10 moduri în care agențiile obțin clienții să-și plătească facturile la timp

„Ne datorează 150.000 de dolari de anul trecut”, mi-a spus un manager de cont într-o dimineață la o cafea.

El se referea la o afacere majoră de PPC care a acumulat o factură la agenția noastră de marketing și a ignorat numeroasele memento-uri de plată.

Îmi amintesc că am fost șocat. Cum s-ar putea întâmpla asta? Clientul nostru își putea permite cu siguranță serviciile noastre, deci au ales doar să nu-și plătească facturile?

Mai târziu aș afla că plata cu întârziere, deliberată sau nu, este destul de frecventă în lumea agențiilor. Cercetările anterioare au arătat că 62% din facturi durează 60 de zile sau mai mult pentru a fi plătite. Cu excepția cazului în care sunteți dispus să suferiți printr-un proces legal lung și costisitor pentru a obține ceea ce dețineți. Cel mai bun pariu este să colaborați cu clienții dvs. pentru a preveni întârzierea efectuării plăților.

Iată 10 moduri în care cele mai bune agenții mențin fluxul de numerar, determinând clienții să își plătească facturile în timp util.

1. Mențineți relații excelente cu clienții

Știi cine va dori să te plătească la timp? Un client care se simte mai mult decât un flux de venituri.

Mențineți o relație de prietenie cu clientul dvs. și, din când în când, deseori. Prezentați-le în conținutul dvs., faceți tot posibilul pentru a le rezolva o problemă sau oferiți un serviciu bonus unic pentru a le arăta că nu sunt doar un alt client.

Nu uitați niciodată că oamenilor le place să se simtă deosebiți, motiv pentru care suntem nebuni pentru „oferte exclusive” și de ce creierul nostru se aprinde când ni se adresează pe nume. Luați în considerare acest mic studiu distractiv împărtășit de psihologul Robert Cialdini la o discuție intitulată „Cuvinte care contează”.

Experimentul a avut loc la un restaurant. În ea, o chelneriță a fost instruită să viziteze o masă în diferite condiții.

• Condiția 1: Chelnerița a venit la sfârșitul mesei și a spus „Mulțumesc foarte mult”, le-a înmânat clienților factura și i-a lăsat să aleagă câte o bomboană dintr-un coș. În această condiție, sfaturile au crescut cu 3,3% comparativ cu grupul de control în care nu au fost oferite dulciuri.
• Condiția 2: Chelnerița a vizitat masa la sfârșitul mesei și le-a permis mesenilor să aleagă două bomboane din coș. Prinsi cu garda jos de generozitatea chelnerului, patronii au dat cu 14,1% mai mult decat au facut-o in grupul de control.
• Condiția 3: Chelnerița a vizitat masa cu coșul cu bomboane și le-a permis mesenilor să aleagă câte unul numai când a livrat factura. Apoi, s-a îndepărtat. După câțiva pași cu toate acestea, ea se opri, se întoarse în jurul valorii de , și sa întors la masă , pentru a permite meseni să aleagă una mai dulce fiecare , deoarece acestea au fost „ o astfel de masă de mare“. Făcuți să se simtă deosebit de speciali, mesenii aflați în această stare au dat un șoc cu 21,3% în plus.

A lua de aici? Oamenii sunt mai dispuși să iasă din calea lor pentru tine, dacă te duci mai întâi din calea ta pentru ei.

Ca agenție, în timp ce sunteți din punct de vedere tehnic o companie de la o companie la alta. Amintiți-vă că clienții cu care lucrați pot avea de-a face cu sute sau chiar mii de angajați.

Deci, faceți o listă a contactelor cheie ale clienților și luați în considerare trimiterea unui cadou personalizat într-un moment neașteptat. Chiar și o simplă notă scrisă manual pentru a le informa că sunt importante pentru dvs. Va răsplăti când va veni momentul ca aceștia să plătească.

2. Factura la timp

Ar trebui să fie de la sine înțeles, dar dacă doriți ca clienții dvs. să plătească la timp, trebuie să le facturați la timp. Cu cât le primiți mai repede această factură, cu atât vă vor putea plăti mai repede.

