Calendrier des webinaires : comment planifier et programmer efficacement des webinaires

Un webinaire est un séminaire en ligne interactif destiné à éduquer votre public sur un sujet pertinent pour l'industrie. Ils sont également utilisés pour faire la démonstration de nouveaux produits ou de recherches, faire une présentation à l'échelle de l'entreprise, animer un atelier de formation pour les utilisateurs/employés, etc. En tant qu'outil de marketing, les webinaires gagnent en popularité - 53 % des spécialistes du marketing déclarent qu'ils prévoient d'inclure des webinaires dans leur stratégie vidéo 2021, en hausse de 11 % par rapport à 2020. Et 91 % des spécialistes du marketing des webinaires disent qu'ils ont été un succès. des canaux de marketing vidéo les plus efficaces. Alors, sans plus tarder, comprenons mieux pourquoi vous devez planifier vos webinaires, comment vous pouvez le faire efficacement et quelques points de contrôle essentiels pour vous assurer que votre webinaire atteint les résultats souhaités.

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Avantages d'une planification efficace de votre webinaire

En termes simples, les webinaires rendent l'interaction avec les prospects, les employés, les partenaires et les clients plus efficace, engageante et plus facile. Voici seulement quatre des nombreux avantages de la planification et de l'hébergement de webinaires.

1. Atteignez plus de prospects et générez des prospects

76 % des spécialistes du marketing affirment que les webinaires les aident à atteindre plus de prospects, 75 % affirment qu'ils étendent la portée de la marque et 49 % affirment qu'ils les aident à atteindre des comptes ciblés. De plus, des études récentes suggèrent que 20 à 40 % des participants aux webinaires se transforment en prospects qualifiés, tandis que 73 % des spécialistes du marketing B2B affirment qu'un webinaire est le meilleur moyen de générer des prospects de qualité. Source : ClickFunnels Si un prospect investit du temps pour assister à votre webinaire, il est susceptible de se transformer en un prospect hautement qualifié, prêt à être vendu.

2. Renforcez la notoriété de votre marque conformément à la stratégie marketing

Vous pouvez promouvoir un webinaire bien planifié en tant qu'événement de marque passionnant sur tous les canaux de médias sociaux pour renforcer la notoriété de la marque. Et une fois le webinaire terminé, vous pouvez l'utiliser comme contenu TOFU et également le réutiliser dans d'autres formats. Par exemple, un enregistrement de webinaire B2B de 40 minutes peut être divisé en courts clips vidéo pour le marketing LinkedIn de votre marque, ou réutilisé dans un article de blog écrit qui aide au référencement de votre site.

3. Présentez au bon public au bon moment

Comme pour tout autre type de publication de contenu , vous pouvez sonder les préférences de votre public pour publier votre webinaire aux meilleurs moments ( généralement vers le milieu de la semaine ) pour une participation et un engagement maximum. Vous pouvez également pré-enregistrer votre webinaire et utiliser la fonction de simulation (disponible dans la plupart des logiciels de webinaire) pour diffuser le contenu en direct le jour du webinaire sans être réellement présent.

4. Rationalisez vos processus marketing

Il est facile d'intégrer un logiciel de webinaire à des outils CRM pour gérer et optimiser votre marketing, votre génération de leads et la création d'événements en un seul endroit. Par exemple, GoToWebinar se synchronise facilement avec HubSpot CRM. De même, de nombreux outils de webinaire s'intègrent à Salesforce. Vous pouvez également évaluer le succès d'un webinaire en termes d'inscriptions, le taux de conversion de la page de destination du webinaire, la source des inscriptions, le taux de conversion des participants, le retour sur investissement de l'événement, etc. En mesurant les performances de votre webinaire et en suivant des métriques spécifiques aux webinaires, vous pouvez lier plus efficacement vos webinaires à votre stratégie et à vos objectifs globaux de marketing de contenu. La source

Stratégies intelligentes pour améliorer la planification de votre webinaire

Les avantages de la planification de webinaires étant clairs, assurez-vous de suivre les sept meilleures pratiques ci-dessous pour planifier un webinaire qui résonne avec votre public cible.

1. Recruter des conférenciers et une équipe de soutien

L'hébergement d'un webinaire implique généralement trois parties prenantes principales : l'organisateur, le(s) présentateur(s) et les assistants.

• Organisateur : La personne chargée de décider du sujet du webinaire, de recruter un conférencier, de commercialiser l'événement, de mettre en place la page d'inscription et d'interagir avec les participants avant et après le webinaire. Essentiellement, l'organisateur est responsable de prendre toutes les dispositions et d'assurer un événement fluide qui génère des résultats.
• Présentateur(s) : La ou les personnes responsables de la création et de la diffusion du contenu du webinaire. Ils peuvent également interviewer des experts en la matière et encourager la participation du public.
• Assistants : personnes de soutien supplémentaires qui aident à répondre aux questions techniques et logistiques (telles que "Je n'entends pas l'audio"), généralement lors d'événements plus importants avec un public plus important.

