10 Cara Agen Membuat Klien Membayar Tagihan Mereka Tepat Waktu

"Mereka telah berutang kepada kami $ 150.000 sejak tahun lalu," seorang manajer akun memberi tahu saya suatu pagi sambil minum kopi.

Dia mengacu pada bisnis PPC besar yang telah mengumpulkan tagihan dengan agen pemasaran kami dan mengabaikan banyak pengingat kami untuk membayar.

Saya ingat saya terkejut. Bagaimana itu bisa terjadi? Klien kami pasti mampu membayar layanan kami, jadi apakah mereka memilih untuk tidak membayar tagihan mereka?

Kemudian saya akan mengetahui bahwa pembayaran terlambat, disengaja atau tidak, cukup umum di dunia agensi. Penelitian sebelumnya menunjukkan bahwa 62% faktur membutuhkan waktu 60 hari atau lebih untuk dibayar. Kecuali jika Anda bersedia menderita melalui proses hukum yang panjang dan mahal untuk mendapatkan apa yang Anda miliki. Taruhan terbaik Anda adalah bekerja dengan klien Anda untuk mencegah terjadinya keterlambatan pembayaran.

Berikut adalah 10 cara agen terbaik mempertahankan arus kas dengan membuat klien membayar tagihan mereka tepat waktu.

1. Pertahankan hubungan klien yang hebat

Anda tahu siapa yang mau membayar Anda tepat waktu? Klien yang terasa lebih dari sekadar aliran pendapatan.

Pertahankan hubungan yang bersahabat dengan pelanggan Anda dan sering-seringlah. Menampilkan mereka di konten Anda, berusaha keras untuk memecahkan masalah bagi mereka, atau menawarkan layanan bonus satu kali untuk menunjukkan kepada mereka bahwa mereka bukan hanya klien lain.

Jangan pernah lupa bahwa orang-orang suka merasa istimewa, itulah sebabnya kami menyukai "penawaran eksklusif", dan mengapa otak kami menyala ketika kami dipanggil dengan nama. Pertimbangkan studi kecil yang menyenangkan ini yang dibagikan oleh psikolog Robert Cialdini pada ceramah berjudul "Kata-Kata Itu Penting."

Percobaan berlangsung di sebuah restoran. Di dalamnya, seorang pramusaji dilatih untuk mengunjungi meja di bawah sejumlah kondisi yang berbeda.

• Kondisi 1: Pelayan datang di akhir makan dan berkata "Terima kasih banyak," menyerahkan tagihan kepada pelanggan, dan membiarkan mereka memilih satu permen masing-masing dari keranjang. Dalam kondisi ini, tip naik 3,3% dibandingkan dengan kelompok kontrol yang tidak menawarkan permen.
• Kondisi 2: Pelayan mengunjungi meja di akhir makan dan mengizinkan pengunjung untuk memilih dua permen dari keranjang. Terperangkap lengah oleh kemurahan hati pelayan, pelanggan memberi tip 14,1% lebih tinggi daripada yang mereka lakukan pada kelompok kontrol.
• Kondisi 3: Pelayan mengunjungi meja dengan sekeranjang permen, dan hanya mengizinkan pengunjung untuk memilih masing-masing ketika dia mengirimkan tagihan. Kemudian, dia berjalan pergi. Namun setelah beberapa langkah, dia berhenti, berbalik, dan kembali ke meja untuk memungkinkan pengunjung memilih satu lagi masing-masing karena mereka telah menjadi "meja yang luar biasa". Dibuat untuk merasa sangat istimewa, pengunjung dalam kondisi ini memberi tip mengejutkan 21,3% lebih banyak.

Bawa pulang di sini? Orang-orang lebih bersedia untuk keluar dari jalan mereka untuk Anda jika Anda pergi keluar dari jalan Anda untuk mereka terlebih dahulu.

Sebagai agensi, sementara Anda secara teknis adalah perusahaan bisnis ke bisnis. Ingatlah bahwa klien yang bekerja dengan Anda mungkin berurusan dengan, ratusan atau bahkan ribuan karyawan.

Jadi, buatlah daftar kontak klien utama dan pertimbangkan untuk mengirimkan hadiah yang dipersonalisasi pada waktu yang tidak terduga. Bahkan catatan tulisan tangan sederhana untuk memberi tahu mereka bahwa itu penting bagi Anda. Ini akan terbayar ketika tiba saatnya bagi mereka untuk membayar.

2. Faktur tepat waktu

Seharusnya tidak perlu dikatakan lagi, tetapi jika Anda ingin klien Anda membayar tepat waktu, Anda harus menagih mereka tepat waktu. Semakin cepat Anda mendapatkan mereka tagihan itu, semakin cepat mereka dapat membayar Anda.

