Расписание вебинаров: как эффективно планировать и планировать вебинары

Вебинар — это интерактивный онлайн-семинар, предназначенный для ознакомления вашей аудитории с актуальной для отрасли темой. Они также используются для демонстрации новых продуктов или исследований, проведения презентаций в масштабах всей компании, проведения обучающих семинаров для пользователей/сотрудников и т. д. Популярность вебинаров как маркетингового инструмента растет: 53 % маркетологов заявили, что планируют включить вебинары в свою видеостратегию на 2021 год, что на 11 % больше, чем в 2020 году. из самых эффективных каналов видеомаркетинга. Итак, без промедления давайте подробнее разберемся, почему вам нужно планировать свои вебинары, как это можно сделать эффективно, а также некоторые важные контрольные точки, чтобы ваш вебинар достиг желаемых результатов.

Загрузите шаблоны расписания вебинаров

Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы загрузили бесплатные шаблоны, которые помогут спланировать и запланировать веб-семинары и настроиться на успех.

Преимущества эффективного планирования вашего вебинара

Проще говоря, вебинары делают взаимодействие с потенциальными клиентами, сотрудниками, партнерами и клиентами более эффективным, увлекательным и простым. Вот лишь четыре из множества преимуществ планирования и проведения вебинаров.

1. Привлекайте больше потенциальных клиентов и генерируйте потенциальных клиентов

76% маркетологов говорят, что вебинары помогают им привлечь больше потенциальных клиентов, 75% говорят, что они расширяют охват бренда, а 49% говорят, что они помогают им привлечь целевых клиентов. Кроме того, недавние исследования показывают, что от 20 до 40% посетителей веб-семинаров превращаются в квалифицированных лидов, а 73% маркетологов B2B говорят, что вебинар — лучший способ привлечь качественных лидов. Источник: ClickFunnels Если потенциальный клиент потратит время на участие и просмотр вашего вебинара, он, скорее всего, превратится в высококвалифицированного лида, готового к продаже.

2. Повысьте узнаваемость своего бренда в соответствии с маркетинговой стратегией

Вы можете продвигать хорошо спланированный веб-семинар как захватывающее мероприятие, посвященное бренду, во всех каналах социальных сетей, чтобы повысить узнаваемость бренда. А после окончания вебинара вы можете использовать его как контент TOFU, а также перепрофилировать в другие форматы. Например, 40-минутную запись веб-семинара B2B можно разделить на короткие видеоклипы для маркетинга вашего бренда в LinkedIn или перепрофилировать в письменный пост в блоге, который поможет с SEO вашего сайта.

3. Презентация нужной аудитории в нужное время

Как и в случае с любым другим типом публикации контента , вы можете изучить предпочтения своей аудитории, чтобы опубликовать свой веб-семинар в лучшее время ( обычно около середины недели ) для максимального участия и взаимодействия. Вы также можете предварительно записать свой вебинар и использовать функцию симулятора (доступную в большинстве программ для вебинаров), чтобы оживить контент в день вебинара без фактического присутствия.

4. Оптимизируйте свои маркетинговые процессы

Программное обеспечение для веб-семинаров легко интегрировать с инструментами CRM, чтобы управлять и оптимизировать маркетинг, лидогенерацию и создание мероприятий в одном месте. Например, GoToWebinar легко синхронизируется с HubSpot CRM. Аналогичным образом многие инструменты для веб-семинаров интегрируются с Salesforce. Вы также можете оценить успех вебинара с точки зрения регистраций, коэффициента конверсии целевой страницы вебинара, источника регистрации, коэффициента конверсии участников, рентабельности инвестиций и т. д. Измеряя эффективность вебинара и отслеживая вебинаров, вы можете более эффективно связать свои вебинары с общей стратегией и целями контент-маркетинга. Источник

Умные стратегии для улучшения расписания вебинаров

Осознав преимущества планирования веб-семинаров, обязательно следуйте семи рекомендациям, приведенным ниже, чтобы запланировать веб-семинар, который найдет отклик у вашей целевой аудитории.

1. Наймите спикеров и команду поддержки

В проведении вебинара обычно участвуют три основных участника: организатор, докладчик(и) и помощники.

• Организатор: лицо, отвечающее за определение темы вебинара, подбор спикера, продвижение мероприятия, настройку страницы регистрации и взаимодействие с участниками до и после вебинара. По сути, организатор несет ответственность за организацию всех мероприятий и обеспечение плавного проведения мероприятия, которое приносит результаты.
• Докладчик(и): лицо(а), ответственное(ые) за создание и доставку содержания вебинара. Они также могут брать интервью у экспертов в предметной области и поощрять участие аудитории.
• Помощники: дополнительные люди поддержки, которые помогают отвечать на технические и логистические вопросы (например, «Я не слышу звук»), как правило, на крупных мероприятиях с большей аудиторией.

