Harmonogram seminariów internetowych: jak skutecznie planować i planować seminaria internetowe

Webinar to interaktywne seminarium online, które ma na celu edukowanie odbiorców na temat branżowy. Są one również wykorzystywane do prezentacji nowych produktów lub badań, prezentacji w całej firmie, prowadzenia warsztatów szkoleniowych dla użytkowników/pracowników i tak dalej. Webinary jako narzędzie marketingowe zyskują na popularności — 53% marketerów twierdzi, że planuje włączyć je do swojej strategii wideo na 2021 r., co stanowi wzrost o 11% w porównaniu z 2020 r. A 91% marketerów internetowych twierdzi, że odnieśli sukces — czyniąc je jednym najskuteczniejszych kanałów marketingu wideo. Dlatego bez zwłoki zrozummy, dlaczego musisz planować webinary, jak możesz to zrobić skutecznie, a także kilka podstawowych punktów kontrolnych, aby upewnić się, że Twój webinar przyniesie pożądane rezultaty.

Pobierz szablony planowania webinarów

Zanim przejdziesz dalej, pobierz bezpłatne szablony, które pomogą zaplanować i zaplanować webinaria oraz przygotować się na sukces.

Korzyści z efektywnego planowania webinaru

Mówiąc najprościej, webinaria sprawiają, że interakcja z potencjalnymi klientami, pracownikami, partnerami i klientami jest bardziej wydajna, angażująca i łatwiejsza. Oto tylko cztery z wielu korzyści płynących z planowania i prowadzenia webinariów.

1. Dotrzyj do większej liczby potencjalnych klientów i generuj leady

76% marketerów twierdzi, że webinary pomagają im dotrzeć do większej liczby potencjalnych klientów, 75% twierdzi, że zwiększa zasięg marki, a 49% twierdzi, że pomaga im dotrzeć do docelowych kont. Co więcej, ostatnie badania sugerują, że od 20 do 40% uczestników webinarów staje się kwalifikowanymi leadami, podczas gdy 73% marketerów B2B twierdzi, że webinar to najlepszy sposób na generowanie wysokiej jakości leadów. Źródło: ClickFunnels Jeśli potencjalny klient zainwestuje czas, aby wziąć udział i wziąć udział w webinarze, prawdopodobnie stanie się wysoce wykwalifikowanym leadem, któremu można się sprzedać.

2. Buduj świadomość marki zgodnie ze strategią marketingową

Możesz promować dobrze zaplanowane webinarium jako ekscytujące wydarzenie markowe we wszystkich kanałach mediów społecznościowych, aby zwiększyć świadomość marki. A po zakończeniu webinaru możesz użyć go jako treści TOFU, a także zmienić jego przeznaczenie na inne formaty. Na przykład 40-minutowe nagranie z webinaru B2B może zostać podzielone na krótkie klipy wideo dla marketingu Twojej marki na LinkedIn lub wykorzystane w pisemnym poście na blogu, który pomoże w pozycjonowaniu witryny.

3. Prezentuj właściwej publiczności we właściwym czasie

Tak jak w przypadku każdego innego rodzaju publikowania treści , możesz zbadać preferencje odbiorców, aby opublikować swój webinar w najlepszym czasie ( zazwyczaj około połowy tygodnia ), aby uzyskać maksymalny udział i zaangażowanie. Możesz również wstępnie nagrać swój webinar i skorzystać z funkcji symulatora (dostępnej w większości oprogramowania do webinarów), aby treść była dostępna w dniu webinaru bez faktycznej obecności.

4. Usprawnij swoje procesy marketingowe

Łatwo jest zintegrować oprogramowanie do webinarów z narzędziami CRM, aby zarządzać i optymalizować marketing, generowanie leadów i tworzenie wydarzeń w jednym miejscu. Na przykład GoToWebinar łatwo synchronizuje się z HubSpot CRM. Podobnie wiele narzędzi do webinarów integruje się z Salesforce. Możesz także mierzyć sukces webinaru pod względem rejestracji, współczynnika konwersji strony docelowej webinaru, źródła rejestracji, współczynnika konwersji uczestników, ROI wydarzenia itp. Mierząc skuteczność webinaru i śledząc dane specyficzne dla webinarów, możesz skuteczniej powiązać swoje webinary z ogólną strategią i celami content marketingu. Źródło

Inteligentne strategie usprawniające planowanie webinarów

Dzięki przejrzystym korzyściom płynącym z planowania webinarów, postępuj zgodnie z siedmioma najlepszymi praktykami poniżej, aby zaplanować webinar, który będzie odpowiadał Twoim docelowym odbiorcom.