Bukan hanya itu, tetapi melakukannya menunjukkan bahwa Anda tepat waktu. Segala bentuk korespondensi yang terlambat, apakah itu melewatkan tenggat waktu, mengirim email yang terlambat, atau mengirimkan faktur yang terlambat, menunjukkan bahwa urgensi dan ketepatan waktu tidak penting bagi Anda.

Jika Anda tidak mengejar tenggat waktu, mengapa harus klien Anda?

Cari tahu di awal hubungan Anda apa yang dibutuhkan klien Anda di faktur mereka untuk membayar Anda. Beberapa akan menginginkan lebih banyak detail daripada yang lain.

Simpan template bermerek yang berguna yang dapat Anda gunakan untuk mengganti informasi dengan cepat dan mudah. Atau, jika Anda ingin menempuh rute tanpa kertas, coba tip berikut ini.

3. Gunakan layanan berbasis cloud

Saat ini, perangkat lunak membantu agensi tetap di atas akuntansi mereka dengan beberapa keunggulan yang tidak dimiliki metode lama.

Gunakan untuk mengingatkan diri Anda sendiri selama siklus penagihan Anda sehingga Anda tidak lupa untuk menagih sebuah proyek. Kirim pengingat otomatis ke klien Anda 10, 5, dan 3 hari sebelum pembayaran mereka jatuh tempo.

Ketika hari gajian akhirnya tiba, hampir semua layanan berbasis cloud akan memungkinkan klien untuk membayar secara online. Itu membuat lebih mudah bagi mereka untuk melakukannya, dan kemungkinan besar Anda akan mendapatkan uang Anda tepat waktu.

Menurut Meredith Wood, mantan Manajer Komunitas di Funding Gates, menggunakan perangkat lunak bisnis membuat tagihan mereka dibayar hampir 3 kali lebih cepat.

Misalnya, dalam bisnis platform online Intuit biasanya menerima pembayaran dalam waktu 10 hari setelah pengiriman faktur, sementara semua metode lain biasanya memakan waktu rata-rata 27 hari. Jika pelanggan dapat langsung mengakses tautan pembayaran pada faktur, mereka dapat langsung membuat pembayaran.

4. Beralih ke model berbasis retainer

Jika Anda menagih berdasarkan proyek atau per jam, pertimbangkan untuk beralih ke model berbasis pengikut, di mana klien membayar jumlah yang sama setiap bulan untuk layanan yang Anda tawarkan. Ini akan membuat proses pembayaran menjadi lebih sederhana. Bagaimana?

Jika klien mengetahui bahwa mereka membayar jumlah yang sama setiap bulan, mereka tidak perlu memeriksa tagihan untuk memastikan semuanya telah ditagih dengan benar. Sebaliknya, mereka dapat menautkan rekening bank mereka ke biro iklan Anda dan menyiapkan penagihan berulang sebulan sekali sehingga tidak ada yang terlambat.

Tidak ada lagi penghitungan jam atau mengisi faktur sendiri. Semakin banyak proses manual yang Anda hilangkan dari proses penagihan, maka akan semakin efisien.

5. Tulis syarat pembayaran dalam kontrak, termasuk biaya keterlambatan

Menyiapkan persyaratan sejak awal memastikan klien Anda tahu apa yang mereka hadapi di awal hubungan Anda. Kejutan tidak akan terbang di tengah-tengah pekerjaan, jadi kontrak yang menguraikan hal-hal seperti jadwal penagihan Anda dan hukuman untuk keterlambatan pembayaran akan menetapkan harapan ketika tiba saatnya untuk memberi Anda kompensasi atas pekerjaan Anda.

Sejauh biaya keterlambatan pergi, jangan takut untuk menegakkan mereka. Ingat, klien bukanlah klien jika mereka tidak membayar Anda. Inilah cara DoInbound menilai penalti terlambat:

“Untuk Net 21, pada hari 22, tiga persen dari faktur diambil dan ditambahkan ke tagihan. Kalau sampai hari ke 42 tidak dibayar, kita ambil tiga persen dari tagihan terakhir (tagihan pertama + tiga persen) dan tambahkan ke tagihan.”

Jika Anda tidak memiliki kontrak formal yang ditulis untuk klien Anda dan Anda tidak tahu harus mulai dari mana, DoInbound menyarankan untuk memeriksa Docracy atau ebook gratis ini dari HubSpot berjudul “The Anatomy Of A Marketing Contract.”

Karena jika skenario terburuk Anda harus mengambil tindakan hukum, kesepakatan lisan dan jabat tangan tidak akan memotongnya di pengadilan.

6. Minta pembayaran di muka

Klien akan ragu-ragu untuk membayar layanan Anda 100% di muka karena mereka ingin melihat proyek yang sudah selesai sebelum mereka melakukannya. Tapi, itu tidak berarti Anda tidak bisa mencoba menegosiasikan uang muka untuk suatu pekerjaan.

