جدول الندوات عبر الويب: كيفية التخطيط الفعال للندوات عبر الإنترنت وجدولتها

الندوة عبر الإنترنت عبارة عن ندوة تفاعلية عبر الإنترنت تهدف إلى تثقيف جمهورك حول موضوع ذي صلة بالصناعة. يتم استخدامها أيضًا لإظهار منتجات أو أبحاث جديدة ، وله عرض تقديمي على مستوى الشركة ، واستضافة ورشة عمل تدريبية للمستخدمين / الموظفين ، وما إلى ذلك. كأداة تسويقية ، تزداد شعبية الندوات عبر الإنترنت - يقول 53٪ من المسوقين أنهم يخططون لتضمين ندوات عبر الإنترنت في إستراتيجية الفيديو الخاصة بهم لعام 2021 ، بزيادة 11٪ عن عام 2020. ويقول 91٪ من مسوقي الندوات عبر الإنترنت إنهم حققوا نجاحًا - مما يجعل الندوات عبر الإنترنت واحدة من أكثر قنوات تسويق الفيديو فاعلية. لذلك ، بدون تأخير ، دعنا نفهم بشكل أكبر سبب حاجتك إلى التخطيط لندواتك على الويب ، وكيف يمكنك القيام بذلك بشكل فعال ، وبعض نقاط التفتيش الأساسية لضمان تحقيق ندوتك التعليمية على الويب النتائج المرجوة.

قم بتنزيل قوالب جدولة ندوة الويب الخاصة بك

قبل المضي قدمًا ، تأكد من تنزيل القوالب المجانية الخاصة بك للمساعدة في تخطيط وجدولة ندوات الويب الخاصة بك وإعداد نفسك للنجاح.

فوائد التخطيط الفعال لندوة الويب الخاصة بك

ببساطة ، تجعل الندوات عبر الإنترنت التفاعل مع العملاء المحتملين والموظفين والشركاء والعملاء أكثر كفاءة وجاذبية وسهولة. فيما يلي أربعة فقط من الفوائد العديدة للتخطيط للندوات عبر الإنترنت واستضافتها.

1. الوصول إلى المزيد من العملاء المحتملين واكتساب عملاء محتملين

يقول 76٪ من المسوقين أن الندوات عبر الإنترنت تساعدهم في الوصول إلى المزيد من العملاء المحتملين ، ويقول 75٪ إنها توسع نطاق وصول العلامة التجارية ، ويقول 49٪ إنها تساعدهم في الوصول إلى الحسابات المستهدفة. علاوة على ذلك ، تشير الدراسات الحديثة إلى أن 20 إلى 40٪ من المشاركين في الندوة عبر الإنترنت يتحولون إلى عملاء متوقعين مؤهلين ، بينما يقول 73٪ من المسوقين في B2B إن الندوة عبر الإنترنت هي أفضل طريقة لتوليد عملاء محتملين ذوي جودة. المصدر: ClickFunnels إذا استثمر أحد العملاء المحتملين الوقت للحضور والجلوس من خلال ندوة الويب الخاصة بك ، فمن المحتمل أن يتحولوا إلى عميل متوقع مؤهل بدرجة عالية ومستعد للبيع.

2. بناء الوعي بعلامتك التجارية بما يتماشى مع استراتيجية التسويق

يمكنك الترويج لندوة عبر الإنترنت جيدة التخطيط كحدث مثير للعلامة التجارية عبر جميع قنوات التواصل الاجتماعي لتعزيز الوعي بالعلامة التجارية. وبعد انتهاء الندوة على الويب ، يمكنك استخدامه كمحتوى TOFU وأيضًا إعادة توظيفه في تنسيقات أخرى. على سبيل المثال ، يمكن تقسيم تسجيل ندوة B2B على الويب لمدة 40 دقيقة إلى مقاطع فيديو قصيرة لتسويق علامتك التجارية على LinkedIn ، أو إعادة توجيهه إلى منشور مدونة مكتوب يساعد في تحسين محركات البحث لموقعك.