Вам может не понадобиться команда поддержки, если мероприятие не большое, но лучше разделить роли организатора и ведущего. При наборе докладчиков для вебинара или панельной дискуссии вы можете проконсультироваться с профессионалами, такими как наставники по маркетингу , и пригласить их в качестве приглашенных докладчиков. Источник: Envoke

2. Планируйте формат и визуальные эффекты заранее

Помимо стандартного вебинара с одним докладчиком, вы можете использовать несколько популярных форматов вебинаров:

• Панельная дискуссия: этот формат удерживает вашу аудиторию на крючке, когда несколько экспертов высказывают свое мнение по интересующей теме. Если участники дискуссии обладают разными навыками и опытом, они могут предложить живую дискуссию с различными идеями и точками зрения.
• Интервью. Этот простой формат вопросов и ответов обеспечивает более индивидуальный подход, благодаря которому аудитория чувствует, что получает неразрезанную инсайдерскую информацию от влиятельного эксперта из первых рук.
• Интерактивный: этот формат позволяет аудитории принимать непосредственное участие с помощью упражнений под руководством докладчика и облегченных бесед. Когда все сделано хорошо, участники получают более глубокое понимание темы, поскольку они полностью вовлечены в диалог и упражнения.

Затем спланируйте визуальные эффекты для вашего вебинара. Поскольку веб-семинары используют визуальные эффекты, аудио и видео, чтобы донести сообщение, вы должны убедиться, что все вовлечено. Простые слайды с кусками текста не будут стимулировать взаимодействие. Используйте умные GIF-файлы, высококачественные изображения или короткие видеоролики в своих слайдах, чтобы лучше объяснить суть и привлечь внимание аудитории. Для представления статистики используйте визуализации данных, такие как круговые диаграммы и гистограммы, а не просто маркированный список текста.

3. Выберите инструмент для вебинара

В программном обеспечении для вебинаров недостатка нет. Взвешивая варианты, рассмотрите следующие вопросы:

• Сколько участников рассчитано на инструмент?
• Какой у вас бюджет на вебинар?
• Какие функции вам нужны?
• Предлагает ли инструмент интегрированное потоковое аудио через Интернет?
• Вы хотите сохранить содержимое вебинара для последующего просмотра и повторного использования?

И если вы планируете проводить больше автоматизированных вебинаров, а не живых вебинаров, обязательно выберите платформу для автоматических вебинаров, которая позволяет предварительно записывать и планировать вебинары без вашего присутствия.

4. Создайте повестку дня вебинара

Заранее составить четкий план того, что вы будете освещать на своем вебинаре, — это очевидный, но важный шаг. Выделите время в своем календаре примерно за три-четыре недели до вебинара, чтобы встретиться с докладчиками и/или спикерами, чтобы выяснить такие вещи, как:

• Вопросы аудитории, на которые вы будете отвечать, и порядок выступления докладчиков.
• Содержание презентации и подача. Слайды и сопутствующие материалы должны быть готовы как минимум за пару дней до практического занятия, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы пересмотреть и доработать содержание.
• Повестка дня с подтемами для освещения и продолжительностью каждого сегмента.

Поделитесь заметками о встрече со всеми, кто занимается созданием контента и маркетингом.

5. Зарезервируйте свое оборудование и место

Независимо от того, какое оборудование вы используете, вам нужно тихое место, чтобы провести вебинар без помех. Забронируйте конференц-зал или конференц-зал, где нет фонового шума и есть надежное подключение к Интернету. Для успешного проведения вебинара вам потребуется следующее оборудование:

• Подключенное к Интернету устройство, такое как ноутбук, настольный компьютер или планшет.
• Аудиовход для организатора, докладчика(ов) и докладчика(ов). Гарнитура идеальна, но встроенный микрофон вашего устройства также может выполнять свою работу.
• Веб-камера, если вы будете транслировать видео вместе с презентацией.

6. Проведите практическое занятие

За пять-семь дней до мероприятия проведите хотя бы один пробный прогон со всеми участниками, чтобы устранить нерешенные вопросы или технические проблемы. Просматривайте свою презентацию слайд за слайдом в соответствии с повесткой дня, как если бы вы проводили настоящее мероприятие. Кратко повторите, как использовать инструмент веб-семинара и функции, доступные докладчикам. Убедитесь, что все знают, к кому им следует обратиться (и как), если они столкнутся с икотой во время вебинара. Выполните проверку оборудования, чтобы убедиться, что все системы докладчиков, программное обеспечение для веб-семинаров, гарнитуры и другое оборудование работают должным образом. Просмотрите презентацию и визуальные эффекты, чтобы убедиться, что все в правильном порядке, а спикеры знают, где они вступают в игру. Пробный прогон служит прекрасной возможностью вызвать энтузиазм в отношении предстоящего мероприятия и повысить уверенность в том, что мероприятие будет иметь оглушительный успех.