1. Rekrutuj prelegentów i zespół wsparcia

Prowadzenie webinaru zazwyczaj angażuje trzech głównych interesariuszy — organizatora, prezentera(ów) i asystentów.

• Organizator: Osoba odpowiedzialna za podejmowanie decyzji dotyczących tematu webinaru, rekrutację prelegenta, marketing wydarzenia, skonfigurowanie strony rejestracji oraz interakcję z uczestnikami przed i po webinarze. Zasadniczo organizator jest odpowiedzialny za dokonanie wszystkich ustaleń i zapewnienie płynnego wydarzenia, które ma wpływ na wyniki.
• Prezenter(e): Osoba(y) odpowiedzialna(e) za tworzenie i dostarczanie treści webinaru. Mogą również przeprowadzać wywiady z ekspertami w danej dziedzinie i zachęcać do udziału publiczności.
• Asystenci: Dodatkowe wsparcie osób, które pomagają w odpowiadaniu na pytania techniczne i logistyczne (takie jak „Nie słyszę dźwięku”), zwykle na większych imprezach z większą publicznością.

Zespół wsparcia może nie być potrzebny, chyba że wydarzenie jest duże, ale dobrym pomysłem jest oddzielenie ról organizatora i prezentera. Rekrutując prelegentów na webinar lub dyskusję panelową, możesz skonsultować się z profesjonalistami, takimi jak mentorzy marketingu , i zaprosić ich jako gościnnych prelegentów. Źródło: Envoke

2. Zaplanuj format i wizualizacje z wyprzedzeniem

Oprócz standardowego webinaru z jednym prezenterem, oto kilka popularnych formatów webinarów, z których możesz skorzystać:

• Dyskusja panelowa: Ten format utrzymuje odbiorców w kontakcie z kilkoma ekspertami wyrażającymi swoje opinie na interesujący temat. Jeśli paneliści mają różne umiejętności i doświadczenia, mogą zaoferować ożywioną dyskusję z różnymi spostrzeżeniami i perspektywami.
• Wywiad: ten prosty format pytań i odpowiedzi zapewnia bardziej osobiste podejście, co sprawia, że ​​widzowie mają wrażenie, że otrzymują z pierwszej ręki nieoszlifowane informacje poufne od wpływowego eksperta.
• Interaktywny: ten format umożliwia widzom bezpośredni udział w ćwiczeniach prowadzonych przez prezentera i ułatwionych rozmowach. Po prawidłowym wykonaniu uczestnicy uzyskują głębsze zrozumienie tematu, ponieważ są w pełni zaangażowani w dialog i ćwiczenia.

Następnie zaplanuj wizualizacje do swojego webinaru. Ponieważ webinaria wykorzystują materiały wizualne, audio i wideo, aby przekazać wiadomość, musisz upewnić się, że wszystko jest angażujące. Zwykłe slajdy z fragmentami tekstu nie zwiększą zaangażowania. Użyj sprytnych GIF-ów, wysokiej jakości obrazów lub krótkich filmów na slajdach, aby lepiej wyjaśnić kwestie i przyciągnąć uwagę odbiorców. Aby przedstawić statystyki, użyj wizualizacji danych, takich jak wykresy kołowe i wykresy słupkowe, a nie tylko wypunktowaną listę tekstu.

3. Wybierz narzędzie do webinarów

Nie brakuje oprogramowania do webinarów. Rozważając opcje, zastanów się nad następującymi pytaniami:

• Ilu uczestników może pomieścić narzędzie?
• Jaki jest Twój budżet na webinarium?
• Jakich funkcji potrzebujesz?
• Czy narzędzie oferuje zintegrowany dźwięk przesyłany strumieniowo w sieci?
• Czy chcesz zapisać treść webinaru do późniejszego przeglądania i ponownego wykorzystania?