Nu numai asta, dar acest lucru arată că ești punctual. Orice formă de corespondență târzie, indiferent dacă lipsește un termen limită, trimiterea unui e-mail restant sau livrarea unei facturi întârziate, arată că urgența și actualitatea nu contează pentru dvs.

Dacă nu respectați termenele limită, de ce ar trebui clienții dvs.?

Aflați la începutul relației dvs. de ce are nevoie clientul dvs. pe factura sa pentru a vă plăti. Unii vor dori mai multe detalii decât alții.

Păstrați la îndemână un șablon de marcă în care puteți înlocui informații rapid și ușor. Sau, dacă doriți să mergeți pe traseul fără hârtie, încercați acest sfat următor.

3. Folosiți servicii bazate pe cloud

Astăzi, software-ul ajută agențiile să rămână la curent cu contabilitatea lor, cu unele avantaje de care lipsesc vechea metodă.

Folosiți-l pentru a vă avertiza în timpul ciclului de facturare, astfel încât să nu uitați să facturați pentru un proiect. Trimiteți memento-uri automate clientului dvs. cu 10, 5 și 3 zile înainte de plata acestora.

Când în sfârșit vine ziua de plată, aproape toate serviciile bazate pe cloud vor permite clienților să plătească online. Le este mult mai ușor să facă acest lucru și mult mai probabil că veți primi banii la timp.

Potrivit lui Meredith Wood, fost Community Manager la Funding Gates, folosirea software-ului de afaceri a primit facturile de aproape 3 ori mai repede.

De exemplu, în cadrul platformei online a Intuit, companiile primeau de obicei plata în termen de 10 zile de la trimiterea facturii, în timp ce toate celelalte metode durează de obicei în medie 27 de zile. Dacă clienții pot accesa instantaneu un link de plată pe o factură, pot face instant plată.

4. Treceți la un model bazat pe elemente de reținere

Dacă facturați în funcție de proiect sau la oră, luați în considerare trecerea la un model bazat pe rețină, în care un client plătește aceeași sumă în fiecare lună pentru serviciile stabilite pe care le oferiți. Acest lucru va simplifica procesul de plată. Cum?

Dacă clientul știe că plătește aceeași sumă în fiecare lună, nu va trebui neapărat să caute o factură pentru a se asigura că totul a fost taxat corect. În schimb, își pot conecta contul bancar la cel al agenției dvs. și pot configura o facturare recurentă o dată pe lună, astfel încât nimic să nu întârzie vreodată.

Gata cu orele de calcul sau completarea personală a facturilor. Cu cât eliminați mai multe procese manuale din procesul de facturare, cu atât va fi mai eficient.

5. Scrieți condițiile de plată în contract, inclusiv taxele de întârziere

Configurarea termenilor din start vă asigură că clientul dvs. știe în ce se angajează la începutul relației dvs. Surprizele nu vor zbura la jumătatea locului de muncă, așa că un contract care prezintă lucruri precum programul dvs. de facturare și penalitățile pentru întârzierea plății va stabili așteptări atunci când va veni timpul să vă compenseze munca.

În ceea ce privește taxele de întârziere, nu vă fie teamă să le aplicați. Amintiți-vă, un client nu este client dacă nu vă plătește. Iată cum evaluează DoInbound penalizările tardive:

„Pentru un Net 21, în ziua 22, trei procente din factură sunt preluate și adăugate la factură. Dacă până în ziua 42, nu se plătește, luăm trei procente din ultima factură (prima factură + trei procente) și o adăugăm la factură. ”

Dacă nu aveți contracte oficiale scrise pentru niciunul dintre clienții dvs. și nu știți de unde să începeți, DoInbound vă sugerează să consultați Docracy sau această carte electronică gratuită de la HubSpot intitulată „Anatomia unui contract de marketing”.

Pentru că, în cazul cel mai rău caz, trebuie să întreprindeți acțiuni în justiție, un acord verbal și o strângere de mână nu o vor întrerupe în instanța de judecată.

6. Solicitați plăți în avans

Clienții vor ezita să plătească pentru serviciile dvs. 100% în avans, deoarece vor dori să vadă un proiect finalizat înainte de a face acest lucru. Dar asta nu înseamnă că nu puteți încerca să negociați o avans pentru un loc de muncă.

