Ajansların Müşterilerinin Faturalarını Zamanında Ödemelerini Sağlamasının 10 Yolu

Bir sabah kahve içerken bir hesap yöneticisi bana "Geçen yıldan beri bize 150.000 dolar borçluydular" dedi.

Pazarlama ajansımıza fatura kesen ve ödememiz için sayısız hatırlatmamızı görmezden gelen büyük bir PPC şirketinden bahsediyordu.

Şok olduğumu hatırlıyorum. Bu nasıl olabilir? Müşterimiz kesinlikle hizmetlerimizi karşılayabilirdi, yani faturalarını ödememeyi mi seçti?

Daha sonra, kasıtlı olsun ya da olmasın geç ödemenin ajans dünyasında oldukça yaygın olduğunu öğrenecektim. Geçmiş araştırmalar, faturaların %62'sinin ödenmesinin 60 gün veya daha uzun sürdüğünü göstermiştir. Sahip olduğunuz şeyi elde etmek için uzun ve pahalı bir yasal süreçten geçmek istemiyorsanız. En iyi seçeneğiniz, geç ödemenin gerçekleşmesini önlemek için müşterilerinizle birlikte çalışmaktır.

İşte en iyi ajansların, müşterilerin faturalarını zamanında ödemesini sağlayarak nakit akışını sürdürmesinin 10 yolu.

1. Mükemmel müşteri ilişkileri sürdürün

Kimin sana zamanında ödeme yapmak isteyeceğini biliyor musun? Bir gelir akışından daha fazlasını hisseden bir müşteri.

Müşterinizle ve sık sık dostane bir ilişki sürdürün. Bunları içeriğinizde öne çıkarın, onlar için bir sorunu çözmek için kendi yolunuzdan çekilin ya da onlara sadece başka bir müşteri olmadıklarını göstermek için bir kerelik bir bonus hizmeti sunun.

İnsanların kendilerini özel hissetmekten hoşlandıklarını asla unutmayın, bu yüzden “özel teklifler” için enayiyiz ve bize ismimizle hitap edildiğinde beynimizin bu kadar parlamasının nedeni de bu. Psikolog Robert Cialdini tarafından “Önemli Sözler” başlıklı bir konuşmada paylaşılan bu eğlenceli küçük çalışmayı düşünün.

Deney bir restoranda gerçekleşti. İçinde, bir garson, bir dizi farklı koşul altında bir masayı ziyaret etmek için eğitildi.

• Durum 1: Yemeğin sonunda garson geldi ve “Çok teşekkür ederim” dedi ve müşterilere hesabı verdi ve birer sepetten birer şeker seçmelerine izin verdi. Bu durumda, şeker ikram edilmeyen kontrol grubuna kıyasla bahşişler %3,3 arttı.
• Koşul 2: Garson, yemeğin sonunda masayı ziyaret etti ve yemek yiyenlerin sepetten iki şeker seçmesine izin verdi. Garsonun cömertliği karşısında hazırlıksız yakalanan müşteriler, kontrol grubuna göre %14.1 daha fazla bahşiş verdi.
• Koşul 3: Garson, şeker sepetiyle masaya gitti ve faturayı teslim ederken yemek yiyenlerin yalnızca birini seçmesine izin verdi. Sonra uzaklaştı. Ancak birkaç adım sonra durdu, arkasını döndü ve yemek yiyenlerin “harika bir masa” oldukları için birer tane daha tatlı seçmelerine izin vermek için masaya döndü. Özellikle kendilerini özel hissetmek için yapılan bu durumdaki akşam yemekleri, şok edici bir şekilde %21.3 daha fazla bahşiş verdi.

Paket servisi olan restoran burada mı? İnsanlar, önce onlar için kendi yolundan çekilirsen, senin için kendi yollarından çekilmeye daha istekli olurlar.

Bir ajans olarak, teknik olarak bir işletmeden işletmeye bir şirketken. Çalıştığınız müşterilerin yüzlerce hatta binlerce çalışanla uğraşıyor olabileceğini unutmayın.

Bu nedenle, önemli müşteri irtibat kişilerinin bir listesini yapın ve beklenmedik bir zamanda kişiselleştirilmiş bir hediye göndermeyi düşünün. Sizin için önemli olduklarını bildirmek için elle yazılmış basit bir not bile. Ödeme zamanı geldiğinde karşılığını verecek.

2. Fatura zamanında

Söylemeye gerek yok, ancak müşterilerinizin zamanında ödeme yapmasını istiyorsanız, onları zamanında faturalandırmanız gerekir. Bu faturayı ne kadar erken alırsanız, size o kadar çabuk ödeyebilirler.