Pertimbangkan untuk memecah proyek Anda menjadi pos pemeriksaan atau tonggak. Jika Anda adalah agen copywriting yang disewa untuk menulis 96 posting blog untuk merek perhiasan selama tahun depan, mintalah pembayaran untuk setiap dua posting blog yang diselesaikan.

Jika Anda adalah agen pemasaran konten yang telah dikontrak untuk membuat strategi konten untuk bisnis, mintalah setengah di muka dan setengah setelah selesai. Atau jika itu tidak berhasil…

7. Jangan mengirimkan pekerjaan sampai Anda mendapatkan pembayaran

Menahan pekerjaan Anda untuk mendapatkan uang tebusan bukanlah jalan terbaik yang harus diambil jika Anda mencoba membangun hubungan agensi-klien yang bermanfaat. Namun, bagi klien yang gagal membayar tepat waktu sebelumnya, ini bisa dijadikan sebagai strategi.

Beritahu klien bahwa pekerjaan sudah siap untuk dikirimkan. Beri mereka pratinjau untuk membuktikannya, lalu potret faktur. Jika mereka benar-benar membutuhkan pekerjaan yang telah Anda lakukan, mereka pasti akan membayar tagihan tepat waktu. Dengan cara ini, membayar Anda menguntungkan mereka .

8. Patuhi jadwal pembayaran

Jika Anda mengharapkan untuk mendapatkan pembayaran Anda secara teratur, Anda perlu menagih klien Anda secara teratur. Itu berarti Anda tidak menagih pada jadwal 60 hari terlebih dahulu. Kemudian beralih ke jadwal 30 hari pada periode penagihan berikutnya. Anda mempertahankan kalender yang sama dan konsisten.

Siklus penagihan 60, 30, dan 21 hari adalah umum di dunia agensi, dan mereka mengambil masing-masing sebagai "Net 60," "Net 30," dan "Net 21". Tetapi sebelum Anda mulai dengan santai menjatuhkan kata-kata itu dalam komunikasi klien, pertimbangkan bahwa penelitian dari Freshbooks menunjukkan bahwa menggunakan frasa "Pembayaran Anda jatuh tempo dalam 21 hari" lebih baik diterima dan dipahami oleh klien daripada "Net 21, bunga 1,5% yang diperoleh per bulan sesudahnya .”

"Menggunakan istilah yang tepat seperti '21 hari' tampaknya memfokuskan pikiran klien di sekitar jangka waktu tertentu," perusahaan berbagi dalam posting blog, "dan benar-benar akan membuat Anda dibayar lebih cepat daripada meminta pembayaran segera."

9. Tagihan lebih sering

Jangan menunggu hutang menumpuk sebelum Anda meminta pembayaran kepada klien Anda. Tagihan besar mungkin lebih sulit bagi mereka untuk menyelesaikannya, yang membuat kemungkinan Anda akan mendapatkan uang Anda tepat waktu jauh lebih kecil.

Jika Anda perlu menagih setiap dua minggu, bukan setiap 21 atau 30 hari, diskusikan hal itu dengan klien Anda, dan rangkailah dengan cara yang menekankan manfaat bagi mereka. “Saya ingin melakukan pembayaran yang dapat Anda kelola sebaik mungkin” akan mendapatkan reaksi yang jauh lebih baik daripada “Saya ingin dibayar tepat waktu.”

10. Tawarkan paket pembayaran

Beberapa klien akan menghindari panggilan telepon Anda dan menolak memberi kompensasi atas pekerjaan Anda. Sementara orang lain akan jujur ingin membayar Anda, tetapi tidak mampu. Bagi mereka, kesalahan dalam penganggaran atau pengeluaran yang tidak terduga dapat menyebabkan kekurangan dana.

Mereka perlu menyalakan lampu, dan memberi kompensasi kepada karyawan mereka sebelum mereka berkontribusi pada bankroll agensi Anda. Jika mereka terlambat membayar satu tagihan dan berjuang untuk membayar, pertimbangkan untuk menawarkan paket pembayaran.

Tambahkan sebagian kecil dari tagihan mereka yang telah jatuh tempo ke tagihan berikutnya. Jika mereka masih kesulitan membayar, cobalah bekerja sama dengan mereka menggunakan tip di atas. Tagihan lebih sering. Temukan jadwal yang paling sesuai untuk mereka sehingga mereka tidak merasa kesulitan untuk memenuhi kebutuhan.

Sudahkah Anda menyewa agen untuk kebutuhan pasca-klik Anda? Daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini dan cari tahu bagaimana Anda dapat mengubah klik iklan menjadi konversi dan membuat halaman pasca-klik khusus yang dimuat dengan cepat untuk setiap penawaran.