A jeśli planujesz prowadzić więcej zautomatyzowanych webinariów w przeciwieństwie do webinarów na żywo, wybierz zautomatyzowaną platformę webinarową, która umożliwia wstępne nagrywanie i planowanie webinariów bez Twojej obecności.

4. Stwórz agendę webinaru

Ustalenie z góry jasnego planu na temat tego, co omówisz podczas webinaru, jest oczywistym, ale kluczowym krokiem. Zablokuj czas w swoim kalendarzu na około trzy lub cztery tygodnie przed webinarem, aby spotkać się z prezenterami i/lub prelegentami, aby dowiedzieć się, jak:

• Pytania publiczności, na które odpowiesz, oraz kolejność, w jakiej zaprezentują się prelegenci.
• Treść i przebieg prezentacji. Slajdy i materiały towarzyszące powinny być gotowe na co najmniej kilka dni przed sesją ćwiczeniową, abyś miał wystarczająco dużo czasu na powtórzenie i sfinalizowanie treści.
• Agenda z podtematami do omówienia i czasem trwania każdego segmentu.

Udostępnij notatki ze spotkania wszystkim zaangażowanym w produkcję treści i marketing.

5. Zarezerwuj swój sprzęt i przestrzeń

Bez względu na sprzęt, którego używasz, potrzebujesz cichej przestrzeni do prowadzenia webinaru bez zakłóceń. Zarezerwuj salę konferencyjną lub konferencyjną, w której nie ma hałasu w tle, a połączenie internetowe jest silne. Aby zorganizować udany webinar, potrzebujesz następującego sprzętu:

• Urządzenie połączone z internetem, takie jak laptop, komputer stacjonarny lub tablet.
• Wejście audio dla organizatora, prezentera(ów) i mówcy(ów). Zestaw słuchawkowy jest idealny, ale wbudowany mikrofon urządzenia również może wykonać zadanie.
• Kamera internetowa, jeśli chcesz transmitować wideo wraz z prezentacją.

6. Przeprowadź sesję treningową

Pięć do siedmiu dni przed wydarzeniem przeprowadź co najmniej jeden suchy bieg ze wszystkimi uczestnikami, aby wyeliminować wszelkie nierozwiązane pytania lub problemy techniczne. Przejrzyj prezentację slajd po slajdzie, zgodnie z planem, tak jakbyś przeprowadzał rzeczywiste wydarzenie. Krótko opisz, jak korzystać z narzędzia do webinarów i funkcji dostępnych dla prowadzących. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, do kogo (i jak) powinni się zwrócić, jeśli podczas webinaru napotkają czkawkę. Sprawdź sprzęt, aby upewnić się, że wszystkie systemy prezenterów, oprogramowanie do webinarów, zestawy słuchawkowe i inny sprzęt działają zgodnie z oczekiwaniami. Przejrzyj prezentację i wizualizacje, aby upewnić się, że wszystko jest w odpowiedniej kolejności, a prelegenci wiedzą, gdzie wkraczają. Próba na sucho jest doskonałą okazją do wzbudzenia entuzjazmu dla nadchodzącego wydarzenia i zwiększenia pewności, że wydarzenie odniesie spektakularny sukces.

7. Skonfiguruj rejestrację we właściwym czasie

Zanim zaczniesz promować swój webinar, musisz zbudować stronę docelową, aby rejestrować uczestników. Niektóre narzędzia do webinarów i konferencji zawierają wbudowaną funkcję rejestracji. Możesz także użyć oddzielnego narzędzia do rejestracji wydarzeń, takiego jak Splash lub Bizzabo . Większość rejestracji ma miejsce w ostatnim tygodniu, więc wyślij e-mail z przypomnieniem na tydzień i dzień przed wydarzeniem do tych, którzy się nie zarejestrowali, co stwarza poczucie pilności. Porada od specjalistów: dobrym pomysłem jest skorzystanie z solidnej usługi e-mail marketingu podczas pracy nad promocją swoich webinarów.

Niezbędne punkty kontrolne dla Twojego webinaru

Oto zgrabna lista kontrolna z jasnymi wskazówkami, jak z łatwością zaplanować bezbłędny webinar.