Sadece bu da değil, bunu yapmak dakik olduğunuzu gösterir. Her türlü geç yazışma, ister son teslim tarihini kaçırmak, ister gecikmiş bir e-posta göndermek veya bir faturayı geç teslim etmek olsun, aciliyet ve zamanındalığın sizin için önemli olmadığını gösterir.

Son teslim tarihlerinin üstünde kalmıyorsanız, müşterileriniz neden yapsın?

İlişkinizin başlangıcında, müşterinizin size ödemek için faturasında neye ihtiyacı olduğunu öğrenin. Bazıları diğerlerinden daha fazla ayrıntı isteyecektir.

Bilgileri hızlı ve kolay bir şekilde değiştirebileceğiniz markalı bir şablonu elinizin altında bulundurun. Veya kağıtsız yoldan gitmek istiyorsanız, bir sonraki ipucunu deneyin.

3. Bulut tabanlı hizmetleri kullanın

Günümüzde yazılım, eski yöntemin eksik olduğu bazı avantajlarla ajansların muhasebelerinin zirvesinde kalmasına yardımcı oluyor.

Bir proje için faturalandırmayı unutmamak için faturalandırma döngünüz sırasında kendinizi uyarmak için kullanın. Müşterinize, ödemelerinin vadesinden 10, 5 ve 3 gün önce otomatik hatırlatıcılar gönderin.

Maaş günü nihayet geldiğinde, neredeyse tüm bulut tabanlı hizmetler müşterilerin çevrimiçi ödeme yapmasına izin verecek. Bunu yapmaları çok daha kolay hale gelir ve paranızı zamanında almanız çok daha olasıdır.

Funding Gates'in eski Topluluk Yöneticisi Meredith Wood'a göre, iş yazılımı kullanarak faturalarını neredeyse 3 kat daha hızlı ödediler.

Örneğin, Intuit'in çevrimiçi platformunda, işletmeler genellikle faturayı gönderdikten sonra 10 gün içinde ödeme alırken, diğer tüm yöntemler genellikle ortalama 27 gün sürer. Ödeme.

4. Tutucu tabanlı bir modele geçin

Projeye veya saate göre faturalandırıyorsanız, bir müşterinin sunduğunuz belirli hizmetler için her ay aynı tutarı ödediği hizmetli tabanlı bir modele geçmeyi düşünün. Bu, ödeme sürecini daha da kolaylaştıracaktır. Nasıl?

Müşteri her ay aynı tutarı ödediğini biliyorsa, her şeyin doğru şekilde tahsil edildiğinden emin olmak için mutlaka bir faturaya bakmaları gerekmez. Bunun yerine, banka hesaplarını ajansınızın hesabına bağlayabilir ve hiçbir şeyin gecikmemesi için ayda bir kez yinelenen faturalandırma ayarlayabilirler.

Artık saatlerce konuşmak veya faturaları kendiniz doldurmak yok. Faturalama sürecinden ne kadar çok manuel işlem çıkarırsanız, o kadar verimli olur.

5. Gecikme ücretleri de dahil olmak üzere ödeme koşullarını sözleşmeye yazın

Şartları en başından belirlemek, müşterinizin ilişkinizin başlangıcında neye bulaştığını bilmesini sağlar. Sürprizler işin yarısında uçup gitmeyecek, bu nedenle faturalandırma planınız ve geç ödeme cezaları gibi şeyleri ana hatlarıyla belirten bir sözleşme, işiniz için sizi tazmin etme zamanı geldiğinde beklentileri oluşturacaktır.

Gecikme ücretleri söz konusu olduğunda, bunları uygulamaktan korkmayın. Unutmayın, bir müşteri size ödeme yapmıyorsa müşteri değildir. DoInbound'un geç cezaları nasıl değerlendirdiği aşağıda açıklanmıştır:

“Net 21 için 22. günde faturanın yüzde üçü alınır ve faturaya eklenir. 42. günde ödenmezse, son faturanın yüzde üçünü (ilk fatura + yüzde üç) alıp faturaya ekliyoruz.”

Müşterilerinizden herhangi biri için resmi sözleşmeniz yoksa ve nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, DoInbound Docracy'ye veya HubSpot'un “The Anatomy Of A Marketing Contract” başlıklı bu ücretsiz e-kitabına göz atmanızı önerir.

Çünkü en kötü senaryoda yasal işlem yapmanız gerekiyorsa, sözlü bir anlaşma ve el sıkışma mahkemede bunu kesmeyecektir.

6. Ön ödeme isteyin

Müşteriler, tamamlanmış bir projeyi yapmadan önce görmek isteyeceklerinden, hizmetleriniz için %100 peşin ödeme yapmaktan çekineceklerdir. Ancak bu, bir iş için peşinat için pazarlık yapamayacağınız anlamına gelmez.