7. Настройте регистрацию в нужное время

Прежде чем продвигать вебинар, вам необходимо создать целевую страницу для регистрации участников. Некоторые инструменты для вебинаров и конференций включают встроенную функцию регистрации. Вы также можете использовать отдельный инструмент регистрации событий, например Splash или Bizzabo . Большинство регистраций приходится на последнюю неделю, поэтому отправьте приглашение по электронной почте за неделю и за день до мероприятия тем, кто еще не зарегистрировался, и создайте ощущение срочности. Совет: рекомендуется использовать мощный сервис электронного маркетинга при работе над продвижением своих вебинаров.

Основные контрольные точки для вашего вебинара

Вот аккуратный контрольный список с четкими рекомендациями по планированию безупречного вебинара.

6 недель до вебинара

• Выберите дату и время вашего вебинара, которые лучше всего подходят для вашей целевой аудитории.
• Обсудите эту тему с вашей командой по контенту. Проверьте Google Analytics и существующий наиболее эффективный контент для мощных идей.
• Отправляйте приглашения спикерам и экспертам.
• Установите показатели вебинара, которые вы будете использовать для измерения своей эффективности (например, посещаемость, коэффициент конверсии, привлеченные лиды и т. д.).
• Установите бюджет и определитесь с установкой (оборудование, пространство и т. д.).

5 недель до вебинара

• Создайте свои маркетинговые активы, такие как страница регистрации и последовательность электронных писем, которая включает электронные письма с приглашением, подтверждением и напоминанием.
• Разработайте содержимое целевой страницы, форму и призыв к действию.
• Включите краткое резюме с 3-4 пунктами, объясняющими, что участники получат от мероприятия.
• Также включите хедшоты и краткие биографии спикеров.

4 недели до вебинара

• Работайте со своей командой над созданием первого проекта презентации для вебинара.
• Делайте контент более наглядным, поддерживая маркеры текста.
• Используйте соответствующие размеры шрифта и фон. Обеспечьте единообразие брендинга.
• Начните продвигать свой вебинар, используя знакомые каналы, такие как ваш веб-сайт, список адресов электронной почты, профили в социальных сетях, платную рекламу и т. д.

1 неделя до вебинара

• Отправьте приглашение-напоминание и переадресуйте тех, кто не зарегистрировался. Создайте ощущение срочности и исключительности.
• Соберите своих докладчиков и выступающих, чтобы просмотреть список регистрации и провести практическое занятие.

За несколько дней до вебинара

• Отправьте напоминание о «последнем шансе зарегистрироваться» в социальных сетях и по электронной почте.
• Проверьте настройки вашего вебинара — фон, оборудование, подключение к Интернету и т. д.

День вебинара

• Отправьте финальное напоминание по электронной почте зарегистрированным пользователям.
• Приходите пораньше и убедитесь, что вы готовы к работе как минимум за 30 минут.
• Проведите быструю проверку снаряжения и повестки дня.
• Ответьте на все вопросы аудитории в конце вебинара, чтобы повысить доверие к вашему бренду, и поделитесь следующими шагами, которые вы хотели бы, чтобы они предприняли.
• Запишите свой вебинар, чтобы позже рекламировать его как контент по запросу.

После вебинара

• Отправьте электронное письмо с благодарностью всем, кто зарегистрировался на ваш вебинар, с копией записи, слайдами и любыми другими соответствующими материалами.
• Расскажите о своем вебинаре тем, кто не смог присутствовать.
• Загрузите запись на свой веб-сайт и социальные платформы, такие как YouTube или LinkedIn.
• Просмотрите данные, чтобы увидеть, насколько событие соответствует установленным вами показателям.

Время создать свой план вебинара

Планирование эффективного вебинара — тяжелая работа, но при правильном выполнении она может привести к впечатляющим результатам. От получения высококачественных лидов до повышения узнаваемости и авторитета вашего бренда — вебинары — это увлекательный способ представить четко определенный контент определенной аудитории. Примените вышеуказанные стратегии на практике и помните о контрольных точках, чтобы спланировать мощный вебинар, который оставит вашу аудиторию удовлетворенной и готовой к следующему событию.