Luați în considerare divizarea proiectului dvs. în puncte de control sau repere. Dacă sunteți o agenție de redactare angajată să scrie 96 de postări pe blog pentru o marcă de bijuterii în anul următor, solicitați plata pentru fiecare două postări pe blog finalizate.

Dacă sunteți o agenție de marketing pentru conținut care a fost contractată pentru a crea o strategie de conținut pentru o afacere, solicitați jumătate din față și jumătate la finalizare. Sau dacă asta nu funcționează ...

7. Nu livrați lucrarea până nu primiți plata

A-ți menține munca pentru răscumpărare nu este cea mai bună cale de urmat dacă încerci să construiești o relație fructuoasă agenție-client. Dar, pentru clienții care nu reușesc să plătească la timp înainte, acest lucru poate fi adoptat ca strategie.

Spuneți clientului că lucrarea este pregătită pentru livrare. Oferiți-le o previzualizare pentru a demonstra acest lucru, apoi trageți peste o factură. Dacă au într-adevăr nevoie de munca pe care ați făcut-o, vor fi siguri că vor plăti factura la timp. În acest fel, plățile dvs. îi avantajează.

8. Respectați un program de plată

Dacă vă așteptați să primiți plățile în mod regulat, trebuie să vă facturați în mod regulat clienții. Asta înseamnă că nu facturi mai întâi la un program de 60 de zile. Apoi treceți la un program de 30 de zile în următoarea perioadă de facturare. Păstrați același calendar consecvent.

Ciclurile de facturare de 60, 30 și 21 de zile sunt frecvente în lumea agențiilor și sunt considerate „Net 60”, „Net 30” și respectiv „Net 21”. Însă, înainte de a începe să scăpați cu ușurință aceste cuvinte în comunicările cu clienții, luați în considerare faptul că cercetările din Freshbooks arată că utilizarea expresiei „Plata dvs. este datorată în 21 de zile” este mai bine primită și înțeleasă de către clienți decât „Net 21, 1,5% dobândă acumulată pe lună după aceea . ”

„Folosirea unor termeni exacți, cum ar fi„ 21 de zile ”, pare să concentreze mintea clientului în jurul unui anumit interval de timp”, a distribuit compania într-o postare pe blog, „și de fapt vă va plăti mai repede decât să cereți plata imediată”.

9. Factura mai des

Nu așteptați să se acumuleze un munte de datorii înainte de a cere clientului dvs. plata. O factură gigantică ar putea fi mai greu de realizat pentru ei, ceea ce face mult mai puțin probabil să obțineți banii la timp.

Dacă trebuie să facturați la fiecare două săptămâni în loc de la fiecare 21 sau 30 de zile, discutați acest lucru cu clientul dvs. și încadrați-o într-un mod care subliniază beneficiul pentru ei. „Vreau să fac plăți cât mai gestionabile pentru dvs.” va avea o reacție mult mai bună decât „Vreau să fiu plătit la timp”.

10. Oferiți un plan de plată

Unii clienți vă vor evita apelurile telefonice și vor refuza să vă compenseze munca. În timp ce alții vor dori sincer să vă plătească, dar nu vor putea. Pentru ei, o eroare la buget sau o cheltuială neprevăzută poate provoca o lipsă de fonduri.

Trebuie să păstreze luminile aprinse și să-și compenseze angajații înainte de a contribui la finanțarea agenției dvs. Dacă au întârziat la o singură factură și se străduiesc să țină pasul cu plățile, vă recomandăm să oferiți un plan de plată.

Adăugați un procent mic din factura restantă la cele ulterioare. Dacă încă mai au probleme cu plata, încercați să lucrați cu ei folosind sfatul de mai sus. Bill mai des. Găsiți un program care să le funcționeze cel mai bine, astfel încât să nu simtă că se străduiesc să ajungă la capăt.

Ați angajat o agenție pentru nevoile dvs. post-clic? Înscrieți-vă astăzi pentru o demonstrație Instapage Enterprise și aflați cum puteți transforma clicurile publicitare în conversii și creați pagini post-clic dedicate, cu încărcare rapidă, pentru fiecare ofertă.