Vous n'aurez peut-être pas besoin d'une équipe de soutien à moins que l'événement ne soit important, mais c'est une bonne idée de séparer les rôles d'organisateur et de présentateur. Lorsque vous recrutez des conférenciers pour un entretien en ligne ou une table ronde, vous pouvez consulter des professionnels tels que des mentors en marketing et les inviter en tant que conférenciers invités. Source : Envoke

2. Planifiez le format et les visuels à l'avance

Outre le webinaire standard à présentateur unique, voici quelques formats de webinaires populaires que vous pouvez utiliser :

• Table ronde : ce format maintient votre auditoire en contact avec plusieurs experts exprimant leurs opinions sur un sujet d'intérêt. Si les panélistes ont des compétences et des expériences différentes, ils peuvent offrir une discussion animée avec des idées et des perspectives variées.
• Interview : ce format simple de questions-réponses offre une approche plus personnelle, ce qui donne au public l'impression d'obtenir des informations privilégiées non coupées d'un expert influent de première main.
• Interactif : Ce format permet au public de participer directement via des exercices dirigés par le présentateur et des conversations facilitées. Lorsque cela est bien fait, les participants reçoivent une compréhension plus profonde du sujet car ils sont pleinement engagés dans le dialogue et les exercices.

Ensuite, planifiez les visuels de votre webinaire. Comme les webinaires utilisent des éléments visuels, audio et vidéo pour faire passer le message, vous devez vous assurer que tout est engageant. Les diapositives simples avec des blocs de texte ne susciteront pas l'engagement. Utilisez des GIF intelligents, des images de haute qualité ou de courtes vidéos dans vos diapositives pour mieux expliquer les points et retenir l'attention de votre public. Pour présenter des statistiques, utilisez des visualisations de données comme des graphiques circulaires et des graphiques à barres plutôt qu'une simple liste à puces de texte.

3. Choisissez un outil de webinaire

Les logiciels de webinaires ne manquent pas. Lorsque vous évaluez vos options, tenez compte des questions suivantes :

• Combien de participants l'outil peut-il accueillir ?
• Quel est votre budget par webinaire ?
• De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?
• L'outil offre-t-il une diffusion audio intégrée sur le Web ?
• Souhaitez-vous enregistrer le contenu du webinaire pour le visionner et le réutiliser ultérieurement ?

Et si vous prévoyez d'organiser des webinaires plus automatisés que des webinaires en direct, assurez-vous de choisir une plate-forme de webinaires automatisée qui permet de pré-enregistrer et de programmer des webinaires sans que vous ayez à y être.

4. Créez un ordre du jour pour le webinaire

Établir un plan clair à l'avance sur ce que vous couvrirez dans votre webinaire est une étape évidente mais cruciale. Réservez du temps dans votre calendrier environ trois ou quatre semaines avant votre webinaire pour avoir une réunion avec vos présentateurs et/ou conférenciers pour comprendre des choses comme :

• Les questions du public auxquelles vous répondrez et l'ordre dans lequel les conférenciers présenteront.
• Le contenu et le déroulement de la présentation. Les diapositives et le matériel d'accompagnement doivent être prêts au moins deux jours avant la séance d'entraînement afin que vous ayez suffisamment de temps pour réviser et finaliser le contenu.
• Un ordre du jour avec les sous-thèmes à couvrir et la durée de chaque segment.

Partagez les notes de réunion avec toutes les personnes impliquées dans la production et le marketing de contenu .

5. Réservez votre équipement et votre espace

Peu importe l'équipement que vous utilisez, vous avez besoin d'un espace calme pour héberger votre webinaire sans être dérangé. Réservez une salle de conférence ou de réunion où il n'y a pas de bruit de fond et où la connexion Internet est forte. Pour organiser un webinaire réussi, vous avez besoin du matériel suivant :

• Un appareil connecté à Internet tel qu'un ordinateur portable, un ordinateur de bureau ou une tablette.
• Entrée audio pour l'organisateur, le(s) présentateur(s) et le(s) orateur(s). Un casque est idéal, mais le microphone intégré de votre appareil peut également faire le travail.
• Une webcam si vous souhaitez diffuser une vidéo avec la présentation.

6. Mener une séance d'entraînement

Cinq à sept jours avant l'événement, effectuez au moins un essai avec tous les participants pour éliminer les questions non résolues ou les problèmes techniques. Parcourez votre présentation diapositive par diapositive, conformément à l'ordre du jour, comme si vous dirigez l'événement réel. Récapitulez rapidement comment utiliser l'outil de webinaire et les fonctionnalités disponibles pour les présentateurs. Assurez-vous que chacun sait à qui s'adresser (et comment) s'il a le hoquet pendant le webinaire. Effectuez une vérification de l'équipement pour vous assurer que tous les systèmes, logiciels de webinaire, casques et autres équipements de vos présentateurs fonctionnent comme prévu. Passez en revue la présentation et les visuels pour vous assurer que tout est dans le bon ordre et que les conférenciers savent où ils interviennent. Une simulation est une excellente occasion de susciter l'enthousiasme pour l'événement à venir et de renforcer la confiance que l'événement sera un succès retentissant.