3. التقديم للجمهور المناسب في الوقت المناسب

تمامًا كما هو الحال مع أي نوع آخر من نشر المحتوى ، يمكنك مسح تفضيلات جمهورك لنشر ندوتك على الويب في أفضل الأوقات ( عادةً في منتصف الأسبوع تقريبًا ) لتحقيق أقصى قدر من المشاركة والمشاركة. يمكنك أيضًا التسجيل المسبق لندوة الويب الخاصة بك واستخدام ميزة المحاكاة (المتوفرة في معظم برامج الويبينار) لجعل المحتوى مباشرًا في يوم ندوة الويب دون أن يكون موجودًا بالفعل.

4. تبسيط عمليات التسويق الخاصة بك

من السهل دمج برامج الويبينار مع أدوات CRM لإدارة وتحسين التسويق وتوليد العملاء المحتملين وإنشاء الأحداث في مكان واحد. على سبيل المثال ، يتزامن GoToWebinar بسهولة مع HubSpot CRM. وبالمثل ، تتكامل العديد من أدوات البرامج التعليمية على الويب مع Salesforce. يمكنك أيضًا قياس نجاح ندوة عبر الإنترنت من حيث التسجيلات ، ومعدل تحويل الصفحة المقصودة للندوة عبر الإنترنت ، ومصدر الاشتراكات ، ومعدل تحويل الحضور ، وعائد الاستثمار للحدث ، وما إلى ذلك. من خلال قياس أداء ندوتك على الويب وتتبع المقاييس الخاصة بالندوة عبر الويب ، يمكنك ربط ندواتك على الويب بشكل أكثر فاعلية باستراتيجية وأهداف تسويق المحتوى الشاملة. مصدر

استراتيجيات ذكية لتحسين جدولة ندوة الويب الخاصة بك

مع فوائد جدولة الندوة عبر الإنترنت ، تأكد من اتباع أفضل الممارسات السبع أدناه لجدولة ندوة عبر الإنترنت تلقى صدى لدى جمهورك المستهدف.

1. تعيين المتحدثين وفريق الدعم

عادةً ما تتضمن استضافة ندوة عبر الإنترنت ثلاثة أصحاب مصلحة رئيسيين - المنظم والمقدم (المقدمون) والمساعدون.

• المنظم: الشخص المسؤول عن تحديد موضوع الندوة عبر الإنترنت ، وتجنيد متحدث ، وتسويق الحدث ، وإعداد صفحة التسجيل ، والتفاعل مع المشاركين قبل وبعد الندوة عبر الإنترنت. بشكل أساسي ، يكون المنظم مسؤولاً عن اتخاذ جميع الترتيبات وضمان حدث سلس يقود النتائج.
• مقدم (مقدمو): الشخص (الأشخاص) المسؤول عن إنشاء وتقديم محتوى الويبينار. يمكنهم أيضًا مقابلة الخبراء في الموضوع وتشجيع مشاركة الجمهور.
• المساعدون: دعم إضافي للأشخاص الذين يساعدون في الإجابة على الأسئلة الفنية واللوجستية (مثل "لا أستطيع سماع الصوت") ، عادةً في الأحداث الأكبر مع جمهور أكبر.

قد لا تحتاج إلى فريق دعم ما لم يكن الحدث كبيرًا ، ولكن من الجيد الفصل بين دور المنظم ودور المقدم. عند تعيين متحدثين لمقابلة عبر الويب أو نقاش جماعي ، يمكنك التشاور مع محترفين مثل مرشدي التسويق ودعوتهم كمتحدثين ضيوف. المصدر: Envoke

2. التخطيط للشكل والمرئيات مقدما

إلى جانب ندوة الويب القياسية لمقدم واحد ، إليك بعض تنسيقات الويب الشائعة التي يمكنك استخدامها:

• مناقشة جماعية: يبقي هذا التنسيق جمهورك مرتبطًا بالعديد من الخبراء الذين يعبرون عن آرائهم حول موضوع مثير للاهتمام. إذا كانت لدى أعضاء اللجنة مهارات وخبرات مختلفة ، فيمكنهم تقديم مناقشة حية مع رؤى ووجهات نظر متنوعة.
• المقابلة: يوفر تنسيق الأسئلة والأجوبة البسيط هذا نهجًا شخصيًا أكثر ، مما يجعل الجمهور يشعر وكأنه يحصل على معلومات داخلية غير مقصورة من خبير مؤثر بشكل مباشر.
• تفاعلي: يتيح هذا التنسيق للجمهور المشاركة مباشرة عبر التدريبات التي يقودها مقدم العرض والمحادثات الميسرة. عندما يتم إجراؤها بشكل جيد ، يحصل المشاركون على فهم أعمق للموضوع حيث أنهم يشاركون بشكل كامل في الحوار والتمارين.

بعد ذلك ، قم بتخطيط العناصر المرئية لندوة الويب الخاصة بك. نظرًا لأن الندوات عبر الإنترنت تستخدم العناصر المرئية والصوتية والفيديو لتوصيل الرسالة ، يجب أن تتأكد من مشاركة كل شيء. لا تؤدي الشرائح البسيطة التي تحتوي على ألواح من النص إلى زيادة التفاعل. استخدم صور GIF ذكية أو صورًا عالية الجودة أو مقاطع فيديو قصيرة في الشرائح لتوضيح النقاط بشكل أفضل ولفت انتباه جمهورك. لتقديم الإحصائيات ، استخدم تصورات البيانات مثل المخططات الدائرية والرسوم البيانية الشريطية بدلاً من مجرد قائمة نصية ذات تعداد نقطي.

3. اختر أداة الويبينار

لا يوجد نقص في برامج الويبينار. عند الموازنة بين خياراتك ، ضع في اعتبارك الأسئلة التالية:

• كم عدد المشاركين الذين تستوعبهم الأداة؟
• ما هي ميزانيتك لكل ندوة عبر الإنترنت؟
• ما الميزات التي تحتاجها؟
• هل توفر الأداة صوتًا متكاملاً متدفقًا عبر الويب؟
• هل ترغب في حفظ محتوى ندوة الويب لعرضه وإعادة تهيئته لاحقًا؟

وإذا كنت تخطط لإجراء المزيد من الندوات الآلية على الويب بدلاً من الندوات المباشرة عبر الإنترنت ، فتأكد من اختيار نظام أساسي للندوات عبر الإنترنت يتيح إمكانية التسجيل المسبق للندوات عبر الإنترنت وجدولتها دون الحاجة إلى التواجد هناك.

4. إنشاء جدول أعمال للندوة عبر الإنترنت

يعد إعداد خطة واضحة مسبقًا حول ما ستغطيه في ندوتك على الويب خطوة واضحة لكنها حاسمة. خصص وقتًا في التقويم الخاص بك حوالي ثلاثة أو أربعة أسابيع قبل ندوة الويب الخاصة بك لعقد اجتماع مع مقدمي العروض و / أو المتحدثين لمعرفة أشياء مثل:

• أسئلة الجمهور التي ستجيب عليها والترتيب الذي سيقدم به المتحدثون.
• محتوى العرض وتدفقه. يجب أن تكون الشرائح والمواد المصاحبة جاهزة قبل يومين على الأقل من جلسة التدريب بحيث يكون لديك الوقت الكافي لمراجعة المحتوى وإنهائه.
• جدول أعمال مع الموضوعات الفرعية التي يجب تغطيتها ومدة كل جزء.

شارك ملاحظات الاجتماع مع جميع المشاركين في إنتاج المحتوى والتسويق.