Projenizi kontrol noktalarına veya kilometre taşlarına bölmeyi düşünün. Gelecek yıl bir mücevher markası için 96 blog yazısı yazmak üzere bir metin yazarlığı ajansı tutuyorsanız, tamamlanan her iki blog yazısı için ödeme isteyin.

Bir işletme için bir içerik stratejisi oluşturmak üzere sözleşmeli bir içerik pazarlama ajansıysanız, yarısını peşin, yarısını da tamamlandıktan sonra isteyin. Ya bu işe yaramazsa…

7. Ödemeyi alana kadar işi teslim etmeyin

Verimli bir ajans-müşteri ilişkisi kurmaya çalışıyorsanız, işinizi fidye için beklemek en iyi yol değildir. Ancak daha önce ödeme yapmayan müşteriler için bu bir strateji olarak benimsenebilir.

Müşteriye işin teslime hazır olduğunu söyleyin. Kanıtlamaları için onlara bir önizleme verin ve ardından bir fatura çekin. Yaptığınız işe gerçekten ihtiyaçları varsa, faturayı zamanında ödeyeceklerinden emin olacaklardır. Bu şekilde, size ödeme yapmak onlara fayda sağlar.

8. Bir ödeme planına bağlı kalın

Ödemelerinizi düzenli olarak almayı düşünüyorsanız, müşterilerinize düzenli olarak fatura kesmeniz gerekir. Bu, önce 60 günlük bir programa göre faturalandırmadığınız anlamına gelir. Ardından, bir sonraki fatura dönemi için 30 günlük bir programa geçin. Aynı, tutarlı takvimi koruyorsunuz.

Acente dünyasında 60, 30 ve 21 günlük faturalandırma döngüleri yaygındır ve bunlar sırasıyla “Net 60”, “Net 30” ve “Net 21” olarak alınır. Ancak, müşteri iletişimlerinde bu kelimeleri rastgele bırakmaya başlamadan önce, Freshbooks'tan yapılan araştırmanın, “Ödemenizin 21 gün içinde ödenmesi gerekiyor” ifadesinin kullanılmasının, müşteriler tarafından “Sonradan ayda tahakkuk eden net %21, %1,5 faizden” daha iyi anlaşıldığını ve alındığını gösterdiğini düşünün. ”

Şirket, bir blog gönderisinde "'21 gün' gibi kesin terimler kullanmak, müşterinin zihnini belirli bir zaman çerçevesine odaklıyor gibi görünüyor" ve "aslında size hemen ödeme istemekten daha hızlı ödeme alacak" dedi.

9. Daha sık faturalandırın

Müşterinizden ödeme istemeden önce borç dağının birikmesini beklemeyin. Dev bir faturayı ödemeleri onlar için daha zor olabilir, bu da paranızı zamanında almanızı çok daha az olası kılar.

Her 21 veya 30 günde bir değil, iki haftada bir faturalandırmanız gerekiyorsa, bunu müşterinizle görüşün ve onlara faydasını vurgulayacak şekilde çerçeveleyin. “Ödemeleri mümkün olduğunca yönetilebilir hale getirmek istiyorum” ifadesi, “Ödemeyi zamanında almak istiyorum”dan çok daha iyi bir tepki alacaktır.

10. Bir ödeme planı sunun

Bazı müşteriler telefon görüşmelerinizi görmezden gelecek ve işiniz için size tazminat ödemeyi reddedecektir. Diğerleri dürüstçe ödeme, ancak yapamaz olmak isteyecektir iken. Onlar için, bütçelemedeki bir hata veya öngörülemeyen bir masraf, fon sıkıntısına neden olabilir.

Ajansınızın parasına katkıda bulunmadan önce ışıkları açık tutmaları ve çalışanlarını tazmin etmeleri gerekiyor. Bir faturada geciktilerse ve ödemelere yetişmekte zorlanıyorlarsa, bir ödeme planı sunmayı düşünün.

Vadesi geçmiş faturalarının küçük bir yüzdesini sonrakilere ekleyin. Hâlâ ödeme yapmakta zorlanıyorlarsa, yukarıdaki ipucunu kullanarak onlarla çalışmayı deneyin. Daha sık faturalandırın. Geçimlerini sağlamakta zorlandıklarını düşünmemeleri için onlar için en uygun olan bir program bulun.

Tıklama sonrası ihtiyaçlarınız için henüz bir ajans tuttunuz mu? Bugün bir Instapage Enterprise demosuna kaydolun ve reklam tıklamalarını nasıl dönüşümlere dönüştürebileceğinizi ve her teklif için özel, hızlı yüklenen tıklama sonrası sayfaları nasıl oluşturabileceğinizi öğrenin.