6 tygodni przed webinarium

• Wybierz datę i godzinę webinaru, która będzie najlepsza dla Twojej grupy docelowej.
• Przeprowadź burzę mózgów na ten temat ze swoim zespołem ds. treści. Sprawdź Google Analytics i istniejące, najskuteczniejsze treści, aby znaleźć ciekawe pomysły.
• Wyślij zaproszenia do prelegentów i ekspertów.
• Ustaw wskaźniki webinarów, których będziesz używać do mierzenia swoich wyników (takich jak frekwencja, współczynnik konwersji, wygenerowane leady itp.).
• Ustal budżet i zdecyduj o konfiguracji (sprzęt, przestrzeń itp.).

5 tygodni przed webinarium

• Utwórz swoje zasoby marketingowe, takie jak strona rejestracji i sekwencja wiadomości e-mail, która zawiera zaproszenia, potwierdzenia i wiadomości e-mail z przypomnieniem.
• Zaprojektuj treść, formularz i wezwanie do działania na stronie docelowej.
• Dołącz krótkie podsumowanie z 3-4 punktami wyjaśniającymi, co uczestnicy zyskają na wydarzeniu.
• Uwzględnij także zdjęcia w głowę i krótkie biografie prelegentów.

4 tygodnie przed webinarem

• Współpracuj ze swoim zespołem, aby stworzyć pierwszą wersję roboczą prezentacji webinarowej.
• Zachowaj bardziej wizualną treść dzięki wspieranym punktom tekstu.
• Użyj odpowiednich rozmiarów czcionek i tła. Zadbaj o spójność marki.
• Zacznij promować swój webinar, korzystając ze znanych kanałów, takich jak Twoja strona internetowa, lista e-mailowa, profile w mediach społecznościowych, płatne reklamy itp.

1 tydzień przed webinarium

• Wyślij zaproszenie z przypomnieniem i retargetuj tych, którzy się nie zarejestrowali. Stwórz poczucie pilności i ekskluzywności.
• Spotkaj się z prezenterami i prelegentami, aby przejrzeć listę rejestracyjną i przeprowadzić sesję ćwiczeniową.

Dni przed webinarium

• Wyślij przypomnienie „Ostatnia szansa na rejestrację” w mediach społecznościowych i e-mailu.
• Przejrzyj konfigurację swojego webinaru — tło, sprzęt, połączenie internetowe itp.

Dzień webinaru

• Wyślij ostatnią wiadomość e-mail z przypomnieniem do zarejestrowanych osób.
• Przybądź wcześnie i upewnij się, że jesteś gotowy do wyjazdu z co najmniej 30-minutowym wyprzedzeniem.
• Przeprowadź szybką kontrolę sprzętu i agendy.
• Odpowiedz na wszystkie pytania odbiorców na końcu webinaru, aby zwiększyć zaufanie do Twojej marki i podziel się kolejnymi krokami, które chcesz, aby podjęli.
• Nagraj swój webinar, aby później promować go jako treści na żądanie.

Po webinarze

• Wyślij e-mail z podziękowaniem do wszystkich, którzy zarejestrowali się na Twój webinar, wraz z kopią nagrania, slajdami i innymi istotnymi materiałami.
• Promuj zawartość swojego webinaru wśród tych, którzy nie mogli w nim uczestniczyć.
• Prześlij nagranie do swojej witryny i platform społecznościowych, takich jak YouTube lub LinkedIn.
• Przejrzyj dane, aby zobaczyć, jak wydarzenie wypadło w porównaniu z wyznaczonymi przez Ciebie danymi.

Czas stworzyć plan gry na webinary

Zaplanowanie skutecznego webinaru to ciężka praca, ale dobrze zrobione może przynieść imponujące rezultaty. Od generowania wysokiej jakości leadów po zwiększanie świadomości i autorytetu marki, webinary są ciekawym sposobem na zaprezentowanie dobrze zdefiniowanych treści określonej grupie odbiorców. Zastosuj powyższe strategie w praktyce i pamiętaj o punktach kontrolnych, aby zaplanować potężny webinar, który sprawi, że Twoi odbiorcy będą zadowoleni i chętni do następnego wydarzenia.