5. احتفظ بالمعدات والمساحة الخاصة بك

بغض النظر عن المعدات التي تستخدمها ، فأنت بحاجة إلى مساحة هادئة لاستضافة ندوتك على الويب دون إزعاج. احجز مؤتمرًا أو غرفة اجتماعات حيث لا توجد ضوضاء في الخلفية ويكون اتصال الإنترنت قويًا. لاستضافة ندوة ويب ناجحة ، تحتاج إلى المعدات التالية:

• جهاز متصل بالإنترنت مثل كمبيوتر محمول أو كمبيوتر مكتبي أو كمبيوتر لوحي.
• إدخال الصوت للمنظم والمقدم (المقدمين) والمتحدث (المتحدثين). تعد سماعة الرأس مثالية ، ولكن الميكروفون المدمج في جهازك قد ينجز المهمة أيضًا.
• كاميرا ويب إذا كنت ستبث مقطع فيديو مع العرض التقديمي.

6. إجراء جلسة تدريبية

قبل خمسة إلى سبعة أيام من الحدث ، قم بإجراء جولة تجريبية واحدة على الأقل مع جميع المشاركين لإزالة أي أسئلة لم يتم حلها أو مشكلات فنية. انتقل من خلال عرضك التقديمي شريحة تلو الأخرى ، وفقًا لجدول الأعمال ، كما لو كنت تدير الحدث الفعلي. تلخيص سريع لكيفية استخدام أداة الندوة عبر الويب والميزات المتوفرة لمقدمي العرض. تأكد من أن الجميع يعرف من يجب أن يلجأوا إليه (وكيف) إذا تعرضوا للفواق أثناء الندوة عبر الإنترنت. قم بإجراء فحص للمعدات للتأكد من أن جميع أنظمة مقدمي العروض ، وبرامج الندوات عبر الإنترنت ، وسماعات الرأس ، والمعدات الأخرى تعمل كما هو متوقع. راجع العرض التقديمي والمرئيات للتأكد من أن كل شيء في الترتيب الصحيح وأن المتحدثين يعرفون المكان الذي يتدخلون فيه. يمثل التشغيل الجاف فرصة رائعة لبناء الحماس للحدث القادم وتعزيز الثقة في أن الحدث سيكون نجاحًا مدويًا.

7. إعداد التسجيل في الوقت المناسب

قبل الترويج لندوة الويب الخاصة بك ، تحتاج إلى إنشاء صفحة مقصودة لتسجيل الحضور. تتضمن بعض أدوات المؤتمرات والندوات عبر الإنترنت ميزة تسجيل مضمنة. يمكنك أيضًا استخدام أداة تسجيل أحداث منفصلة مثل Splash أو Bizzabo . تحدث غالبية عمليات التسجيل في الأسبوع الماضي ، لذا أرسل دعوة بريد إلكتروني للتذكير قبل أسبوع ويوم من الحدث إلى أولئك الذين لم يسجلوا وخلق شعورًا بالإلحاح. نصيحة احترافية: إنها فكرة جيدة بالنسبة لك للاستفادة من خدمة تسويق بريد إلكتروني قوية أثناء العمل على الترويج لندواتك على الويب.

نقاط التفتيش الأساسية لندوة الويب الخاصة بك

فيما يلي قائمة مراجعة أنيقة مع إرشادات واضحة للتخطيط لندوة عبر الإنترنت خالية من العيوب بسهولة.

6 أسابيع قبل الندوة عبر الويب

• حدد تاريخ ووقت ندوتك على الويب الأفضل لجمهورك المستهدف.
• تبادل الأفكار مع فريق المحتوى الخاص بك. تحقق من Google Analytics والمحتوى الحالي الأفضل أداءً للحصول على أفكار قوية.
• إرسال دعوات للمتحدثين والخبراء.
• قم بتعيين مقاييس الويبينار التي ستستخدمها لقياس أدائك (مثل معدل الحضور ، ومعدل التحويل ، والعملاء المحتملين ، وما إلى ذلك).
• ضع ميزانية وحدد الإعداد (المعدات ، المساحة ، إلخ).