7. Configurez l'inscription au bon moment

Avant de promouvoir votre webinaire, vous devez créer une page de destination pour inscrire les participants. Certains outils de webinaire et de conférence incluent une fonction d'inscription intégrée. Vous pouvez également utiliser un outil d'enregistrement d'événement distinct comme Splash ou Bizzabo . La majorité des inscriptions ont lieu la semaine dernière, alors envoyez une invitation par courriel de rappel une semaine et un jour avant l'événement à ceux qui ne se sont pas inscrits et créez un sentiment d'urgence. Conseil de pro : c'est une bonne idée pour vous de tirer parti d'un service de marketing par e-mail puissant tout en travaillant à la promotion de vos webinaires.

Points de contrôle essentiels pour votre webinaire

Voici une liste de contrôle soignée avec des directives claires pour planifier facilement un webinaire sans faille.

6 semaines avant le webinaire

• Décidez de la date et de l'heure de votre webinaire qui conviennent le mieux à votre public cible.
• Réfléchissez au sujet avec votre équipe de contenu. Vérifiez Google Analytics et le contenu le plus performant existant pour des idées puissantes.
• Envoyez des invitations aux conférenciers et aux experts.
• Définissez les métriques de webinaire que vous utiliserez pour mesurer vos performances (telles que le taux de participation, le taux de conversion, les prospects générés, etc.).
• Établissez un budget et décidez de l'aménagement (équipement, espace, etc.).

5 semaines avant le webinaire

• Créez vos ressources marketing telles que votre page d'inscription et la séquence d'e-mails, qui comprend une invitation, une confirmation et des e-mails de rappel.
• Concevez le contenu, le formulaire et l'appel à l'action de la page de destination.
• Incluez un bref résumé avec 3-4 puces expliquant ce que les participants retireront de l'événement.
• Incluez également des portraits et de brèves biographies des intervenants.

4 semaines avant le webinaire

• Travaillez avec votre équipe pour créer la première ébauche de votre présentation de webinaire.
• Gardez le contenu plus visuel avec des puces de texte à l'appui.
• Utilisez des tailles de police et des arrière-plans appropriés. Assurer la cohérence de la marque.
• Commencez à promouvoir votre webinaire en utilisant des canaux familiers tels que votre site Web, votre liste de diffusion, vos profils de médias sociaux, vos publicités payantes, etc.

1 semaine avant le webinaire

• Envoyez une invitation de rappel et reciblez ceux qui ne se sont pas inscrits. Créez un sentiment d'urgence et d'exclusivité.
• Rassemblez vos présentateurs et conférenciers pour examiner votre liste d'inscription et mener une séance d'entraînement.

Quelques jours avant le webinaire

• Envoyez votre rappel "dernière chance d'inscription" sur les réseaux sociaux et par e-mail.
• Passez en revue la configuration de votre webinaire - contexte, équipement, connexion Internet, etc.

Journée du Webinaire

• Envoyez le dernier e-mail de rappel aux personnes inscrites.
• Arrivez tôt et assurez-vous d'être prêt à partir au moins 30 minutes à l'avance.
• Effectuez une vérification rapide de l'équipement et de l'agenda.
• Répondez à toutes les questions du public à la fin du webinaire pour renforcer la confiance dans votre marque et partager les prochaines étapes que vous aimeriez qu'ils prennent.
• Enregistrez votre webinaire pour le promouvoir plus tard en tant que contenu à la demande.

Après le Webinaire

• Envoyez un e-mail de remerciement à tous ceux qui se sont inscrits à votre webinaire avec une copie de l'enregistrement, des diapositives et de tout autre matériel pertinent.
• Faites la promotion du contenu de votre webinaire auprès de ceux qui n'ont pas pu y assister.
• Téléchargez l'enregistrement sur votre site Web et sur des plateformes sociales telles que YouTube ou LinkedIn.
• Examinez les données pour voir comment l'événement s'est comporté par rapport aux mesures que vous avez définies.

Il est temps de créer votre plan de match de webinaire

Planifier un webinaire efficace est un travail difficile, mais lorsqu'il est bien fait, il peut donner des résultats impressionnants. Qu'il s'agisse de générer des prospects de haute qualité ou de renforcer la notoriété et l'autorité de votre marque, les webinaires sont un moyen attrayant de présenter un contenu bien défini à un public défini. Mettez les stratégies ci-dessus en pratique et gardez les points de contrôle à l'esprit pour planifier un webinaire puissant qui laisse votre public satisfait et impatient pour le prochain événement.