersichtliche Checkliste mit klaren Richtlinien, um mit Leichtigkeit ein fehlerfreies Webinar zu planen.

6 Wochen vor dem Webinar

• Entscheiden Sie sich für das Datum und die Uhrzeit Ihres Webinars, die für Ihre Zielgruppe am besten geeignet sind.
• Brainstormen Sie das Thema mit Ihrem Content-Team. Überprüfen Sie Google Analytics und vorhandene Inhalte mit der besten Leistung auf leistungsstarke Ideen.
• Senden Sie Einladungen an Referenten und Experten.
• Legen Sie Webinar-Metriken fest, die Sie verwenden, um Ihre Leistung zu messen (z. B. Teilnahmerate, Konversionsrate, generierte Leads usw.).
• Legen Sie ein Budget fest und entscheiden Sie über das Setup (Equipment, Platz etc.).

5 Wochen vor dem Webinar

• Erstellen Sie Ihre Marketing-Assets wie Ihre Registrierungsseite und die E-Mail-Sequenz, die eine Einladung, Bestätigung und Erinnerungs-E-Mails enthält.
• Entwerfen Sie den Inhalt, das Formular und die Handlungsaufforderung der Zielseite.
• Fügen Sie eine kurze Zusammenfassung mit 3-4 Stichpunkten bei, die erklärt, was die Teilnehmer von der Veranstaltung profitieren.
• Fügen Sie auch Headshots und kurze Bios der Sprecher hinzu.

4 Wochen vor dem Webinar

• Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um den ersten Entwurf Ihrer Webinar-Präsentation zu erstellen.
• Halten Sie den Inhalt visueller mit unterstützenden Textpunkten.
• Verwenden Sie geeignete Schriftgrößen und Hintergründe. Stellen Sie Markenkonsistenz sicher.
• Beginnen Sie mit der Bewerbung Ihres Webinars über vertraute Kanäle wie Ihre Website, E-Mail-Liste, Social-Media-Profile, bezahlte Anzeigen usw.

1 Woche vor dem Webinar

• Senden Sie eine Erinnerungseinladung und zielen Sie erneut auf diejenigen ab, die sich nicht registriert haben. Schaffen Sie ein Gefühl von Dringlichkeit und Exklusivität.
• Treffen Sie sich mit Ihren Moderatoren und Rednern, um Ihre Registrierungsliste zu überprüfen und eine Übungssitzung durchzuführen.

Tage vor dem Webinar

• Versenden Sie Ihre Erinnerung „Letzte Chance zur Registrierung“ in den sozialen Medien und per E-Mail.
• Überprüfen Sie die Einrichtung Ihres Webinars – Hintergrund, Ausrüstung, Internetverbindung usw.

Tag des Webinars

• Senden Sie die letzte Erinnerungs-E-Mail an registrierte Personen.
• Kommen Sie früh an und stellen Sie sicher, dass Sie mindestens 30 Minuten im Voraus startklar sind.
• Führen Sie einen schnellen Ausrüstungs- und Agenda-Check durch.
• Beantworten Sie am Ende des Webinars alle Fragen der Zuhörer, um das Vertrauen in Ihre Marke zu stärken, und teilen Sie ihnen die nächsten Schritte mit, die sie unternehmen sollen.
• Zeichnen Sie Ihr Webinar auf, um es später als On-Demand-Inhalt zu bewerben.

Nach dem Webinar

• Senden Sie allen, die sich für Ihr Webinar angemeldet haben, eine Dankes-E-Mail mit einer Kopie der Aufzeichnung, Folien und anderem relevanten Material.
• Bewerben Sie Ihre Webinar-Inhalte bei denen, die nicht teilnehmen konnten.
• Laden Sie die Aufzeichnung auf Ihre Website und soziale Plattformen wie YouTube oder LinkedIn hoch.
• Überprüfen Sie die Daten, um zu sehen, wie sich das Ereignis im Vergleich zu den von Ihnen festgelegten Metriken entwickelt hat.

Zeit, Ihren Webinar-Spielplan zu erstellen

Die Planung eines effektiven Webinars ist harte Arbeit, aber wenn es richtig gemacht wird, kann es zu beeindruckenden Ergebnissen führen. Von der Generierung hochwertiger Leads bis hin zur Steigerung Ihrer Markenbekanntheit und Autorität sind Webinare eine ansprechende Möglichkeit, einem festgelegten Publikum klar definierte Inhalte zu präsentieren. Setzen Sie die oben genannten Strategien in die Praxis um und behalten Sie die Checkpoints im Hinterkopf, um ein leistungsstarkes Webinar zu planen, das Ihr Publikum zufrieden und gespannt auf die nächste Veranstaltung zurücklässt.