5 أسابيع قبل الندوة عبر الويب

• قم بإنشاء أصولك التسويقية مثل صفحة التسجيل الخاصة بك وتسلسل البريد الإلكتروني ، والذي يتضمن دعوة وتأكيد ورسائل بريد إلكتروني للتذكير.
• صمم محتوى الصفحة المقصودة والشكل والدعوة إلى اتخاذ إجراء.
• قم بتضمين ملخص موجز به 3-4 نقاط تشرح ما سيكسبه الحاضرون من الحدث.
• قم أيضًا بتضمين لقطات للرأس وسير مختصرة للمتحدثين.

4 أسابيع قبل الندوة عبر الويب

• اعمل مع فريقك لإنشاء المسودة الأولى لعرضك على الويب.
• اجعل المحتوى أكثر وضوحًا من خلال دعم النقاط النقطية للنص.
• استخدم أحجام الخطوط والخلفيات المناسبة. ضمان اتساق العلامة التجارية.
• ابدأ في الترويج لندوة الويب الخاصة بك باستخدام قنوات مألوفة مثل موقع الويب الخاص بك ، وقائمة البريد الإلكتروني ، وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية ، والإعلانات المدفوعة ، وما إلى ذلك.

1 أسبوع قبل الندوة عبر الويب

• إرسال دعوة تذكير وإعادة استهداف أولئك الذين لم يسجلوا. خلق شعور بالإلحاح والتفرد.
• اجتمع مع مقدمي العروض والمتحدثين لمراجعة قائمة التسجيل الخاصة بك وإجراء جلسة تدريب.

قبل أيام من الندوة عبر الويب

• أرسل تذكيرًا بـ "آخر فرصة للتسجيل" على وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني.
• راجع إعداد برنامجك التعليمي على الويب - الخلفية ، والمعدات ، والاتصال بالإنترنت ، وما إلى ذلك.

يوم الندوة عبر الويب

• إرسال البريد الإلكتروني للتذكير النهائي للأشخاص المسجلين.
• قم بالوصول مبكرًا وتأكد من أنك مستعد للذهاب قبل 30 دقيقة على الأقل.
• قم بإجراء فحص سريع للمعدات وجدول الأعمال.
• أجب عن جميع أسئلة الجمهور في نهاية الندوة عبر الويب لتعزيز الثقة في علامتك التجارية ومشاركة الخطوات التالية التي ترغب في أن يتخذوها.
• سجل برنامجك التعليمي على الويب للترويج له لاحقًا كمحتوى حسب الطلب.

بعد الندوة عبر الويب

• أرسل بريدًا إلكترونيًا شكر إلى كل من سجل في ندوتك على الويب مع نسخة من التسجيل والشرائح وأي مواد أخرى ذات صلة.
• روّج لمحتوى ندوتك على الويب لمن لم يتمكن من الحضور.
• قم بتحميل التسجيل على موقع الويب الخاص بك والمنصات الاجتماعية مثل YouTube أو LinkedIn.
• راجع البيانات لمعرفة كيفية أداء الحدث مقابل المقاييس التي حددتها.

حان الوقت لإنشاء خطة لعبة الويبينار الخاصة بك

تعد جدولة ندوة فعالة على الويب عملاً شاقًا ، ولكن عندما يتم ذلك بشكل صحيح ، يمكن أن يؤدي إلى نتائج مبهرة. من إنشاء عملاء محتملين عاليين الجودة إلى تعزيز الوعي بعلامتك التجارية وسلطتك ، تعد الندوات عبر الإنترنت طريقة جذابة لتقديم محتوى محدد جيدًا إلى جمهور محدد. ضع الاستراتيجيات المذكورة أعلاه موضع التنفيذ واحتفظ بنقاط التفتيش في الاعتبار للتخطيط لندوة قوية على الويب تجعل جمهورك راضٍ ومتلهفًا للحدث التالي.